萬科物業(yè)綜合管理系統(tǒng)

萬科物業(yè)管理系統(tǒng)使用指導手冊萬科企業(yè)股份有限公司物業(yè)管理部目錄系統(tǒng)功效模塊分類...................................................................................................3各模塊使用要求總表................................................................................................3房產(chǎn)管理模塊...........................................................................................................4用戶管理模塊...........................................................................................................5收費管理塊..............................................................................................................5車位管理模塊..........................................................................................................6入住管理模塊..........................................................................................................8綜合服務模塊..........................................................................................................8調(diào)度系統(tǒng)模塊..........................................................................................................9出入證管理模塊...................................................................................................10安全管理模塊.......................................................................................................11環(huán)境管理模塊.......................................................................................................12設備管理模塊.......................................................................................................13會所管理模塊.......................................................................................................14小區(qū)文化模塊.......................................................................................................14租賃中介模塊.......................................................................................................15倉庫管理模塊.......................................................................................................15產(chǎn)管理模塊...........................................................................................................16萬科物業(yè)管理系統(tǒng)軟件功效分類萬科物業(yè)管理系統(tǒng)用戶服務類業(yè)務管理類增值服務類內(nèi)部管理類房產(chǎn)管理用戶管理收費管理收費管理車位管理入住管理綜合服務出入證管理綜合查詢安全管理環(huán)境管理設備管理小區(qū)文化會所管理租賃管理1、倉庫管理2、資產(chǎn)管理萬科物業(yè)管理系統(tǒng)各模塊使用要求總表模塊名稱應用要求模塊名稱應用要求房產(chǎn)管理要求使用安全管理要求使用用戶管理要求使用環(huán)境管理要求使用收費管理要求使用設備管理要求使用車位管理要求使用入住管理選擇使用小區(qū)文化要求使用綜合服務要求使用會所管理選擇使用調(diào)度系統(tǒng)10萬平方米以上小區(qū)要求使用選擇使用出入證管理選擇使用綜合查詢要求使用資產(chǎn)管理要求使用倉庫管理選擇使用房產(chǎn)管理模塊使用指導：首先應該在系統(tǒng)里“新增管理區(qū)”，“管理區(qū)名稱”統(tǒng)一使用該項目物業(yè)管理機構(gòu)全稱。然后，在管理區(qū)名稱目錄下“新增大樓”號，在“大樓”目錄下“新增房間”，“大樓”目錄層級依據(jù)小區(qū)具體情況確定，但必需確保全部目錄是四層、房間號前綴拼音字母統(tǒng)一使用物業(yè)給定編號：房產(chǎn)管理模塊支持圖片存檔得功效，為了方便以后管理工作，能夠在管理區(qū)名稱下保留小區(qū)平面圖，在“大樓”名稱下保留大樓平面圖，每間房戶型圖保留在該房房號下：假如小區(qū)有獨立車庫，應在房產(chǎn)管理模塊中建立車位房產(chǎn)目錄，在車位管理模塊中能夠看到車位房產(chǎn)目錄。使用要求:新建小區(qū)入伙前30天，應制訂熟悉情況專業(yè)錄入人或?qū)敕慨a(chǎn)資料；在房產(chǎn)基礎(chǔ)資料中，應該將已經(jīng)搜集到資料全部錄入，其中必需填寫項目包含：房間代碼、房間名稱、建筑面積、收費面積、戶型、朝向等資料；房屋交付時，房屋檢驗驗收統(tǒng)計應該統(tǒng)計在“房產(chǎn)驗收”統(tǒng)計中，保持房屋原始資料可追溯性。用戶管理模塊使用指導：用戶管理模塊資料是在房產(chǎn)資料基礎(chǔ)上錄入資料，是系統(tǒng)運作基礎(chǔ)之一。用戶資料能夠直接從地產(chǎn)企業(yè)銷售軟件中導入，也能夠逐戶錄入；填寫業(yè)主資料前必需選中房號，填寫租戶戶主后還需要對租戶家庭組員進行登記。使用要求：業(yè)主信息盡可能完整填寫，其中用戶名稱、用戶類型、性別、證件號碼、證件名稱、戶口所在地、緊急聯(lián)絡人、緊急聯(lián)絡人電話是必需填項目，家庭電話和手機兩種聯(lián)絡方法最少填寫一個；租戶資料登記信息盡可能具體，其中必填包含用戶名稱、用戶類型、性別、證件號碼、證件名稱、戶口所在地、緊急聯(lián)絡人、緊急聯(lián)絡人電話、家庭電話和手機兩種聯(lián)絡方法最少填寫一個；業(yè)主和租戶家庭組員信息盡可能具體，其中必需包含：姓名、性別、和業(yè)主關(guān)系、證件名稱、證件號碼；在管理服務過程中搜集到新業(yè)主資料或業(yè)主家庭組員資料需要立即在系統(tǒng)里更新；對于企業(yè)戶和多業(yè)主房屋，必需選定“收費對象”，在收費對象發(fā)生改變時立即進行更新。收費管理模塊使用指導： 收費管理模塊含有靈活收費項目自定義功效，系統(tǒng)實現(xiàn)按年份、月份（季度）統(tǒng)計每個物業(yè)單位（房間）各項收費，對拖欠款進行催交等業(yè)務處理、對預收款、銀行托收、現(xiàn)金等多方面收款方法提供平臺；能夠計算出每個房間在相關(guān)收費期間應收款數(shù)目（如物業(yè)管理費、代收水電費、家政服務費等）；能夠應用系統(tǒng)打印出正確“收費通知單”給每一位業(yè)主，打印出相關(guān)收款收據(jù)給業(yè)主。能夠編輯打印出相關(guān)財報表；能夠?qū)I(yè)主預收款使用方案、預收款項、沖抵預交款等進行管理；全部業(yè)主預交款全部要在系統(tǒng)中表現(xiàn)；提議盡可能引導業(yè)主經(jīng)過銀行托收方法進行費用收款，全部費用收取全部要在系統(tǒng)中表現(xiàn)：一個收費周期結(jié)束后，要進行月結(jié)，進入下一個收費周期。