賬務(wù)處理系統(tǒng)其它設(shè)計(jì)

吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時(shí)：48

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

(第三十七講)主講人:苗淑娟第七章

賬務(wù)處理系統(tǒng)其它設(shè)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)的輸出設(shè)計(jì)賬務(wù)處理系統(tǒng)查詢?cè)O(shè)計(jì)系統(tǒng)維護(hù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)賬務(wù)處理系統(tǒng)輸出設(shè)計(jì)輸出設(shè)計(jì)的要點(diǎn)日記賬的輸出明細(xì)賬的輸出總賬的輸出會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸出設(shè)計(jì)的要點(diǎn):輸出設(shè)計(jì)的內(nèi)容在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下，會(huì)計(jì)人員根據(jù)記賬憑證登記各種賬簿，并根據(jù)賬簿編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表。相應(yīng)地，賬簿和報(bào)表就是計(jì)算機(jī)下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸出。關(guān)于會(huì)計(jì)報(bào)表，其內(nèi)容和格式比較固定，但有些內(nèi)容僅根據(jù)憑證和相當(dāng)于總賬的科目余額表是不能計(jì)算的，而且在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，報(bào)表系統(tǒng)是單獨(dú)存在，與賬務(wù)處理系統(tǒng)是并行的。這樣，賬務(wù)處理系統(tǒng)的輸出只包括賬簿，日記賬，明細(xì)賬和總賬。實(shí)質(zhì)上，賬簿提供的數(shù)據(jù)主要有兩類，一類是關(guān)于某個(gè)科目的“流量”數(shù)，一類是關(guān)于某個(gè)科目的“存量”數(shù)，相對(duì)應(yīng)是會(huì)計(jì)科目時(shí)期數(shù)和時(shí)點(diǎn)數(shù)，所以，從這個(gè)角度說，賬務(wù)處理系統(tǒng)輸出主要包括“流量”數(shù)和“存量”數(shù)，即“時(shí)期”數(shù)“和“時(shí)點(diǎn)”數(shù)。

輸出設(shè)計(jì)的方法：打印/顯示輸出設(shè)計(jì)的格式：手工格式會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)日記賬輸出所謂日記賬是指對(duì)涉及到某一個(gè)特殊科目，按其發(fā)生時(shí)間的先后順序，逐日逐筆登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，二者的手工格式基本相同。日記賬臨時(shí)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)所有輸出信息的來源是憑證庫和科目代碼余額庫。但在處理過程中需要臨時(shí)建立一些數(shù)據(jù)庫文件，用來存放輸出信息。所謂臨時(shí)數(shù)據(jù)庫，就是程序運(yùn)行過程中生成的，程序結(jié)束時(shí)再刪除的數(shù)據(jù)庫。日記賬臨時(shí)數(shù)據(jù)庫是存放日記賬輸出信息的，其結(jié)構(gòu)與輸出日記賬簿的格式基本一致。前面講過，日記賬分為現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，而二者的輸出格式略有不同，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和程序編制上應(yīng)有所差別。但考慮到程序的可讀性，程序編制不宜過于復(fù)雜，因此簡化一些輸出項(xiàng)目，把現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的格式統(tǒng)一。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)如下：

字段字段名類型寬度小數(shù)

1RQD8日期

2PZHC6

憑證號(hào)

