基于內(nèi)部控制的企業(yè)合同管理研究

合同是以確定權利、義務為內(nèi)容的協(xié)議，是一種契約關系，在我國主要是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，合同管理在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，規(guī)范、約束市場主體交易行為以及維護市場秩序方面的作用尤為重要。2020年，受經(jīng)濟下滑的影響，社會總需求相對減少，對中國企業(yè)經(jīng)營發(fā)展造成了嚴重影響，大量中小企業(yè)破產(chǎn)，中國經(jīng)濟發(fā)展進入新階段，新業(yè)態(tài)、新挑戰(zhàn)、新經(jīng)濟層出不窮；并且中國經(jīng)濟呈K型復蘇，一部分產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟體反彈上升，另一部分仍然維持在低位。加強企業(yè)合同管理，促進內(nèi)部控制提效，并使之成為企業(yè)保持長期穩(wěn)定增長的推動力顯得越來越重要。一、企業(yè)合同管理的重要性（一）規(guī)避經(jīng)營風險、維護企業(yè)合法利益在市場經(jīng)濟下，為了保障交易活動的順利開展和實施，雙方業(yè)務主體之間需要建立契約關系-合同來規(guī)范、約束彼此的交易行為和交易秩序，依據(jù)法律、法規(guī)在各方自愿基礎上簽訂的合同，是受法律保護的，一旦發(fā)生糾紛，合同就是最有效最直接的證據(jù)。高效的合同管理包括合同訂立前各方的協(xié)商、談判，合同簽訂后的履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等過程的管理，能有效防范經(jīng)營中由合同履約帶來的法律風險和經(jīng)濟風險，提高企業(yè)的履約能力和糾紛解決能力，從而最大限度保證企業(yè)的合法權益不受侵害，才能夠最大限度地實現(xiàn)其通過合同約定交易所取得的利益，特別是期待交易所實現(xiàn)的利益，保障企業(yè)良好運行以及合法利益最大化。（二）塑造優(yōu)質(zhì)形象、實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展在當今市場經(jīng)濟之中，競爭無處不在，各個企業(yè)或經(jīng)濟利益主體為了爭得經(jīng)濟活動中的優(yōu)勢地位和有利條件而不斷較量。企業(yè)之間的競爭不僅僅是產(chǎn)品和品質(zhì)的競爭，更是技術創(chuàng)新、高效管理等綜合實力的競爭，無論大型企業(yè)還是中小企業(yè)，想要在市場上立足，都要有良好的信譽和企業(yè)形象。日常經(jīng)濟活動中規(guī)范、高效的合同管理能有效提高企業(yè)內(nèi)部成員的風險意識和業(yè)務管理能力，從而推動企業(yè)整體管理水平的提升，促進企業(yè)實現(xiàn)對市場的承諾，讓市場看到企業(yè)對待業(yè)務的嚴謹態(tài)度以及對待客戶的誠信品質(zhì)，進而塑造和樹立企業(yè)優(yōu)質(zhì)的品牌和形象，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。優(yōu)質(zhì)的形象能幫助企業(yè)更牢固的立足市場，擴大市場份額，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。二、合同管理存在的問題（一）合同管理中風險意識差一些企業(yè)的合同管理中，企業(yè)管理者和負責人對合同管理的重要性認識不到位，未建立完善的合同管理部門，經(jīng)濟活動中多追求業(yè)務活動所帶來的經(jīng)濟效益，不重視合同管理效益，對合同風險更是缺乏防范意識，導致企業(yè)經(jīng)營效益受到影響。很多企業(yè)沒有明確的合同簽訂流程管理，也未推進合同管理制度建設，授權審批制度不健全，各部門權責不分明，意見很難統(tǒng)一，合同簽訂的隨意性很大。