《秘書實務(wù)》課程

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院?秘書實務(wù)?精品課程湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院?秘書實務(wù)?精品課程1模塊三秘書辦會模塊

項目一會前籌備工作

任務(wù)四選擇和布置會場

模塊三秘書辦會模塊項目一會前籌備工作2[知識目標]1、掌握會場選擇的原那么和座次安排的原那么2、掌握會場布置和主席臺的布置的原那么與方法[知識目標]1、掌握會場選擇的原那么和座次安排的原那么3[能力目標]1、能夠正確地選擇與布置會場2、能夠安排好會場的座次[能力目標]1、能夠正確地選擇與布置會場42、能夠安排好會場的座次1、能夠正確地選擇與布置會場2、能夠安排好會場的座次[教學方法]項目驅(qū)動案例教學[教學課時]2課時[教學過程]2、能夠安排好會場的座次1、能夠正確地選擇與布置會場5一、任務(wù)導(dǎo)入天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)家電產(chǎn)品，公司資產(chǎn)雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。最近幾年，公司推出了一系列新產(chǎn)品，占領(lǐng)了國內(nèi)10%以上的家電市場，在國外也影響很大。2007年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、、電視等多個模塊上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品，國內(nèi)市場份額達15%。年底公司召開年度總結(jié)大會，以表彰先進、規(guī)劃2008年工作。會議由秘書高山協(xié)助總經(jīng)理張偉組織籌劃，請選擇與布置好會場。一、任務(wù)導(dǎo)入天地公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產(chǎn)家電產(chǎn)品，公6二、任務(wù)分析選擇與布置會場，首先要弄清會議的內(nèi)容、會議的時間、與會的領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓、與會代表的人數(shù)；其次要掌握好會場選擇和座次安排的原那么，學會會場布置的原那么與方法；最后，作為職業(yè)秘書，選擇會場一定要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，布置好會場后一定要進行會前檢查。二、任務(wù)分析選擇與布置會場，首先要弄清會議的內(nèi)容、會議的時間7三、相關(guān)知識：會場的選擇與布置是會議前期重要的準備工作，會議地點和大小是否合適、設(shè)施是否齊全、會場的布置是否合理、會場營造的氣氛是否與會議的主題內(nèi)容一致，對會議效果都會產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會議的秘書人員必須重視會場的選擇與布置，尤其是一些重大的會議，更是要注重會場的選擇與布置。三、相關(guān)知識：會場的選擇與布置是會議前期重要的準備工作，會議8會場選擇的原那么與本卷須知會場的選擇要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。大型會議一般選擇在會堂、禮堂、會展中心、體育場館舉行，中小型會議一般選擇在會議室、會客廳舉行。具體來說，選擇場地一定要綜合考慮五大因素，重要會議地點的選擇還要注意考慮其政治影響和經(jīng)濟效果。會場選擇的原那么與本卷須知會場的選擇要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和9本卷須知1、場地的規(guī)模要大小適宜；2、場租成本要合理；3、場地設(shè)備要配備良好；4、應(yīng)有足夠的停車場地；5、交通要便利。與會代表需集中住宿的會議，場地選擇在會展中心或賓館舉行的會議，作為秘書一定要注意簽訂協(xié)議，?協(xié)議?是會務(wù)組與會展中心或賓館合作的基礎(chǔ)，要細致、全面、對等，防止漏洞本卷須知1、場地的規(guī)模要大小適宜；10協(xié)議內(nèi)容1、會議日期2、住房標準及費用3、場地安排及費用4、餐飲及費用5、甲方對乙方的規(guī)定6、乙方對甲方的規(guī)定7、如何結(jié)算協(xié)議內(nèi)容1、會議日期11會場布置的方法〔一〕會場形式的布置會場格局常見會場形式適用會議優(yōu)點相對式大小方形、半圓形大中型的報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等會場場面開闊、較有氣勢，會場氣氛嚴肅莊重全圍式圓形、橢圓形、多邊形、長方形、正方形小型會議及座談會、協(xié)調(diào)會等類型的會議容易形成融洽和合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，便于與會代表充分交流思想、溝通感情。半圍式馬蹄形、橋型、T字形中小型的工作會議，橋型布局適用于咨詢、述職、考評和聽證等會議等介于相對式與全圍式之間，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛分散式方桌型、V字形、圓桌型規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團拜會等一定程度上突出了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又給與會代表提供了多個談話、交流的中心，會議氣氛更加輕松、和諧會場布置的方法〔一〕會場形式的布置會場格局常見會場形式適用會12〔二〕主席臺的布置主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場的中心，因此是會場布置的重點。一般要在主席臺上方懸掛會標，天幕懸掛會徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺下和講臺上擺放鮮花，主席臺上放置座位臺簽。