浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度樣本

浙江房地產(chǎn)公司合同管理制度

目錄總則《合同管理制度》總表第一篇合同籌劃管理第一章合同訂立籌劃第二章合同履行籌劃第二篇合同訂立管理第一章合同訂立原則第二章合同訂立流程第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號(hào)管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項(xiàng)第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對(duì)外文書(shū)管理第四篇合同考核管理第一章部門(mén)合同考核第二章資產(chǎn)合同考核第三章財(cái)務(wù)合同考核第四章法務(wù)合同考核附則各類(lèi)附表及附件總則合同重要作用在于防范和控制公司交易和投資風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于公司運(yùn)營(yíng)整個(gè)過(guò)程起著非常核心作用；而合同管理則是規(guī)范合同訂立、減少合同風(fēng)險(xiǎn)、保證合同目實(shí)現(xiàn)(涉及達(dá)到既定成果質(zhì)量原則和保證收付款項(xiàng)無(wú)誤)重要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)重要構(gòu)成某些。公司合同管理系統(tǒng)重要涉及四大內(nèi)容：合同籌劃管理、合同訂立管理、合同履行管理及合同考核管理。合同籌劃管理重要目在于做好合同訂立及履行規(guī)劃和預(yù)見(jiàn)工作，保證按籌劃、有序地安排合同訂立及履行工作，避免浮現(xiàn)漏掉或無(wú)序狀況。合同訂立管理重要目在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力評(píng)估、明確標(biāo)物質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款擬訂，保證不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不精確或合同條款表述方面差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)導(dǎo)致困難。合同履行管理重要目在于做好合同訂立完畢實(shí)際履行過(guò)程中各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容把關(guān)和跟蹤工作，保證合同標(biāo)達(dá)到既定質(zhì)量原則，收付款項(xiàng)無(wú)差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)合同目。為了規(guī)范合同履行跟蹤工作，公司特別出臺(tái)了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程規(guī)定制作了信息化管理系統(tǒng)，以保證合同跟蹤內(nèi)容完整無(wú)漏掉，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映合同真實(shí)履行狀況。另一方面，為了保證合同履行過(guò)程中各項(xiàng)書(shū)面根據(jù)規(guī)范性和有效性，公司特別針對(duì)法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)出臺(tái)了《對(duì)外文書(shū)(法務(wù)類(lèi))管理辦法》。合同考核管理重要目在于保證各負(fù)責(zé)人遵循合同管理各項(xiàng)已生效制度及流程，自覺(jué)把好合同訂立及合同履行中各道關(guān)卡，保證合同目實(shí)現(xiàn)。為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同訂立、合同履行及合同考核流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供有關(guān)人員簡(jiǎn)樸查閱流程，但詳細(xì)規(guī)定尚須查閱詳細(xì)各篇及各章節(jié)內(nèi)容。法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范和法律糾紛解決責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)與合同管理有關(guān)所有制度制定及監(jiān)督執(zhí)行，并對(duì)本制度匯編享有最后解釋權(quán)。《合同管理制度》總表類(lèi)目核心環(huán)節(jié)合用流程質(zhì)量原則考核辦法合同籌劃25日?qǐng)?bào)月籌劃12月報(bào)年籌劃部門(mén)指定人員制表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→各項(xiàng)目經(jīng)理審核→籌劃交資產(chǎn)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審查備案準(zhǔn)時(shí)上報(bào)年度及月度合同訂立籌劃、履行籌劃，并保證上報(bào)籌劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí)①逾期上報(bào)籌劃，每逾期一天扣0.1分；②上報(bào)籌劃不完整或錯(cuò)誤，每一項(xiàng)扣0.1分；③籌劃訂立時(shí)間不合理，每次扣0.1分；④履行狀態(tài)不真實(shí)，每次扣0.5分。合同訂立招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1．目的執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中各類(lèi)“目的執(zhí)行批準(zhǔn)流程”(詳細(xì)流程按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部規(guī)定執(zhí)行)保證目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)規(guī)定（涉及成果內(nèi)容及品質(zhì)，完畢時(shí)間以及對(duì)客戶約束規(guī)定等）完整、精確，滿足合同起草規(guī)定目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿足合同起草規(guī)定，每少一項(xiàng)扣0.1分(其她詳細(xì)規(guī)定由質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部實(shí)行考核)2．招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“自由流程”，須關(guān)聯(lián)“目的執(zhí)行批準(zhǔn)流程”)主辦部門(mén)或法務(wù)部起草招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)→技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人同步審核→返回發(fā)文者按修改意見(jiàn)修改→(OA系統(tǒng)中“招標(biāo)文獻(xiàn)批準(zhǔn)流程”，須關(guān)聯(lián)“目的執(zhí)行批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程”)→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→執(zhí)行董事審批保證招標(biāo)文獻(xiàn)/報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①招標(biāo)文獻(xiàn)或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正，每次扣0.1分；②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。③審核人逾期完畢審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度，每影響一天扣0.1分(如下環(huán)節(jié)中涉及審核，則考核原則與此相似)。3．客戶批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中“客戶批準(zhǔn)流程”(詳細(xì)流程按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定執(zhí)行)保證所報(bào)客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目綜合實(shí)力和信用級(jí)別。訂立合同單位無(wú)實(shí)際履約能力或信用限度不夠，扣0.5分；因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。(客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過(guò)程中發(fā)生其她如客戶數(shù)量提供局限性、資料不精確、中標(biāo)價(jià)格不合理等考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)行考核)4．評(píng)標(biāo)辦法審批流程詳細(xì)流程、質(zhì)量原則及考核辦法按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定執(zhí)行5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”(詳細(xì)流程按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定執(zhí)行)保證中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目綜合實(shí)力和信用限度。6．合同批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“自由流程”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”)主辦部門(mén)或法務(wù)部起草合同→技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人同步審核→返回發(fā)文者按修改意見(jiàn)修改→(OA系統(tǒng)中“合同批準(zhǔn)流程”，須關(guān)聯(lián)“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”及前一“自由流程”)→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→董事會(huì)審批(詳細(xì)審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》)保證合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)成果，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)成果不符而被指正，每次扣0.1分；②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分；③合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，則每處扣0.1分。價(jià)格批準(zhǔn)流程1．目的執(zhí)行批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中“目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)”(詳細(xì)流程按質(zhì)量部規(guī)定執(zhí)行)保證目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)規(guī)定（涉及成果內(nèi)容及品質(zhì)，完畢時(shí)間以及對(duì)客戶約束規(guī)定等）完整、精確，滿足合同起草規(guī)定目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿足合同起草規(guī)定，每少一項(xiàng)扣0.1分2．考核價(jià)格批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中“考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)”(按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行)按財(cái)務(wù)部規(guī)定由財(cái)務(wù)實(shí)行詳細(xì)考核3．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)”(按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行)按財(cái)務(wù)部規(guī)定4．