實際的業(yè)務過程中，時常出現(xiàn)先進行業(yè)務活動而后簽訂合同的情況，造成權力大家爭、責任大家推的局面。合同簽訂后，合同及相關的履約憑證時常丟失。（二）管理落后、成本高、對接失靈隨著企業(yè)業(yè)務的擴展，合同的數(shù)量也會越來越多，傳統(tǒng)的經(jīng)濟業(yè)務交往中都采用紙質(zhì)合同，現(xiàn)如今隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的進步以及信息化的發(fā)展，紙質(zhì)合同弊端凸顯。雖然很多企業(yè)在加快信息化辦公、數(shù)字化辦公、無紙化辦公，但在合同管理方面，大多數(shù)企業(yè)仍采用落后的手工管理或簡單的電子表格查閱管理方式，耗費大量人力物力，并未將信息化、數(shù)字化、無紙化落到實處。忽視了合同管理與財務系統(tǒng)對接，從而無法給財務系統(tǒng)提供相關信息，財務人員也不能做到全程跟蹤、監(jiān)控合同的履約動態(tài)，增加了合同履約、監(jiān)管過程中潛在的經(jīng)濟風險。加上執(zhí)行中的合同文本管理沒有設置相應的管理部門或?qū)ｉT的管理人員，缺少系統(tǒng)化的管理流程，在經(jīng)辦人員工作崗位發(fā)生變動或離職后，會導致合同資料無處查詢，發(fā)生合同遺失的現(xiàn)象。（三）合同文本不規(guī)范，相關條款不夠明確造成合同糾紛的根本原因是各方在合同訂立時，對合同內(nèi)容在結(jié)論時并不嚴謹，相關合同條款不夠完善。有的企業(yè)在簽訂合同時，不注重已成文的合同范本或格式合同的使用，往往是自己臨時草擬。以致一些合同的條款過于簡單，合同條款約定的意思不明確、不具體。有的合同沒有根據(jù)本次交易特有的風險來設置特定約束條款；有的合同因缺乏必要的框架體系導致合同內(nèi)容混亂，意思表達不清楚；有的合同內(nèi)容在簽訂時與訂立各方實際需要相脫節(jié)，未就雙方在合同訂立前協(xié)議的具體內(nèi)容作充分約定。例如：有的經(jīng)濟合同只是約定合同雙方按需供貨，爭議以合同法來解決，合同違約由合同違約方承擔違約責任等條款，這些約定等于沒有約定，合同爭議解決的約定一定要把涉及爭議解決的途徑、合同管轄地約定等具體事項寫入合同中。根據(jù)《民事訴訟法》相關規(guī)定，在合同履約過程中發(fā)生糾紛，可以由被告所在地或合同履行地的法院管轄。同時《合同法》又規(guī)定，合同當事人可以在合同中另行約定原告所在地、合同簽訂地或標的物所在地的法院管轄。因此，合同當事人應當在合同中明確、具體地指定合同糾紛管轄法院，否則就是無效約定。當事人的違約責任需要根據(jù)本合同的實際交易情況進行具體的約定，同時也要考慮經(jīng)濟合同的內(nèi)容是否嚴格，是否存在實施過程中無法克服的困難等，從源頭上防范法律風險的出現(xiàn)。三、基于內(nèi)部控制加強合同管理的對策建議（一）合同管理制度化，不斷完善合同管理制度1．強化合同管理風險意識現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展規(guī)模越來越大，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等所涉及的內(nèi)容也越來越繁復，合同在規(guī)范生產(chǎn)經(jīng)營方面的作用也越來越重要，但隨之而來的合同風險也越來越大。訂立不規(guī)范的合同不僅會嚴重損害企業(yè)的市場形象，也會因此暴露企業(yè)自身管理的弱點，同時也給合同正常履約帶來歧義和一些不必要的損失。重視企業(yè)合同風險管理、強化合同風險意識的企業(yè)管理才是成功有效的管理，企業(yè)經(jīng)營多少都存在風險，而合同管理的終極目標是防范經(jīng)營風險。因此，在合同管理過程中必須強化風險管理意識，作為現(xiàn)代企業(yè)家，應相信法律，依靠法律來保護自身的合法權益不受損害。合同作為企業(yè)經(jīng)濟活動的法律行為，不同于事實行為，樹立并強化合同風險管理，有利于規(guī)范企業(yè)的行為規(guī)范，促進企業(yè)健康有序地成長。