使用要求：能夠使用軟件完成成為用戶提供收費單據(jù)并實施收費管理工作；在系統(tǒng)內(nèi)能夠查詢到物業(yè)管理收費情況真實數(shù)據(jù)。車位管理模塊使用指導：車位管理模塊用于對小區(qū)車位和在小區(qū)停放車輛進行管理，在小區(qū)入伙前，應指導熟悉情況專員在車位管理模塊內(nèi)登記車位情況。登記車位時，車位在“大樓”周圍，在“大樓”目錄下登記車位，車位是獨立車庫，在房產(chǎn)登記中建立獨立車庫目錄，再在車庫目錄下登記車位。全部紅線范圍內(nèi)車位全部必需進行正確登記。使用要求：一個小區(qū)必需使用統(tǒng)一車位號編制方法，在軟件里登記車位號必需和現(xiàn)場車位號相一致；生成車位號以后，需要對車位資料進行具體登記，其中必需登記項目包含：車位類型、車位號、車位位置、車位名稱、車位權(quán)屬；對于車位產(chǎn)權(quán)屬于業(yè)主，必需在“車位服務協(xié)議”統(tǒng)計表格中登記房間代碼。用戶名稱、車位號、車位收費單價、協(xié)議起始日期、協(xié)議終止日期、協(xié)議有效性處必需打鉤；對于產(chǎn)權(quán)屬于全體業(yè)主或產(chǎn)權(quán)屬于萬科地產(chǎn)，必需在”車位租賃協(xié)議“統(tǒng)計表格登記房間代號、用戶名稱、車位號、車位租金單價、協(xié)議起始日期、協(xié)議終止日期、協(xié)議有效性、提前提醒天數(shù)；和車位相關(guān)特殊事件要求登記在”車位統(tǒng)計“表格中。登記范圍包含突發(fā)事件、車位特殊情況等；通常和小區(qū)簽署了車位管理協(xié)議和車位租賃協(xié)議車輛全部應該在”車輛管理“表格中進行統(tǒng)計，車輛統(tǒng)計必需填寫內(nèi)容有：車牌號碼、汽車型號、汽車顏色、車主，有對應固定車位應該填寫“對應車位號”。其它項目依據(jù)項目需要選擇填寫；采取不固定車位管理模式小區(qū)，車主已經(jīng)購置了車位，應該簽署“車位管理協(xié)議”，并在軟件中進行統(tǒng)計，統(tǒng)計表中必需填寫：房間代碼、用戶名稱、車位號、車位收費單價、協(xié)議起始日期、協(xié)議終止日期、協(xié)議有效性；采取不固定車位管理模式小區(qū)，和車主簽署了車位租賃協(xié)議，也應該在軟件中進行統(tǒng)計，統(tǒng)計表中必需填寫房間代號、用戶名稱、車位號、車位租金單價、協(xié)議起始日期、協(xié)議終止期、協(xié)議有效性、提前提醒天數(shù)；和車輛相關(guān)突發(fā)事件。特殊情況應該統(tǒng)計在“車輛管理”功效模塊“車輛統(tǒng)計”表格中。入住管理模塊使用指導：入住管理模塊使用于用戶集中入伙情況下錄入用戶資料，已經(jīng)導入了用戶資料情況下，集中入伙時能夠不使用入住管理模塊；在使用中、入住管理模塊錄入用戶信息情況下，用戶信息盡可能完整填寫，但用戶名稱。證件名稱、證件號碼、用戶類型。房間代號。入住方法。入伙起租日期、收費截至日期、建筑面積、收費面積是必需填項目，家庭電話和手機兩種聯(lián)絡方法最少填寫一個；錄入資料保留后可進入第二步“收費初始化”，收費初始化中“常規(guī)費用”必需正確選擇，代收水電、煤氣費，需要在走表費用中進行正確設置。收取了預繳費用，需要在“預交收款”記錄表中進行登錄；在第三步“劃款協(xié)議錄入”階段，必需正確選擇銀行劃款方案并正確填寫以下資料：開戶人，銀行賬號、銀行名稱、劃款協(xié)議號碼、用戶名稱。綜合服務模塊使用指導：綜合服務模塊有四個功效塊：裝修管理、室內(nèi)維修、家政服務、投訴訪談、其中裝修管理功效塊必需使用，家庭維修、家政服務、用戶投訴功效塊是否使用依據(jù)“調(diào)度系統(tǒng)”使用情況確定。對于小項目，認為沒有必需使用“調(diào)度系統(tǒng)”，必需使用“綜合服務”模塊對室內(nèi)維修情況。家政服務情況、用戶投訴情況進行統(tǒng)計、使用了調(diào)度系統(tǒng)情況下，綜合服務模塊上述三塊功效能夠不使用。使用要求：裝修管理功效模塊記錄表格需要統(tǒng)計項目標包含：房間代碼（按房間選擇會自動彈出）、業(yè)主姓名、裝修項目、裝修企業(yè)、裝修起始日期、驗證時間、驗證結(jié)果、驗收人、業(yè)主確保金是否可退、裝修企業(yè)確保金是否可退等，假如有違章統(tǒng)計需要登記在“違章統(tǒng)計”欄目中；室內(nèi)維修功效模塊用于服務過程結(jié)束后進行事后統(tǒng)計，在統(tǒng)計表格中：用戶名稱（按房間選擇會自動彈出）、維修項目。開工時間、完工時間、維修人員、服務費用項目必需填寫，其它項目依據(jù)需要選擇填寫。