3ZYC30

摘要

4JFJE

N122

借方金額

5DFJEN12

2

貸方金額

6YEN122

余額7BJ

N2Total82這樣，明細(xì)賬中的數(shù)據(jù)可以分成三類，一類是期初數(shù)，這類數(shù)據(jù)需要到科目余額文件中去讀取；一類是發(fā)生的各筆業(yè)務(wù)，這類數(shù)據(jù)需要到記賬憑證文件中去讀??；第三類是期末數(shù)，它可以根據(jù)前兩類數(shù)據(jù)計(jì)算后得出。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理過程設(shè)計(jì)1、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過程將臨時(shí)的日記賬工作文件清空給工作文件加一條空記錄，在摘要一欄內(nèi)填入“期初余額”字樣，另外從科目余額文件中取出“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目的期初余額數(shù)，填入余額一欄，根據(jù)其借貸性質(zhì)將“借”或“貸”填入借或貸一欄；從記賬憑證文件中將借方科目為“現(xiàn)金”、“銀行存款”或貸方科目為“現(xiàn)金”、“銀行存款”的記錄挑選出來，寫入工作文最后再給工作文件加一條空記錄，在摘要一欄內(nèi)填入“期末余額”字樣，另外根據(jù)已有的數(shù)據(jù)算出其期末余額數(shù)，填入余額一欄，根據(jù)其借貸性質(zhì)將“借”或“貸”填入借或貸一欄。2、日記賬的輸出過程輸出日記賬的表頭部分；輸出工作文件中已準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)；輸出日記賬的表尾部分。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)日記賬輸出程序較前面的程序要復(fù)雜一些，這主要是因?yàn)槠涮幚磉^程復(fù)雜，涉及的數(shù)據(jù)庫多，有原始數(shù)據(jù)庫，如憑證庫和科目代碼余額數(shù)據(jù)庫；也有新建立的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫，如日記賬臨時(shí)數(shù)據(jù)庫、報(bào)表臨時(shí)數(shù)據(jù)庫等。另外，在處理過程中，對(duì)數(shù)據(jù)庫的操作也很多，如記錄的拷貝、追加、替換等。程序設(shè)計(jì)的要點(diǎn)主要有：(1)輸入界面設(shè)計(jì)(2)期初余額的計(jì)算:期初余額=年初余額+借方累計(jì)發(fā)生額-貸方累計(jì)發(fā)生額(3)日記賬臨時(shí)庫的建立

(4)賬薄輸出(5)賬簿顯示(6)賬簿打印會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)程序流程圖

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)明細(xì)賬輸出

明細(xì)賬是指根據(jù)總賬科目設(shè)置，按其所屬的明細(xì)科目開設(shè)，用于記錄涉及到該明細(xì)科目所有業(yè)務(wù)的賬簿。根據(jù)科目的性質(zhì)不同，其格式有不帶數(shù)量的借貸余三欄式(現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等屬于這種類型)、帶數(shù)量的借貸余三欄式(產(chǎn)成品明細(xì)賬和銷售明細(xì)賬等屬于這種類型），及多欄式(管理費(fèi)用明細(xì)賬等屬于這種類型)等三種。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)明細(xì)賬與日記賬的輸出過程相似，特別說明的是程序設(shè)計(jì)的要點(diǎn)：1、輸入界面的設(shè)計(jì)2、期初余額的計(jì)算明細(xì)科目的期初余額計(jì)算是根據(jù)科目的性質(zhì)來決定其借貸方的增減，具體計(jì)算公式如下：期初余額=年初余額+(借方累計(jì)發(fā)生額-貸方累計(jì)發(fā)生額)×(-1)借貸標(biāo)志+1會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3、程序流程圖

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)總賬輸出總賬是指根據(jù)總賬科目開設(shè)，用以記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算資料的賬簿。根據(jù)計(jì)算機(jī)處理的特點(diǎn)，總賬輸出有多種方法：第一種方法是采用目前手工登賬方法，首先作科目匯總表，即將所有科目的本期借方、貸方發(fā)生額匯總在一張科目匯總表內(nèi)，并將其登錄到總賬中去。第二種方法是直接按記賬憑證輸出總賬。如果采用人工完成，且該單位業(yè)務(wù)量較大，則總賬登記的工作量也大。但用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)反而簡單，處理時(shí)間也短。第三種方法是用月末的總賬試算平衡表來代替總賬。這種方法一般是手工處理常用的方法，采用計(jì)算機(jī)處理則不用。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)總賬輸出設(shè)計(jì)的要點(diǎn)有：1、輸入界面2、科目代碼的篩選總賬輸出與明細(xì)賬輸出的區(qū)別在于明細(xì)賬輸出的是某個(gè)明細(xì)科目的業(yè)務(wù)發(fā)生額，而總賬輸出的是其所屬的所有明細(xì)科目的業(yè)務(wù)發(fā)生額?？傎~輸出的實(shí)現(xiàn)方法也非常簡單，只要取明細(xì)科目代碼中前三位子串等于總賬科目代碼的憑證記錄即可，其查找條件是：

LEFT(明細(xì)科目，3)＝總賬科目3、程序流程圖會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)3、程序流程圖會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時(shí)：48

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

(第三十八講)主講人:苗淑娟賬務(wù)處理系統(tǒng)查詢?cè)O(shè)計(jì)