2．建立符合企業(yè)特點的合同管理體系企業(yè)應根據(jù)業(yè)務活動的特點，對所處行業(yè)進行調(diào)研，建立一套以合同管理制度為核心，企業(yè)合同業(yè)務制度為補充的有效合同管理制度體系，并確定常見的履約法律風險種類，用相應的合同條款加以管理，減少合同風險。強化合同管理是防范企業(yè)法律風險的基礎性工作，要明確建立以事前防范和事中控制為主，事后補救為輔、行之有效的合同管理制度。合同管理制度應明確合同管理機構(gòu)及職責，對合同的起草和簽訂、履行注意事項、糾紛處理辦法、變更及解除、合同責任、合同歸檔管理等方面進行指導、規(guī)范；合同業(yè)務制度則對具體業(yè)務中合同的主要內(nèi)容、合同履行過程如采購物資收貨后如何驗收等要求進行詳細的規(guī)定。企業(yè)的合同管理制度包括但不限于合同管理制度、法人或主要責任人授權委托制度、合同印章管理制度、合同訂立審批制度、合同臺賬管理制度、合同檔案管理制度、招投標管理制度以及合同相對方管理制度等，企業(yè)各相關部門要根據(jù)自身特點制定相應的合同管理實施細則。3．建立配套合同管理組織機構(gòu)按照企業(yè)規(guī)模大小來建立企業(yè)合同管理機構(gòu)。大中型以上企業(yè)應該設立風控部門，架構(gòu)公司合同管理體系，橫向管理公司合同。各職能部門對履責過程中開展對外業(yè)務所需或承接的各類合同進行縱向管理，合同管理委員會針對部分重大合同進行評審的合同管理體系。風控部門作為企業(yè)合同風險管理部門，對企業(yè)經(jīng)濟合同的訂立和履約負有監(jiān)督、核查和指導職責。各職能部門負責自己職責范圍內(nèi)、分管的合同由簽訂到終結(jié)的全部事宜，并定期向風控部門匯報有關合同執(zhí)行情況，以便風控部門隨時核查和監(jiān)督。（二）合同管理信息化，不斷推進管理系統(tǒng)使用1．內(nèi)外在線協(xié)同、推動信息化管理合同天然具有連接的屬性，特別是最常見的經(jīng)濟合同。合同管理體系是指以信息技術為基礎，利用現(xiàn)代企業(yè)先進管理思想，為企業(yè)經(jīng)營提供決策、計劃、控制及績效評估的全方位、系統(tǒng)化的信息管理平臺。很多企業(yè)在規(guī)劃合同管理信息化系統(tǒng)的時候，更多的是基于企業(yè)內(nèi)部需求，核心在管理。但合同是依托于業(yè)務、回歸業(yè)務的，應將企業(yè)合同管理所涉及的相關細則進行分類，從合同準備、發(fā)起、簽署、履行等一系列相關的環(huán)節(jié)入手，建立完善的信息化、無紙化辦公系統(tǒng)，從而及時、準確地掌握合同審核、修訂等情況，提高合同管理效率，也可以對合同風險進行事前預警。除了內(nèi)部風險、合規(guī)、效率的管理之外，應串聯(lián)企業(yè)的上下游整個鏈接，與價值鏈上的外部組織在線進行業(yè)務協(xié)作，提高企業(yè)合同管理的水平，提高合同管理的時效性。2．采用外部SAAS版合同管理系統(tǒng)SAAS版合同管理系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)提供合同管理服務的系統(tǒng)，具備成本低、實施周期短、注冊即使用的特性，可滿足企業(yè)的合同管理需求，并且智能化、數(shù)字化凸顯，擁有先進的數(shù)字化工具。例如：有些SAAS版合同管理系統(tǒng)引入了在線編輯、OCR、文本比對等智能技術，支持合同談判過程中文本編輯記錄溯源、關鍵信息自動抓取、歸集及分析，在合同審核、簽訂等關鍵環(huán)節(jié)，不同文本間實現(xiàn)文本匹配與比對；并且在系統(tǒng)交互方面，將智能合約系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)、用印系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及時甚至實時傳輸；信息管理方面能完整匯集合同數(shù)據(jù)，并且多維度、可視化地呈現(xiàn)合同管理信息，不僅可以監(jiān)控合同簽約進程、掌握各階段合同規(guī)模，更可以通過對合同金額、收付款項預測、履約情況的分析，輔助經(jīng)營分析、現(xiàn)金流預測等管理工作的開展，為企業(yè)決策提供信息輸入。