室內(nèi)維修項目不管收錢是否，不管收錢多少，全部應該如實填寫。方便對用戶需求進行正確分析；家政服務功效塊用于家政服務結(jié)束后進行事后統(tǒng)計，在統(tǒng)計表格中:服務項目。用戶名稱（按房間選擇會自動彈出）、服務日期、數(shù)量、單位、單價、應收款、回訪人、回訪時間等項目必需填寫，其它項目選擇填寫：用戶投訴功效塊用于對投訴處理結(jié)果進行簡單統(tǒng)計，表格中：類別、內(nèi)容、用戶名稱、房間代碼（按房間選擇會自動彈出）、處理人、回訪人、回訪時間等項目必需填寫，其它項目選擇填寫。投訴事件假如演變成突發(fā)事件，能夠在“是否是突發(fā)事件”處打鉤；和裝修管理、室內(nèi)維修、家政服務、用戶投訴相關(guān)文件必需保留到綜合服務模塊“文檔管理”中對應文件夾里。調(diào)度系統(tǒng)模塊使用指導：大項目必需使用調(diào)度系統(tǒng)統(tǒng)計和管理服務提供過程。現(xiàn)在只要求用于對用戶服務需求進行統(tǒng)計和調(diào)度，并對回訪結(jié)果進行統(tǒng)計。內(nèi)部事件不要求使用調(diào)度系統(tǒng)進行管理?，F(xiàn)在，具體責任人還沒有條件使用電腦接收任務，接待人員在“服務規(guī)則”中設定將任務發(fā)送給責任人所在部門主管。發(fā)送任務以后，可由部門主管將任務分配給責任人，也能夠由接待人員使用對講等方法將任務分配給責任人。采取哪種方法分配任務，由各地企業(yè)依據(jù)實際情況確定。不管采取上述哪種方法，責任人在完成該項工作后或在一天工作結(jié)束后，應在主管電腦上填寫任務完成反饋，做到任務每日盤點。當日要求完成應該當日完成，不能完成要對本部門主管和任務發(fā)送者進行情況說明。主管人員和任務發(fā)送者要求說明情況進行統(tǒng)計，并進行后續(xù)跟進，直至任務關(guān)閉。接待人員在責任人反饋完成情況后應該立即進行任務完成效果回訪。使用要求：用戶提出服務需求（包含室內(nèi)維修、家政服務、投訴等）全部要在“接待中心”進行登記。管理項目有多個信息口，各信息口全部應該使用調(diào)度系統(tǒng)“接待中心”功效，實現(xiàn)，對用戶需求統(tǒng)計和調(diào)度?！敖哟行摹苯y(tǒng)計表格帶紅星號項目全部是需要填寫，“移動電話”和固定電話能夠選擇其中之一進行填寫?！凹s定時間從”和“約定時間至”欄目標填寫要求是：假如要求立即提供服務，能夠根據(jù)系統(tǒng)默認時間；假如用戶另外約定了時間，應該根據(jù)料客月定時間正確填寫。事件責任人填寫完工反饋時，除系統(tǒng)自動生成信息外還要選定完工狀態(tài)、完成時間、開工時間、完工時間、用戶滿意程度等項目，假如用戶不滿意，要求如實填寫用戶不滿意原因，并電話知會直屬上司，方便組織資源立即采取改善方法。對于投訴處理過程、比較復雜室內(nèi)維修服務和比較特殊家政服務應該在“內(nèi)容”欄進行簡明描述。服務回訪人員對用戶實施回訪時，除系統(tǒng)默認信息外還需要對回訪時間、用戶滿意度進行選定。用戶不滿意，要求對用戶不滿意原因進行統(tǒng)計。用戶表示了其它意見情況下，將其意見統(tǒng)計在“用戶意見”欄內(nèi)。出入證管理模塊使用指導：出入證管理模塊用于對發(fā)出出入證進行登記管理，改模塊提供按房間、按用戶登記出入證功效，也能夠按房間、按用戶、按卡號對出入證進行查詢。對于沒有出入證管理業(yè)務部門，能夠不使用本模塊；使用要求：對于有出入證管理業(yè)務部門，“出入證具體”資料記錄表格中帶紅色星號項目必需填寫，“使用期”項目也必需填寫，假如出入證帶有門禁、停車場功效，因該在對應項目打勾。假如有補卡也應該在對應項目打勾。出入證辦理退卡，應該在“退卡標志”項目打勾，并正確填寫“退卡時間”。在出入證管理模塊登記出入證是否有效、卡號、領(lǐng)卡人姓名、使用期等資料必需和發(fā)卡軟件統(tǒng)計資料相對應，在發(fā)卡軟件進行了更新，應該立即在出入證管理模塊內(nèi)立即對統(tǒng)計進行更新。安全管理模塊使用指導：安全管理模塊是為了安全主管人員提供工作平臺，也是為了經(jīng)理人員提供管理平臺。安全模塊有四個功效塊：安全突發(fā)事件、安全文檔、消防及保安器材、月度評定、每個功效模塊全部要求有效應用：“每個月評定”表格中，“評定時間”為每個月月末；“前期工作回顧”關(guān)鍵針對安全管理治安防范、消防管理、停車場管理和內(nèi)部控制欲團體建設情況進行回顧和總結(jié)；“改善方法”是填寫對上述工作進行回顧和總結(jié)以后制訂改善方法；“改善方法完成情況”填寫改善方法落實和后續(xù)跟進結(jié)果。