如何做好會(huì)務(wù)工作課件

會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作。開(kāi)展會(huì)務(wù)工作，一般需要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三方面的努力配合，共同促進(jìn)會(huì)議取得實(shí)效。中共柳北區(qū)委辦公室吳丹妮2017年5月

如何做好會(huì)務(wù)工作？第一部份會(huì)議概述第二部份會(huì)議工作基本任務(wù)第三部份會(huì)議基本流程第四部份會(huì)議辦理注意事項(xiàng)

交流目的

通過(guò)交流學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。第一部分會(huì)議概述

（一）會(huì)議的定義及作用（二）會(huì)議的要素（三）會(huì)議的作用及缺陷（四）會(huì)議類別（一）會(huì)議的定義

會(huì)議作為一種管理手段和方法，經(jīng)常利用來(lái)商討問(wèn)題、布置任務(wù)，貫徹指示、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、交流信息、溝通感情、進(jìn)行決策、總結(jié)工作。其目的就是依靠眾人的智慧來(lái)解決問(wèn)題，決定方案，利用集體的力量來(lái)完成共同的目標(biāo)。辦會(huì)

辦會(huì)就是指辦公室操辦會(huì)議事項(xiàng)，是辦公室工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會(huì)議文件、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)務(wù)接待、會(huì)議議題與議題磋商、生活安排、會(huì)議記錄、掌握會(huì)議進(jìn)展和會(huì)后整理、落實(shí)工作等等。（二）會(huì)議的要素１.形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２.內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３.程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)４.財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

--最基本的會(huì)議要素--會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員（組織者、主持者、參加者）、會(huì)議議題、會(huì)議程序（日程）（三）會(huì)議的作用及缺陷

1.會(huì)議作用（１）進(jìn)行決策，安排工作（２）交流意見(jiàn)，溝通信息（３）收集信息，反饋調(diào)節(jié)（４）聯(lián)絡(luò)感情，協(xié)調(diào)行動(dòng)

2.會(huì)議缺陷（１）造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)（３）造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

（四）會(huì)議的種類

按規(guī)模分：

特大型（萬(wàn)人以上）

大型（上千人）中型（數(shù)百人上下）小型（數(shù)十人或數(shù)人）

按性質(zhì)分：1.法定性會(huì)議：按法律法規(guī)召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議，如“兩hui”等。2.決策性會(huì)議：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為發(fā)揮集體作用，對(duì)工作中的重要問(wèn)題，集體討論作出決策，如xx全會(huì)、xx常委會(huì)、xx常務(wù)會(huì)等。3.聯(lián)席性會(huì)議：為開(kāi)展某種較大規(guī)模的活動(dòng)，或討論研究涉及幾個(gè)部門(mén)或單位的事情，需要幾個(gè)單位或部門(mén)共同協(xié)商、協(xié)調(diào)而召開(kāi)的會(huì)議，如xx聯(lián)席會(huì)。4.布置總結(jié)性會(huì)議：為布置工作任務(wù)、總結(jié)工作而召開(kāi)的會(huì)議，如xx工作布置會(huì)。

按會(huì)議的內(nèi)容含量劃分：1.綜合性會(huì)議：一次會(huì)議要討論和研究多方面的問(wèn)題。2.專題性會(huì)議：一次會(huì)議只集中解決一方面的問(wèn)題，討論研究一方面的工作或事情。會(huì)議議題具有單一性或?qū)Ｒ恍浴?/p>

按時(shí)間分1.定期會(huì)議。指按照一定的時(shí)間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開(kāi)的會(huì)議，也稱例會(huì)。如辦公例會(huì)。2.不定期會(huì)議。根據(jù)組織開(kāi)展工作的需要，隨時(shí)要召開(kāi)的會(huì)議。如XX工作布置會(huì)。第二部份會(huì)議工作基本任務(wù)（一）組織工作（二）文書(shū)工作（三）后勤工作（四）安全保衛(wèi)工作

（一）組織工作

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；

2.根據(jù)議題安排議程、日程；

3.發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；

4.對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；

5.布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

6.印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；

7.負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；

8.會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

9.會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

10.會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀等方面的聯(lián)系和組織)。

11.會(huì)議的結(jié)束收尾工作。

（二）文書(shū)工作

1.會(huì)議文書(shū)的起草；

2.會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；

3.會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。

（三）后勤工作

1.與會(huì)人員的食宿管理；

2.會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；

3.會(huì)議的交通保障；

4.與會(huì)人員的醫(yī)療保健。（四）安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；

(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

第三部份會(huì)議基本流程

（一）會(huì)務(wù)工作流程（二）會(huì)前準(zhǔn)備工作（三）會(huì)中服務(wù)工作（四）會(huì)后整理工作（一）會(huì)務(wù)工作流程

1.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單2.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作3.會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1.準(zhǔn)備充分；２.組織嚴(yán)密；３.服務(wù)周到；４.確保安全。（二）會(huì)前準(zhǔn)備工作1.確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。

2.確定會(huì)議名稱

會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定.

