銷售合同管理制度

青島天贏鑄鍛工業(yè)有限公司PAGEPAGE2編號：MTY-G-編號：MTY-G-02-04第PAGE4第4頁，共12頁第4頁，共12頁生效期：2007-03生效期：2007-0第0次修改主題：銷售合同管理制度第0次修改一、管理目的加強公司經(jīng)濟活動的管理和監(jiān)督，規(guī)范銷售合同管理，杜絕合同實施過程中的失誤，維護公司合法權益。二、適應范圍企業(yè)對外簽定的各類銷售合同。本制度所指的銷售合同包括國內合同和國際合同兩類，國內合同包括國內外協(xié)合同，模具采購合同，生產合同等；國際合同包括總合同以及訂單合同。三、管理部門營銷計劃部。四、銷售合同簽定程序銷售合同的簽定須經(jīng)過前期談判、業(yè)務員擬稿、部門經(jīng)理審批、營銷計劃部經(jīng)理審批、會簽的程序。（一）合同簽定前1、對外簽定銷售合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托代理人，法人委托代理人由公司總裁指定，在授權范圍內行使簽約權。2、簽約人在簽定經(jīng)濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格，有否經(jīng)營權，有否履行能力及資信情況；對方簽約人是否法定代表人或法定委托代理人及其代理權限。簽約人負責簽約前的全過程談判，并盡量以書面形式及時匯報。編制：欒瑞國審核：批準：3、銷售合同一律采用書面格式，簽約人負責合同的擬稿工作。4、簽定銷售合同，如涉及到其它部門或其它企業(yè)的，應事前在內部進行協(xié)調，統(tǒng)一平衡，然后簽約。5、銷售合同的簽定，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。任何人對外簽定合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽定銷售合同時有假公濟私、損公肥私、謀取私利的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴懲不貸。（二）合同審查銷售合同在正式簽定前，必須報部門經(jīng)理審查。審查的要點：1、合同的合法性：對方單位是否具有法人資格，有否經(jīng)營權，有否履行能力及資信情況；對方簽約人是否法定代表人或法定委托代理人及其代理權限；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》的規(guī)定；當事人的意思表示是否真實一致，權利、義務是否平等，定約程序是否符合法律規(guī)定；是否雙方都使用合格印章——公章或合同專用章，不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章；是否注明合同有效期限等。2、合同的嚴密性：合同應具備的條款是否齊全，當事人雙方的權利、義務是否具體明確，文字表達是否確切無誤，合同履行地是否在我方，合同糾紛是否由我方所在區(qū)、市人民法院管轄。3、合同的可行性：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件，預計及取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險，合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。4、銷售合同包含的內容是否完備（1）貨品名稱、規(guī)格、型號；（2）訂單數(shù)量，交貨日期；2、確認交貨期：對于客戶要求的交貨期，業(yè)務員必須與相關分廠及計劃部協(xié)商后寫出內部聯(lián)系單，經(jīng)廠長和計劃部經(jīng)理簽字后方可答復客戶。3、確認價格：價格確認必須由生產廠技術部負責人、成本核算員、生產副總裁簽字認可，如各方意見不一致，由營銷計劃部經(jīng)理會同生產副總裁決定，特殊情況由總裁決定。簽字的價格確認資料需隨合同備案。（二）錄入ERP訂單審核無誤，經(jīng)營銷計劃部經(jīng)理和計劃部經(jīng)理簽字后由計劃部錄入ERP，并制定合同實施計劃下發(fā)到相關分廠。原始訂單由計劃部統(tǒng)一保管，每季度將已經(jīng)履行完的合同移交中心資料室。（三）銷售合同轉化為生產計劃計劃部將銷售合同轉化為生產計劃，經(jīng)相關分廠廠長、營銷計劃部經(jīng)理簽字后下發(fā)。（四）合同實施跟蹤1、業(yè)務員應隨時了解、掌握銷售合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向部門經(jīng)理和計劃部匯報。如果不能按時交貨，需立即與客戶溝通，否則造成經(jīng)濟損失的，追究有關人員責任。2、業(yè)務員要協(xié)助生產廠控制物流，嚴格按照發(fā)貨順序組織生產，避免不按順序生產導致的產品積壓。