合同批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“合同批準(zhǔn)流程”，須關(guān)聯(lián)“目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)”、“考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)”和“執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)”)：主辦部門(mén)或法務(wù)部起草合同→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→董事會(huì)審核(詳細(xì)審批權(quán)限請(qǐng)查閱《合同審批權(quán)限一覽表》)保證合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式符合目的執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)成果，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣0.1分；②合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目的執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)成果不一致，每處扣0.1分；③合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，每處扣0.1分；④合同條款因表述存在明顯差錯(cuò)而被指正，每處扣0.1分；因表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失每2萬(wàn)元扣1分特殊合同批準(zhǔn)流程(OA系統(tǒng)中“特殊合同批準(zhǔn)流程”)部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同訂立申請(qǐng)表》及合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同訂立申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本保證合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，合同條款符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)成果不符而被指正，每次扣0.1分；②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分；③合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，則每處扣0.1分。合同履行1．跟蹤內(nèi)容整頓、錄入及跟蹤(OA系統(tǒng)中“合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程”)部門(mén)行政助理在合同訂立完畢后1個(gè)工作日內(nèi)完畢跟蹤內(nèi)容(涉及合同成果驗(yàn)收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相相應(yīng)事務(wù))整頓及報(bào)批→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核→法務(wù)主管復(fù)核→行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)→法務(wù)主管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)→部門(mén)尋常跟蹤→系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表精確反映合同履行狀況在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完畢合同跟蹤內(nèi)容錄入與批準(zhǔn)，并通過(guò)管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同詳細(xì)履行狀況。①逾期完畢整頓、錄入，每逾期1天扣0.1分；②重要成果、收付款內(nèi)容及與之相相應(yīng)事務(wù)有漏掉，每漏掉一條扣0.1分；③所錄內(nèi)容與合同商定或批準(zhǔn)不相符，每條扣0.5分；④未通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同履行狀況，每次扣0.1分。2．合同履行過(guò)程中往來(lái)函件及回執(zhí)原件須及時(shí)存檔，發(fā)往對(duì)方函件按對(duì)外文書(shū)規(guī)定執(zhí)行。考核辦法參見(jiàn)對(duì)外文書(shū)某些內(nèi)容3．合同履行過(guò)程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必要及時(shí)采用彌補(bǔ)或救濟(jì)辦法，保證合同目實(shí)現(xiàn)。未實(shí)現(xiàn)合同目或因彌補(bǔ)救濟(jì)辦法不及時(shí)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。對(duì)外文書(shū)1．廣告文書(shū)(OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容批準(zhǔn)流程”)：發(fā)文→策劃部經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→董事長(zhǎng)審批須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等有關(guān)法律法規(guī)①若合用流程有誤或未達(dá)到前述規(guī)定，每次扣0.1分；②因而導(dǎo)致在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。2．催款告知單(OA系統(tǒng)中“催款告知批準(zhǔn)流程”)：主辦會(huì)計(jì)發(fā)文→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→資金部審核→法務(wù)主管審核→董事長(zhǎng)審批保證文書(shū)表述無(wú)誤，且能達(dá)到發(fā)文目的，文書(shū)送達(dá)對(duì)方后必要獲得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收(或以特快專(zhuān)遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單“內(nèi)件品名”一欄中注明函告核心內(nèi)容)，以保證證據(jù)效力3．其她文書(shū)(OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”)：發(fā)文→部門(mén)經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核(如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則可跳過(guò))→總經(jīng)理審核(猶如屬各種項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目，則可跳過(guò))→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核其她1．在合同訂立及履行過(guò)程中，按規(guī)定貫徹每份合同各負(fù)責(zé)人，并依照實(shí)際狀況及時(shí)調(diào)節(jié)相應(yīng)負(fù)責(zé)人。①若未貫徹負(fù)責(zé)人，每次扣0.1分；②原負(fù)責(zé)人因離職、換崗等因素需調(diào)節(jié)新負(fù)責(zé)人而未及時(shí)調(diào)節(jié)，每次扣0.1分。2．遵循已批準(zhǔn)《合同管理制度》中其她規(guī)定。違背一次，依照嚴(yán)重限度扣0.1分及以上不等。第一篇合同籌劃管理第一章合同訂立籌劃一、合同訂立籌劃目為了統(tǒng)籌合理地安排合同訂立各環(huán)節(jié)時(shí)間，不影響合同正常訂立，特規(guī)定各公司、各部門(mén)按年度及月度分別上報(bào)合同訂立籌劃，規(guī)定完整、合理、精確。二、合同訂立籌劃上報(bào)流程1．需求部門(mén)于每年12月份上報(bào)下年度合同訂立籌劃；于每月25日前上報(bào)下月合同訂立籌劃(年度合同訂立籌劃表和月度合同訂立籌劃表詳見(jiàn)附表1、2)；2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；3．子公司負(fù)責(zé)人審核；4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。第二章合同履行籌劃一、合同履行籌劃目為了保證合同訂立后各項(xiàng)義務(wù)正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特規(guī)定各公司、各部門(mén)按月上報(bào)合同履行籌劃，規(guī)定完整、精確，符合合同商定及項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度需求，以便按月有籌劃地履行。二、合同履行籌劃上報(bào)流程1．需求部門(mén)于每月25日前上報(bào)下月合同履行籌劃(詳見(jiàn)附表3)；2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；3．子公司負(fù)責(zé)人審核；4．法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。第二篇合同訂立管理第一章合同訂立原則一、合同訂立前提公司所有合同訂立前，必要通過(guò)客戶論證和公開(kāi)招標(biāo)(報(bào)價(jià))或價(jià)格批準(zhǔn)(本制度有特殊規(guī)定除外)，保證合同訂立對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目綜合實(shí)力和信用級(jí)別，同步，在滿足質(zhì)量及技術(shù)規(guī)定前提下，獲得最佳合同價(jià)款和付款方式。二、合同訂立過(guò)程中四大重要責(zé)任部門(mén)及其基本分工1．需求部門(mén)(子公司)：負(fù)責(zé)客戶資料收集和客戶綜合實(shí)力論證；負(fù)責(zé)標(biāo)物有關(guān)質(zhì)量、技術(shù)原則論證及技術(shù)標(biāo)評(píng)估；負(fù)責(zé)招標(biāo)文獻(xiàn)（報(bào)價(jià)信息）及合同文本起草（如需求部門(mén)/子公司以為有需要，則在目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容完整明確和招投標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)成果完整明確前提下，可委托法務(wù)部起草招標(biāo)文獻(xiàn)/報(bào)價(jià)書(shū)或合同文本）；需求部門(mén)對(duì)合同訂立整個(gè)過(guò)程及其引起后果承擔(dān)重要責(zé)任。2．資產(chǎn)管理中心：負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)(報(bào)價(jià))信息，公開(kāi)、公平、公正地組織招標(biāo)(報(bào)價(jià))全程活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶及其資料補(bǔ)充及再論證；負(fù)責(zé)如實(shí)反映開(kāi)標(biāo)、詢(xún)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中真實(shí)狀況。3．法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)及合同法律審核；在接受需求部門(mén)（子公司）委托后，負(fù)責(zé)招標(biāo)文獻(xiàn)（報(bào)價(jià)信息）及合同文本起草、報(bào)批（在需求部門(mén)/子公司所提交目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、評(píng)標(biāo)成果、招投標(biāo)資料完整明確前提下，不得回絕需求部門(mén)/子公司委托）。4．財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款審查及商務(wù)標(biāo)評(píng)估。三、合同訂立過(guò)程中各類(lèi)負(fù)責(zé)人1．主負(fù)責(zé)人：由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。2．技術(shù)負(fù)責(zé)人：由合同所涉業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計(jì)合同技術(shù)負(fù)責(zé)人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購(gòu)合同技術(shù)負(fù)責(zé)人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)人員或工程部專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)人員；工程承包合同技術(shù)負(fù)責(zé)人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人；營(yíng)銷(xiāo)策劃類(lèi)合同技術(shù)負(fù)責(zé)人為營(yíng)銷(xiāo)策劃部指定本部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員。若某些合同不涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)條款，則該類(lèi)合同無(wú)需設(shè)技術(shù)負(fù)責(zé)人。