3.確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4.確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，是否與其他重要會(huì)議沖突等方面的因素。確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。5.會(huì)議的申報(bào)與審批

1.申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

2.會(huì)議審批的原則精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。

會(huì)議審批表

6.確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。

7.建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、材料組、接待組、后勤組、保衛(wèi)組、醫(yī)療保障組等。

8.確定與會(huì)人員名單出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

9.確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。10.安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

XX委x屆x次全體會(huì)議議程（xx年x月x日）一、聽(tīng)取xx常委會(huì)工作報(bào)告；二、傳達(dá)中央、自治區(qū)和xx市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神及部署xx年xx市經(jīng)濟(jì)工作；三、分組討論xx常委會(huì)工作報(bào)告、工作報(bào)告決議（草案）和xx市經(jīng)濟(jì)工作；四、通過(guò)關(guān)于工作報(bào)告的決議；五、xx領(lǐng)導(dǎo)講話。11.制發(fā)會(huì)議通知

（1）會(huì)議通知的內(nèi)容：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。（2）會(huì)議通知的種類：書(shū)信式、柬帖式。（3）會(huì)議通知的發(fā)送形式：正式通知和非正式通知。（4）會(huì)議通知的方式：書(shū)面、口頭、電話、郵件。

12.制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證會(huì)議證件旁聽(tīng)證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

13.準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

14.安排食住行

會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，保障與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車(chē)，按照公車(chē)管理規(guī)定，根據(jù)需要為會(huì)議提供交通服務(wù)。15.制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

16.布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔、喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單樸素。

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

（橢）圓形、長(zhǎng)方形、回字形、T字形、“馬蹄”型。

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。

③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。主席臺(tái)坐次

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟。

會(huì)標(biāo)會(huì)徽

17、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）

方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會(huì)場(chǎng)布置情況。

C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。問(wèn)題討論

1.會(huì)議議程與日程的區(qū)別。

2.簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。

3.選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4.應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？

5.怎樣制定會(huì)議籌備方案？

6.怎樣發(fā)放會(huì)議通知？

7.怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？

8.會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？

（四）會(huì)中服務(wù)工作

1.報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;

（2）會(huì)議交通工具的安排;

（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi);

（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2.組織簽到

（1）秘書(shū)人員代簽到。（2）簽到表簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。3、做好會(huì)議記錄（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

A.記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）；會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人；會(huì)議主要議題。

B.記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。

C.記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

（2）會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。（4）會(huì)議記錄方法

1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。

3）與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

1）定稿打印前，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，領(lǐng)導(dǎo)或記錄人員可改。

3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。4.確保會(huì)議期間信息的溝通（1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.a.會(huì)務(wù)工作人員要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。

b.深入會(huì)議，掌握第一手資料。

c.注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。

d.注重實(shí)效，并收集反饋信息。(2）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳

a.妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。

b.注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

c.選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。

d.收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).

5.編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6.值班保衛(wèi)工作（1）值班工作會(huì)務(wù)工作要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。

7.保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)

②重要文件的保衛(wèi)

③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)

④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)

⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)

8.會(huì)議保密工作

1)會(huì)前保密工作

（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。

(2)召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

2)會(huì)中保密工作

a.加強(qiáng)保密教育。

b.加強(qiáng)文件管理。

c.加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

3)會(huì)后保密工作

a.做好保密文件的回收工作。

b.秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。

c.對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

9.會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會(huì)議車(chē)輛管理工作。

(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。

(5)安排好會(huì)議的文化生活。

(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。

問(wèn)題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？

2、如何做好會(huì)議記錄？

3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？

4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？

5、會(huì)議后勤保障

工作包括哪些？

（五）會(huì)后整理工作

1.安排與會(huì)人員離會(huì)

2.撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要

3.會(huì)議的宣傳報(bào)道

4.會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔

5.會(huì)議總結(jié)工作

6.會(huì)后催辦和反饋工作

第四部份會(huì)議辦理

注意事項(xiàng)

（一）會(huì)議審批及確定（二）會(huì)議通知（三）材料準(zhǔn)備（四）會(huì)場(chǎng)布置（五）會(huì)議記錄（六）紀(jì)律督查

（一）會(huì)議審批及確定

1.會(huì)議審批：

2.根據(jù)辦公室的工作需求，會(huì)議承辦部門(mén)按要求填寫(xiě)會(huì)議登記表，會(huì)議登記表一般包括承辦單位、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、承辦單位注意事項(xiàng)、主席臺(tái)就坐領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)議主持人、經(jīng)辦人簽字等(填寫(xiě)內(nèi)容不全的，區(qū)委辦公室一律不受理)。