財務檔案管理制度

財務檔案管理制度第一章

總則為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本辦法。本規(guī)定適用于公司及分子公司財務檔案管理第二章

會計檔案管理部門1、公司財務部負責會計的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責。會計檔案由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2、財務部門及公司內(nèi)部有關的分公司、子公司、應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度

，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。第三章

會計檔案歸檔的范圍1、會計憑證：包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。3、財務報告：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料。第四章

會計檔案的整理會計年終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1、會計憑證。（1）會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。（2）裝訂憑證時分類整理，按憑證順序號排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。（3）裝訂封面的內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。2、會計賬簿各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。賬簿裝訂的基本要求：（1）按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。（2）按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，

（3）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。（4）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。（5）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。3、會計報表會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第五章

會計檔案的歸檔保管1、當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。3、機構變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第六章

會計檔案的借閱使用1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2、凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后方可復制。第七章

各種會計檔案保管期限1、會計憑證保管30年。2、會計賬簿保存30年，其中銀行對賬單，銀行余額調(diào)節(jié)表保存10年。3、會計報表保存10年，其中年度財務報告、財務報表永久保存。4、其他未列明資料保管年限參考《會計檔案管理辦法》。第八章

會計檔案的銷毀1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由公司檔案管理部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可銷毀。2、會計檔案保管期滿，但存在未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。3、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財務部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，同時將監(jiān)銷情況寫出書面