3．財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：由各部門(mén)(子公司)主辦會(huì)計(jì)擔(dān)任。4．資產(chǎn)負(fù)責(zé)人：由資產(chǎn)管理中心采購(gòu)工程師擔(dān)任。四、擬定中標(biāo)單位基本原則在滿足質(zhì)量及技術(shù)規(guī)定前提下，最低標(biāo)中標(biāo)。五、特別闡明在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前，資產(chǎn)管理中心需知會(huì)各股東，股東有權(quán)在既定投標(biāo)/報(bào)價(jià)截止日前，推薦符合條件單位參加投標(biāo)/報(bào)價(jià)，需求部門(mén)(子公司)不得回絕；同步，股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過(guò)程中派員參加其中任一環(huán)節(jié)。但是，流程一旦啟動(dòng)，任何人（涉及股東）均不得干預(yù)流程正常執(zhí)行，如在流程執(zhí)行過(guò)程中確須變更操作方式或終結(jié)流程執(zhí)行，則必要有明確書(shū)面批示，并對(duì)該項(xiàng)變更或終結(jié)決定所引起后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、各審核負(fù)責(zé)人必要按照批準(zhǔn)流程、權(quán)限行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，且驗(yàn)收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違背，則違背人員按照已訂立“重要崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任書(shū)”及公司考核制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二章合同訂立流程一、支出類(lèi)合同招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1．目的執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(詳細(xì)按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部規(guī)定流程執(zhí)行)2．招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)(1)需求部門(mén)行政助理或需求部門(mén)委托法務(wù)專(zhuān)人起草招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)；(2)起草人將招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)分別提交技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核：①技術(shù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)所涉質(zhì)量技術(shù)規(guī)定(涉及驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)與否完整、精確；②財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款與否清晰精確、付款控制方面與否合理；③資產(chǎn)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)內(nèi)容與否符合招標(biāo)規(guī)定，評(píng)標(biāo)辦法與否公平、公正、合理；(3)起草人整合各負(fù)責(zé)人合理修改意見(jiàn)，并形成新招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)文本；(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)與否均已得到貫徹，招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求；(5)子公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求；(6)法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文獻(xiàn)(或報(bào)價(jià)信息)整體表述與否精確、合法；(7)執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。3．客戶批準(zhǔn)流程(詳細(xì)按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定流程執(zhí)行)。注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。4．評(píng)標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程(詳細(xì)按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定流程執(zhí)行)。5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程(詳細(xì)按資產(chǎn)采購(gòu)部規(guī)定流程執(zhí)行)。6．合同批準(zhǔn)流程(1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專(zhuān)人依照評(píng)標(biāo)成果起草合同文本；(2)起草人將合同文本分別提交技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核：①技術(shù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)規(guī)定(涉及驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)與否完整、精確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)成果一致；②財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同價(jià)款、付款方式與否合理且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)成果一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相差表述與否精確無(wú)差錯(cuò)，合同所涉稅務(wù)條款與否符合國(guó)家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)；③資產(chǎn)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本與否符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)成果。(3)起草人整合各負(fù)責(zé)人合理修改意見(jiàn)，并形成新合同文本；(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)與否均已得到貫徹，確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目；(5)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目；(6)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述與否精確、合法；(7)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。★合同批準(zhǔn)權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容。7．訂立合同。合同文本批準(zhǔn)后，法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門(mén)(子公司)做好有關(guān)交接工作，并由需求部門(mén)(子公司)安排客戶訂立合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必要保證合同文本中所有應(yīng)填寫(xiě)內(nèi)容均已精確填寫(xiě)完畢，涉及合同訂立時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字(我方由需求部門(mén)<子公司>負(fù)責(zé)人代表訂立合同)、聯(lián)系方式及其她訂立頁(yè)中所有規(guī)定填寫(xiě)內(nèi)容(若合同對(duì)方為個(gè)人，則必要寫(xiě)明其身份證號(hào)碼)。8．合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。由需求部門(mén)(子公司)行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。二、支出類(lèi)合同非招標(biāo)/報(bào)價(jià)類(lèi)流程(即價(jià)格批準(zhǔn)流程)1．目的執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(詳細(xì)按行政中心質(zhì)量部規(guī)定流程執(zhí)行)2．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)(詳細(xì)按財(cái)務(wù)部規(guī)定流程執(zhí)行)3．合同批準(zhǔn)(1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專(zhuān)人依照評(píng)標(biāo)成果起草合同文本；(2)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)規(guī)定(涉及驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)與否完整、精確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)成果一致；(3)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)與否均已得到貫徹，確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目；(4)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述與否精確、合法；(5)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容。三、特殊合同批準(zhǔn)流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門(mén)推薦客戶或公司董事會(huì)指定客戶訂立合同，凡各部門(mén)、子公司需訂立該類(lèi)合同，均可合用本流程。流程簡(jiǎn)述：部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同訂立申請(qǐng)表》(詳見(jiàn)附表4)及合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同訂立申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本→證章管理員核對(duì)無(wú)誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)告知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知并貫徹合同跟蹤內(nèi)容注：特殊合同報(bào)批權(quán)限歸屬部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)流程，僅部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人才干啟動(dòng)該流程。四、銷(xiāo)售類(lèi)合同訂立流程依照公司當(dāng)前業(yè)務(wù)類(lèi)別，所涉及銷(xiāo)售類(lèi)合同重要有房屋銷(xiāo)售合同(房產(chǎn)公司)、砂石銷(xiāo)售合同(航運(yùn)公司)和苗木銷(xiāo)售合同(三景園藝公司)。(一)房屋銷(xiāo)售合同有關(guān)流程任何項(xiàng)目在房屋銷(xiāo)售開(kāi)始前，必要形成規(guī)范格式合同文本（意向書(shū)）。格式合同（意向書(shū)）由項(xiàng)目公司起草，或由項(xiàng)目公司提出合同內(nèi)容基本規(guī)定，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（規(guī)定提出及文本起草工作必要比開(kāi)始銷(xiāo)售至少提前一至兩個(gè)月），以便各審核人有充分審核時(shí)間。格式文本批準(zhǔn)后必要報(bào)證章管理員處備案，以備在蓋章前與需訂立文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．合同(意向書(shū))格式文本審批流程(1)銷(xiāo)售部指定人員或法務(wù)專(zhuān)人起草合同(意向書(shū))格式文本；(2)銷(xiāo)售經(jīng)理審核合同內(nèi)容完整性及精確性；(3)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核價(jià)格及付款方式；(4)項(xiàng)目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容完整性及精確性；(5)法務(wù)主管審核合同條款表述精確性及合法性；(6)董事長(zhǎng)審批；(7)證章管理員處備案。