如何做一名全面的項目部辦公室主任樣本

辦公室工作無疑在一種公司、一種項目部中起著重要作用。如果把一種單位比喻為一種人們庭話，那么辦公室主任應(yīng)當(dāng)是“大管家”。結(jié)合我在辦公室工作親身體會，以及與許多領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任交流心得，現(xiàn)就如何做一名全面項目部辦公室主任談?wù)勛约耗承┫敕?。項目部辦公室基本職能是為施工一線服務(wù)，需要搞好后勤保障和管理，特別要給領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，要讓員工吃好，休息好，減少生活中后顧之憂。辦公室主任是銜接項目部前線后方、聯(lián)系各部室關(guān)系紐帶，她工作繁瑣復(fù)雜，工作中有如下幾點需要注意：一、辦公室主任工作一方面需要項目主管充分理解與大力支持。辦公室主任要對公司文獻精神，項目主管管理意圖、批示上傳下達，要執(zhí)行項目部各項規(guī)章制度，而職務(wù)只是部級，權(quán)力有限，諸多時候如果沒有主管領(lǐng)導(dǎo)鼎力支持，工作是難以開展下去。二、辦公室主任要對自身位置有個正擬定位。有人說辦公室主任就是“項目部頭號打雜”，這個觀點比較片面，只反映了辦公室工作繁瑣性和服務(wù)方面職能。錯誤觀點會讓許多同志弄不清自己工作如何去開展，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是即有行政管理職能，又有后勤服務(wù)職能，在行政管理中搞服務(wù)，在服務(wù)中穿插管理。辦公室主任考慮問題一定要全面、細致，在應(yīng)對各種繁雜事務(wù)時候，解決辦法條理要清晰，要分清主次、輕重緩急。并且要有相稱忍耐力和寬容性，美國知名西點軍校有句名言“合理規(guī)定是訓(xùn)練，不合理規(guī)定是磨練”。項目部人員素質(zhì)參差不齊，人品有高有低，做為一名全面辦公室主任即要能接受上級領(lǐng)導(dǎo)批評與責(zé)怪，還要能從容地解決與同事之間各種關(guān)系。辦公室主任要有很強溝通和協(xié)調(diào)能力，在項目部即要樹立自己威信，工作時候能調(diào)動該調(diào)動人員，同步又要保持足夠親和力，盡量團結(jié)同事，得到最多支持與擁護。三、辦公室主任詳細尋常工作歸納起來有如下十二點：1、做好收發(fā)文獻工作。這是辦公室最基本工作，是上級單位、業(yè)主、監(jiān)理等文獻精神上傳下達渠道，各種文獻分類、存檔要嚴格按公司外審內(nèi)審原則制定。收文要做到分類詳細，收到文獻第一時間就要給領(lǐng)導(dǎo)批示，給她們建議來決定發(fā)送部門，該發(fā)送發(fā)送，該傳閱傳閱，絕不拖泥帶水。存檔文獻要按原則及時歸檔，按順序排序，并建好目錄，以便日后查詢。發(fā)文不論是對內(nèi)還是對外都要做到表述清晰，格式統(tǒng)一原則。見文如見人，特別是發(fā)給上級和外單位文獻，是代表全項目部乃至整個公司水平，這點特別值得注意。2、統(tǒng)一建家，規(guī)范管理。項目部建家，從工地上各種標(biāo)志標(biāo)記牌、六牌一圖、各種上墻規(guī)章制度、宣傳欄，項目部各種車輛標(biāo)志制作，到項目部內(nèi)部會議室、辦公室、寢室、文化活動室、球場、餐廳、廚室、浴室布置建設(shè)以及員工安全帽、工作服樣式，項目部文獻格式制定，辦公室主任都要嚴格把關(guān)。