企業(yè)檔案工作服務(wù)手冊(cè)電子版樣本

公司檔案工作服務(wù)手冊(cè)序序一、公司檔案作用國(guó)內(nèi)加入WTO之后，公司在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈國(guó)際和國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上具備更多機(jī)遇，同步也面臨更大挑戰(zhàn)。而在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案可以發(fā)揮它無(wú)可代替憑證和參照作用。公司證照、資質(zhì)檔案，可以證明公司經(jīng)營(yíng)合法性和公司承擔(dān)生產(chǎn)項(xiàng)目等水平及能力；公司產(chǎn)品研發(fā)、配方及專利檔案，可證明公司對(duì)該產(chǎn)品所有權(quán)，以免旁人侵害本公司合法權(quán)益；公司營(yíng)銷籌劃、客戶網(wǎng)絡(luò)檔案，為公司開(kāi)發(fā)和穩(wěn)固所占領(lǐng)市場(chǎng)；公司合同檔案，為公司確立債權(quán)債務(wù)關(guān)系；公司會(huì)計(jì)檔案，可以反映公司業(yè)績(jī)及公司按章納稅等狀況；公司照片檔案還能直觀地向社會(huì)呈現(xiàn)公司風(fēng)采，成為公司樹(shù)立形象構(gòu)成某些?？傊鎸?shí)、精確、系統(tǒng)檔案是公司在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地法律保障，是加入WTO后公司反傾銷有力憑證，是公司成長(zhǎng)歷程直擊見(jiàn)證，更是公司發(fā)展歷史記錄。因而，民營(yíng)公司檔案，將在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中體現(xiàn)出它無(wú)可代替憑證作用。二、公司檔案工作意義在公司中，多數(shù)公司主在對(duì)“檔案管理”結(jié)識(shí)上有兩點(diǎn)偏差：一是以為過(guò)去公司并沒(méi)有注重檔案也能獲得好效益，可見(jiàn)檔案管理對(duì)公司沒(méi)什么用，對(duì)檔案工作投入是無(wú)效成本開(kāi)支；二是公司享有充分自主，文獻(xiàn)如何處置純屬公司自由權(quán)限范疇，檔案行政管理部門抓公司檔案工作，是對(duì)公司內(nèi)部事務(wù)干預(yù)?？梢哉f(shuō)，第一點(diǎn)偏差是源于對(duì)檔案工作結(jié)識(shí)不清；第二點(diǎn)偏差是源于對(duì)檔案行政管理部門工作不理解。因而，對(duì)的結(jié)識(shí)公司檔案工作意義，是做好公司檔案工作前提。公司檔案工作是公司各項(xiàng)基本工作重要構(gòu)成某些，也是當(dāng)代公司制度一項(xiàng)基本規(guī)定。做好檔案工作，對(duì)公司長(zhǎng)期發(fā)展有著重要意義。1．完善檔案管理是提高公司整體管理水平重要手段。經(jīng)濟(jì)學(xué)家魏杰、哈佛大學(xué)管理學(xué)博士聞沫等人以為，國(guó)內(nèi)公司大某些是在短缺經(jīng)濟(jì)條件下發(fā)展起來(lái)，那時(shí)國(guó)內(nèi)尚處在賣方市場(chǎng)物資緊缺時(shí)期，任何人只要肯吃苦，懂得賤買貴賣就可以迅速積累起一定原始資本，因而經(jīng)營(yíng)中基本上無(wú)管理可言，“公司財(cái)務(wù)管理、營(yíng)銷管①理、人事管理、生產(chǎn)作業(yè)管理、質(zhì)量管理、庫(kù)存管理漏洞百出”。有人會(huì)問(wèn)，漏洞百出怎么仍有好效益呢？因素在于賣方市場(chǎng)特點(diǎn)保持了財(cái)富相對(duì)增長(zhǎng)，忽視管理任何成本和代價(jià)都可以通過(guò)經(jīng)營(yíng)而得以補(bǔ)償，由于價(jià)格是由公司決定。久而久之，便在公司實(shí)體中形成只重經(jīng)營(yíng)擴(kuò)張而不重管理心理定勢(shì)。然而，隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，物資緊缺賣方市場(chǎng)已經(jīng)逐漸變成物資過(guò)剩買方市場(chǎng)，公司經(jīng)營(yíng)狀況已很大限度上取決于管理水平對(duì)成本影響。公司要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)②展，就必要盡快實(shí)現(xiàn)從無(wú)管理經(jīng)營(yíng)向當(dāng)代化管理方式經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變。檔案管理是公司管理重要構(gòu)成某些，又是公司管理基本，只有完善檔案管理，才干使公司管理水平得到整體提高。1 檔案是公司文化和可持續(xù)發(fā)展基本。經(jīng)濟(jì)學(xué)家指出，新世紀(jì)中華人民共和國(guó)公司要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必要更加注意公司形象塑造和公司文化哺育。公司形象如何塑造？通過(guò)公司文化建設(shè)來(lái)塑造。那么，公司文化又從何而來(lái)？從公司歷史中積淀和提煉出來(lái)。公司檔案是公司發(fā)展真實(shí)記錄和見(jiàn)證，它不但自身是公司文化構(gòu)成某些，并且還是展示公司文化生動(dòng)媒介和提煉公司價(jià)值理念原始素材。公司檔案中各種文獻(xiàn)、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯、公司標(biāo)記、照片、錄音、錄像等等，不但可以反映公司艱難與輝煌發(fā)展歷程，培養(yǎng)員工對(duì)公司認(rèn)同感歸屬感，還可以從這些史跡中提煉出公司文化理念和經(jīng)營(yíng)理念。這種通過(guò)提煉公司文化，是公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展不竭之源。2 滯后檔案工作也許成為制約民營(yíng)公司發(fā)展“短板”?！澳就胺▌t”告訴咱們，一只木桶能裝多少水，取決于桶上最短那塊板高度。檔案工作之于民營(yíng)公司，猶如桶上一塊板與整個(gè)木桶關(guān)系。也許咱們無(wú)法詳細(xì)說(shuō)清晰檔案工作對(duì)公司經(jīng)濟(jì)效益直接貢獻(xiàn)，但是咱們可以必定，沒(méi)有完善檔案管理，公司管理就會(huì)浮現(xiàn)難以彌補(bǔ)漏洞，而這一漏洞很也許就是制約公司整體效益一塊“短板”。3 檔案在建立公司信用和規(guī)避公司風(fēng)險(xiǎn)中有著不可代替憑證和根據(jù)作用。公司信用是建立在實(shí)實(shí)在在信用信息基本上，而檔案是構(gòu)成這種信用信息核心資 ①聞沫：《民營(yíng)公司，固疾重重》，《中華人民共和國(guó)經(jīng)營(yíng)報(bào)》，8月29日 ②魏杰：《民企二次創(chuàng)業(yè)與公司管理當(dāng)代化》，《經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)》，1999年9月8日序源。一方面，完善檔案管理可以成為展示公司自身誠(chéng)信一種窗口。如果公司能系統(tǒng)地保存關(guān)于公司資質(zhì)、公司歷史、合同合同、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、納稅記錄以及反映公司社會(huì)良好評(píng)價(jià)證件和文字圖片等材料，就會(huì)使人們對(duì)公司信譽(yù)產(chǎn)生直觀印象，從心理上贏得客戶信任；同步，公司在講究自我誠(chéng)信同步，還要時(shí)刻警惕并設(shè)法規(guī)避來(lái)自客戶信用欺詐。公司憑什么來(lái)掌握和評(píng)估客戶資信狀況？憑什么對(duì)發(fā)生信用問(wèn)題訴諸法律并獲得勝訴？唯有靠公司完整交易記錄和客戶信用檔案。三、公司檔案工作基本內(nèi)容公司檔案工作基本內(nèi)容涉及：公司檔案管理制度制定、公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)建立以及公司檔案收集、整頓、鑒定、保管、記錄、運(yùn)用等環(huán)節(jié)檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)三大方面。1．制定公司檔案管理制度。俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。要搞好公司檔案工作，必要有相應(yīng)公司檔案管理制度作保證。各公司應(yīng)依照國(guó)家關(guān)于法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，制定如下檔案管理制度：1 公司檔案管理細(xì)則。是公司依照國(guó)家關(guān)于法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際制定檔案管理方面總制度，它應(yīng)對(duì)本公司檔案工作原則、檔案管理體制和檔案工作人員職責(zé)、檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)等內(nèi)容作出詳細(xì)規(guī)定。2 公司各類文獻(xiàn)材料歸檔制度。是保證公司各種文獻(xiàn)材料可以完整、精確、及時(shí)歸檔一項(xiàng)重要制度。重要涉及各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇、歸檔時(shí)間、歸檔規(guī)定，有時(shí)還須明確歸檔份數(shù)和歸檔手續(xù)。歸檔制度最佳依照公司檔案分類辦法，分類制定。3 公司檔案運(yùn)用制度。檔案運(yùn)用是公司檔案管理工作重要內(nèi)容，是發(fā)揮公司檔案作用重要途徑，也是公司檔案工作主線目。檔案運(yùn)用制度普通應(yīng)涉及運(yùn)用范疇、運(yùn)用手續(xù)、運(yùn)用規(guī)定及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。4 公司檔案保密制度。是為保證公司檔案信息安全而制定專門制度。內(nèi)容重要涉及檔案人員保密職責(zé)、運(yùn)用涉密檔案審批手續(xù)、涉密檔案管理規(guī)定等。5 公司檔案保管制度。是關(guān)于檔案保管條件和檔案管理人員保管檔案職責(zé)規(guī)定。詳細(xì)內(nèi)容應(yīng)涉及檔案接受、檔案排架、庫(kù)房管理以及特殊載體檔案保管等規(guī)定。6 公司檔案鑒定銷毀制度。是規(guī)定檔案保管期限鑒定辦法、組織以及對(duì)保管期滿檔案進(jìn)行鑒定銷毀程序、手續(xù)一項(xiàng)制度。內(nèi)容應(yīng)涉及檔案鑒定根據(jù)、鑒定工作組織、檔案銷毀程序和手續(xù)等。（7）公司檔案人員崗位責(zé)任制。這是為進(jìn)行檔案工作目的管理而制定，專門針對(duì)公司檔案管理人員崗位職責(zé)而制定一項(xiàng)制度，也是公司考核檔案工作人員完畢崗位職責(zé)重要根據(jù)。其內(nèi)容重要涉及檔案人員素質(zhì)規(guī)定、檔案人員熟悉業(yè)務(wù)原則、檔案人員工作內(nèi)容等。公司檔案管理各種制度詳細(xì)內(nèi)容，請(qǐng)參照本書第五某些《公司文獻(xiàn)及檔案管理制度范本》。1 建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)。所謂公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，就是由分管檔案工作公司領(lǐng)導(dǎo)、主管公司檔案工作部門領(lǐng)導(dǎo)、公司檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殻ɑ驅(qū)Ｘ?zé)）檔案員和公司各部門（車間）兼職檔案員構(gòu)成公司檔案工作系統(tǒng)。在這個(gè)系統(tǒng)中，公司檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殻ɑ驅(qū)Ｘ?zé)）檔案員是主干，各部門兼職檔案員是分支。建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，應(yīng)編制檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員名冊(cè)，并組織關(guān)于人員開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)。