2．合同(意向書(shū))訂立流程(1)銷(xiāo)售人員依照已批準(zhǔn)范本填寫(xiě)合同文本(填寫(xiě)規(guī)范詳見(jiàn)《合同填寫(xiě)規(guī)范》)；(2)銷(xiāo)售經(jīng)理審核合同條款與否符合已批準(zhǔn)范本及其她各項(xiàng)批準(zhǔn)規(guī)定；(3)財(cái)務(wù)審核價(jià)格及付款方式與否符合已批準(zhǔn)價(jià)格及付款方式規(guī)定，數(shù)據(jù)與否精確；如合同價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)價(jià)格原則，則須提交銷(xiāo)售價(jià)格最后批準(zhǔn)權(quán)限人審核；(4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；(5)存檔。SHAPE(二)砂石銷(xiāo)售合同訂立流程砂石銷(xiāo)售合同必要按公司批準(zhǔn)格式文本訂立，當(dāng)前已經(jīng)批準(zhǔn)格式文本詳見(jiàn)附件24，砂石銷(xiāo)售合同格式文本由航運(yùn)公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需訂立文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．砂石銷(xiāo)售合同格式文本審批流程如下：(1)航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專(zhuān)人起草合同格式文本；(2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核；(3)航運(yùn)公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容完整性及精確性；(4)法務(wù)主管審核合同條款表述精確性及合法性；(5)執(zhí)行董事審批；(6)證章管理員處備案。2．砂石銷(xiāo)售合同詳細(xì)訂立流程如下：(1)銷(xiāo)售主負(fù)責(zé)人按格式文本制作合同文本，對(duì)于格式文本已擬定內(nèi)容不得修改；(2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，銷(xiāo)售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等與否符合公司已批準(zhǔn)原則；(3)總經(jīng)理審核，合同文本、銷(xiāo)售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等與否符合公司已批準(zhǔn)范本及原則；(4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；(5)存檔。(三)苗木銷(xiāo)售合同訂立流程苗木銷(xiāo)售合同原則上須按公司批準(zhǔn)格式文本訂立，當(dāng)前已經(jīng)批準(zhǔn)格式文本詳見(jiàn)附件25，苗木銷(xiāo)售合同格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需訂立文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．苗木銷(xiāo)售合同格式文本審批流程如下：(1)三景園藝公司行政助理或法務(wù)專(zhuān)人起草合同格式文本；(2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述精確性及合理性；(3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容完整性及精確性；(4)法務(wù)主管審核合同條款表述精確性及合法性；(5)執(zhí)行董事審批；(6)證章管理員處備案。2．苗木銷(xiāo)售合同詳細(xì)訂立審批流程如下：(1)銷(xiāo)售主負(fù)責(zé)人按格式文本填寫(xiě)合同文本，對(duì)于格式文本已擬定內(nèi)容不得修改；(2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與否精確；(3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益；(4)執(zhí)行董事審批。(5)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；(6)存檔。五、土地出讓合同訂立流程1．經(jīng)辦人提交合同文本；2．前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等與否與有關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文獻(xiàn)相符，與否批準(zhǔn)合同整體內(nèi)容；3．財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地出讓金金額及付款方式與否精確，且與招標(biāo)文獻(xiàn)相符；4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等與否與有關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文獻(xiàn)相符，與否批準(zhǔn)合同整體內(nèi)容；(如尚未擬定項(xiàng)目經(jīng)理，則該環(huán)節(jié)略)5．法務(wù)主管審核，保證合同整體內(nèi)容與否與招標(biāo)文獻(xiàn)相符，文字表述與否有誤；6．董事長(zhǎng)審批。六、大型房屋租賃合同訂立流程1．主辦部門(mén)/項(xiàng)目指定人員提交合同文本；2．技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，保證合同中所涉技術(shù)條款與項(xiàng)目實(shí)際相符；3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，保證合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精確；4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核，保證合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求；5．法務(wù)主管審核，保證合同整體內(nèi)容合法，文字表述精確；6．董事長(zhǎng)審批；7．蓋章，保證蓋章文本與批準(zhǔn)文本一致；8．存檔。七、基地房屋租賃合同訂立流程1．主辦部門(mén)指定人員起草合同文本；2．天地建設(shè)負(fù)責(zé)人審核，保證合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求；3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，保證合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精確；4．法務(wù)主管審核，保證合同整體內(nèi)容合法，文字表述精確；5．執(zhí)行董事審批；6．蓋章，保證蓋章文本與批準(zhǔn)文本一致；7．存檔。第三章合同權(quán)限管理合同審批權(quán)限一覽表合同類(lèi)別合同最后批準(zhǔn)權(quán)限歸屬控股法務(wù)主管控股執(zhí)行董事控股董事長(zhǎng)設(shè)計(jì)類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以?xún)?nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上前期類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以?xún)?nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上策劃類(lèi)合同總價(jià)在50萬(wàn)以?xún)?nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上工程類(lèi)合同均屬執(zhí)行董事采購(gòu)類(lèi)合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長(zhǎng)土地出讓合同均屬董事長(zhǎng)顧問(wèn)類(lèi)合同均屬董事長(zhǎng)借款合同均屬董事長(zhǎng)擔(dān)保合同均屬董事長(zhǎng)按揭合伙合同均屬董事長(zhǎng)大型項(xiàng)目合伙合同均屬董事長(zhǎng)其她合同總價(jià)在50萬(wàn)以?xún)?nèi)(含)總價(jià)在50萬(wàn)-200萬(wàn)(含)總價(jià)在200萬(wàn)以上銷(xiāo)售類(lèi)合同銷(xiāo)售類(lèi)合同依照公司當(dāng)前經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi)別可分為商品房銷(xiāo)售合同、砂石銷(xiāo)售合同、苗木銷(xiāo)售合同三類(lèi)，普通都采用已經(jīng)公司批準(zhǔn)格式合同，格式合同最后批準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事長(zhǎng)；實(shí)際訂立銷(xiāo)售合同步，如采用已批準(zhǔn)格式合同且銷(xiāo)售價(jià)格在公司已批準(zhǔn)范疇內(nèi)，則商品房銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)售主管和主辦會(huì)計(jì)審批；砂石銷(xiāo)售合同和苗木銷(xiāo)售合同由子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理(及執(zhí)行董事)審批；如實(shí)際訂立銷(xiāo)售合同步，對(duì)已批準(zhǔn)格式合同有變更，則除以上審批環(huán)節(jié)外，須由控股公司法務(wù)主管批準(zhǔn)；如實(shí)際訂立銷(xiāo)售合同步，銷(xiāo)售價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)銷(xiāo)售價(jià)格，則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須由銷(xiāo)售價(jià)格最后批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。注：以上審批權(quán)限僅僅闡明了合同最后批準(zhǔn)人，在實(shí)際報(bào)批合同步，合同管理制度中規(guī)定各專(zhuān)業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門(mén)、子公司須按OA系統(tǒng)中最新固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”，則最后審批權(quán)均歸屬控股公司董事長(zhǎng)。第四章合同編號(hào)管理一、合同編號(hào)原則合同編號(hào)共12位，編號(hào)中包括公司拼音縮寫(xiě)(4位)、提交審批年月數(shù)字(6位)、序號(hào)數(shù)字(2位)。二、合同編號(hào)辦法1．合同編號(hào)前四位為訂立公司名稱(chēng)拼音字母縮寫(xiě)，詳細(xì)如下：天地控股為：“GYKG”天地房產(chǎn)為：“GYFC”天地建設(shè)為：“GYJS”**科技為：“GGKJ”**實(shí)業(yè)為：“JJSY”****為：“SSGD”天地航運(yùn)為：“GYGY”**材料為：“JCCL”**置業(yè)為：“HXZY”**房產(chǎn)為：“ZYFC”**園藝為：“SJYY”2．合同編號(hào)第五位至第十位編號(hào)為合同提交審批年月。3．合同編號(hào)末兩位是當(dāng)月以該公司(項(xiàng)目部)名義訂立合同序號(hào)。例如：11月，**有限公司共訂立了10份合同，則第三份合同編號(hào)為：YHSY1103。4．若有新增公司，則編號(hào)辦法同上。5．合同訂立前幾種環(huán)節(jié)文獻(xiàn)(如目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、招標(biāo)文獻(xiàn)、客戶批準(zhǔn)書(shū)、中標(biāo)單位批準(zhǔn)書(shū)、考核價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)、執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)等)編號(hào)辦法與合同編號(hào)辦法相似，即同一份合同各訂立環(huán)節(jié)中文獻(xiàn)編號(hào)均為同一編號(hào)。三、合同編號(hào)管理合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理(其中天地建設(shè)及夢(mèng)想置業(yè)編號(hào)分別由該兩個(gè)公司行政助理統(tǒng)一管理)，各部門(mén)須使用編號(hào)，均須至法務(wù)專(zhuān)人(或相應(yīng)行政助理)處索取，法務(wù)專(zhuān)人(相應(yīng)行政助理)需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯(cuò)誤編號(hào)及重復(fù)編號(hào)。