先進項目部建家原則應(yīng)當(dāng)是力求符合公司及股份公司原則，外觀上嚴肅大氣，符合統(tǒng)一規(guī)范；內(nèi)部辦公桌、椅，資料檔案柜配備到位，打印機、復(fù)印機、照相機、攝像機、投影儀、傳真機，網(wǎng)絡(luò)等當(dāng)代辦公設(shè)備一擁俱全，“工欲善其事，必先利其器”，先進設(shè)備設(shè)施將有助于提高工作效率；此外為了提高員工生活質(zhì)量，項目部應(yīng)當(dāng)盡量提供籃球、乒乓球，羽毛球場地、電視、棋牌等文體娛樂設(shè)備，以豐富員工業(yè)余生活；讓員工在項目部有家感覺，從而能更安心地投入工作。3、輔助項目部領(lǐng)導(dǎo)建立健全各種規(guī)章制度。“沒有規(guī)矩不成方圓”，一種成熟項目部必要擁有一套屬于自己、完整，科學(xué)規(guī)范管理制度。對人員分工、員工尋常行為、車輛、食堂，以及各部門詳細工作流程等等都進行系統(tǒng)全面管理。辦公室要在進場伊始就及時將各種規(guī)章制度歸納整頓，發(fā)放宣傳到位，以便項目部管理從一開始就走上科學(xué)有序正軌。4、考勤管理。這是辦公室尋常工作中非常重要一項。工地項目部應(yīng)當(dāng)是一種講究紀(jì)律團隊，考勤管理好項目部，紀(jì)律嚴明，員工工作認真積極，考勤管理不好項目部，則作風(fēng)渙散，遲到早退，工作時間睡懶覺現(xiàn)象頻發(fā)，個別項目部還浮現(xiàn)員工失蹤幾天不知去向，發(fā)現(xiàn)時已身亡悲劇事件……有責(zé)任心辦公室主任每天都要嚴查考勤，對每位員工去向要了然于胸，心中有數(shù)，員工出差必要填出差單，并且要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，才干準(zhǔn)假；到月底做完考勤表，必要在企務(wù)公開欄公示一下再交給財務(wù)造工資表，以避免考勤錯誤，給員工導(dǎo)致不必要損失，對當(dāng)月遲到、早退等違背項目部規(guī)定懲罰要一并公示，以儆效尤。要塑造一種良好工作氛圍，考勤管理應(yīng)當(dāng)秉承一種“公平、公正”原則。在項目上，有員工無視項目部考勤制度、工作散漫、經(jīng)常遲到早退，對她們寬容是對那些遵守項目部制度員工一種不公平。違規(guī)行為如果不受懲罰話，只會令更多員工紛紛效仿，最后將整個項目部工作風(fēng)氣搞壞。固然，考勤管理同步也要張馳有度，對不自覺員工考勤應(yīng)當(dāng)特別嚴格，而對工作態(tài)度認真，勞累辛苦經(jīng)常加班員工可以恰當(dāng)寬松，通過這種調(diào)節(jié)，可以將項目部工作氛圍維持在一種良好水平。這是辦公室主任對項目部工作一種貢獻，更是自身職責(zé)所在。5、食堂管理。項目部員工在一線努力工作，辦公室后勤保障一定要跟上，民以食為天，在項目部經(jīng)費容許狀況，要盡量讓人們吃飽吃好。買菜應(yīng)當(dāng)由專人負責(zé)，辦公室主任監(jiān)督，買菜一看新不新鮮，不能買過期變質(zhì)食品；二議價格，在菜品好前提下，要盡量壓低價格，為項目部節(jié)約成本，最佳在集中地方買菜，便于統(tǒng)一壓價和采購。辦公室要挑選人品好，廉潔克已，懂菜品搭配專人買菜，專人要隨時理解菜品菜價行情，買菜數(shù)量要與廚師逐個清點，不得中飽私囊做有損項目部利益事情，辦公室主任要不定期地對菜市行情進行理解，對專人和廚師工作進行抽查和監(jiān)督。