查詢內(nèi)容查詢方法查詢實(shí)例會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)查詢內(nèi)容查詢是計(jì)算機(jī)輸出的重要形式之一，它能迅速從大量數(shù)據(jù)中查出用戶所需要的信息。查詢也是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)特有的一種形式。在會(huì)計(jì)核算過程中，對(duì)憑證、賬簿等查詢十分頻繁，而手工會(huì)計(jì)是從憑證或賬簿中直接獲得所需信息，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)則應(yīng)通過所提供的查詢功能模塊來獲取有關(guān)信息。賬務(wù)處理系統(tǒng)的查詢是針對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表進(jìn)行的，具體來說是對(duì)科目發(fā)生額、余額以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)查詢方法查詢方法通常取決于所給定的輸入條件。查詢的方法是靈活多樣的，一個(gè)好的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所提供的查詢方式也應(yīng)是很齊全的。(一)簡單條件查詢這是一種以數(shù)據(jù)庫某一字段作為查詢條件，由用戶輸入該項(xiàng)內(nèi)容，然后顯示滿足條件的各憑證記錄內(nèi)容的查詢方法。以記賬憑證查詢?yōu)槔?，?dāng)用戶輸入憑證號(hào)、日期、科目代碼等其中一項(xiàng)內(nèi)容，即可顯示對(duì)應(yīng)的憑證。其中有些條件可以是一段范圍，如憑證號(hào)1001-1020，日期為當(dāng)月的20-30日等。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(二)模糊查詢?cè)趯?shí)際處理問題時(shí)，常常會(huì)遇到一種根據(jù)不完整的內(nèi)容來查詢，即所謂片言只語。例如，只知道是差旅費(fèi)，但不知哪一天，也不知由誰報(bào)銷的；再如只知道客戶姓王具體名字一時(shí)記不清了。想根據(jù)這些模糊條件來查詢其詳細(xì)資料，這種方法稱為模糊查詢。模糊查詢?cè)趯?shí)際使用時(shí)常常和其他條件連在一起

(三)組合條件查詢所謂組合條件就是將一個(gè)或多個(gè)查詢的條件通過關(guān)系和邏輯運(yùn)算符連接起來，組成一個(gè)有意義的表達(dá)式，并依此進(jìn)行查詢。進(jìn)行組合條件查詢?cè)O(shè)計(jì)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)在屏幕上顯示字段變量及對(duì)應(yīng)的含義，同時(shí)還應(yīng)將邏輯符、關(guān)系運(yùn)算符顯示出來供選擇，用戶根據(jù)查詢內(nèi)容輸入查詢的條件。該方法比較靈活，它即能實(shí)現(xiàn)簡單條件查詢，又能進(jìn)行模糊查詢，且輸入的條件一般沒有限制。使用該方法要求用戶應(yīng)具備一定的編程知識(shí)，輸入條件必須完全符合語法，否則程序會(huì)顯示出錯(cuò)而中斷運(yùn)行。這種方法在專業(yè)或商品化軟件中一般不用。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)查詢實(shí)例設(shè)計(jì)(一)憑證查詢1、查詢?cè)砼c其他查詢相比，憑證查詢的項(xiàng)目最多，如日期、憑證號(hào)、摘要中的關(guān)鍵詞、科目代碼、借方金額、貸方金額等等，均可作為查詢項(xiàng)目。既可以其中一項(xiàng)作為查詢條件，也可某幾項(xiàng)組合作為查詢條件，前述的三種查詢方法都適用。但這三種方法若分別編程，程序必然冗長且重復(fù)，為此應(yīng)考慮設(shè)計(jì)一種通用的方法，既能進(jìn)行單一條件的查詢，又可進(jìn)行組合查詢。這種方法的難點(diǎn)是如何從多種條件組合中判斷某一條件是否被采用。2、憑證記錄的篩選3、憑證內(nèi)容的顯示（二）科目余額查詢（三）科目發(fā)生額查詢會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)為保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要不斷地進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)工作。系統(tǒng)維護(hù)一般包括系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)的增刪修改、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)等工作。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化是手工會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)過渡的橋梁。系統(tǒng)初始化的工作內(nèi)容很多，如會(huì)計(jì)科目代碼的設(shè)置、科目余額的設(shè)置、操作人員及其權(quán)限的設(shè)置等等。系統(tǒng)初始化工作比較重要的就是科目及科目余額的設(shè)置。相應(yīng)地科目及科目余額設(shè)置程序設(shè)計(jì)至關(guān)重要，其程序流程圖如下圖所示:會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時(shí)：48