第五章格式合同管理一、格式合同定義本制度所指格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為擬定(即合同訂立過(guò)程中所需另行填寫(xiě)不固定內(nèi)容較少)一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門(mén)(子公司)起草，或由最常使用部門(mén)(子公司)上報(bào)需求，提出重要內(nèi)容及規(guī)定，由法務(wù)專(zhuān)人負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人(若不涉及技術(shù)專(zhuān)業(yè)性條款或詳細(xì)商務(wù)條款，則無(wú)需經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核)、部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過(guò)后生效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、既有格式合同公司既有已批準(zhǔn)使用格式文本有：采購(gòu)類(lèi)合同：材料采購(gòu)合同(附件10)、設(shè)備采購(gòu)合同(附件11)、設(shè)備采購(gòu)及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預(yù)拌混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16)工程類(lèi)合同：工程施工承包合同(合用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)(合用于天地建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理訂立合同，附件19)、清工班組工程承包責(zé)任書(shū)(合用于項(xiàng)目部與清工班組承包人訂立承包責(zé)任書(shū)，附件20)設(shè)計(jì)類(lèi)合同：景觀設(shè)計(jì)合同(附件21)、內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同(附件22)、弱電設(shè)計(jì)及施工合同(附件23)策劃類(lèi)合同：廣告全案策劃服務(wù)合同(附件24)、展位設(shè)計(jì)制作合同(附件25)、禮物(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27)銷(xiāo)售類(lèi)合同：銷(xiāo)售代理合同(附件28)、購(gòu)房意向書(shū)(附件29)、砂石銷(xiāo)售合同(附件30)苗木銷(xiāo)售合同(附件31)租賃類(lèi)合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33)第六章合同注意事項(xiàng)一、合同用章規(guī)定合同主辦部門(mén)在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必要保證合同文本中所有須填寫(xiě)內(nèi)容已填寫(xiě)完整，特別是合同訂立時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)，對(duì)于經(jīng)批準(zhǔn)后同旨在合同原文本上作修改，則必要在修改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必要核對(duì)須加蓋公章合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)合同文本與否一致，合同文本中所有須填寫(xiě)內(nèi)容與否已填寫(xiě)完整，特別是合同訂立時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有附件與否均已提供，核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章；對(duì)于合同文本頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)以上合同，除需在訂立頁(yè)上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對(duì)于合同文本中有涂改之處，經(jīng)有關(guān)流程批精確認(rèn)是經(jīng)合同雙方承認(rèn)所做修改，則必要加蓋雙方修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)，同步提示主負(fù)責(zé)人規(guī)定合同對(duì)方單位加蓋修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)。二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同訂立各環(huán)節(jié)流程命名，以便此后查尋，特明確規(guī)則如下：1．命名必要完整簡(jiǎn)要，且能體現(xiàn)整個(gè)流程核心性?xún)?nèi)容，杜絕浮現(xiàn)“詞不達(dá)意”或“題不對(duì)文”等現(xiàn)象。合同訂立過(guò)程中有關(guān)環(huán)節(jié)流程文獻(xiàn)標(biāo)題中必要明確如下幾種要素：(1)項(xiàng)目名稱(chēng)(2)標(biāo)名稱(chēng)(3)發(fā)文目2．以11號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程命名應(yīng)如下：(1)招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)書(shū))批準(zhǔn)流程文獻(xiàn)標(biāo)題：11號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文獻(xiàn)審批；(2)合同批準(zhǔn)流程文獻(xiàn)標(biāo)題應(yīng)為：11號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。第三篇合同跟蹤管理第一章合同跟蹤管理一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程為了保證每份合同訂立后需跟蹤內(nèi)容完整性及精確性，特制定了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，一方面為書(shū)面整頓及審批階段，另一方面為系統(tǒng)錄入及審批階段，合用于各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)所有合同跟蹤內(nèi)容整頓、錄入及審批。1．合同跟蹤內(nèi)容書(shū)面整頓及審批階段(1)部門(mén)行政助理整頓合同跟蹤內(nèi)容合同訂立后1個(gè)工作日內(nèi)，部門(mén)行政助理在部門(mén)負(fù)責(zé)人指引下依照《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)規(guī)定完畢合同跟蹤內(nèi)容整頓，并通過(guò)OA系統(tǒng)“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，規(guī)定款項(xiàng)名稱(chēng)、金額、收付款方式、收支部門(mén)和相應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容精確完整。(2)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核收付款相應(yīng)成果驗(yàn)收部門(mén)負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完畢合同跟蹤內(nèi)容審核，保證每項(xiàng)收付款相應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無(wú)漏掉。(3)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和相應(yīng)收付款方式財(cái)務(wù)部經(jīng)理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完畢合同跟蹤內(nèi)容審核，保證每項(xiàng)款項(xiàng)名稱(chēng)、金額、收付款方式和收支部門(mén)精確無(wú)誤。(4)法務(wù)部主管復(fù)核法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完畢合同跟蹤內(nèi)容復(fù)核，保證每項(xiàng)款項(xiàng)名稱(chēng)、金額、收付款方式及相應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同商定相符。2．合同跟蹤內(nèi)容系統(tǒng)錄入及審批階段(1)部門(mén)行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最后批準(zhǔn)收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與相應(yīng)各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)有關(guān)聯(lián)，然后分別告知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)合同跟蹤內(nèi)容。(2)財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱(chēng)、金額、收付款方式、收支部門(mén)等與否與合同商定和最后批準(zhǔn)跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款與否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收相應(yīng)事務(wù)有關(guān)聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵。注：房屋銷(xiāo)售合同(意向書(shū))跟蹤在房產(chǎn)銷(xiāo)售軟件系統(tǒng)中實(shí)行。二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng)1．合同概況中“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章規(guī)定編寫(xiě)便于公司內(nèi)部查詢(xún)所用合同編號(hào)，若最后合同文本上采用對(duì)方單位所提供編號(hào)，仍須按本制度規(guī)定進(jìn)行內(nèi)部合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)合同號(hào)必要編寫(xiě)對(duì)的，一旦保存即無(wú)法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在此后合同跟蹤過(guò)程中查詢(xún)合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬項(xiàng)目及部門(mén)，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一種部門(mén)，則必要同步關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門(mén)，以便通過(guò)項(xiàng)目及部門(mén)均可查詢(xún)?cè)摵贤?．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容核心構(gòu)成某些，即合同跟蹤核心內(nèi)容。在錄入時(shí)必要遵循如下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付款項(xiàng)外，別的每筆收付款均需相應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng))，可通過(guò)“添加成果”鍵添加相應(yīng)成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容相應(yīng)目的進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完畢狀況；收付款項(xiàng)“預(yù)測(cè)日期”即預(yù)測(cè)收付款日期，合同跟蹤人必要定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、精確，如果日期不合理、精確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金籌劃報(bào)批。3．如有某些合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)相應(yīng)成果驗(yàn)收內(nèi)容，但其對(duì)合同履行起到核心作用，則該類(lèi)義務(wù)需在“重要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相相應(yīng)事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項(xiàng)義務(wù)重要負(fù)責(zé)人，由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人指定；開(kāi)始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“闡明”欄中須填寫(xiě)合同重要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)違約責(zé)任。