3、對于每次發(fā)貨情況，業(yè)務員要做好記錄。（五）后續(xù)訂單管理在合同預計完成前兩周，業(yè)務員與客戶溝通促使后續(xù)訂單跟進。（六）業(yè)務員變更等特殊情況下的合同管理1、業(yè)務員請假或外出，須向本部門經(jīng)理請假，并把在手合同執(zhí)行情況告知本部門經(jīng)理。如請假外出超過3天，須將本人工作進行交接，以保證及時與客戶溝通。交接人由部門經(jīng)理指定，部門經(jīng)理監(jiān)交。2、如簽約人或業(yè)務員職務變動或因其它特殊原因不能履行本條款約定責任，應由工作交接中的受交人負責本條款職責的履行。（七）合同履行完畢的標準，以貨款全部回收和合同條款履行完畢為準。六、合同分析合同（訂單）履行完畢，計劃部和業(yè)務員對該合同履行情況進行分析，包括成本及損益情況、合同履行中存在的問題等，并據(jù)此對客戶分類（優(yōu)質客戶、一般客戶、潛在客戶、不良客戶），合同分析以書面形式經(jīng)部門經(jīng)理、營銷計劃部經(jīng)理簽字后存檔。合同分析固定格式見附件。七、銷售合同的變更、解除（一）在銷售合同履行過程中碰到困難的，首先應盡力克服困難，保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服困難而需要變更、解除合同的，應在法律規(guī)定或合同規(guī)定期限內與對方當事人進行協(xié)商。（二）對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)的合法權益出發(fā)，嚴格控制。變更、解除銷售合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司辦理相關手續(xù)。（三）變更銷售合同時，應事前填寫“變更/解除銷售合同申報表”，申報程序如下：1、凡屬數(shù)量、交貨期限變更的，由部門經(jīng)理、營銷計劃部經(jīng)理簽字即可；2、凡涉及價格、技術標準變更的，需按照本《制度》規(guī)定的“銷售合同審批程序”辦理；3、凡屬解除合同的，均需按照本《制度》規(guī)定的“銷售合同審批程序”辦理。4、經(jīng)相關部門鑒證、公正的銷售合同需變更、解除時，需報備案，或重新公正。（四）變更、解除銷售合同，一律采取書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電子郵件等）。（五）變更解除銷售合同的協(xié)議在達成或未批準之前，原合同仍有效，仍需執(zhí)行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。（六）因變更銷售合同而使當事人的權益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。（七）以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴懲不貸。八、銷售合同糾紛的處理（一）合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》和本《制度》及出口信用保險的規(guī)定妥善處理。（二）合同糾紛由簽約人及業(yè)務員負責處理，必須負責到底。（三）提請合同處理糾紛的程序：1、營銷計劃部填寫“處理銷售合同糾紛申請表”（一式二份），提出處理糾紛意見，報綜合管理部協(xié)助。附件：（1）銷售合同文本及有關附件；（2）送提貨單、出入庫單、驗收、發(fā)票等有關憑證；（3）收支憑證，有關財務賬目；（4）產品的質量標準、封樣、樣品及鑒定報告；（5）技術資料、生產記錄、驗收記錄；（6）有關對方違約的證據(jù)材料；（7）其它處理糾紛的有關材料；2、綜合管理部在收到上述材料的5個工作日內提出書面意見，報總裁批復。對協(xié)商未果的合同糾紛，綜合管理部報總裁同意后，會同簽約人、法律顧問準備材料，提交人民法院依法處理。（四）合同糾紛的提出，加上我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效期內進行，并必須考慮有申請起訴的足夠時間。（五）銷售合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽定書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。（六）各企業(yè)對雙方已簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、司法機關的調解書、判決書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責對該文書的了解或履行。對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向主管領導和綜合管理部匯報。