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

(第三十九講)主講人:苗淑娟系統(tǒng)初始化的內(nèi)容初始設(shè)置相當(dāng)于手工作業(yè)方式下的設(shè)置會(huì)計(jì)科目和賬戶，選定記賬方法，設(shè)置記賬憑證，確定記賬程序，規(guī)定記賬規(guī)則，結(jié)轉(zhuǎn)期初余額等工作。在正式進(jìn)行日常的制單、審核、記賬和結(jié)賬前必須完成初始設(shè)置工作。

1、設(shè)置新的核算單位，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行分工(1)核算單位首先應(yīng)啟動(dòng)賬務(wù)系統(tǒng)建立新的核算單位，即根據(jù)使用單位的會(huì)計(jì)核算要求，事先確定一些必要的內(nèi)容，借以說明將在賬務(wù)系統(tǒng)中處理哪家企業(yè)的賬。這些內(nèi)容包括：該企業(yè)的名稱、代號(hào)、企業(yè)的性質(zhì)以及所采用的記賬方法，啟用系統(tǒng)日期和確定該企業(yè)科目如何編碼等。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)代號(hào)：核算單位的代號(hào)，如01，02，11，..99等。核算單位：可以是單位名稱、人員姓名、各種代號(hào)等。一個(gè)核算單位也可稱為“賬套”，在一套通用賬務(wù)處理軟件中，系統(tǒng)可支持99個(gè)相互獨(dú)立的賬套同時(shí)并存。企業(yè)單位可以在這里建立自己命名的“核算單位”，并選擇該“核算單位”進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算。記賬方法：企業(yè)單位應(yīng)選擇借貸記賬，行政事業(yè)單位可選擇收付記賬或舊借貸記賬?？颇考?jí)長：在本系統(tǒng)中每個(gè)科目都必須進(jìn)行編號(hào)，科目如何進(jìn)行編號(hào)則在此可確定編號(hào)方法，如一級(jí)總賬科目編號(hào)幾位長，二級(jí)科目編號(hào)幾位長等，本系統(tǒng)規(guī)定科目編碼總長為11位，默認(rèn)各級(jí)科目的規(guī)則為32222基本可以滿足不同單位的需要。啟用日期：系統(tǒng)自動(dòng)給出。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(2)財(cái)務(wù)分工財(cái)務(wù)分工用于規(guī)定會(huì)計(jì)人員在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)上的分工及權(quán)限范圍，比如誰管制單，誰管建賬，誰管記賬，誰管往來賬，誰管銀行對(duì)賬等，財(cái)務(wù)分工可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的操作；同時(shí)對(duì)屬于本系統(tǒng)的操作員在分工上實(shí)行一定的控制，以分清業(yè)務(wù)范圍，明確職責(zé)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全可靠。該功能是根據(jù)會(huì)計(jì)制度中企業(yè)內(nèi)部控制原則設(shè)立的。第一次使用系統(tǒng)時(shí)選擇系統(tǒng)管理操作員姓名：SYSTEM<Enter>，口令：SYSTEM,<Enter>。如果操作出現(xiàn)錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)提示正確的操作員及口令。而且，操作員姓名，不允許有重復(fù)，系統(tǒng)默認(rèn)系統(tǒng)管理人員為SYSTEM，只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)進(jìn)入<財(cái)務(wù)分工>，其姓名不可能被刪除或修改。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2、規(guī)定結(jié)賬日期規(guī)定結(jié)賬日期即確定每月結(jié)止登賬的日期，本功能是為非月底結(jié)賬的單位提供的。如有些單位為每月25日結(jié)賬，26日至月底發(fā)生的業(yè)務(wù)則記入下一個(gè)月。如果選擇每月月底結(jié)賬，則可不用此功能，或?qū)⒔Y(jié)賬日設(shè)為空，不可輸入一個(gè)日期；如果選擇的不是月底結(jié)賬，則需輸入結(jié)賬日期如25。結(jié)賬日期只能在年初設(shè)定，年中不允許改變，否則將造成錯(cuò)誤。3、規(guī)定憑證種類企事業(yè)單位為了便于登記賬簿，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，一般對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，可按照實(shí)際單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類，