尋常菜品搭配在項目部經(jīng)費容許前題下，要盡量豐富多彩，詳細菜譜經(jīng)辦公室主任與廚師、買菜專人進行協(xié)商決定，要竭力做到飯菜可口，干凈衛(wèi)生，菜譜多變，符合大眾口味，同步還要接受人們意見和建議，不斷改進飯菜質(zhì)量，提高烹飪水平。由于工作需要，項目部普通都要準(zhǔn)備一間小餐廳，以備項目部領(lǐng)導(dǎo)、駐地監(jiān)理人員日慣用餐以及外來領(lǐng)導(dǎo)接待用餐。小餐廳平時要備些酒水飲料、蛋類食品等以備不時之需。食堂尋常要做好清潔衛(wèi)生，員工均有各人自己碗筷，食堂配有洗毒柜、冰柜、洗滌劑以及殺蟲劑、滅蠅器、粘蠅紙等，防蟲防蠅防蚊防鼠，保證給人們提供一種清潔衛(wèi)生用餐環(huán)境。平時廚師要關(guān)注就餐人員，非項目部人員涉及員工家屬在內(nèi)都要及時登記，對在就餐時間因工作未能及時趕回來就餐員工，規(guī)定提前告知辦公室主任或廚師，以便及時預(yù)留飯菜。辦公室主任對主管領(lǐng)導(dǎo)、來訪領(lǐng)導(dǎo)用餐喜好、檔次都要做到心中有數(shù)。平時沒有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，食堂不得私開小灶，以便減少成本，維護食堂正常運營秩序。每月月底時候，辦公室主任牽頭，與廚師、買菜人員一同核算當(dāng)月用餐費用，進行節(jié)超分析，將當(dāng)月食堂收支狀況進行公示，做到賬目“透明、公開”。同步不斷接受反饋意見，及時總結(jié)，提高食堂管理水平。6、車輛管理。用車管理方面，辦公室主任要秉承一種“將車輛使用效率最大化，成本使用最小化”原則，先保證生產(chǎn)用車，再保證生活用車，先保證領(lǐng)導(dǎo)用車，再保證普通員工用車。項目部用車都必要由辦公室主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)，除項目主管外，其他人不論是公事還是私事都不得擅自與司機聯(lián)系出車，司機出車線路只能由項目主管和辦公室主任安排，在同一種方向、同一條線路上，盡量多帶人，避免重復(fù)駕駛，這種做法有助于提高了車輛使用效率，減少用車成本，同步也更加規(guī)范對司機管理；修車管理。項目部所有車輛平時維修保養(yǎng)都必要到指定地點進行，維修前司機得向辦公室主任申請，后者再向項目主管報告狀況。辦公室主任通過指定維修點密切監(jiān)控車輛維修狀況，在車輛維修單上嚴格讓司機簽字確認維修部位和價格，從根源上杜絕司機“修車吃回扣”不良現(xiàn)象，控制項目部成本，端正風(fēng)氣；車輛加油管理。條件容許狀況下，最佳是到項目部物資部準(zhǔn)備加油點去加；如果沒有固定加油點或者有急事要在外面加油，必要事先給辦公室申請，加油票由陪伴人員簽字證明；定期對司機進行教誨。辦公室主任平時要經(jīng)常給司機開會，定期對車輛加油狀況、平均油耗以及車輛維修部位及費用做集中記錄和分析，對駕駛、操作不當(dāng)導(dǎo)致車輛維修損壞、油料揮霍要嚴肅批評，情節(jié)嚴重要予以一定懲罰；嚴格教誨司機遵守交通規(guī)則，提高駕駛水平，杜絕酒后開車。平時要對每個司機優(yōu)缺陷、喜好、生活習(xí)慣都了如指掌，派車同步還要密切關(guān)注司機工作強度和疲勞限度，監(jiān)督、協(xié)助她們開車之余，搞好休息，避免疲勞駕駛；既要滿足員工用車需要，又要照顧到司機合法利益。隨時還要關(guān)注車況，車輛有故障時候盡快維修，不讓病車上路，做到“司機人要精神，車況也要良好?！睂④囀鹿孰[患降到最低，積極保障項目部員工出行安全。