2 及時(shí)開(kāi)展公司檔案收集、整頓、鑒定、保管、記錄、運(yùn)用等環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證公司檔案完整、精確、系統(tǒng)。公司檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)詳細(xì)內(nèi)容和規(guī)定，請(qǐng)參照本書第二某些《公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)》。目錄第一某些公司各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限一、公司通用性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..................................................................1（一）管理性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表...................................................................1（二）建設(shè)項(xiàng)目（民用）文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..............................................3（三）科研項(xiàng)目文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..............................................................12（四）設(shè)備文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表......................................................................13（五）會(huì)計(jì)檔案收集范疇及保管期限表..............................................................................13（六）客戶檔案收集范疇及保管期限表..............................................................................14（七）員工檔案收集范疇及保管期限表..............................................................................14（八）特殊載體檔案收集歸檔范疇及保管期限表..............................................................15二、各類公司專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表.........................................................16（一）制造業(yè)產(chǎn)生專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..........................................16（二）信息傳播、計(jì)算機(jī)服務(wù)和軟件業(yè)專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表.........18（三）批發(fā)和零售業(yè)產(chǎn)生專有文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..................................21（四）物流、運(yùn)送業(yè)專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表..........................................27（五）租賃行業(yè)產(chǎn)生專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表......................................27第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一、公司檔案分類編號(hào)方案編制..............................................................................................29（一）公司檔案種類...........................................................................................................29（二）公司檔案分類..........................................................................................................29二、公司檔案整頓規(guī)則及編目辦法..............................................................................................32（一）公司管理性檔案整頓規(guī)則及編目辦法..................................................................32（二）公司科技類檔案整頓規(guī)則及編目辦法..................................................................33（三）公司會(huì)計(jì)檔案整頓規(guī)則及編目辦法......................................................................37（四）公司特殊載體檔案整頓規(guī)則及編目辦法..............................................................39（五）職工檔案類整頓規(guī)則與編目辦法..........................................................................39（六）公司檔案分類方案.......................................................................................................40三、公司檔案保管與排架..............................................................................................................45（一）檔案保管...................................................................................................................45（二）庫(kù)房合理運(yùn)用和排架管理......................................................................................46四、公司檔案鑒定與記錄.........................................................................................................47（一）檔案鑒定...................................................................................................................47（二）檔案記錄..................................................................................................................49五、公司檔案信息資源整合與運(yùn)用..........................................................................................50（一）檔案信息資源整合..................................................................................................51（二）采用各種方式直接開(kāi)展服務(wù).....................................................................................54第三某些公司電子文獻(xiàn)及其歸檔管理一、電子文獻(xiàn)特性...............................................................................................................55（一）電子文獻(xiàn)對(duì)載體依賴性與游離性..........................................................................55（二）資源共享以便快捷與信息不安全性..................................................................56二、公司電子文獻(xiàn)歸檔管理原則..............................................................................................56（一）電子文獻(xiàn)歸檔管理原則..............................................................................................56（二）電子文獻(xiàn)歸檔管理體系構(gòu)建..................................................................................57?2?