貨款結(jié)算流程管理

貨款結(jié)算流程管理概述：每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營都離不開業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩套流程。而帳務(wù)流程綜合包含業(yè)務(wù)帳務(wù)和財(cái)務(wù)帳務(wù)兩個(gè)流程。帳務(wù)是一個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作過程的真實(shí)記錄的載體，企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的過程是通過帳務(wù)流程體現(xiàn)出來。因此一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營效率與效益直接受到帳務(wù)流程的有效性、合理性、高效性影響。而企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營過程數(shù)據(jù)資料集中通過帳務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)資料的提供的真實(shí)性和及時(shí)性取決于帳務(wù)流程各環(huán)節(jié)、各崗位設(shè)置的合理性和流程流轉(zhuǎn)的高效性。因此帳務(wù)流程和流程中各崗位的設(shè)置要遵循流程運(yùn)作效益最大化為最終目標(biāo)，結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)運(yùn)作的帳務(wù)流程。一．貨款結(jié)算簡單流程圖1．正常結(jié)款流程圖。2．預(yù)申請結(jié)款流程圖。3．代銷結(jié)款流程圖。二．結(jié)帳之前的準(zhǔn)備工作1．提交結(jié)帳供應(yīng)商清單1．1．針對可以采取每星期二或者星期五結(jié)款的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)員必須在每個(gè)星期五之前向返利結(jié)算員提交下星期二或者星期五要結(jié)款的供應(yīng)商名單。1．2．針對只能在每個(gè)月12號或者28號結(jié)款的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)員必須在每個(gè)月8號或者24號之前向返利結(jié)算員提交12號或者28號要結(jié)款的供應(yīng)商名單。2．與供應(yīng)商溝通，商討扣款事宜，并確定扣款開票要求。2．1．返利結(jié)算員根據(jù)業(yè)務(wù)員提交的要結(jié)款供應(yīng)商的名單，審核供應(yīng)商的返利、費(fèi)用支付情況，并填寫款項(xiàng)回收催收單，并及時(shí)交給業(yè)務(wù)干事，并傳真給供應(yīng)商財(cái)務(wù)（需事先準(zhǔn)備供應(yīng)商財(cái)務(wù)傳真號碼）。2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)催收單內(nèi)容與業(yè)務(wù)員商討返利、費(fèi)用回收事宜，確定哪些款項(xiàng)需在下次結(jié)款中回收。2．3．業(yè)務(wù)員根據(jù)商討結(jié)果，打電話給供應(yīng)商，通知我公司需在下筆結(jié)款中帳扣收回哪些款項(xiàng)，并落實(shí)發(fā)票如何開出。2．4．業(yè)務(wù)員把與供應(yīng)商的溝通結(jié)果以書面方式記錄下來，及時(shí)提交給返利結(jié)算員。3．填寫付款計(jì)劃：3．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫存，銷售情況，填寫付款計(jì)劃。3．2．付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。三．結(jié)算流程敘述1．正常結(jié)算流程1．1．發(fā)票管理：1．1．1．業(yè)務(wù)干事向供應(yīng)商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息。1．1．2．業(yè)務(wù)干事第一時(shí)間審核發(fā)票中的折扣折讓的項(xiàng)目是否反映清晰，如發(fā)票中的折扣折讓沒有說明是支付何種款項(xiàng)，必須即時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)聯(lián)系，確定折扣折讓的項(xiàng)目，并判斷該款項(xiàng)是否可以通過發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實(shí)清楚折扣折讓項(xiàng)目的，或者我公司該應(yīng)收款項(xiàng)不能通過發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā)票勾對，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對結(jié)款。1．1．3．業(yè)務(wù)干事按發(fā)票內(nèi)容在ERP系統(tǒng)中勾對進(jìn)貨單ID號或者輸入發(fā)票號碼，增票中有折扣折讓的情況同時(shí)填寫返利結(jié)算單。返利結(jié)算單填寫控制：1.當(dāng)場開折讓；2.先帳扣后折讓。1．1．4．業(yè)務(wù)干事自流返利結(jié)算單第一聯(lián)，并把第一、二聯(lián)返利結(jié)算單和發(fā)票交給進(jìn)貨會計(jì)。1．1．5．進(jìn)貨會計(jì)在業(yè)務(wù)干事的發(fā)票登記簿上簽收發(fā)票。1．1．6．