辦公室主任還要教誨司機支持乘車人員工作，不得無端催促乘車人員，為項目部用車塑造了一種良好和諧氛圍；對項目部及下屬施工隊所有車輛設(shè)備進行統(tǒng)一編號，這即以便了對車輛總體管理，又可為項目部塑造良好統(tǒng)一車輛形象。7、清潔管理。清潔衛(wèi)生猶如人臉面同樣，直接反映了一種項目部精神面貌狀況。一種干凈整潔項目部會給人一種健康向上，管理有序，干勁百倍感覺。項目部辦公室衛(wèi)生應(yīng)當(dāng)由各部室自覺打掃，辦公室主任經(jīng)常進行監(jiān)督、檢查。公共區(qū)域衛(wèi)生應(yīng)當(dāng)劃分為幾塊，分派給就近部室，辦公室主任定期牽頭進行衛(wèi)生大掃除，如果某區(qū)域打掃不干凈，就直接對相應(yīng)部室進行經(jīng)濟懲罰。寢室衛(wèi)生也要定期檢查，辦公室主任組織一種多人小組，制定原則對各寢室進行衛(wèi)生評比，衛(wèi)生好、差分別予以獎罰。項目部浴室、廁所衛(wèi)生應(yīng)由各寢室輪流打掃，項目部垃圾如果本地環(huán)保部門不能解決，那只有自謀出路。依照經(jīng)驗來講，項目部支付一定費用將垃圾、剩飯剩菜交由本地居民解決不失為一種好辦法。固然，打掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室必定是辦公室主任全權(quán)負責(zé)事情。強調(diào)一下會議室衛(wèi)生，要在一散會就立即打掃干凈，要力求做到一旦有檢查、一旦要開會，打開會議室門，里面隨時都是干凈整潔狀態(tài)。做到這個限度，辦事才算干練，工作才算到位。8、物品采購。物品采購管理，應(yīng)當(dāng)做到“需時有申請，買時有憑證，出時有記錄?！本褪钦f，各部室如果有購買辦公、生活用品需要，就要向領(lǐng)導(dǎo)打申請報告，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再交由辦公室集中統(tǒng)一采購。辦公室購買物品最佳有固定地方，以便辦理月結(jié)，以便支付，同步還可以爭取最多折扣，減少項目部成本；當(dāng)物品發(fā)放出去時候，必要有詳細記錄，工作、生活物品分開登記，做到有帳可詢。購買物品先交申請，這種做法讓購買物品權(quán)力掌握在主管領(lǐng)導(dǎo)手上，有助于她們進行項目部成本控制，辦公室主任要建立一種詳細精確購物臺帳，定期進行更新，以便對物品進行管理，對項目部管理費用進行控制。9、輔助項目部書記工作。書記工作一項重點是黨務(wù)工作，辦公室主任要協(xié)助書記搞好黨風(fēng)建設(shè)、反腐倡廉工作，與本地紀(jì)檢部門訂立企檢共建合同；做好各種黨務(wù)工作總結(jié)、報告，搞好爭先創(chuàng)優(yōu)、領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會、職工民主大會、黨員大會、代收項目部黨費等等。10、宣傳、報道工作。項目部所有對外宣傳照片、文章，稿件，給公司上報總結(jié)都應(yīng)當(dāng)由辦公室主任著手辦理。全面辦公室主任應(yīng)當(dāng)具備良好文字功底，要善于捕獲身邊發(fā)生各種新聞事件，當(dāng)工地有檢查時，辦公室主任應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間出當(dāng)前現(xiàn)場，拍照、記錄事情發(fā)生通過。新聞事件有時效性，好新聞報道是“搶”出來，動作要迅速，在事件發(fā)生當(dāng)天就及時刊登文章進行宣傳報道。