文件管理系統(tǒng)設(shè)計方案

文件管理系統(tǒng)

項目設(shè)計方案目錄一三四五文控管理現(xiàn)狀項目藍(lán)圖可行性分析及風(fēng)險分析系統(tǒng)實現(xiàn)方案六項目產(chǎn)出七系統(tǒng)開發(fā)及運(yùn)維人力資源投入二文控管理分析八系統(tǒng)開發(fā)時間節(jié)點(diǎn)九需解決的問題十項目預(yù)算一、文控管理現(xiàn)狀已管控未管控未管控質(zhì)量體系文件一階文件、二階文件、三階文件（體系類）、四階文件、機(jī)密文件技術(shù)文件包含制作指導(dǎo)、產(chǎn)品描述、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝工藝、DMF、QCP、RMR、生產(chǎn)流程圖、

坯布工藝、定耗表包含法律法規(guī)、國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)法律法規(guī)類外來文件版面文件包含版面／標(biāo)簽，PSD,AI,CAD,CDRT等格式的附件一、文控管理現(xiàn)狀--系統(tǒng)內(nèi)受控文件數(shù)量及存儲量0102質(zhì)量體系文件技術(shù)文件PDF：5620份，2.32GWORD：4466份，2.52GPDF:

7785份，5.94GWORD:

24051份,10G0304法律法規(guī)類外來文件版面文件PDF:

4764份，1.81GPDF:

189438份，251G一、文控管理現(xiàn)狀--做廢文件已做廢文檔質(zhì)量體系文件和技術(shù)文件作廢數(shù)量（份）：46883份（此數(shù)據(jù)截止到2019年8月）,29.1G二、文控管理系統(tǒng)需求分析技術(shù)需求文檔管理操作及使用其他需求支持多用戶同時在線使用.保障高效的文檔上傳，檢索，讀取速度.支持多文檔打開，可同時開啟幾個文件，形成對比，方便使用版面文件需確保上傳、閱讀開啟過程中速度問題.只允許在線查閱，不允許下載、打印、截屏(無法控制).1st2st3st4st文件系統(tǒng)內(nèi)完成審批流程.文件清單可在系統(tǒng)內(nèi)形成報表，可導(dǎo)入和打印.需將版面文件納入管控，包括系統(tǒng)內(nèi)簽核、文件和清單管控.系統(tǒng)發(fā)出的相關(guān)審批、評審、閱讀培訓(xùn)郵件：1）醒目提示且主題鮮明，方便操作；2）此郵件專門做一個服務(wù)器來發(fā)送，不涉及到的無需通知.版面文件、外來文件（法律法規(guī)、國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、客供GPI、外來MSDS均需上傳到系統(tǒng)內(nèi).針對文件延期上傳、替換必須有強(qiáng)制性的審批環(huán)節(jié)控制且后臺需記錄.系統(tǒng)內(nèi)的部門編碼要與公司編碼作業(yè)指導(dǎo)文件同步更新.系統(tǒng)內(nèi)增加培訓(xùn)環(huán)節(jié)要求，使用人員開啟此份文件后，會有一個已培訓(xùn)按鈕，用戶點(diǎn)擊后代表已培訓(xùn)，后臺需記錄已培訓(xùn)信息，包含文件信息、培訓(xùn)日期，培訓(xùn)具體時間等，這些信息要求可導(dǎo)出.用戶登陸系統(tǒng)后的各項操作需有后臺記錄，如登陸人員數(shù)量、查閱文件信息、哪一類文件查閱頻次最高等，可形成報表.版面文件需給采購部、內(nèi)銷產(chǎn)品事業(yè)部相關(guān)人員開通下載權(quán)限（需傳供應(yīng)商）.下載后相關(guān)人員的下載信息需在系統(tǒng)內(nèi)有記錄.除通過文件編號、文件名稱查詢文件外，還可通過產(chǎn)品號或料件號等信息查詢文件.主文檔內(nèi)對應(yīng)的版面文件要和文件一樣，可通過編號直接將文件開啟.MES系統(tǒng)內(nèi)通過產(chǎn)品號和料件號查詢對應(yīng)主文檔并能開啟文件的功能要保留，并將原來鏈接到BPM系統(tǒng)，后期可與新開發(fā)系統(tǒng)鏈接.版面文件如果只是閱讀，上傳PDF即可，如果采購要用，就要上傳aicdrpsdtiff等多種格式，上傳的采購不能用，即代表版面又要再跟采購上傳一次，會多出很多工作量.客供GPI也需有評審功能，并形成記錄.--需求清單一、文控管理系統(tǒng)需求分析--系統(tǒng)內(nèi)受控文件分類系統(tǒng)內(nèi)受控文件01020304質(zhì)量體系文件:包含一階文件、二階文件、三階文件（體系類）、四階文件、機(jī)密文件技術(shù)文件：包含制作指導(dǎo)、產(chǎn)品描述、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝工藝、DMF、QCP、RMR、生產(chǎn)流程圖、坯布工藝、定耗表法律法規(guī)類外來文件：包含法律法規(guī)、國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)版面文件：包含版面／標(biāo)簽三、項目藍(lán)圖81234可在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行評審、簽批、上傳受控.根據(jù)文檔狀態(tài)系統(tǒng)可推送不同的提醒郵件：(簽批、生效、閱讀、培訓(xùn)）流程管控系統(tǒng)內(nèi)受控的文件上會有水印標(biāo)識所有文件集中在專用服務(wù)器上,均可永久保存可根據(jù)需要授于操作人員不同的權(quán)限安全管理可通過時間段查詢此時間段內(nèi)所有受控文件信息.各分公司可分地域查詢內(nèi)部文件.可在系統(tǒng)內(nèi)自動生成文件清單.各種文檔操作在系統(tǒng)中都有相應(yīng)的日志記錄日志,報表，信息檢索四、可行性分析及風(fēng)險分析--可行性分析1432DCS配置專用服務(wù)器后，文檔可集中管理，文件持久存儲，數(shù)據(jù)安全性進(jìn)一步提高.配備文控服務(wù)器及其他硬件設(shè)施