三、電子文獻(xiàn)歸檔制度..............................................................................................................58（一）歸檔模式.......................................................................................................................58（二）歸檔范疇......................................................................................................................58（三）歸檔時(shí)間......................................................................................................................59（四）歸檔規(guī)定......................................................................................................................59四、歸檔電子文獻(xiàn)保管與運(yùn)用..................................................................................................60（一）歸檔電子文獻(xiàn)保管...................................................................................................60（二）歸檔電子文獻(xiàn)運(yùn)用...................................................................................................61第四某些公司實(shí)用管理制度范本一、公司各類文獻(xiàn)材料歸檔制度..............................................................................................62（一）公司管理性文獻(xiàn)材料歸檔制度..................................................................................62（二）公司建設(shè)項(xiàng)目文獻(xiàn)材料歸檔制度..............................................................................63（三）公司設(shè)備文獻(xiàn)材料歸檔制度.....................................................................................63（四）公司會(huì)計(jì)檔案歸檔制度.........................................................................................64（五）公司合同文獻(xiàn)材料歸檔制度.................................................................................64（六）公司員工檔案歸檔制度..........................................................................................65（七）公司特殊載體檔案歸檔制度..................................................................................65（八）公司各種專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔制度......................................................................66二、關(guān)于公司檔案管理各種制度..............................................................................................66（一）公司檔案管理細(xì)則.......................................................................................................66（二）公司檔案借閱制度.......................................................................................................68（三）公司檔案保密制度......................................................................................................68（四）公司檔案保管制度.......................................................................................................68（五）公司檔案鑒定銷毀制度..............................................................................................69（六）公司檔案員崗位職責(zé)...................................................................................................70附錄1（一）查（借）閱文獻(xiàn)登記表..............................................................................................71（二）檔案移送（接受）登記表..........................................................................................72（三）借閱檔案登記表...........................................................................................................73（四）檔案運(yùn)用效果登記表...................................................................................................74（五）檔案銷毀清冊(cè)...............................................................................................................75（六）歸檔文獻(xiàn)目錄...............................................................................................................76（七）文書檔案案卷目錄.......................................................................................................77（八）文書檔案卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄..............................................................................................78（九）科技檔案案卷目錄.......................................................................................................79（十）科技檔案卷內(nèi)目錄.......................................................................................................80（十一）會(huì)計(jì)檔案目錄...........................................................................................................81（十二）照片檔案卷內(nèi)目錄...................................................................................................82（十三）特殊載體檔案目錄...................................................................................................83（十四）卷內(nèi)備考表...............................................................................................................84（十五）各類檔案整頓、歸檔簡(jiǎn)易操作流程......................................................................85附錄2廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)《廣東省公司檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)辦法》告知.........................87第一某些公司各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限第一某些公司各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限作為公司，無(wú)論其所有制屬什么，也不論它們類型有何不同，均有某些共同特性。在文獻(xiàn)歸檔范疇及保管期限方面，公司之間也有某些相似或相近內(nèi)容。為了節(jié)約篇幅，減少重復(fù)，本書將公司各類文獻(xiàn)材料分為通用性和專業(yè)性兩大類，其中通用性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表8個(gè)，合用于各種類型公司。對(duì)于類型不同專業(yè)性文獻(xiàn)材料，本書選取了5種類型公司作為示范，將其專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限分別列表，屬于其他類型公司專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限，可參照制定。表中所列“保管期限”含義是：永久為無(wú)限期地保存下去；長(zhǎng)期為16—50年；短期為；定期為依照有關(guān)文獻(xiàn)材料時(shí)效性，在其實(shí)際效用期過(guò)后2—5年即可鑒定銷毀。如下關(guān)于檔案保管期限規(guī)定僅供參照，除會(huì)計(jì)檔案外，各公司可依照實(shí)際狀況自行決定各類檔案保管期限。一、公司通用性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表（一）管理性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注一、行政管理方面 1 公司籌辦期可行性研究、申請(qǐng)、批準(zhǔn)，公司章程，董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層機(jī)構(gòu)及變更 永久 2 董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng) 永久 3 綜合性行政事務(wù)，文秘工作 長(zhǎng)期 4 法律事務(wù)，公證工作 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注5 職工教誨與培訓(xùn)工作 長(zhǎng)期 6 后勤福利、住房管理 長(zhǎng)期 7 對(duì)外聯(lián)系工作 長(zhǎng)期 二、經(jīng)營(yíng)管理方面 1 公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策 永久 2 公司發(fā)展規(guī)劃、各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展籌劃，責(zé)任制管理，各種記錄報(bào)表，公司綜合性記錄分析 永久 3 資產(chǎn)管理，房地產(chǎn)管理，資本運(yùn)作，股權(quán)管理，各種經(jīng)營(yíng)管理 永久 4 知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密管理 永久 5 公司信用管理，形象宣傳 長(zhǎng)期 6 商務(wù)合同正本及與合同關(guān)于補(bǔ)充材料，關(guān)于資信調(diào)查材料等； 長(zhǎng)期 7 財(cái)務(wù)管理，資金管理，成本價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理 長(zhǎng)期 8 物資管理，物資采購(gòu)、保存和供應(yīng) 長(zhǎng)期 9 