進(jìn)貨會計(jì)核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑證。1．2．申請貨款：1．2．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫存，銷售情況，填寫付款計(jì)劃，并且把付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。1．2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)業(yè)務(wù)員排款單以及催款單填寫資金申請單和返利結(jié)算單（填單要求參見以下“單據(jù)填寫規(guī)定”）。1．2．3．業(yè)務(wù)干事把資金申請單和返利結(jié)算單交給進(jìn)貨會計(jì)。1．2．4．進(jìn)貨會計(jì)根據(jù)資金申請單及付款清單，在ERP系統(tǒng)中勾對結(jié)算ID號，把結(jié)算ID號填寫在資金申請單上，并在資金申請單上簽字。1．2．5．進(jìn)貨會計(jì)再把簽完字的資金申請單和返利結(jié)算單返還給業(yè)務(wù)干事。1．2．6．業(yè)務(wù)干事再把資金申請單和返利結(jié)算單交給領(lǐng)導(dǎo)簽字。1．2．7．業(yè)務(wù)干事把簽完字的資金申請單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員。1．2．8．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核。A．返利結(jié)算員審核單據(jù)填寫的規(guī)范性，單據(jù)填寫不符合要求的，退回重填些單子。B．審核應(yīng)收款項(xiàng)本次結(jié)款的扣款情況，如存在該收回來的應(yīng)收款項(xiàng)本次結(jié)款未收回，向相關(guān)業(yè)務(wù)員了解原因，如果沒有合理解釋，財(cái)務(wù)有權(quán)直接帳扣收回。C．審核完畢，可以付款的，返利結(jié)算員在資金申請單上簽字，并把單據(jù)遞交給付款結(jié)算員。2．預(yù)申請結(jié)算流程2．1．申請貨款2．1．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫存、銷售情況，填寫付款計(jì)劃，并且把付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。2．1．2．業(yè)務(wù)員根據(jù)排款計(jì)劃和催收單填寫資金申請單和返利結(jié)算單。2．1．3．業(yè)務(wù)員把資金申請單和返利結(jié)算單交給業(yè)務(wù)干事審核。2．1．4．業(yè)務(wù)干事審核相應(yīng)供應(yīng)商的發(fā)票到帳情況，把增票到帳情況填寫在資金申請單上，并簽字。2．1．5．業(yè)務(wù)干事把資金申請單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員。2．1．6．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核（審核標(biāo)準(zhǔn)與正常結(jié)款相同）。2．2．發(fā)票管理2．2．1．業(yè)務(wù)干事向供應(yīng)商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息。2．2．2．業(yè)務(wù)干事第一時(shí)間審核發(fā)票中的折扣折讓的項(xiàng)目是否反映清晰，如發(fā)票中的折扣折讓沒有說明是支付何種款項(xiàng)，必須即時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)聯(lián)系，確定折扣折讓的項(xiàng)目，并判斷該款項(xiàng)是否可以通過發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實(shí)清楚折扣折讓項(xiàng)目的，或者我公司該應(yīng)收款項(xiàng)不能通過發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā)票勾對，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對結(jié)款。2．2．3．業(yè)務(wù)干事勾對進(jìn)貨單ID號（或錄入發(fā)票號碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時(shí)填寫返利結(jié)算單，之后把發(fā)票和返利單交給進(jìn)貨會計(jì)簽收。返利結(jié)算單填寫控制：1.當(dāng)場開折讓；2.先帳扣后折讓。2．2．4．進(jìn)貨會計(jì)核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑證。3．代銷結(jié)算流程3．1．發(fā)票管理3．1．1．業(yè)務(wù)員從ERP系統(tǒng)中拉銷售數(shù)據(jù)給供應(yīng)商。3．1．2．供應(yīng)商根據(jù)我公司的銷售情況開增值稅發(fā)票（分按供價(jià)開票和按零售價(jià)開票兩種）。3．1．3．供應(yīng)商把增票連同銷售清單交給業(yè)務(wù)干事簽收。3．1．4．業(yè)務(wù)干事在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息。3．1．5．業(yè)務(wù)干事核對發(fā)票內(nèi)容與銷售清單內(nèi)容是否一致，并且如果發(fā)票中有體現(xiàn)折扣折讓的情況同時(shí)填寫返利結(jié)算單。返利結(jié)算單填寫控制：1.當(dāng)場開折讓；2.先帳扣后折讓。3．1．6．