研發(fā)中心檔案管理辦法

研發(fā)中心檔案管理辦法第一章總則第一條：為了建立、健全技術(shù)檔案管理工作，完整地保存和科學(xué)地利用技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在產(chǎn)品研究、設(shè)計工作中的作用，特制定本管理辦法。第二條：本辦法所指的技術(shù)檔案是研發(fā)中心在產(chǎn)品研究和設(shè)計過程中形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等形式的記錄。第三條：研發(fā)中心對技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，各部門在各項研究工作中形成的具有查考價值的文件材料必須按照歸檔范圍和要求全部立卷歸檔。第二章檔案的管理第四條：研發(fā)中心檔案管理工作由管理部負責(zé)執(zhí)行。針對紙質(zhì)檔案，設(shè)立專柜，切實搞好檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作；針對電子檔案，建立電子檔案信息化管理系統(tǒng)，電子檔案采取與紙質(zhì)檔案相同的收集、整理、立卷、歸檔管理程序。第五條：管理部負責(zé)收集、整理、研發(fā)中心技術(shù)檔案；督促和協(xié)助各部門、開發(fā)小組整理需要歸檔的技術(shù)文件、材料；對歸檔的技術(shù)文件、材料要在立卷的基礎(chǔ)上，進行系統(tǒng)的加工整理。第七條：管理部編制檢索工具，辦理檔案的借閱和使用，為產(chǎn)物開發(fā)、培訓(xùn)和科技成果轉(zhuǎn)化效勞；要對所保管的技術(shù)檔案進行體系化的排列和編目，以便于保管和使用。第八條：管理部對技術(shù)檔案的收進、移出要逐卷登記并履行具名手續(xù)。第九條：管理部對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等情況，要在登記的基礎(chǔ)上，進行綜合統(tǒng)計，做到對檔案管理情況心中有數(shù)。第十條：管理部要定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，對破損和變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補、復(fù)制或做其它技術(shù)處理。第十一條：管理部要根據(jù)現(xiàn)有條件，積極采取各種維護性措施，努力改善檔案的保管條件，延長檔案的使用壽命。認真執(zhí)行公司的保密制度，確保檔案的機密與安全。1第三章文件材料的歸檔第十二條：歸檔制度研發(fā)中心各部門應(yīng)當(dāng)把技術(shù)文件材料的形成、整理和歸檔納入產(chǎn)品開發(fā)工作程序，列入員工的職責(zé)范圍。員工在研究、設(shè)計活動中形成的，具有保存價值的材料，均應(yīng)在項目結(jié)束時按照歸檔范圍和要求進行立卷、整理后，移交管理部集中統(tǒng)一管理。第十三條：歸檔范圍一)科研、開發(fā)基金申請報告及批件二)任務(wù)書、委托書、協(xié)議書及合同書三)產(chǎn)物開發(fā)（設(shè)計）項目竣工資料四)專利申請材料及證書五)項目開發(fā)原始實驗記錄六)在專業(yè)刊物上發(fā)表的科研論文單行本七)研發(fā)中心編寫出書的專著八)其他有保存價值的科技材料。第十四條：歸檔案卷質(zhì)量總體要求遵循文件材料的形陋律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和使用。具體應(yīng)符合下列要求：一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)和每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種筆墨形成的同一文件，劃分立在一起，不得分開；筆墨檔案與電子檔案應(yīng)合一立卷。三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法定性文件的歷次稿件依次排列在定稿之后；即批復(fù)在前，請示在后。四)卷內(nèi)文件應(yīng)按材料排列順序，依次編寫頁碼或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角或背面的左上角編上頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。2(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬定提名，有的雖有題名但無實質(zhì)性內(nèi)容的亦應(yīng)重新填寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。六)聲像材料應(yīng)以筆墨標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。(七)有關(guān)卷內(nèi)文件材料情況的申明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可申明的，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。八)案卷封皮，應(yīng)逐按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通俗易懂，并用羊毫或鋼筆書寫，字跡要工致、清晰、或用電腦打印。九)卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；檀卷應(yīng)采納三孔一線的方法裝訂；不裝訂的檀卷。卷中的文件材料應(yīng)逐件用細線裝訂。第四章檔案的鑒定第十五條：技術(shù)檔案每3年鑒定一次。由研發(fā)中心領(lǐng)導(dǎo)，研發(fā)部門負責(zé)人、檔案管理負責(zé)人組成鑒定小組，負責(zé)對超過保管期限的技術(shù)檔案的鑒定工作。第十六條：鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組提出鑒定工作報告，對確無保存價值的檔案材料，要登記造冊，經(jīng)公司辦公會議批準后銷毀。第十七條：銷毀檔案應(yīng)指定兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，防止檔案的遺失和泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第十八條：已經(jīng)銷毀的檔案，要在案卷目錄上注銷。第五章檔案的借閱第十九條：借閱檔案一般在研發(fā)中心查閱，需要借出時，必須辦理登記手續(xù)。第二十條：查閱檔案時，不準圈劃、勾點、污損、涂改、剪裁、抽換，更不準損壞、丟失，借閱人員要對檔案的完整、安全和使用范圍負責(zé)。第二十一條：查閱檔案時，需要摘錄、復(fù)印的需按密級批準權(quán)限，由研發(fā)中心主任批準。經(jīng)批準后摘錄、復(fù)印后的檔案材料要妥善保管，不