營(yíng)銷管理，市場(chǎng)調(diào)查與分析，客戶信息管理，廣告宣傳，產(chǎn)品銷售，售后服務(wù) 短期 10 境外項(xiàng)目管理 長(zhǎng)期 11 招投標(biāo)項(xiàng)目管理 長(zhǎng)期 三、生產(chǎn)技術(shù)管理方面 1 生產(chǎn)組織、調(diào)度工作 長(zhǎng)期 2 質(zhì)量管理，質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作 長(zhǎng)期 3 能源管理 長(zhǎng)期 4 公司管理當(dāng)代化，公司信息化建設(shè)，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新，合理化建議 長(zhǎng)期 5 生產(chǎn)安全，保衛(wèi)工作，消防工作，交通管理 短期 6 環(huán)保、檢測(cè)與控制 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注7 計(jì)量工作 長(zhǎng)期 8 原則化工作 長(zhǎng)期 9 檔案、圖書、情報(bào)工作 長(zhǎng)期 四、建立了黨群組織公司，還應(yīng)涉及黨群工作方面 1 黨務(wù)綜合性工作、黨員代表大會(huì)或黨組織其她關(guān)于會(huì)議材料 永久 2 黨組織建設(shè)、黨員和黨員干部管理、黨紀(jì)監(jiān)察工作、重要政治活動(dòng)或事件材料 永久 3 宣傳及思想政治工作、精神文明建設(shè)、統(tǒng)戰(zhàn)工作文獻(xiàn)材料 長(zhǎng)期 4 共青團(tuán)工作、工會(huì)工作、女工工作、職代會(huì) 長(zhǎng)期 5 專業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作，群眾團(tuán)隊(duì)活動(dòng) 長(zhǎng)期 （二）建設(shè)項(xiàng)目（民用）文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注一、綜合 1 立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究、環(huán)境質(zhì)量報(bào)告及批復(fù) 永久 2 固定資產(chǎn)投資允許證或相應(yīng)資金證明文獻(xiàn) 永久 3 建設(shè)用地批準(zhǔn)書、規(guī)劃允許證、土地使用證 永久 4 拆遷補(bǔ)償安頓合同 永久 5 建設(shè)工程報(bào)建審核書、規(guī)劃允許證 永久 6 建設(shè)工程測(cè)量記錄冊(cè) 永久 7 施工圖設(shè)計(jì)文獻(xiàn)審查意見(jiàn) 永久 8 建設(shè)工程質(zhì)量安全監(jiān)督登記 永久 9 建設(shè)工程施工允許證 永久 10 中標(biāo)告知書 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注11 監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工合同 永久 12 承包單位資質(zhì)文獻(xiàn) 長(zhǎng)期 13 建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收承認(rèn)文獻(xiàn) 永久 14 消防驗(yàn)收或準(zhǔn)許使用文獻(xiàn) 永久 15 環(huán)保驗(yàn)收或準(zhǔn)許使用文獻(xiàn) 永久 16 電梯安裝工程監(jiān)督登記表及監(jiān)督站出具電梯準(zhǔn)用證 永久 17 燃?xì)夤こ舔?yàn)收文獻(xiàn) 永久 18 工程質(zhì)量保修書 永久 19 商品住宅《住宅質(zhì)量保證書》、《住宅使用闡明書》 永久 20 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 永久 21 勘測(cè)、設(shè)計(jì)文獻(xiàn)質(zhì)量檢查報(bào)告 永久 22 施工圖審查報(bào)告 永久 23 建設(shè)工程質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)書 永久 24 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久 25 工程地質(zhì)考察報(bào)告 永久 26 工程總結(jié) 永久 27 單位工程施工安全評(píng)價(jià)書 永久 28 單位工程開(kāi)工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì) 長(zhǎng)期 29 單位工程坐標(biāo)定位測(cè)量記錄 永久 30 工程質(zhì)量事故報(bào)告及解決成果 永久 31 工程停工、復(fù)工告知 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注32 工程中間驗(yàn)收交接紀(jì)錄 長(zhǎng)期 33 單位（子單位）工程質(zhì)量控制核查記錄 永久 34 單位（子單位）工程安全和功能檢查核查及重要功能抽查記錄 永久 35 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄 永久 二、地基與基本工程 1 樁基本、天然地基、地基解決工程小結(jié)和開(kāi)工報(bào)告及施工方案 永久 2 圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 永久 3 分部工程質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)、技術(shù)交底 永久 4 新技術(shù)、新材料、新工藝實(shí)驗(yàn)研究和施工辦法 永久 5 工程基線復(fù)核 永久 6 水泥出廠合格證、進(jìn)廠物理性能檢查報(bào)告及匯總 永久 7 鋼筋出廠合格證、進(jìn)廠力學(xué)性能、工藝性能等檢查報(bào)告及匯總 長(zhǎng)期 8 粗細(xì)骨料進(jìn)場(chǎng)物理性能檢查報(bào)告及匯總 長(zhǎng)期 9 混凝土試塊抗壓強(qiáng)度實(shí)驗(yàn)成果及匯總 長(zhǎng)期 廠家提供10 新材料、新產(chǎn)品鑒定證明質(zhì)量原則、使用闡明、工藝規(guī)定和檢查報(bào)告 長(zhǎng)期 11 混凝土配合比設(shè)計(jì)報(bào)告、外加劑出廠質(zhì)量證明及復(fù)檢報(bào)告 長(zhǎng)期 12 混凝土攪拌記錄、坍落度檢測(cè) 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注13 鋼筋焊接接頭實(shí)驗(yàn)報(bào)告及焊條、焊劑、焊藥出廠質(zhì)量證明書 長(zhǎng)期 14 樁基檢測(cè)、原則貫入實(shí)驗(yàn)、平板載荷實(shí)驗(yàn)報(bào)告 永久 15 土壤實(shí)驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 16 分項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)估 長(zhǎng)期 17 灌注樁成孔施工（驗(yàn)收）、灌注樁地下持續(xù)墻灌注水下混凝土、灌注樁隱蔽驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 18 錘擊沉管混凝土灌注樁簽證表 長(zhǎng)期 19 土方開(kāi)挖樁基本復(fù)合表及樁位編號(hào)圖等 永久 20 鋼筋混凝土預(yù)制樁(鋼管樁)施工記錄試樁簽證等 長(zhǎng)期 21 混凝土抗?jié)B級(jí)別報(bào)告 長(zhǎng)期 22 防水材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢查報(bào)告 長(zhǎng)期 23 預(yù)應(yīng)力鋼筋、錨具出廠質(zhì)量證明文獻(xiàn) 長(zhǎng)期 24 錨固組裝件零件材料化學(xué)成分及機(jī)械性能檢查報(bào)告 長(zhǎng)期 25 回彈（鉆芯）法混凝土強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告等 永久 26 砌體檢測(cè)報(bào)告 永久 27 構(gòu)造抽測(cè)報(bào)告 永久 28 地下構(gòu)造工程防水驗(yàn)收及地基驗(yàn)槽記錄 長(zhǎng)期 29 地下室防水效果檢查記錄 長(zhǎng)期 30 施工日記 短期 三、主體構(gòu)造工程 1 主體構(gòu)造工程小結(jié) 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注2 主體構(gòu)造工程開(kāi)工報(bào)告及施工方案、技術(shù)交底 永久 3 分部（項(xiàng)）工程質(zhì)量驗(yàn)收和評(píng)估 永久 4 圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 永久 5 新技術(shù)、新材料、新工藝實(shí)驗(yàn)研究和施工辦法 永久 6 工程基線復(fù)核 永久 7 水泥、鋼筋等出廠合格證、進(jìn)場(chǎng)物理（化學(xué)、工藝）性能檢查報(bào)告及匯總 長(zhǎng)期 8 混凝土試塊抗壓強(qiáng)度實(shí)驗(yàn)、計(jì)算、抗?jié)B等成果匯總 長(zhǎng)期 廠家提供9 防水材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢查報(bào)告 長(zhǎng)期 10 新材料、新產(chǎn)品鑒定證明質(zhì)量原則使用闡明、工藝規(guī)定和檢查報(bào)告 永久 11 鋼筋焊接接頭實(shí)驗(yàn)報(bào)告及焊條、焊劑、焊藥出廠質(zhì)量證明書 長(zhǎng)期 12 分項(xiàng)工程質(zhì)量平定 永久 13 回彈（鉆芯）法混凝土強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告 永久 14 混凝土強(qiáng)度等檢測(cè)報(bào)告 永久 15 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 16 建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測(cè)量記錄 永久 17 建筑物沉降觀測(cè)測(cè)量記錄（單位工程沉降觀測(cè)記錄） 永久 18 鋼構(gòu)造開(kāi)工報(bào)告及施工方案、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審、變更記錄 永久 19 鋼構(gòu)造工程軸線復(fù)合 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注20 初次采用鋼材和焊接材料出廠前焊接工藝評(píng)估報(bào)告 永久 21 新技術(shù)、新材料、新工藝實(shí)驗(yàn)研究材料和施工辦法 永久 22 鋼構(gòu)造工程小結(jié) 永久 23 構(gòu)件、鋼材、焊接材料等出廠合格證及實(shí)驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 24 高強(qiáng)度螺栓質(zhì)量證明書及復(fù)檢報(bào)告 長(zhǎng)期 25 涂料質(zhì)量證明書或?qū)嶒?yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 26 一級(jí)、二級(jí)焊接縫超聲波無(wú)損探傷檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 27 防水材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢查報(bào)告 長(zhǎng)期 28 施工日記 短期 四、建筑給水、排水及采暖工程 1 建筑給水、排水及采暖工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料 長(zhǎng)期 2 建筑給水、排水及采暖工程分項(xiàng)工程質(zhì)量檢查評(píng)估 長(zhǎng)期 3 技術(shù)交底、圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 