進(jìn)貨會計(jì)簽收發(fā)票，并在ERP系統(tǒng)中勾對貨品ID號，審核發(fā)票單價(jià)的正確性。3．2．申請貨款3．2．1．業(yè)務(wù)員按銷售情況列付款計(jì)劃。3．2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)付款計(jì)劃和進(jìn)貨會計(jì)的發(fā)票審核情況，填寫資金申請單，如當(dāng)期有款項(xiàng)需回收的，同時(shí)填寫返利結(jié)算單。3．2．3．業(yè)務(wù)干事把資金申請單和返利結(jié)算單交給進(jìn)貨會計(jì)。3．2．4．進(jìn)貨會計(jì)在ERP系統(tǒng)中勾對結(jié)算ID號，把結(jié)算ID號填寫在資金申請單上，并在資金申請單上簽字。3．2．5．進(jìn)貨會計(jì)把資金申請單交給業(yè)務(wù)干事，業(yè)務(wù)干事再把資金申請單交給領(lǐng)導(dǎo)簽字。3．2．6．業(yè)務(wù)干事把簽完字的資金申請單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員。3．2．7．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核（審核標(biāo)準(zhǔn)與正常結(jié)款相同）。四．票據(jù)填寫標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定1．資金申請單填寫標(biāo)準(zhǔn)1．1．所有的資金申請單都由業(yè)務(wù)干事填寫。1．2．資金申請單必須在結(jié)款之日前一天的上午送交到返利結(jié)算員進(jìn)行付款審核。1．3．供應(yīng)商必須填寫全稱；部門、部門相關(guān)業(yè)務(wù)員要分別填寫清楚。1．4．品牌、品類必須填寫清楚，一張申請單如有多個(gè)品牌，必須分別列出，不可填寫模糊的字眼，比如“家電一批”或“某品牌冰洗”或“某品牌廚具”這種字眼，并且列清各品牌對應(yīng)金額，若資金申請單上填寫不下，可附明細(xì)清單。（清單格式參見下表）家電連鎖資金申請商品清單品牌品類規(guī)格型號數(shù)量折扣前貨款金額折扣項(xiàng)目折扣金額發(fā)票金額發(fā)票號碼結(jié)算ID1．5．結(jié)款所涉及到的品牌型號如有包含特價(jià)機(jī)，必須在申請單上注明，并且列出特價(jià)機(jī)金額以及規(guī)格型號和適用的返利政策。1．6．預(yù)申請貨款規(guī)定：核算返利絕大部分采用回款額作為基數(shù)，回款額統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性直接關(guān)系的我公司核算應(yīng)收返利的真實(shí)性。我公司付款方式很大部分采用預(yù)付款方式，在申請資金時(shí)，資金申請單上基本不體現(xiàn)商品信息，由于存在特價(jià)機(jī)等例外情況，此現(xiàn)象造成我公司以回款額核算應(yīng)收返利的不確定和不準(zhǔn)確。鑒于此情況，規(guī)定如下：1．6．1．每單預(yù)申請貨款都必須具備該筆預(yù)申請貨款的用款計(jì)劃，說明該筆貨款將用來采購何種商品，并把用款計(jì)劃附在資金申請單后面。1．6．2．正常機(jī)型與特價(jià)機(jī)型和有特殊返利政策機(jī)型的預(yù)申請貨款，必須分別列示或者分別填寫資金申請單。1．6．3．同一個(gè)供應(yīng)商不同品類商品高金額集中采購的情況，必須在資金申請單上分別列示不同品牌或者不同品類的商品預(yù)付款采購金額。1．6．4．一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)一個(gè)品牌兩種品類以上的商品，必須分別列示不同品類商品的預(yù)申請貨款金額。1．6．5．一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)兩個(gè)或者兩個(gè)以上品牌的商品，必須分別列示不同商品的預(yù)申請貨款金額。1．6．6．在貨已到，而增票未到的情況下，不能以預(yù)申請方式進(jìn)行申請貨款進(jìn)行結(jié)帳，必須在發(fā)票到帳后方可結(jié)帳。1．7．如有折扣或者帳扣的情況，資金申請單必須同時(shí)體現(xiàn)折扣或者帳扣之前以及折扣或者帳扣之后的金額，即同時(shí)體現(xiàn)貨款金額和實(shí)際支付金額，同時(shí)在資金申請單上列清各種折扣或者帳扣的扣款事項(xiàng)以及金額。1．8．資金申請單送交返利結(jié)算組之前，必須以通過填單人，業(yè)務(wù)干事或者進(jìn)貨會計(jì)人員，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理，營銷總監(jiān)簽字，否則資金申請單將退回，不予結(jié)款。1．9．資金申請單送交返利結(jié)算組之前，申請金額大寫不必填寫，由返利結(jié)算組審核后填寫。1．10．資金申請單不能有涂改痕跡，保持字跡清晰容易理解。2．返利、費(fèi)用回收結(jié)算單填寫標(biāo)準(zhǔn)2．1．所有返利、費(fèi)用回收結(jié)算單都由業(yè)務(wù)干事填寫。2．2．單據(jù)填寫規(guī)范：2．2．1．供應(yīng)商必須填寫全稱；部門、部門相關(guān)業(yè)務(wù)員要分別填寫清楚。2．2．2．品牌、品類必須全部填寫清楚。2．2．3．款項(xiàng)回收嚴(yán)格按“返利、費(fèi)用回收結(jié)算單”對應(yīng)的項(xiàng)目格式體現(xiàn)數(shù)據(jù)，盡量不要跨行或者隨意位置填寫回收款項(xiàng)。2．2．4．一張返利結(jié)算單的返利或者補(bǔ)差如是包含多個(gè)品牌，必須分別列出品牌和相應(yīng)數(shù)據(jù)。2．2．5．返利結(jié)算單上每筆收回款項(xiàng)必須注明具體