提供集團(tuán)統(tǒng)一的文件管理功能界面，按照統(tǒng)一的模式及標(biāo)準(zhǔn)處理各類文件。開發(fā)文控管理客戶端系統(tǒng)BMP系統(tǒng)在集團(tuán)已使用多年，且性能相對穩(wěn)定成熟?？墒褂矛F(xiàn)有的流程管理模式.集團(tuán)管理層已熟悉系統(tǒng)使用.啟用BPM文件管理功能現(xiàn)有歸檔在公共文件夾中的文件，以及個人文控電腦中的文件可遷移至新服務(wù)器.數(shù)據(jù)遷移四、可行性分析及風(fēng)險分析--風(fēng)險分析風(fēng)險系統(tǒng)集成文件管控文控系統(tǒng)涉及到新開發(fā)的DCS客戶端，BPM，及購買自第三方的軟件控件間的集成，可能會存在軟件兼容性，穩(wěn)定性的問題部分歷史文件文檔格式可能在新系統(tǒng)中無法正常打開查看.五、系統(tǒng)實現(xiàn)方案--系統(tǒng)構(gòu)成DCS服務(wù)器DCS客戶端BPM系統(tǒng)對DCS客戶端發(fā)起的評審申請進(jìn)行處理.發(fā)送系統(tǒng)提示郵件.回寫DCS數(shù)據(jù)庫狀態(tài)及想關(guān)的日志BPM系統(tǒng)功能四大類文件的分類存儲文件管理數(shù)據(jù)庫服務(wù)DCS服務(wù)器文件的上傳，下載，權(quán)限，水印等服務(wù)文件系統(tǒng)的信息檢索DCS客戶端五、系統(tǒng)實現(xiàn)方案--DCS文控服務(wù)器文檔存儲目錄結(jié)構(gòu)TITLETITLETITLEBMDISOTEXTWLDJHDDCSDCS主目錄一級目錄五、系統(tǒng)實現(xiàn)方案--BPM文檔評審管理DCS發(fā)起評審文檔評審申請在DCS中發(fā)起后自動進(jìn)入BPM簽核流程BPM文檔評審流程不同的文檔直不現(xiàn)的BPM簽核流程流程中一個環(huán)節(jié)審核不通過，流程回到發(fā)起人處，修改完成后重新提交

評審,過程信息需記錄日志狀態(tài)回寫B(tài)PM簽核完成后，當(dāng)前審批流程的狀態(tài)需要回寫到DSC數(shù)據(jù)庫DCS文檔評審?fù)瓿稍u審?fù)ㄟ^后,文檔就可以進(jìn)入發(fā)布流程五、系統(tǒng)實現(xiàn)方案--BPM文檔發(fā)布管理DCS發(fā)起文檔發(fā)布申請在DCS中，已走完文檔評審流程的文檔可以提交發(fā)布，發(fā)布提交之后進(jìn)入BPM簽核流程BPM文檔發(fā)布流程BPM中文檔發(fā)布簽核時，附件信息不可以修改，可供下載查閱狀態(tài)回寫B(tài)PM簽核完成后，當(dāng)前審批流程的狀態(tài)需要回寫到DSC數(shù)據(jù)庫DCS文檔發(fā)布審核完成后文檔狀態(tài)變成發(fā)布，文件歸檔至正式目錄五、系統(tǒng)實現(xiàn)方案--DCS客戶端設(shè)計方案基于WinForm統(tǒng)一開發(fā)框架基于目前文控管理系統(tǒng)管理的文件類型創(chuàng)建操作菜單并在集團(tuán)權(quán)限管理,系統(tǒng)中對用戶操作權(quán)限進(jìn)行管理.1在數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)文檔的結(jié)構(gòu)化管理所有文檔都?xì)w檔在對應(yīng)的基本目錄中，原則上不建意在基本目錄中新建子文件夾.文檔的上下級從屬關(guān)系均在數(shù)據(jù)庫中維護(hù)通過文件唯一識別碼區(qū)分.2六、項目產(chǎn)出文控管理系統(tǒng)上線后，是集團(tuán)管控文件的唯一合法來源，有利于集團(tuán)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化獨(dú)立服務(wù)器運(yùn)行安全穩(wěn)定，確保數(shù)據(jù)安全所有的文檔操作系統(tǒng)中都可提供詳細(xì)的操作記錄。可形成報表供管理分析使用.出現(xiàn)問題可快速定位文檔管理過程可追溯數(shù)據(jù)安全可靠存放文控管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一七、系統(tǒng)開發(fā)及運(yùn)維人力投入系統(tǒng)開發(fā)階段軟件開發(fā)人力：專職2

人軟件驗證人力：1

人軟件運(yùn)維階段軟件開發(fā)人力：專職1

人軟件驗證人力：1

人八、系統(tǒng)開發(fā)及上線時間節(jié)點(diǎn)2019/10--2019/12

軟件開發(fā)22019/08--2019/10

方案制定12020/1--2020/03

BPM流程調(diào)試32020/03--2020/04

軟件驗證42020/05

系統(tǒng)上線5十、項目預(yù)算項目規(guī)格數(shù)量單價金額備注服務(wù)器2臺HP2125000250000需配置全