長(zhǎng)期 4 給水、排水及采暖檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 5 幕墻工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料 長(zhǎng)期 6 幕墻工程開(kāi)工報(bào)告及方案、工程小結(jié) 長(zhǎng)期 7 幕墻工程計(jì)算書 永久 8 新技術(shù)、新材料、新工藝實(shí)驗(yàn)研究材料和施工辦法 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注9 鋁合金、板材或玻璃、密封等材料出廠證明書及檢查、檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 10 進(jìn)口原材料商檢報(bào)告 長(zhǎng)期 11 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 12 防雷接地電阻測(cè)試記錄 長(zhǎng)期 13 注膠、安裝記錄 長(zhǎng)期 14 幕墻氣密性、水密性、耐風(fēng)壓檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 15 節(jié)能、保溫測(cè)試記錄 長(zhǎng)期 16 幕墻工程質(zhì)量評(píng)估 長(zhǎng)期 17 施工日記 短期 五、建筑屋面工程 1 建筑屋面工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料 永久 2 建筑屋面工程質(zhì)量檢查評(píng)估 永久 3 分項(xiàng)工程質(zhì)量技術(shù)交底 長(zhǎng)期 4 產(chǎn)品質(zhì)量證明文獻(xiàn)及匯總 長(zhǎng)期 5 隱蔽工程、防水驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 6 屋面淋水實(shí)驗(yàn)記錄 長(zhǎng)期 7 建筑屋面、水池蓄水實(shí)驗(yàn) 長(zhǎng)期 8 節(jié)能、保溫測(cè)試實(shí)驗(yàn) 長(zhǎng)期 9 屋面質(zhì)量評(píng)估 永久 10 施工日記 短期 六、建筑設(shè)備安裝工程 1 開(kāi)工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì)（方案） 長(zhǎng)期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注2 工程質(zhì)量事故解決報(bào)告 長(zhǎng)期3 停工、復(fù)工告知 長(zhǎng)期4 新技術(shù)、新材料、新工藝實(shí)驗(yàn)研究材料和施工辦法 長(zhǎng)期5 中間交驗(yàn)記錄 長(zhǎng)期6 安裝工作總結(jié) 長(zhǎng)期7 施工日記 短期七、通風(fēng)與空調(diào)工程 1 通風(fēng)與空調(diào)工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料 長(zhǎng)期2 通風(fēng)與空調(diào)工程質(zhì)量檢查評(píng)估 長(zhǎng)期3 施工、調(diào)試方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 長(zhǎng)期4 產(chǎn)品質(zhì)量證明文獻(xiàn)及匯總 長(zhǎng)期5 設(shè)備、材料進(jìn)場(chǎng)簽認(rèn)記錄 長(zhǎng)期6 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期7 管線焊接檢查記錄 長(zhǎng)期8 管道及配件、靜壓箱、空氣解決室氣密性實(shí)驗(yàn) 長(zhǎng)期9 制冷、通風(fēng)設(shè)備運(yùn)營(yíng)調(diào)試及評(píng)估記錄 長(zhǎng)期10 施工日記 短期八、電梯安裝工程 1 報(bào)監(jiān)文獻(xiàn) 長(zhǎng)期2 電梯安裝施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 長(zhǎng)期序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注3 分項(xiàng)工程質(zhì)量 長(zhǎng)期 4 單臺(tái)、分部用冊(cè) 長(zhǎng)期 5 檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 6 施工日記 短期 九、建筑智能工程 1 建筑智能工程質(zhì)量驗(yàn)收、控制材料 長(zhǎng)期 2 建筑智能工程質(zhì)量檢查評(píng)估 長(zhǎng)期 3 施工、調(diào)試方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審、變更及洽商紀(jì)錄 長(zhǎng)期 4 產(chǎn)品質(zhì)量證明文獻(xiàn)及匯總 長(zhǎng)期 5 設(shè)備、材料進(jìn)場(chǎng)簽認(rèn)記錄 長(zhǎng)期 6 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期 7 系統(tǒng)功能測(cè)定及設(shè)備調(diào)試記錄 長(zhǎng)期 8 系統(tǒng)技術(shù)、操作及維護(hù)手冊(cè) 長(zhǎng)期 9 系統(tǒng)管理、操作人員培訓(xùn)記錄 長(zhǎng)期 10 系統(tǒng)檢測(cè)報(bào)告、試運(yùn)營(yíng)記錄 長(zhǎng)期 11 系統(tǒng)電源及接地檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 12 質(zhì)量評(píng)估 長(zhǎng)期 十、竣工圖 1 建筑、構(gòu)造、鋼構(gòu)造竣工圖 永久 2 幕墻竣工圖 永久 3 二次裝修竣工圖 永久 4 給、排水竣工圖 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注5 電氣、空調(diào)、電梯安裝竣工圖 永久 6 消防竣工圖 永久 （四）設(shè)備文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表注：施工單位歸檔材料保管期限可參照此表。（三）科研項(xiàng)目文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表（五）會(huì)計(jì)檔案收集范疇及保管期限表二、課題研究12二、會(huì)計(jì)賬簿類31243546三、鑒定、應(yīng)用51三、財(cái)務(wù)報(bào)告類（涉及各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）21序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注1 設(shè)備購(gòu)買及開(kāi)箱驗(yàn)收文獻(xiàn) 長(zhǎng)期 2 設(shè)備安裝調(diào)試文獻(xiàn) 長(zhǎng)期 3 設(shè)備使用、維護(hù)和改造文獻(xiàn)材料 長(zhǎng)期 （六）客戶檔案收集范疇及保管期限表序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注1 關(guān)于客戶基本狀況文獻(xiàn)材料 定期 2 關(guān)于客戶生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等方面文獻(xiàn)材料及狀況分析材料 定期 3 與客戶開(kāi)展業(yè)務(wù)往來(lái)關(guān)于文獻(xiàn)材料 定期 （七）員工檔案收集范疇及保管期限表序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注1 員工錄取登記表 定期 2 員工與公司勞動(dòng)合同等契約性文獻(xiàn) 定期 3 員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等） 定期 4 員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件） 定期 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注一、聲像類 1 反映本公司重要職能活動(dòng)和工作成果照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等 永久 2 領(lǐng)導(dǎo)人和知名人物參加本公司關(guān)于重大活動(dòng)照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等 永久 3 本公司組織或參加重要外事活動(dòng)照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等 永久 4 記錄本公司重大事件、重大事故，與本公司關(guān)于自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等 永久 5 與其她載體檔案有密切聯(lián)系照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注二、實(shí)物類 1 反映本公司工作業(yè)績(jī)或榮譽(yù)獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等 永久 2 反映本公司領(lǐng)導(dǎo)人和知名人物工作業(yè)績(jī)或榮譽(yù)獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等 永久 3 本公司在對(duì)外交往中獲得各種紀(jì)念品、禮物 永久 4 反映本公司重大事件、重大事故，與本公司關(guān)于自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象各種紀(jì)念品或?qū)嵨? 永久 5 與其她載體檔案有密切聯(lián)系實(shí)物 永久 序號(hào) 歸檔文獻(xiàn)材料名稱或類型 保管期限 備注一、市場(chǎng)調(diào)查階段 1 市場(chǎng)分析調(diào)查報(bào)告 長(zhǎng)期 2 產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書 永久 3 與產(chǎn)品銷售中介訂立關(guān)于合同及其反饋產(chǎn)品生產(chǎn)信息 定期 4 同類產(chǎn)品價(jià)格調(diào)查、消費(fèi)傾向調(diào)查及市場(chǎng)抽樣調(diào)查等調(diào)查報(bào)告及分析材料 長(zhǎng)期 二、產(chǎn)品研發(fā)階段12345678二、各類公司專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表9（一）制造業(yè)產(chǎn)生專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表1011三、樣品試制及小批量生產(chǎn)階段12678910以上歸檔范疇，重要針對(duì)機(jī)械制造公司中專業(yè)性文獻(xiàn)材料，冶金、化工行業(yè)產(chǎn)品制造，在“產(chǎn)品研發(fā)階段”還應(yīng)增長(zhǎng)工藝流程圖及生產(chǎn)流程圖，其保管期限為永久。（二）信息傳播、計(jì)算機(jī)服務(wù)和軟件業(yè)專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表該類公司管理性等各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇與保管期限，參照第二某些一中有關(guān)內(nèi)容。但同步應(yīng)注意如下幾種方面。1、從事網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與運(yùn)營(yíng)公司，在通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目中應(yīng)注意補(bǔ)充收集如下文獻(xiàn)材料。