使用要求：“安全突發(fā)事件”統(tǒng)計表格要求對突發(fā)事件情況進行纖細統(tǒng)計，相關(guān)事件發(fā)生情況統(tǒng)計在“事件描述”項目內(nèi)，事件初步處理情況統(tǒng)計在“處理方法”項目內(nèi)，對事件后續(xù)跟進和糾正方法統(tǒng)計在“糾正方法”項目內(nèi)，糾正方法實施結(jié)果統(tǒng)計在“糾正方法完成情況”項目內(nèi)，對事件處理情況最終驗證情況統(tǒng)計在“驗證結(jié)果”項目內(nèi)。要求安全主管將安防工作方案、安全崗位職責、崗位部署圖、安整年度工作計劃。保安巡查路線圖、消防演練計劃、防劫盜演練計劃、夜間查崗計劃等安全管理類文檔以附件形式保留在“安全文檔”對應文件夾中；要求安全主管對本部門控制消防及保安器材登記在“消防及保安器材”表格中，方便加強管理；要求安全主管人員對每個月安全管理工作情況進行評定，并統(tǒng)計在“每個月評定”表格中；環(huán)境管理模塊使用指導：環(huán)境管理模塊用于主管人員每個月對清潔、綠化、、消殺工作進行閱月度評定，對環(huán)境類突發(fā)事件進行統(tǒng)計，環(huán)境文檔用來管理環(huán)境類日常文檔，要求負責環(huán)境管理工作主管人員有效應用本模塊。項目內(nèi)環(huán)境分區(qū)域管理或項目內(nèi)有一家以上服務提供方提供服務，要分區(qū)域進行評定，乜有以上情況能夠一個項目填寫一份評定表?！北嵲u定“前期工作回顧是指對當月現(xiàn)場保潔工作質(zhì)量、保潔工作步驟、保潔班組內(nèi)部門管理等工作進行綜合評價和總結(jié)；”綠化評定“前期工作回顧是指對當月綠化養(yǎng)護、綠化病蟲害防治、綠化改造更新、綠化班組管理等工作進行綜合評價和總結(jié)；”消殺評定“前期工作回顧是指對當月消殺效果、消殺藥品選擇、消殺方法、消殺外包方管理等工作進行綜合評價和總結(jié)；改善方法是指前期工作存在不足后制訂改善措施及實施步驟。改善方法完成情況是指對改善方法實施后總結(jié)和跟進。使用要求：”突發(fā)事件“統(tǒng)計表格要求對突發(fā)事件情況進行具體統(tǒng)計，相關(guān)事件發(fā)生情況統(tǒng)計在”事件描述“項目內(nèi)，事件初步處理情況巨鹿在”處理方法“項目內(nèi)，對事件后續(xù)跟進和糾正方法統(tǒng)計在”糾正方法“項目內(nèi)，糾正方法實施結(jié)果統(tǒng)計在”糾正方法完成情況“項目內(nèi)，對事件處理情況最終驗證情況統(tǒng)計在”驗證結(jié)果“項目內(nèi)。保潔、綠化、消殺評定表格自定義時必需包含”前期回顧“、”改善方法“、”改善方法完成情況“欄目，環(huán)境管理主管人員必需每個月對環(huán)境管理三項業(yè)務進行評定；要求環(huán)境管理主管人員將保潔人員崗位職責、保潔崗位分布情況、年度工作情況、年度工作計劃、月工作計劃、消殺工作計劃、專題工作計劃保留在”環(huán)境文檔“對應文件夾內(nèi)。設備管理模塊使用指導：設備管理模塊是管理設備檔案盒管理設備維護保養(yǎng)工作平臺。項目設備接管以后必需有設備管理方面人員將設備、設施、房屋本體”具體資料“”子設備檔案“在設備管理模塊中進行登記。在后續(xù)維護保養(yǎng)過程中將設備、設施及房屋本體大中修情況統(tǒng)計在”故障維修“表格中。設備、設施、房屋本體依據(jù)類型建立目錄，在目錄下建立設備清單，設備對應表格中錄入設備”具體資料“。使用要求：錄入設備、設施、房屋本體資料盡可能完整，其中必需錄入設備編號、設備名稱、購置時間、安裝單位、安裝單位電話、安裝單位聯(lián)絡人、安裝地點、型號、供給商資料。子設備檔案要求錄入設備名稱、安裝位置、規(guī)格、供給商廠家地址、聯(lián)絡方法等資料。故障維修功效塊用于統(tǒng)計設備設施大中修情況，統(tǒng)計表格中故障簡短描述、故障出現(xiàn)時間、維修時間、維修效果、維修配件、故障維修人、維修費用、故障原因等項目必需填寫。本體維修單次維修費用（包含材料費）超出1000元，在本體維修工程結(jié)束后，由維修項目責任人對本體維修情況進行登記，表格設定全部登記項目全部需要正確登記，對于施工單位資質(zhì)、作業(yè)水平、違章統(tǒng)計等情況能夠統(tǒng)計在備注欄。要求設備管理主管人員將設備、設施維護崗位分工，年度、月工作計劃，設備、設施、本體保養(yǎng)（改造）計劃，每個月設備、設施檢驗情況等文檔保留到”設備文檔“對應文件夾里，方便查閱。會所管理模