第二章合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后，各項(xiàng)收付款及成果驗(yàn)收負(fù)責(zé)人及參加人員可通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢(xún)自己負(fù)責(zé)合同有關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好本項(xiàng)工作及查詢(xún)各項(xiàng)工作進(jìn)展輔助手段。一、質(zhì)量控制1．合同履行過(guò)程中，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及有關(guān)負(fù)責(zé)人必要共同就對(duì)方所提供各項(xiàng)階段性成果或合同履行過(guò)程中各核心環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量把關(guān)，并按各類(lèi)成果驗(yàn)收單驗(yàn)收內(nèi)容、流程及權(quán)限進(jìn)行驗(yàn)收，保證對(duì)方所提交最后成果滿足我方規(guī)定。同步，所有在合同履行過(guò)程中發(fā)生核心性事務(wù)(有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示、內(nèi)外文書(shū)審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等)均應(yīng)通過(guò)管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相相應(yīng)事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反映，以保證通過(guò)管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同詳細(xì)履行狀況。2．合同履行過(guò)程中，若合同對(duì)方到期未履行其應(yīng)履行義務(wù)(成果)，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人必要在該項(xiàng)義務(wù)(成果)屆期之日啟動(dòng)催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_(dá)規(guī)定限期履行該項(xiàng)義務(wù)并(或)承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任函告。3．合同履行過(guò)程中，我方向?qū)Ψ浇桓度魏纬晒①Y料或函件必要經(jīng)對(duì)方書(shū)面確認(rèn)或簽收(詳細(xì)規(guī)定見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容)，以保證證據(jù)效力。二、收款控制1．部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及有關(guān)負(fù)責(zé)人可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢(xún)每筆收款與否到達(dá)應(yīng)收時(shí)間，與否具備收款條件；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行導(dǎo)致無(wú)法收款，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)負(fù)責(zé)人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù)，并與對(duì)方單位做好溝通工作，狀況嚴(yán)重應(yīng)協(xié)同有關(guān)部門(mén)共同商量解決方案；3．對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完畢，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛?。?duì)于相應(yīng)義務(wù)履行完畢必要有相應(yīng)書(shū)面根據(jù)加以證明，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)詳細(xì)履行負(fù)責(zé)人在付款期限到達(dá)之前獲得該項(xiàng)書(shū)面根據(jù)，并提交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人處；財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人必要于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款告知單，并將成果書(shū)面根據(jù)作為付款告知單附件，規(guī)定對(duì)方在付款期限內(nèi)付款。詳細(xì)規(guī)定詳見(jiàn)《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》。4．某項(xiàng)收款已完畢或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)行政助理負(fù)責(zé)在一種工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)“完畢”或“中斷”鍵，以保證精確反映收款狀態(tài)。三、付款控制1．合同主負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢(xún)每筆付款與否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間，付款條件與否具備；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間，但對(duì)方相應(yīng)義務(wù)仍未履行完畢，參照本章第一條第2款執(zhí)行。3．對(duì)于不設(shè)條件付款(即到期即須付款，如定金、預(yù)付款等)，按公司內(nèi)部付款流程審批批準(zhǔn)后可付款；對(duì)于設(shè)條件付款，則必要經(jīng)成果驗(yàn)收程序，保證與該項(xiàng)付款相應(yīng)條件已成就后方可付款，保證做到無(wú)成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書(shū)不予付款。詳細(xì)規(guī)定詳見(jiàn)《項(xiàng)目預(yù)算、資金籌劃與資金使用管理辦法》。4．某項(xiàng)付款已完畢或經(jīng)確認(rèn)不必再支付，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)行政助理負(fù)責(zé)在一種工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)“完畢”或“中斷”鍵，以保證精確反映付款狀態(tài)。四、合同履行成果評(píng)估每份合同履行完畢，公司均由兩個(gè)職能部門(mén)(質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部)對(duì)該份合同履行成果聯(lián)合伙出評(píng)估，其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同商定每項(xiàng)成果與否均已驗(yàn)收合格且達(dá)到質(zhì)量目的規(guī)定，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同履行成果有無(wú)給公司導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門(mén)征詢(xún)?cè)u(píng)估成果，并依照該評(píng)估表內(nèi)容對(duì)主責(zé)任部門(mén)月度及年度法務(wù)目的作出考核。評(píng)估表格式見(jiàn)附表6。第三章對(duì)外文書(shū)管理本辦法所稱(chēng)對(duì)外文書(shū)重要指法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)，即由公司相應(yīng)職能部門(mén)擬寫(xiě)或制作發(fā)往業(yè)務(wù)單位(個(gè)人)或政府部門(mén)對(duì)某項(xiàng)合同履行或?qū)具\(yùn)營(yíng)產(chǎn)生某種法律后果或影響文書(shū)。為了規(guī)范該類(lèi)文書(shū)對(duì)外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。一、法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型類(lèi)型文書(shū)及格式合用格式及流程備注催告型文書(shū)1．規(guī)定履行某項(xiàng)義務(wù)函告，普通采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款告知采用付款告知單格式(附件7)付款告知合用OA系統(tǒng)中“付款告知批準(zhǔn)流程”；其她合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”該類(lèi)文書(shū)重要指在在合同商定條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）狀況下，為了達(dá)到如下目而發(fā)送文書(shū)：①明確某項(xiàng)義務(wù)詳細(xì)履行規(guī)定；②提示對(duì)方按商定履行某項(xiàng)義務(wù)；③告知對(duì)方已違約并規(guī)定限期整治；④告知對(duì)方已違約并按約終結(jié)合同；等等。送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對(duì)方簽收用以證明送達(dá)回執(zhí)。2．規(guī)定限期整治函告，采用工作聯(lián)系函格式合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”3．終結(jié)合同函告，采用工作聯(lián)系函格式合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”確認(rèn)型文書(shū)1．成果交付確認(rèn)書(shū)合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”該類(lèi)文書(shū)指在我方向?qū)Ψ浇桓赌稠?xiàng)成果（資產(chǎn)、資料等）或規(guī)定對(duì)方確認(rèn)某項(xiàng)事項(xiàng)狀況下，規(guī)定對(duì)方書(shū)面確認(rèn)以示完畢、送達(dá)或承認(rèn)文書(shū)。該類(lèi)文書(shū)必要經(jīng)雙方或多方蓋章確認(rèn)。2．其她內(nèi)容確認(rèn)書(shū)合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”承諾型文書(shū)1．承諾書(shū)合用OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”該類(lèi)文書(shū)指我方在規(guī)定業(yè)務(wù)單位行使某項(xiàng)職責(zé)狀況下，應(yīng)業(yè)務(wù)單位規(guī)定，就相應(yīng)某些事項(xiàng)作出承諾文書(shū)。該類(lèi)文書(shū)不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。廣告型文書(shū)1．廣告圖文合用OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程”該類(lèi)文書(shū)在普通狀況下為要約邀請(qǐng)，但是若其中就商品房開(kāi)發(fā)規(guī)劃范疇內(nèi)房屋及有關(guān)設(shè)施作出了明確闡明和允諾，并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同訂立以及房屋價(jià)格擬定有重大影響，則視為要約。該闡明和允諾雖然未載入商品房買(mǎi)賣(mài)合同，亦應(yīng)當(dāng)視為合同內(nèi)容，若有違背，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。二、非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)類(lèi)型重要涉及行政類(lèi)文書(shū)(因行政職能關(guān)系而發(fā)生向政府部門(mén)作出請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等、技術(shù)類(lèi)文書(shū)等)、技術(shù)類(lèi)文書(shū)(工程、設(shè)計(jì)等方面純技術(shù)內(nèi)容文書(shū))及其她普通文書(shū)等。三、對(duì)外文書(shū)審批流程原則(一)因非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)與法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)因在實(shí)際區(qū)別過(guò)程中存在一定困難，因此在實(shí)際用章審批過(guò)程中大某些非法務(wù)類(lèi)文書(shū)也歸屬法務(wù)部管轄(即須通過(guò)法務(wù)部審核)，為了便于區(qū)別，現(xiàn)就對(duì)外文書(shū)按發(fā)文對(duì)象進(jìn)行區(qū)別，可分為發(fā)往政府職能部門(mén)文書(shū)和發(fā)往業(yè)務(wù)單位文書(shū)兩類(lèi)，現(xiàn)就該兩類(lèi)文書(shū)審批流程原則擬定如下：1．