3、計(jì)算機(jī)服務(wù)公司從事系統(tǒng)設(shè)計(jì)項(xiàng)目應(yīng)收集涉及項(xiàng)目招投標(biāo)文獻(xiàn)、項(xiàng)目合同、系統(tǒng)集成方案、網(wǎng)絡(luò)布線圖、系統(tǒng)設(shè)備清單等在內(nèi)項(xiàng)目建設(shè)文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)保管期限普通可定為長(zhǎng)期。4、專門從事計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)、征詢服務(wù)公司在軟件項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)收集好如下文獻(xiàn)材料。（三）批發(fā)和零售業(yè)產(chǎn)生專有文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表本行業(yè)公司管理性等各類文獻(xiàn)材料歸檔范疇與保管期限，參照第二某些中有關(guān)內(nèi)容。但應(yīng)注意該行業(yè)專有文獻(xiàn)材料收集歸檔。11 222312241325142615271628172918二、制度規(guī)范類19（一）營(yíng)運(yùn)管理2012321（四）物流、運(yùn)送業(yè)專業(yè)性文獻(xiàn)材料歸檔范疇及保管期限表891011121314（二）物流配送151617（三）批發(fā)零售管理1819202122機(jī)械設(shè)備租賃行業(yè)所產(chǎn)生文獻(xiàn)材料及其歸檔范疇，除參照其她公司通用類型歸檔范疇以外，還應(yīng)注意收集如下材料：1234567891011121314151617第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一、公司檔案分類編號(hào)方案編制（一）公司檔案種類按照檔案材料形成來(lái)源不同，公司檔案普通可分為三種性質(zhì)。1．管理性檔案材料管理性檔案材料產(chǎn)生于公司各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，常用有行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、項(xiàng)目投資管理類等，視工作實(shí)際需要，公司還可增設(shè)合同管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等類別。2．科技類檔案材料科技類檔案材料產(chǎn)生于公司基本建設(shè)、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研等科技活動(dòng)中，常用有基本建設(shè)檔案類、產(chǎn)品（設(shè)備）檔案類、科研檔案類等。3．其她種類檔案材料公司其她檔案種類尚有會(huì)計(jì)檔案類、特殊載體檔案類、職工檔案類等等，這些都構(gòu)成了公司檔案重要構(gòu)成某些。（二）公司檔案分類公司檔案分類應(yīng)遵循一定原則進(jìn)行，即應(yīng)以公司中形成所有檔案為對(duì)象，根據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)，保持檔案材料內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系，以以便管理與運(yùn)用原則來(lái)指引分類工作。1．公司檔案分類方案編制規(guī)定分類方案是對(duì)公司檔案進(jìn)行科學(xué)分類根據(jù)性文獻(xiàn)。編制分類方案應(yīng)與本公司產(chǎn)生各種文獻(xiàn)材料形成規(guī)律和分類辦法協(xié)調(diào)一致，重要有兩方面規(guī)定。（1）類目體系嚴(yán)密邏輯性類目體系設(shè)計(jì)要具備嚴(yán)密邏輯性，是指類目體系既要有一定容量，可以包容公司檔案所有內(nèi)容，又要使其各構(gòu)成某些符合一定邏輯關(guān)系，層次鮮明。普通來(lái)講，分類類目體系應(yīng)有縱向和橫向兩個(gè)層次。從縱向而言，表達(dá)各大類與其所包容各級(jí)屬類之間關(guān)系，大類與其展開(kāi)細(xì)分而成屬類是上位類和下位類關(guān)系。其中上位類要能包括它所屬下位類，下位類則一定是它上位類構(gòu)成某些。從橫向來(lái)看，表達(dá)各同位類之間并列關(guān)系。各大類或?qū)兕惥鶓?yīng)有自己同位類，并同屬于它們上位類，例如屬類中各同位類，同屬于一種大類。類目體系設(shè)計(jì)，要明確類與屬類概念和范疇，分類級(jí)別要鮮明，層次要簡(jiǎn)要有序、科學(xué)合理。（2）類目體系科學(xué)合用性類目體系設(shè)計(jì)要具備科學(xué)合用性，是指公司檔案分類方案類目體系要符合本公司實(shí)際狀況，具備實(shí)用性。對(duì)公司而言，由于庫(kù)藏公司檔案分類是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理基本，在編制分類方案時(shí)，一定要通過(guò)細(xì)致調(diào)查研究，考慮多方面因素，既要看到當(dāng)前公司檔案庫(kù)藏構(gòu)造，又要想到長(zhǎng)遠(yuǎn)公司檔案工作發(fā)展，制定具備一定遠(yuǎn)見(jiàn)、科學(xué)合理分類方案。減少或避免由于分類方案短期合用性導(dǎo)致經(jīng)常頻繁更改，及其給公司檔案工作帶來(lái)?yè)p失，使公司檔案分類方案保持較長(zhǎng)時(shí)期相對(duì)穩(wěn)定性，以便實(shí)現(xiàn)公司檔案科學(xué)管理和有效運(yùn)用。2．公司檔案分類幾種常用辦法（1）年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法管理性檔案材料分類合用此分類，先把文獻(xiàn)材料按形成年度分開(kāi)，相似年度歸為一類，再按公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，區(qū)別不同保管期限后，進(jìn)行單份文獻(xiàn)歸檔。檔案數(shù)量不多公司，可直接按年度——保管期限分類。（2）使用性質(zhì)—工程項(xiàng)目分類法合用于公司基本建設(shè)檔案材料分類?；窘ㄔO(shè)檔案是公司特別是制造業(yè)公司常用檔案種類，分類時(shí)先把基本建設(shè)項(xiàng)目按其使用性質(zhì)（生產(chǎn)性建筑還是輔助生產(chǎn)性建筑或辦公、生活性建筑等）分開(kāi)，這種分類合用于基建項(xiàng)目較多大型公司，公司規(guī)模不大或項(xiàng)目較少就不必先按使用性質(zhì)進(jìn)行劃分了。（3）型號(hào)分類法第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)公司自己生產(chǎn)產(chǎn)品或購(gòu)進(jìn)大、中型設(shè)備、專業(yè)設(shè)備，其檔案材料多以型號(hào)分類法分類。機(jī)械產(chǎn)品用型號(hào)分類法分類，可運(yùn)用產(chǎn)品原有型號(hào)，以反映產(chǎn)品品種、構(gòu)造、功能、規(guī)格等。（4）課題分類法以獨(dú)立研究課題為分類單元，劃分科研檔案類別。合用于科技研究課題檔案材料分類，涉及公司向國(guó)家、省、市申請(qǐng)立項(xiàng)科研課題以及公司自己科技攻關(guān)項(xiàng)目等。（5）載體形式分類法按照檔案載體形式進(jìn)行類別劃分，重要用于會(huì)計(jì)檔案和特殊載體檔案（涉及磁帶、相片、光盤等）等分類。3．公司檔案分類類目設(shè)立公司檔案分類方案普通設(shè)立大類—屬類—小類三級(jí)類目。（1）大類大類即一級(jí)類目，原則上按公司管理職能分工設(shè)立。以產(chǎn)品開(kāi)發(fā)為主工業(yè)公司普通設(shè)定如下一級(jí)類目，即：行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、職工檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案十一大類。這十一大類基本涵蓋了該類型公司管理職能分工重要內(nèi)容。對(duì)于非產(chǎn)品生產(chǎn)公司，以及特大型公司與公司集團(tuán)，可以根據(jù)本公司實(shí)際狀況，涉及公司管理職能分工和公司檔案構(gòu)造構(gòu)成狀況，詳細(xì)設(shè)計(jì)本公司一級(jí)類目設(shè)立，或在上述十一大類基本上，恰當(dāng)增減、補(bǔ)充適合本公司類目。（2）屬類屬類即二級(jí)類目設(shè)立，常分三種狀況作不同考慮：a、管理性檔案。涉及行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理及合同管理等大類。其下屬類，基本上應(yīng)按職能分工或組織機(jī)構(gòu)分別設(shè)立。但是，由于各公司類型不同，公司管理職能分工有繁有簡(jiǎn)，限度不一，可以結(jié)合本公司檔案形成特點(diǎn)和組織機(jī)構(gòu)設(shè)立狀況，詳細(xì)擬定二級(jí)類目設(shè)立。b、科技類檔案。涉及產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等大類。普通產(chǎn)品類按品種，科研類按課題，基本建設(shè)類按項(xiàng)目等分設(shè)二級(jí)類目。有關(guān)大類檔案數(shù)量多，還可設(shè)立三級(jí)類目。c、會(huì)計(jì)檔案等類。其下可參照關(guān)于專業(yè)規(guī)定設(shè)立三級(jí)類目。如會(huì)計(jì)檔案類下設(shè)：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表三個(gè)二級(jí)類目。（3）小類小類也即三級(jí)類目設(shè)立，普通可根據(jù)公司實(shí)際需要與檔案構(gòu)成狀況擬定，不作統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)定。二、公司檔案整頓規(guī)則及編目辦法公司檔案整頓，是指按照一定原則和辦法對(duì)公司檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列和科學(xué)編目一項(xiàng)工作。通過(guò)整頓工作，能有效地維護(hù)檔案完整、系統(tǒng)與安全并以便運(yùn)用。（一）公司管理性檔案整頓規(guī)則及編目辦法公司管理性檔案可分為：行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、項(xiàng)目投資管理類等。整頓時(shí)可依照公司實(shí)際劃分大類，大中型公司可按上述大類分開(kāi)，小公司可合并為“公司管理類”即文書檔案一種大類。其整頓重要內(nèi)容是：1 歸檔原則：遵循文獻(xiàn)自然形成規(guī)律，保持文獻(xiàn)原貌和完整，精確鑒定文獻(xiàn)保管期限，適應(yīng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用需要，便于保管和運(yùn)用。2 歸檔辦法：保持文獻(xiàn)形成本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整頓歸檔。即：各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）為一件；正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件；文獻(xiàn)解決單（表）與被解決文本合為一件。 3．分類：按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。分“年度”時(shí)，應(yīng)遵循如下辦法：普通文獻(xiàn)材料，放在其形成年度歸檔；跨年度召開(kāi)會(huì)議，會(huì)議整套材料放在會(huì)議正式結(jié)束年度歸檔。不同年度文獻(xiàn)普通應(yīng)分開(kāi)排放；接著在同一年度內(nèi)將文獻(xiàn)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)分開(kāi)后，再按不同保管期限分開(kāi)歸類。 由檔案部門統(tǒng)一整頓歸檔公司，可直接按年度—保管期限進(jìn)行分類。