會標：紅色橫幅，一般用藝術(shù)字標出會議名稱。會徽：表達或象征會議精神的圖案性標志。一種是以本組織的徽志作為會徽，如國徽、黨徽等；另一種是向社會廣泛征集。重要的代表大會、報告會需在主席臺設(shè)置專門的講臺。講臺可設(shè)在中央，位置應(yīng)低于主席臺，以免報告人擋住領(lǐng)導(dǎo)人的視線；也可設(shè)在主席臺的右側(cè)；較大的會場也可在主席臺兩側(cè)均設(shè)置講臺?！捕持飨_的布置主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場的中13〔三〕會場環(huán)境布置不同的會議要求有不同的環(huán)境。一般說來，人大會要求莊嚴隆重，黨代會要求樸素大方，慶祝會要求熱烈喜慶，追悼會要求莊重肅穆，座談會要求和諧融洽，紀念會要求隆重典雅，日常工作會議那么簡單實用即可。會場四周和會場口，可以懸掛橫幅標語、宣傳畫、迎賓牌、廣告、彩色氣球等，也可擺放鮮花，烘托會場熱烈隆重的氣氛。〔三〕會場環(huán)境布置不同的會議要求有不同的環(huán)境。一般說來，人大14座次的安排及本卷須知〔一〕主席臺的座次安排1、國內(nèi)會議主席臺的座次安排按照職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，按先左后右〔主席臺的朝向為準〕、前高后低的順序依次排列2、國際性會議主席臺的座次安排主辦方身份最高者居中，其他來賓按照國際禮賓次序先右后左向兩邊排列，這一點與國內(nèi)會議排法正好相反。3、主持人座次安排主持人既可在前排邊座入座，也可按照職位高低順序就坐。注意：主席臺座次排好后，要把主席團座次圖表貼休息室門口，并在主席臺上擺放座位臺簽，以便領(lǐng)導(dǎo)對號入座。座次的安排及本卷須知〔一〕主席臺的座次安排15〔二〕與會代表的座次安排為了保證與會代表順利地對號入座，保證會議和活動井然有序地進行，中大型會議必須會前安排與會代表的座次。排列座次的方法注意有三種，可以根據(jù)需要選擇合適的方法。〔二〕與會代表的座次安排為了保證與會代表順利地對號入座，保證16方法1、橫排法把每個代表團、單位、小組的座席從前向后排成縱向一列，按團順序從左到右橫向排列座次。排列依據(jù)按照參加會議的代表團名稱筆畫、漢語拼音字母順序，或約定俗成的排列順序。國際性會議往往按照與會國家英文名稱的第一個字母順序。這種排法要注意先排出正式代表，后排出列席代表。方法1、橫排法17豎排法按照既定的次序把參會的各個代表團、單位、小組的座席排成橫向的一行，再按團順序從前到后依次縱向排列，選擇這種方法也應(yīng)注意將正式代表或成員排在前，職位高者排在前，列席成員、職位低者排在后。豎排法按照既定的次序把參會的各個代表團、單位、小組的座席排成18左右排法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。選擇這種方法時應(yīng)注意人數(shù)。如果代表團、小組、單位數(shù)量為單數(shù)，排在第一位的成員應(yīng)居中；如果代表團、小組、單位數(shù)量為雙數(shù)，那么排在第一、二位的兩位成員應(yīng)居中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。左右排法這種排列方法的要領(lǐng)是，把每個參會的代表團、小組、單位19本卷須知無論采用何種排法，座次安排好后，秘書一定要事先劃好座位區(qū)域，在會場大門貼指示牌、座位圖，或者在與會代表的出席證是注明座位號，以便與會代表順利入座。本卷須知無論采用何種排法，座次安排好后，秘書一定要事先劃好座20會前檢查為保證會議的順利進行，會前要對會場布置進行檢查，俗稱“踩點〞。檢查的注意內(nèi)容包括：會場布置是否與會議議題相適應(yīng)，會標是否端正醒目，主席臺是否按照議定次序擺放，領(lǐng)導(dǎo)人臺簽是否妥當，旗幟、鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否放置得體，音響、照明、通訊、錄音、錄像、通風、安全保衛(wèi)等設(shè)備、措施是否完善。大型會議還應(yīng)該檢查場地劃分是否合適，以及進場、退場路線的安排。會前檢查為保證會議的順利進行，會前要對會場布置進行檢查，俗稱21四、任務(wù)實施2007年天地公司年終總結(jié)大會會場選擇與布置可按照如下步驟進行：1、選擇會場根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)，綜合考慮會場選擇的五大因素，會場應(yīng)選擇能夠容納2000人的大型會議場所，如會展中心、大會堂或賓館的大型會議室。年終總結(jié)大會一般是半天，最多一天。在簽訂協(xié)議時，應(yīng)包括場地租借費用、餐飲安排、休息室〔兩個標準間〕的費用、對方提供的服務(wù)以及如何結(jié)算等。四、任務(wù)實施2007年天地公司年終總結(jié)大會會場選擇與布置可按222、會場的布置會議是年終總結(jié)兼表彰大會，會場布置要熱烈、隆重而不失莊嚴?！?〕會場布局采用禮堂型或教室型布局〔2〕主席臺的布置講臺：設(shè)置在主席臺右側(cè)，上面擺放鮮花。會標：天地公司2007年年終總結(jié)暨表彰大會。天幕：中央懸掛公司徽標，兩側(cè)擺放旗幟。主席臺：臺下簇擁鮮花，臺上鋪淺黃色臺布，擺放領(lǐng)導(dǎo)人臺簽?！?〕會場四周布置在會場四周和會場口，懸掛橫幅標語、迎賓牌、花籃等，烘托會場熱烈隆重的氣氛。2、會場的布置會議是年終總結(jié)兼表彰大會，會場布置要熱烈、隆重233、會議座次安排〔1〕主席臺座次安排作為總結(jié)大會，主席臺一般只布置一排，主管部門領(lǐng)導(dǎo)與公司董事會成員坐主席臺上。座次安排上，主管部門領(lǐng)導(dǎo)居中，按照先左后右排序。〔2〕與會人員座次選用左右排法，按照公司慣用的部門順序，以中心為基點，一左一右向兩側(cè)橫向交錯排列。安排具體座次時一定要注意：①2000人的大型會議，事先一定要劃好區(qū)域，貼上標識牌、指示牌、座位臺簽，使與會人員順利入座。②作為表彰、總結(jié)類型大會上，應(yīng)將被表彰、受獎勵對象安排在前幾排，最好貼上座位臺簽。③要注意分清上、下座，