發(fā)往政府職能部門(mén)文書(shū)發(fā)往政府職能部門(mén)法務(wù)類(lèi)文書(shū)(指因合同關(guān)系而發(fā)生對(duì)合同履行成果會(huì)產(chǎn)生影響文書(shū))和行政類(lèi)文書(shū)(因行政職能關(guān)系而發(fā)生向政府部門(mén)作出請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等)須按OA流程中“對(duì)外文書(shū)審批流程”執(zhí)行，即必要通過(guò)法務(wù)部審核。發(fā)往政府職能部門(mén)技術(shù)文書(shū)、證照年檢申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表(評(píng)估)或其她按政府部門(mén)固定格式填寫(xiě)表單等非法務(wù)、行政類(lèi)文書(shū)不必通過(guò)法務(wù)部審核，合用資產(chǎn)類(lèi)“用章審批流程”。2．發(fā)往業(yè)務(wù)單位文書(shū)任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位文書(shū)，無(wú)論屬法務(wù)類(lèi)文書(shū)還是技術(shù)類(lèi)文書(shū)，均需按“對(duì)外文書(shū)審批流程”或其她兩個(gè)固定流程(廣告發(fā)布、催款告知)執(zhí)行，必要通過(guò)法務(wù)部審核。(二)合用“對(duì)外文書(shū)審批流程”須遵循原則該流程當(dāng)前已定義了如下各步：即發(fā)文→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→蓋章→存檔，其中部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審核、蓋章及存檔為固定保存環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié)視文書(shū)內(nèi)容可選取與否“跳過(guò)”，凡是文書(shū)所涉內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、收付款或稅收等方面與財(cái)務(wù)關(guān)于內(nèi)容，則“財(cái)務(wù)審核”環(huán)節(jié)不可跳過(guò)；文書(shū)屬于某一特定項(xiàng)目，則“總經(jīng)理審核”也不可跳過(guò)；如文書(shū)內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容或與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)重大內(nèi)容，則“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”環(huán)節(jié)不可跳過(guò)。(三)有特定固定流程文書(shū)審批流程1．付(催)款告知單審批流程（1）主辦會(huì)計(jì)按規(guī)范格式起草付款告知單，明確付款根據(jù)、付款金額（如有利息，須計(jì)算精確利息）以及付款時(shí)間，規(guī)定根據(jù)、時(shí)間明確，數(shù)據(jù)精確；（2）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款根據(jù)、付款時(shí)間與否明確，付款金額（利息）與否精確；（3）部門(mén)（子公司）負(fù)責(zé)人審核付款根據(jù)、付款時(shí)間與否完整、明確，付款金額（利息）與否精確；（4）資金部主管審核付款根據(jù)、付款時(shí)間與否明確，付款金額（利息）與否精確；（5）法務(wù)主管審核付款告知單中文字表述與否精確、合法；（6）董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2．廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程（1）策劃部負(fù)責(zé)制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文，并提交審核；（2）策劃部負(fù)責(zé)人審核文案內(nèi)容與否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范疇內(nèi)房屋及有關(guān)設(shè)施作出了明確闡明和允諾，并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同訂立以及房屋價(jià)格擬定有重大影響，若有該方面內(nèi)容，須確認(rèn)與否與房屋開(kāi)發(fā)事實(shí)相符；（3）項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)文案內(nèi)容與否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范疇內(nèi)房屋及有關(guān)設(shè)施作出了明確闡明和允諾，并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同訂立以及房屋價(jià)格擬定有重大影響，若有該方面內(nèi)容，須確認(rèn)與否與房屋開(kāi)發(fā)事實(shí)相符；（4）法務(wù)主管審核確認(rèn)文案內(nèi)容與否存在引起不良法律后果也許；（5）分管副總經(jīng)理審核；（6）董事長(zhǎng)審批。四、對(duì)外文書(shū)發(fā)送過(guò)程中有關(guān)注意事項(xiàng)1．法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)在此后也許發(fā)生訴訟中將產(chǎn)生重要證據(jù)效力，因此必要予以高度注重。對(duì)外文書(shū)原件必要及時(shí)存檔(復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù)效力)，發(fā)往對(duì)方文書(shū)必要有對(duì)方有權(quán)簽字人簽收回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款告知單回執(zhí)詳見(jiàn)附件7、8，其她文書(shū)類(lèi)型回執(zhí)詳見(jiàn)附件9，或直接在需存檔一份文書(shū)原件下簽收)，若對(duì)方回絕簽收，則可以EMS形式送達(dá)，但須重點(diǎn)提出是，必要在郵件詳情單“內(nèi)件品名”一欄中寫(xiě)明文書(shū)核心內(nèi)容提綱(文書(shū)中涉及規(guī)定對(duì)方履行詳細(xì)義務(wù)、支付相應(yīng)款，必要在“內(nèi)件品名”中注明義務(wù)內(nèi)容、詳細(xì)金額及相應(yīng)期限)，回執(zhí)和郵件詳情單必要與文書(shū)原件一起交檔案室存檔(無(wú)有效回執(zhí)原件亦會(huì)在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力)。2．特別闡明：除上述對(duì)外文書(shū)外，合同履行過(guò)程中合同各方召開(kāi)有實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容會(huì)議對(duì)于合同履行起著非常重要作用，均應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要將成為合同一某些加以執(zhí)行。會(huì)議召開(kāi)后，合同各方與會(huì)人員均須在會(huì)議記錄或經(jīng)整頓后會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)，否則該會(huì)議記錄或紀(jì)要將失去應(yīng)有效力。第四篇合同考核管理第一章部門(mén)合同考核部門(mén)/子公司負(fù)責(zé)人合同考核表考核對(duì)象：部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人考核環(huán)節(jié)考核原則考核辦法扣分扣分因素合同籌劃準(zhǔn)時(shí)上報(bào)年度及月度合同訂立及履行籌劃，并保證上報(bào)合同訂立及履行籌劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí)①逾期上報(bào)籌劃，每逾期一天扣0.1分；②上報(bào)籌劃不完整或錯(cuò)誤，每一項(xiàng)扣0.1分；③籌劃訂立時(shí)間不合理，每次扣0.1分；④履行狀態(tài)不真實(shí)，每次扣0.5分。合同訂立1．保證目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)規(guī)定，涉及成果構(gòu)成(數(shù)量)、成果品質(zhì)、目的完畢時(shí)間以及對(duì)客戶約束規(guī)定等表述完整、精確，滿足合同起草規(guī)定目的執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿足合同起草規(guī)定，每少一項(xiàng)扣0.1分2．保證招標(biāo)文獻(xiàn)/報(bào)價(jià)信息內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①招標(biāo)文獻(xiàn)或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正，每次扣0.1分；②因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。③審核人逾期完畢審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度，每影響一天扣0.1分。3．保證最后訂立合同客戶具備實(shí)現(xiàn)合同目綜合實(shí)力和信用級(jí)別。訂立合同單位無(wú)實(shí)際履約能力或信用限度不夠，扣0.5分；因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。4．保證合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)或價(jià)格批準(zhǔn)成果，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致?lián)p失。①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣0.1分②合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與目的執(zhí)行、價(jià)格批準(zhǔn)或評(píng)標(biāo)成果不符而被指正，每次扣0.1分；③因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。④合同條款存在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范規(guī)定，則每處扣0.1分⑤審核人逾期完畢審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度，每影響一天扣0.1分。5．保證我方合同用章規(guī)范，在合同文本提交證章管理員蓋章前，須保證所有內(nèi)容均已填寫(xiě)完整，附件均已齊備；同步督促合同對(duì)方規(guī)范用章。①合同內(nèi)容不完整或附件未齊備，即提交蓋章，每次扣0.1分；②合同文本有涂改，涂改處未加蓋雙方修正章或公章，每次扣0.1分；③對(duì)方用章不規(guī)范(如簽字人未簽字、附件未蓋章等)而未提出，每次扣0.1分。合同履行1．按《合同管理制度》規(guī)定，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完畢每份合同跟蹤內(nèi)容(涉及合同收付款、成果內(nèi)容和與成果驗(yàn)收、收付款相相應(yīng)事務(wù))錄入與批準(zhǔn)，并通過(guò)管理系統(tǒng)向總公司真實(shí)反映合同詳細(xì)履行狀況。①逾期完畢整頓、錄入，每逾期1天扣0.1分；②重要成果、收付款內(nèi)容及與之相相應(yīng)事務(wù)有漏掉，每漏掉一條扣0.1分；③所錄內(nèi)容與合同商定或批準(zhǔn)不相符，每條扣0.5分；④未通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同真實(shí)履行狀況，每次扣0.5分。2．合同履行過(guò)程中往來(lái)函件及回執(zhí)原件必要及時(shí)存檔。發(fā)往對(duì)方重要函件或交付對(duì)方成果、資料必要按流程審批，送達(dá)后須由對(duì)方有權(quán)簽字人簽收(或以EMS形式送達(dá)，須在郵件詳情單“內(nèi)件品名”一欄中注明函告核心內(nèi)容)，以保證證據(jù)完整。①若未達(dá)到前述規(guī)定，每次扣0.1分；②因而導(dǎo)致在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。3．合同履行過(guò)程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必要及時(shí)采用彌補(bǔ)或救濟(jì)辦法，保證合同目實(shí)現(xiàn)。未實(shí)現(xiàn)合同目或因彌補(bǔ)或救濟(jì)辦法不及時(shí)而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。其她1．