3 排列：先將應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料按三個(gè)保管期限分開(kāi)，同一種保管期限文獻(xiàn)材料，按照機(jī)構(gòu)或問(wèn)題或文號(hào)等先后排列，盡量將有內(nèi)在聯(lián)系（猶如一次活動(dòng)、同一種會(huì)議、同一項(xiàng)工作）文獻(xiàn)材料排列在一起；同一文獻(xiàn)不同稿本，正文在前，定稿在后；不同文字文本，原文本在前，譯文本在后。第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)5．編號(hào)：歸檔文獻(xiàn)應(yīng)逐件在文獻(xiàn)上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（見(jiàn)附圖），并填寫關(guān)于欄目?jī)?nèi)容：全宗號(hào)，普通指國(guó)家綜合檔案館給立檔單位代號(hào)（公司沒(méi)有全宗號(hào)，可不填寫。但公司集團(tuán)可借用此種形式，給所屬子公司進(jìn)行編號(hào)，以統(tǒng)籌管理）；類別號(hào)，即一種立檔單位內(nèi)不同門類檔案代號(hào)（如行政管理類可設(shè)為“0”類、經(jīng)營(yíng)管理類可設(shè)為“1”類等等）；期限，檔案保管期限，可用“永久”、“30年”、“”；年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文獻(xiàn)形成年度公元紀(jì)年；機(jī)構(gòu)，填寫文獻(xiàn)形成或承辦部門簡(jiǎn)稱或代號(hào)（不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)單位此欄可空）；件號(hào)，以年度為界限，由檔案室集中整頓歸檔，一種保管期限編一種大流水號(hào)，由各部門分別整頓歸檔，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。件號(hào)應(yīng)做到不重號(hào)，不空號(hào)；檔號(hào)章格式：全宗號(hào) 類別號(hào) 期限 年度 機(jī)構(gòu) 件號(hào) 1 頁(yè)碼：普通可在文獻(xiàn)正面右下角、背面左下角編上頁(yè)碼。以固定每頁(yè)紙?jiān)谖墨I(xiàn)中排列順序，防止頁(yè)碼混亂和丟失，利于管理。2 裝盒：檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在盒背脊上填寫：全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)等內(nèi)容。3 8．目錄：每年文獻(xiàn)材料歸檔后，除在電腦內(nèi)貯存有一套“歸檔文獻(xiàn)目錄”并備份外，還應(yīng)打印輸出一套紙質(zhì)“歸檔文獻(xiàn)目錄”，以備手工檢索用。該目錄欄目為：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等，按其歸檔文獻(xiàn)所編檔號(hào)及有關(guān)內(nèi)容填寫即可。以上所述公司管理性檔案材料采用單份文獻(xiàn)歸檔辦法，在配備計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件系統(tǒng)條件下應(yīng)用，將更加有效地以便檔案管理和保管。（二）公司科技類檔案整頓規(guī)則及編目辦法科技類檔案涉及基建檔案（項(xiàng)目建設(shè)檔案）、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等大類。1．科技文獻(xiàn)材料組卷組卷，是在一種大類下，對(duì)一種項(xiàng)目科技文獻(xiàn)材料進(jìn)行分類、組合過(guò)程。也就是把一種項(xiàng)目所有文獻(xiàn)材料，細(xì)分到每一種保管案卷去工作。科技檔案組卷整頓時(shí)，要注意其成套性和專業(yè)性特點(diǎn)，考慮科技文獻(xiàn)材料種類，靈活應(yīng)用恰當(dāng)辦法。重要有如下幾種辦法：（1）直接針對(duì)詳細(xì)項(xiàng)目管理性科技文獻(xiàn)材料放入所針對(duì)項(xiàng)目里組卷。 （2）產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面科技文獻(xiàn)材料按其構(gòu)造或階段等分別組卷。 （3）引進(jìn)項(xiàng)目中成套科技文獻(xiàn)材料可不拆散組卷。 （4）一種單位保存一套有關(guān)通用圖、原則圖，并己?jiǎn)为?dú)組卷，采用了這些通用圖、原則圖項(xiàng)目，其科技文獻(xiàn)材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中闡明并標(biāo)注原則圖、通用圖圖號(hào)。 （5）底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。2 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保存新形成科技文獻(xiàn)材料并單獨(dú)組卷排列在產(chǎn)品案卷之后。3 設(shè)備維修中形成科技文獻(xiàn)材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中隨機(jī)科技文獻(xiàn)材料單獨(dú)組卷。a、按構(gòu)造組卷：就是產(chǎn)品、設(shè)備按組件或部件（如機(jī)床按傳動(dòng)、刀架、機(jī)頭等某些）組卷，基本建設(shè)項(xiàng)目按分項(xiàng)工程（如某車間按基本、平面、立面等某些）組卷；b、按程序或階段組卷：就是按生產(chǎn)程序或工作階段、過(guò)程進(jìn)行組卷。如工業(yè)產(chǎn)品工藝、工序文獻(xiàn)，或課題研究過(guò)程中產(chǎn)生文獻(xiàn)材料，均可按其產(chǎn)生形成順序組卷。c、按專業(yè)組卷：就是按照生產(chǎn)產(chǎn)品（原則件、通用件等）或基建項(xiàng)目專業(yè)性（建筑圖、構(gòu)造圖、水、電系統(tǒng)圖等）組卷。d、按問(wèn)題組卷：就是按照科技文獻(xiàn)材料所反映問(wèn)題立卷?！阌糜谖淖植牧辖M卷之中。第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)2．卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料排列卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料排列，普通有如下幾種辦法。1 基建類案卷按根據(jù)性材料（項(xiàng)目報(bào)建、審批、紅線圖、拆遷合同等）、基本性材料（含地質(zhì)勘探報(bào)告等）、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技木設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)等）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等順序排列；由于基建項(xiàng)目文字性材料不多，且為了突出其重要性，—般將工程竣工驗(yàn)收證明書、隱蔽工程記錄等與前期文獻(xiàn)立在同一卷內(nèi)，放在第1卷。2 產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)（含市場(chǎng)調(diào)查、合同、合同以及初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)等）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按產(chǎn)品系列、構(gòu)造排列。3 科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。但為了以便查找和突出重點(diǎn)，也可將課題鑒定和獲獎(jiǎng)證書等材料放在首卷。4 設(shè)備類案卷按設(shè)備根據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收（自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文獻(xiàn)材料、設(shè)備運(yùn)營(yíng)、設(shè)備維修等排列。普通隨機(jī)圖樣單獨(dú)組卷，但編號(hào)、排架與同一臺(tái)套材料排在一起。某些大型設(shè)備如化工等，與基建項(xiàng)目同步進(jìn)行安裝、調(diào)試者，普通放進(jìn)基建檔案之中。5 工程（項(xiàng)目）建設(shè)類，如承辦建筑（項(xiàng)目）施工（安裝），計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)等。—般按項(xiàng)目工作階段順序排列。準(zhǔn)備階段、實(shí)行階段、總結(jié)驗(yàn)收階段等排列。 （6）案卷內(nèi)管理性科技文獻(xiàn)材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要限度排列。案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文外文資料譯文在前，原文在后。 3．科技文獻(xiàn)材料整頓辦法6 圖紙折疊。案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按國(guó)際原則A4型（297mm×210mm）進(jìn)行折疊，為利于保管，可藍(lán)面向內(nèi)（如果本來(lái)已有折痕：則不適當(dāng)再多折出痕跡，以免損壞圖紙），圖標(biāo)外露，折疊辦法一致；按部件或階段、部位分別立卷，依圖號(hào)順序排列。按材料多少，分為l至數(shù)卷。（2）裝訂。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。不裝訂案卷。應(yīng)在每份科技文獻(xiàn)材料右上角加蓋檔號(hào)章。格式如下（普通尺寸推薦為：50×20mm，其中“檔號(hào)”欄長(zhǎng)度35mm，“序號(hào)”欄長(zhǎng)度15mm）。例：6?3?1-1-1件號(hào)（卷內(nèi)第一件文獻(xiàn)或圖紙）案卷號(hào)項(xiàng)目代號(hào)（第一項(xiàng)工程）屬類代號(hào)（生產(chǎn)建筑）大類號(hào)（基本建設(shè)類）其中：“6?3?1”為分類號(hào)，緊接其后“1”為案卷號(hào)，兩者組合起來(lái)即為檔號(hào)：“6?3?1-1”。最后“1”為件號(hào)，填在序號(hào)欄。（3）科技文字材料整頓辦法文字材料整頓，可按前期根據(jù)性材料、竣工驗(yàn)收文獻(xiàn)材料、工程管理過(guò)程中關(guān)于文字材料等分卷整頓，材料少者也可合為一卷；卷內(nèi)依次為每頁(yè)有書寫內(nèi)容文字材料編上頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編在右下角。如反面有書寫內(nèi)容，頁(yè)號(hào)則編在左下角。個(gè)別項(xiàng)目檔案數(shù)量少者，也有將文字材料與圖紙放在同一卷內(nèi)保管，這種狀況下，應(yīng)將文字材料放在前面，圖紙放在背面。單份文獻(xiàn)裝訂材料，應(yīng)在每份文獻(xiàn)中編獨(dú)立頁(yè)碼，在每份材料首頁(yè)右上角空白處加蓋“檔號(hào)章”。（4）填寫卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄要放在卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料之前。某些圖紙本來(lái)已有圖紙目錄，應(yīng)保存其目錄，可不另編制卷內(nèi)目錄。如果圖紙目錄與圖紙排列不相一致時(shí)，應(yīng)當(dāng)重新編制卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄保存，并編頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄重要項(xiàng)目設(shè)立及填寫規(guī)定如下：a、序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料件數(shù)順序。