綜合來看，SAAS版合同管理系統(tǒng)能提高企業(yè)合同管理效率，降低管理成本，并且避免合同遺失問題、提升合同安全性，促進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。（三）合同管理標準化，不斷加強合同環(huán)節(jié)控制1．量身制定，建立標準化合同模板企業(yè)可以利用信息系統(tǒng)加強對標準化合同模板及合同要素的管控，制定符合自身業(yè)務的合同范本和標準條款庫，實現(xiàn)合同模板線上定制、審核、歸檔、查詢和維護，降低合同起草環(huán)節(jié)，由于合同文本不統(tǒng)一導致的法律風險和操作風險，節(jié)約交易成本，提高業(yè)務活動效率，降低合同執(zhí)行后爭議發(fā)生的可能性，并且掌握爭議發(fā)生后的合同解釋主動權。建立企業(yè)標準合同模板，一方面是針對那些經(jīng)常使用且變化不大的合同類型可以建立一個合同模板批量用之，從而減少起草合同時浪費的時間和精力，另一方面可以為合同管理提供便利。此外，爭取合同的起草權，也能夠在合同中優(yōu)先考慮己方利益，更好地維護企業(yè)利益。2．標準化合同全生命周期風控管理通過分析合同全生命周期，細化各環(huán)節(jié)標準事務，加強風控管理。制定階段包括格式合同的擬定、定期審閱與更新。格式合同應用，業(yè)務部門履行業(yè)務審批并填寫合同要素；非格式合同擬定與要素填寫。審查階段包括合同審查范圍，分清格式合同與非格式合同；合同審查要點，各類業(yè)務的風險點及需重點審查事項、法律要素、體例等。簽訂階段包括簽約資格，授權和批準，對方當事人主體資格與授權；簽約過程，如面簽、錄音錄像、簽章及用印等。履行階段包括合同履約管理，通過合同管理系統(tǒng)聯(lián)動業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等，跟蹤合同履約情況，向各業(yè)務部門發(fā)送履約風險提示。變更階段包括補充協(xié)議，審查、簽訂及系統(tǒng)索引；原合同更改，審查及簽章；另行簽訂，重新履行合同制定、審查及簽訂程序。解除階段包括協(xié)商解除，履行審查審批，簽訂解除合同協(xié)議；違約解除，審查審批，法律訴訟及責任追究；批準、登記、通知等。保管階段包括實物檔案，合同類檔案的建立、移交、歸檔、利用、保管、鑒定銷毀等；系統(tǒng)檔案，系統(tǒng)錄入合同要素及簽章版合同掃描影像。3．事后評估、及時總結(jié)評價合同管理情況，由企業(yè)相關職能部門評價合同管理制度的制訂和實施，合同管理各級負責人職責的落實情況。評價合同文本是否完善，涉及合同審核會簽的各部門或各關鍵節(jié)點業(yè)務人員對合同條款的完備和格式合同條款的應用等進行全面評價，及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出建議。評價合同履約狀況和客戶信譽，通過對合同的履約率及變動情況分析，記錄客戶誠信經(jīng)營的優(yōu)良信用和違約違規(guī)經(jīng)營的不良信用，從正面和負面兩個方面客觀評價客戶履約能力和信用狀況。建立完整的合同檔案和客戶信用檔案，通過評價合同，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)中存在的漏洞和帶有風險性的問題，為各相關部門及時制定改進措施提供依據(jù)。四、結(jié)束語企業(yè)在經(jīng)營過程中，會遇到很多機遇，同時也會面臨諸多挑戰(zhàn)。隨著當今社會法律制度的不斷完善和人們法律意識的不斷提高，內(nèi)容規(guī)范、履行良好的合同管理工作是企業(yè)運用法律的手段來維護合法權益，防止企業(yè)財