除了新聞事件，辦公室主任還要有足夠觀測力，對發(fā)生在身邊努力工作、爭先創(chuàng)優(yōu)、協(xié)助村民，無私奉獻等好人好事保持高度敏感性，做個有心人，把這些都變成為良好寫作素材。照相、攝像是對外宣傳、上報資料非常重要一種環(huán)節(jié)。辦公室主任對照相機、攝像機使用要有一定研究，要掌握必備照攝相技巧，現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)站在哪里，取什么樣角度效果最佳等等都需要平時專心地來揣摩。給公司各種報告總結(jié)是年終評優(yōu)評先進重要參照資料之一，也是辦公室主任尋常必修課，應(yīng)當(dāng)多采納其他部室提供數(shù)據(jù)、資料，及時反饋給項目主管進行修改整頓，保證內(nèi)容嚴肅性和精確性。辦公室主任平時應(yīng)當(dāng)加強學(xué)習(xí)、提高自己文采、掌握足夠照攝像技巧，勤動手、勤動腦，通過各種途徑對項目部進行宣傳報道，涉及發(fā)稿件、做項目部施工簡報給上級單位、業(yè)主，監(jiān)理宣傳部門以及社會媒體雜志，讓本地電臺對項目部做專訪擴大自身知名度等等，充分地展示項目部良好風(fēng)貌。11、對外聯(lián)系、接洽、接檢。在一種人們庭里，對外接洽，來人待客普通是“大管家”事件。在項目上，當(dāng)有各級領(lǐng)導(dǎo)來檢查辦事時候，辦公室應(yīng)當(dāng)立即準(zhǔn)備好茶水等，并告知食堂安排來訪者就餐，安頓好來訪者司機等等，做好待客之道。工地上需要橫幅、批示牌、安全警示標(biāo)記標(biāo)語等經(jīng)各部室提出申請后，由辦公室主任負責(zé)聯(lián)系廣告公司統(tǒng)一制作。有檢查時候，辦公室應(yīng)當(dāng)組織人員插彩旗、掛橫幅，做好份內(nèi)迎檢工作。平時要做好與上級公司各部門以及業(yè)主、監(jiān)理對口部門溝通與交流，做到信息及時接受與反饋，避免項目部在信息上后知后覺。辦公室主任平時應(yīng)當(dāng)注意自己儀表儀容，舉止談吐。在外購買物品、銜接關(guān)系，對外應(yīng)酬時候，出門辦事不是簡樸地代表自己，而是代表著項目部以及全公司形象，這些也是工作中不容忽視細節(jié)。12、查漏補缺，解決項目部各種雜事。辦公室主任是個“大管家”，項目部員工吃喝拉撒睡全由她負責(zé)。項目部生活用水，飲用水也是后勤工作中非常重要一項，如果工地不能以自來水當(dāng)作生活用水，辦公室主任必要尋找可靠衛(wèi)生水源，使用前要找質(zhì)檢部門進行水質(zhì)檢測，合格后方可使用，飲用水則更加嚴格，每一步都要為項目部員工健康負責(zé)。項目部各種閑雜事情都需要辦公室主任及時解決，她甚至還要懂得附近哪有好干洗店、雜貨店，懂得哪有什么樣檔次餐館、酒店，娛樂場合等等，以便工作需要時能及時安排到位。辦公室主任要積極參加項目部業(yè)余文化活動建設(shè)，經(jīng)常組織打球、唱歌，棋牌等文化娛樂活動，搞活項目部氛圍，增進員工間團結(jié)。自身還要廉潔克已，遵紀(jì)守法，工作、生活作風(fēng)正派，為項目部樹立好形象，為年輕同志樹立好榜樣。四、對項目部辦公室工作兩點建議。1、借鑒其他部室寶貴經(jīng)驗。項目部其他部門中有諸多好經(jīng)驗、辦法值得辦公室借鑒和學(xué)習(xí)。財務(wù)室賬戶管理、物資部材料管理、工程部、實驗室，安質(zhì)部資料管理都是較好經(jīng)驗，這