b、文獻(xiàn)編號(hào)：應(yīng)填寫科技文獻(xiàn)材料文號(hào)或圖樣圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。c、責(zé)任者：應(yīng)填寫科技文獻(xiàn)材料形成部門或重要責(zé)任者。d、文獻(xiàn)材料題名：應(yīng)填寫科技文獻(xiàn)材料全稱（個(gè)別原有標(biāo)題不能反映材料內(nèi)?36?第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)容，如“告知”、“報(bào)告”等，則應(yīng)將文獻(xiàn)內(nèi)容歸納一種標(biāo)題，用“[]”括起來(lái)，以便查找檢索。e、日期：應(yīng)填寫科技文獻(xiàn)材料形成日期。f、頁(yè)號(hào)：應(yīng)填寫每件科技文獻(xiàn)材料首尾頁(yè)上標(biāo)注頁(yè)號(hào)。（5）編制案卷封面及脊背科技檔案案卷封面與脊背有如下重要內(nèi)容：a、檔號(hào)：填寫分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)及案卷順序號(hào)。b、案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)要、精確地揭示卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料內(nèi)容。重要涉及項(xiàng)目（設(shè)備、課題、產(chǎn)品）名稱或代字、代號(hào)及其構(gòu)造、階段以及材料名稱等，普通不超過(guò)50字。例：鍛造車間基本平面施工圖項(xiàng)目名稱卷內(nèi)內(nèi)容科技文獻(xiàn)名稱c、立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文獻(xiàn)材料組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。如基建檔案竣工圖責(zé)任者可填為施工單位，設(shè)備檔案隨機(jī)文獻(xiàn)可填為設(shè)備生產(chǎn)廠家，編制單位有兩個(gè)以上者，選取1—2個(gè)重要編制單位填寫。d、起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料形成起止日期。e、密級(jí)：根據(jù)公司保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料最高密。f、保管期限：填寫組卷時(shí)該卷檔案所劃定保管期限。（6）填寫卷內(nèi)備考表備考表填寫內(nèi)容有：闡明卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供運(yùn)用過(guò)程中需要闡明問(wèn)題，以反映卷內(nèi)科技文獻(xiàn)材料完整潔全限度及缺損、修改、補(bǔ)充等狀況；立卷人、檢查人和立卷、檢查時(shí)間等。（三）公司會(huì)計(jì)檔案整頓規(guī)則及編目辦法按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案是指：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料。詳細(xì)涉及：a、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其她會(huì)計(jì)憑證。b、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其她會(huì)計(jì)賬簿。c、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，涉及會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字闡明，其她財(cái)務(wù)報(bào)告。d、其她類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其她應(yīng)當(dāng)保存會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移送清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。1．會(huì)計(jì)檔案整頓參照《辦法》規(guī)定規(guī)定：各公司每年形成會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔規(guī)定，負(fù)責(zé)整頓立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2．會(huì)計(jì)檔案保管期限會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、、、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。3．會(huì)計(jì)檔案分類、編號(hào)與排列會(huì)計(jì)檔案普通采用“形式——年度——期限”分類法分類。即：會(huì)計(jì)檔案作為一種獨(dú)立檔案大類予以大類號(hào)，大類下按：報(bào)表、賬簿、憑證、其她4種形式，分為4個(gè)屬類，各自一條龍流水排列。公司會(huì)計(jì)檔案屬類多為：（1）報(bào)表，（2）賬簿，（3）憑證，（4）其她。例：71?8—5案卷號(hào)（第5冊(cè)憑證）目錄號(hào)（第8本目錄）屬類號(hào)（報(bào)表類）大類號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）?38?第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)編號(hào)：由于公司憑證數(shù)量普通比較大，如每年憑證超過(guò)100冊(cè)者，可每年編一本目錄，給一種流水號(hào)，次年又從1開(kāi)始，編第2本目錄；局限性100冊(cè)者，可5年或若干年編1本目錄，給一種流水號(hào)。報(bào)告和賬簿數(shù)量都較少，可各自編①本目錄，或若干年一流水，斷開(kāi)后再編第2本目錄。（四）公司特殊載體檔案整頓規(guī)則及編目辦法1．特殊載體檔案范疇及分類公司特殊載體檔案重要涉及：照片、底片、錄音帶、錄像片、磁盤、光盤、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等非紙質(zhì)檔案，是公司檔案重要構(gòu)成某些，直觀而生動(dòng)地記錄了公司做大做強(qiáng)歷程。其中照片、底片、錄音帶、錄像片等普通可以統(tǒng)稱為聲像檔案，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品及紀(jì)念品等普通可統(tǒng)稱為實(shí)物檔案，各自按記載內(nèi)容或形成時(shí)間先后順序大流水排列。1 收集范疇。特殊載體檔案收集范疇參照本書第一某些一（八）中有關(guān)簡(jiǎn)介。2 特殊載體檔案整頓整頓普通應(yīng)用“年度—問(wèn)題”辦法。照片檔案歸檔時(shí)注意填寫有關(guān)文字闡明，涉及拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者簡(jiǎn)介等等。一組聯(lián)系緊密相片應(yīng)有一種分組闡明，簡(jiǎn)要扼要地寫在這組照片上方，然后在每張照片下端寫上詳細(xì)補(bǔ)充闡明。錄音帶、錄像帶檔案整頓以自然盒（盤）為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）外套上要貼有標(biāo)簽，注明內(nèi)容、重要任務(wù)、形成時(shí)間、帶長(zhǎng)（分鐘）、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等內(nèi)容。獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等實(shí)物檔案按件進(jìn)行編號(hào)和編制目錄。（五）職工檔案類整頓規(guī)則與編目辦法1．收集范疇：簡(jiǎn)歷、入職材料、職務(wù)職位變更材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等證書復(fù)印件、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、培訓(xùn)與崗位技能評(píng)估等材料。（人事檔案不在此范疇內(nèi)，普通由人才服務(wù)部門代理。）2．職工檔案類整頓按入職先后照每一位員工分開(kāi)管理，即在大類代號(hào)后直接跟案卷號(hào)；職工人數(shù)多可先區(qū)別部門或年度，即大類代號(hào)后跟部門或年度代號(hào)，最后加案卷號(hào)。（六）公司檔案分類方案為適應(yīng)公司檔案綜合管理需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整頓、排列、管理、檢索、編目原則化和規(guī)范化，增進(jìn)公司檔案業(yè)務(wù)管理水平提高，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司工作服務(wù)。依照省檔案局《廣東省公司檔案工作服務(wù)手冊(cè)》規(guī)定，結(jié)合公司檔案工作實(shí)際狀況，特制定本辦法。1．分類原則（1）以公司所形成所有檔案為對(duì)象，依照各種不同門類、不同載體檔案實(shí)體，進(jìn)行科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)運(yùn)用。1 分類后檔案，分別用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編大類代號(hào)和屬類代號(hào)。2 有類設(shè)類，無(wú)類空類。3 本辦法合用于公司所有檔案進(jìn)行實(shí)體分類、組卷、歸檔和排架管理。2．類別設(shè)立1 （1）公司檔案原則上分為十一大類2 ①、行政管理類檔案（代字：0）3 ②、經(jīng)營(yíng)管理類檔案（代字：1）4 ③、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案（代字：2）注：這三項(xiàng)小型公司可合并為一種類（平時(shí)說(shuō)文書檔案）5 ④、產(chǎn)品類檔案（代字：3）6 ⑤、科學(xué)技術(shù)研究類檔案（代字：4）7 ⑥、設(shè)備檔案（代字：5）8 ⑦、基建檔案（代字：6）9 ⑧、會(huì)計(jì)檔案（代字：7）10 ⑨、職工檔案（代字：8）11 ⑩、聲像檔案（代字：9）12 ⑾、實(shí)物檔案（代字：10）或在十一大類基本上，恰當(dāng)增減、補(bǔ)充適合本公司類目。屬類代號(hào)從左到右依次為一級(jí)屬類、二級(jí)屬類。此后如遇有新項(xiàng)目再設(shè)大類。?40?第二某些公司檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)3．分類辦法1 行政管理類檔案、經(jīng)營(yíng)管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案：①、按照其屬類按年度(組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題)分類設(shè)立排列，先后保持一致，不可任意改動(dòng)；②、使用了檔案管理軟件按照廣東省檔案局歸檔文獻(xiàn)整頓規(guī)則立檔辦法進(jìn)行歸檔，按年度、保管期限設(shè)立。2 產(chǎn)品類檔案、科學(xué)技術(shù)研究類檔案：按產(chǎn)品品種（科學(xué)研究課題）設(shè)立一級(jí)屬類，按產(chǎn)品型號(hào)設(shè)立二級(jí)屬類，分類組卷。（3）基建檔案一級(jí)屬類按工程項(xiàng)目設(shè)立。 （4）設(shè)備類檔案，按型號(hào)設(shè)立一級(jí)屬類，按臺(tái)（套）設(shè)立二級(jí)屬類；分類組卷。 （5）會(huì)計(jì)檔案一級(jí)屬類，按報(bào)表、賬簿、憑證、工資設(shè)立。2 職工檔案一級(jí)屬類，按部門（一車間、二車間）設(shè)立；二級(jí)屬類按在職、離職設(shè)立。3 聲像檔案一級(jí)屬類，按照片（底片）、光盤（錄音帶、錄像帶）設(shè)立。（8）實(shí)物檔案