（七）對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書或判決書的，由綜合管理部配合營銷計劃部向人民法院申請執(zhí)行。（八）合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應由營銷計劃部將有關資料匯總，交綜合辦公室歸檔備查。九、銷售合同的管理公司對銷售合同實行統(tǒng)一歸口管理制度、法人委托書制度、合同專用章制度、基礎管理制度和保密制度。（一）歸口管理部門歸口管理部門為營銷計劃部；歸口管理人為營銷計劃部計劃管理員。合同管理員的主要職責是：1、負責管理本企業(yè)簽定的銷售合同；2、負責審查本企業(yè)簽定的銷售合同的合法性、完整性和可行性；對須審批、鑒證、公正的銷售合同，辦理申報手續(xù)。3、根據(jù)法律和本《制度》的規(guī)定，制定本企業(yè)的銷售合同管理實施細則。4、負責處理本企業(yè)的銷售合同糾紛，對難度較大的，應在法定期限內提請綜合管理部協(xié)助處理解決。5、合同管理員負責銷售合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及銷售合同臺帳的建立、統(tǒng)計、上報等基礎性管理工作。（二）法人委托書法人委托書應于每年年初重新審核一次。法人委托書不得遺失、轉借他人或作其他證明，否則，追究相應責任。法人委托代理人工作調動時，應向所在企業(yè)繳銷法人委托書。（三）經(jīng)濟合同專用章制度：1、企業(yè)對外簽定經(jīng)濟合同加蓋的印鑒，一律使用經(jīng)濟合同專用章，否則，財務部門有權拒絕辦理付款結算手續(xù)。2、經(jīng)濟合同章由綜合管理部專人保管，如有遺失，除立即登報聲明作廢外，追究有關人員的經(jīng)濟責任和行政責任。（四）合同的基礎管理工作：1、建立合同檔案。每份銷售合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份經(jīng)濟合同包括合同正本、副本及合同會簽單、授權書等附件，合同文本的簽收紀錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、函電、傳真、電子郵件等）均應妥善保管。除文本文檔之外，所有合同須掃描形成電子文檔備案，每季度移交中心資料室。2、建立合同管理臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標的、合同金額、履行期限、對方單位、履行情況及備注等。合同臺帳一份按季度登記，并于次季度5日前上報中心資料室，另一份按年度登記，留在營銷計劃部長期保存。（五）保密制度公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。1、密級的確定客戶資料、聯(lián)系方式、洽談資料、訂單合同及洽談附件均為絕密級，接觸人限于簽約人、部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、總裁；訂單數(shù)量、圖紙為機密級，接觸人限各分廠技術部、生產部；2、涉密批準對外交往與合作中需提供屬公司絕密文件的，必須事先經(jīng)總裁批準。3、涉密要求（1）公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密。（2）公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施或報告營銷計劃部經(jīng)理，營銷計劃部經(jīng)理接到報告后，應立即做出處理，如事關重大，應同時報公司總裁。4、處罰（1）輕微過失的責任和處罰出現(xiàn)下列情況之一的，給予警告及罰款處分。A泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；B違反本制度第十一條、第十二條規(guī)定內容的；C泄露公司秘密但采取補救措施的。（2）嚴重過失的責任和處罰出現(xiàn)下列情況之一的，視情節(jié)予以罰款、辭退處分，嚴重者追究行政及法律責任。A故意泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；B違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；C利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。十、附則（一）所有合同文本都需要經(jīng)過控股公司法律顧問審核，合同文本一經(jīng)確定不允許更改。（二）合同金額超過50萬的須經(jīng)控股公司法律顧問審核。（三）本制度經(jīng)總裁批準后實施，修改時亦同。（四）本制度由營銷計劃部負責解釋，