在合同訂立及履行過(guò)程中，須按規(guī)定貫徹每份合同各負(fù)責(zé)人，并依照實(shí)際狀況及時(shí)調(diào)節(jié)相應(yīng)負(fù)責(zé)人。①若未貫徹負(fù)責(zé)人，每次扣0.1分；②原負(fù)責(zé)人因離職、換崗等因素需調(diào)節(jié)新負(fù)責(zé)人而未及時(shí)調(diào)節(jié)，每次扣0.1分。2．遵循已批準(zhǔn)《合同管理制度》流程及其她規(guī)定。違背一次，依照嚴(yán)重限度扣0.1分及以上不等。闡明：本表由法務(wù)部實(shí)行考核。本考核表中扣分分值僅針對(duì)年度考核扣分(合計(jì))，月度考核扣分分值在該基本上乘以10倍。第二章資產(chǎn)合同考核資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人合同考核表考核對(duì)象：資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人考核內(nèi)容考核原則評(píng)分辦法扣分扣分因素合同訂立1．保證經(jīng)審核后招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)規(guī)定，合同內(nèi)容符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)評(píng)標(biāo)成果。①經(jīng)審核后招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)仍存在不符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)規(guī)定問(wèn)題或合同內(nèi)容不符合評(píng)標(biāo)成果而被下步審核人指正，每處扣0.1分；②因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。2．保證按合同管理制度規(guī)定使用印章。①未按本制度第一章規(guī)定實(shí)行招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)或合同用章，每浮現(xiàn)一次扣0.1分；②因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。其她1．被考核人應(yīng)在規(guī)定審核期限內(nèi)完畢相應(yīng)審核。①若實(shí)際審核期限過(guò)長(zhǎng)影響工作進(jìn)展，每逾期一天扣0.1分；②因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。2．遵循已批準(zhǔn)《合同管理制度》中其她規(guī)定。違背一次，依照嚴(yán)重限度扣0.1分及以上。注：若資產(chǎn)管理中心自身有合同需訂立，則該項(xiàng)合同考核參照對(duì)象為“部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人”考核表。本表由法務(wù)部實(shí)行考核。本考核表中扣分分值僅針對(duì)年度考核扣分(合計(jì))，月度考核扣分分值在該基本上乘以10倍。第三章財(cái)務(wù)合同考核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人合同考核表考核對(duì)象：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人考核內(nèi)容考核原則評(píng)分辦法扣分扣分因素合同訂立保證經(jīng)審核招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)信息)商務(wù)條款清晰、付款控制合理，經(jīng)審核合同文本合同價(jià)款、付款方式與招標(biāo)(報(bào)價(jià))或批準(zhǔn)成果一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有關(guān)表述精確無(wú)差錯(cuò)，合同所涉稅務(wù)條款符合國(guó)家、省、市現(xiàn)行法律法規(guī)。①經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后招標(biāo)文獻(xiàn)或合同文本若經(jīng)下步審核人審核，發(fā)現(xiàn)商務(wù)條款仍存在明顯差錯(cuò)而被指正，則每次扣0.1分；②因而導(dǎo)致不良發(fā)律后果而給公司導(dǎo)致?lián)p失，每2萬(wàn)元扣1分。合同履行按合同管理制度《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》規(guī)定完畢所有合同收付款內(nèi)容書(shū)面審核及系統(tǒng)審批，保證收付款項(xiàng)待內(nèi)容精確無(wú)誤。收付款項(xiàng)有漏掉或不精確，每項(xiàng)扣0.1分。其她1．被考核人應(yīng)在規(guī)定審核期限內(nèi)完畢相應(yīng)審核。①若實(shí)際審核期限過(guò)長(zhǎng)影響工作進(jìn)展，每逾期一天扣0.1分；②因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。2．遵循已批準(zhǔn)《合同管理制度》中其她規(guī)定。違背一次，依照嚴(yán)重限度扣0.1分及以上。注：若財(cái)務(wù)部自身有合同需訂立，則該項(xiàng)合同考核參照對(duì)象為“部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人”考核表。本表由法務(wù)部實(shí)行考核。本考核表中扣分分值僅針對(duì)年度考核扣分(合計(jì))，月度考核扣分分值在該基本上乘以10倍。第四章法務(wù)合同考核法務(wù)部負(fù)責(zé)人合同考核表考核對(duì)象：法務(wù)部負(fù)責(zé)人考核內(nèi)容考核原則評(píng)分辦法扣分合同訂立保證所有經(jīng)手審核招標(biāo)文獻(xiàn)和合同不因條款表述方面差錯(cuò)而導(dǎo)致法律糾紛或給法律救濟(jì)導(dǎo)致不利影響。①招標(biāo)文獻(xiàn)或合同條款表述存在差錯(cuò)未予指正，而經(jīng)下步審核人指正，每處扣0.1分；②因合同條款表述差錯(cuò)導(dǎo)致法律糾紛或給法律救濟(jì)導(dǎo)致不利影響而給公司導(dǎo)致?lián)p失(專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面條款浮現(xiàn)差錯(cuò)除外)，每損失2萬(wàn)元扣1分。合同履行1．保證按合同管理制度規(guī)定完畢合同跟蹤內(nèi)容審核，保證合同跟蹤內(nèi)容與合同商定相符。①逾期完畢合同跟蹤內(nèi)容審核，每逾期一天扣0.1分；②合同跟蹤內(nèi)容與合同商定不符而未指正，每次扣0.5分。2．保證明時(shí)跟蹤合同履行狀況，一旦浮現(xiàn)違約狀況，及時(shí)從法律角度提出解決方案。合同浮現(xiàn)違約狀況而未提出解決方案，每次扣0.5分；因而致使公司受到損失，每2萬(wàn)元扣1分。其她1．被考核人應(yīng)在規(guī)定審核期限內(nèi)完畢相應(yīng)審核。若實(shí)際審核期限過(guò)長(zhǎng)影響工作進(jìn)展，每逾期一天扣0.1分；因而導(dǎo)致公司損失，每2萬(wàn)元扣1分。2．遵循已批準(zhǔn)《合同管理制度》中其她規(guī)定。違背一次，依照嚴(yán)重限度扣0.1分及以上。注：若法務(wù)部自身有合同需訂立，則該項(xiàng)合同考核參照對(duì)象為“部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人”考核表。法務(wù)部負(fù)責(zé)人合同考核由董事長(zhǎng)指定人員實(shí)行考核。本考核表中扣分分值僅針對(duì)年度考核扣分(合計(jì))，月度考核扣分分值在該基本上乘以10倍。附則附表1《年度合同訂立籌劃表》附表2《月度合同訂立籌劃表》附表3《月度合同履行籌劃表》附表4《特殊合同訂立申請(qǐng)表》附表5《合同跟蹤內(nèi)容表》附表6《合同履行成果評(píng)估表》附件7《工作聯(lián)系函》格式及其回執(zhí)附件8《催款告知單》格式及其回執(zhí)附件9其她類(lèi)類(lèi)型《文獻(xiàn)送達(dá)回執(zhí)》附件10《材料采購(gòu)合同》附件11《設(shè)備采購(gòu)合同》附件12《設(shè)備采購(gòu)及安裝合同》附件13《鋼筋供應(yīng)合同》附件14《水泥供應(yīng)合同》附件15《預(yù)拌混凝土供應(yīng)合同》附件16《鋼管軋頭租賃合同》附件17《內(nèi)部工程總包合同》附件18《包工包料工程承包合同》附件19《建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)》附件20《清工班組工程承包責(zé)任書(shū)》附件21《景觀設(shè)計(jì)合同》附件22《內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同》附件23《弱電設(shè)計(jì)及施工合同》附件24《廣告全案策劃服務(wù)合同》附件25《展位設(shè)計(jì)制作合同》附件26《禮物(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同》附件27《廣告發(fā)布承攬合同》附件28《銷(xiāo)售代理合同》附件29《購(gòu)房意向書(shū)》附件30《砂石購(gòu)銷(xiāo)合同》附件31《苗木銷(xiāo)售合同》附件32《大型房屋租賃合同》附件33《基地房屋租賃合同》附表1部門(mén)/公司年度合同訂立籌劃表制表日期：年月日序號(hào)合同名稱(chēng)所屬項(xiàng)目訂立完畢時(shí)間履行完畢時(shí)間備注闡明：本籌劃表由各部門(mén)經(jīng)理指定人員依照質(zhì)量目的進(jìn)行制作，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核，子公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，在年度質(zhì)量目的擬定后三個(gè)工作日內(nèi)報(bào)資產(chǎn)采購(gòu)部及法務(wù)部備案。本籌劃表中所指訂立完畢時(shí)間，是指通過(guò)招標(biāo)/報(bào)價(jià)或非招標(biāo)/報(bào)價(jià)審批流程后，最后各方訂立合同步間；履行完畢時(shí)間是指合同重要義務(wù)履行完畢時(shí)間(不涉及保修期等)。附表2部門(mén)年月份合同訂立籌劃表序號(hào)合同名稱(chēng)所屬項(xiàng)目目的執(zhí)行(及考核價(jià)格)批準(zhǔn)完畢時(shí)間執(zhí)行招標(biāo)報(bào)價(jià)流程執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)流程執(zhí)行特批流程招標(biāo)文獻(xiàn)(報(bào)價(jià)書(shū))批準(zhǔn)完畢時(shí)間客戶批準(zhǔn)完畢時(shí)間中標(biāo)單位批準(zhǔn)完畢時(shí)間合同批準(zhǔn)完畢時(shí)間執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)完畢時(shí)間合同批準(zhǔn)完畢時(shí)間合同批準(zhǔn)完畢時(shí)間12345678910闡明：1．本表由各職能部門(mén)經(jīng)理指定人員在年度合同訂立籌劃基本上制作，經(jīng)各職能部門(mén)經(jīng)理審核、子公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后于每月25日前分別報(bào)資產(chǎn)采購(gòu)部以及法務(wù)部備案。2．各環(huán)節(jié)完畢時(shí)間填寫(xiě)必要考慮項(xiàng)目進(jìn)度所需及各審核人必要審核時(shí)間，其中招標(biāo)文獻(xiàn)、合同批準(zhǔn)各同環(huán)節(jié)審核時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)4個(gè)工作時(shí)，其她各環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)審核時(shí)間依照各主管部門(mén)規(guī)定期間執(zhí)行。3．如果須走特殊合同批準(zhǔn)流程，則在任何一欄“合同批準(zhǔn)完畢時(shí)間”內(nèi)填寫(xiě)完畢時(shí)間并注明須走特殊合同批準(zhǔn)流程即可。4．本表必要準(zhǔn)時(shí)上報(bào)，內(nèi)容必要完整、無(wú)漏掉、完畢時(shí)間符合項(xiàng)目進(jìn)度。逾期上報(bào)籌劃，每逾期一天，月度扣1分，年度扣0.1分；上報(bào)籌劃不完整，每少一項(xiàng)，月度扣1分，年度扣0.1分；籌劃訂立時(shí)間與項(xiàng)目進(jìn)度不符而被調(diào)節(jié)，每浮現(xiàn)一次，年度扣1分，月度扣0.1分。附表3部門(mén)年月份合同履行籌劃表序號(hào)合同概況所屬項(xiàng)目合同義務(wù)(成果)匯總當(dāng)月須完畢義務(wù)(成果)內(nèi)容完畢時(shí)間履行狀態(tài)備注1合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：合同對(duì)方：訂立時(shí)間：跟蹤人：□正常履行中□非正常履行中□對(duì)方有違約行為□我方有違約行為□提前解除□正常履行完畢2合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：合同對(duì)方：訂立時(shí)間：跟蹤人：□正常履