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4、規(guī)定銀行結(jié)算方式在企業(yè)財(cái)務(wù)制度中規(guī)定，任何單位必須對(duì)本單位的貨幣資金加強(qiáng)管理。將單位登記管理的銀行日記賬的內(nèi)容和銀行登記管理的單位銀行存款賬的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，以便發(fā)現(xiàn)問題，堵住漏洞，保護(hù)國家及企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。所以為了便于銀行對(duì)賬，賬務(wù)處理系統(tǒng)要對(duì)銀行往來的結(jié)算方式加以設(shè)置。該項(xiàng)設(shè)置可按銀行對(duì)賬單上的結(jié)算方式加以定義，以便于和銀行對(duì)賬單進(jìn)行對(duì)賬。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時(shí)：48

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

(第四十講)主講人:苗淑娟5、會(huì)計(jì)科目的設(shè)置企業(yè)會(huì)計(jì)核算最重要的內(nèi)容。而會(huì)計(jì)科目編碼級(jí)次系統(tǒng)已經(jīng)定義為5級(jí)，并在系統(tǒng)“核算單位”設(shè)置時(shí)已經(jīng)確定了各級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼的長度。所以在<會(huì)計(jì)科目設(shè)置>提供了可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、刪除、查詢、打印會(huì)計(jì)科目的功能。

類型：即科目類型，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，輸入時(shí)分別以數(shù)字1、2、3、4、5表示。級(jí)次：即科目級(jí)次，以數(shù)字1、2、3、4、5表示?？颇烤幋a：科目編碼可以用數(shù)字0-9表示，科目編碼必須唯一?？颇烤幋a必須按其級(jí)次的先后建立。特別地，科目編碼不能用“-”和“空格”，如“102-01”為錯(cuò)誤編碼，而名稱則可以?？颇棵Q：可以是漢字或英文字母，科目名稱最多可寫9個(gè)漢字或18個(gè)字符。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)賬類：用于說明本科目是否有其它核算要求，一般賬務(wù)處理軟件除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供以下幾種輔助核算功能：A：記個(gè)人往來核算賬；B：記單位往來核算賬；E：記銀行賬；S：記數(shù)量賬；W：記外幣賬；R：記日記賬。賬類必須從最低級(jí)科目設(shè)起，如上級(jí)科目設(shè)有賬類，但最低級(jí)科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不予承認(rèn)。一般科目可只在其最低科目上設(shè)賬類，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在最低級(jí)和其上級(jí)都設(shè)賬類。一個(gè)科目最多可設(shè)置四種輔助賬。單位：進(jìn)行數(shù)量核算的科目的數(shù)量計(jì)量單位，可以是任何漢字或字符，如：公斤、件、噸等。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)幣名：進(jìn)行外幣核算科目的外幣名稱或代用符，一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，可以是任何漢字或字符，如：USD、HKD、RMB或美元、日元、人民幣等。這里設(shè)置的幣名必須同［匯率管理］中的幣名相同。操作級(jí)：確定相應(yīng)會(huì)計(jì)科目是否是明細(xì)級(jí)會(huì)計(jì)科目，即確定本科目在填會(huì)計(jì)憑證時(shí)是否允許使用，以及是生成明細(xì)賬還是生成多欄賬等。操作級(jí)只能設(shè)在科目的最低級(jí)，操作級(jí)分為“明細(xì)”或“多欄”，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)，系統(tǒng)只允許錄入“明細(xì)”級(jí)或“多欄”級(jí)科目，如若某科目最末級(jí)需設(shè)為“多欄”，則需先將最末級(jí)科目的上一級(jí)設(shè)為“明細(xì)”，然后再將最末級(jí)設(shè)為多欄科目，系統(tǒng)將自動(dòng)將其上級(jí)明細(xì)科目標(biāo)為“明多”，意思就是指本明細(xì)科目下有多欄分析科目，明細(xì)科目輸出三欄明細(xì)賬，明多科目可以輸出多欄明細(xì)賬，它以多欄科目作為多欄賬的專欄。在輸入操作時(shí)輸1或2，“1”=明細(xì)；“2”=”“多欄”。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要注意的是：(1)本科目已被使用，不能刪除，修改。(2)本會(huì)計(jì)科目已錄入余額也將不能刪除、修改。如要修改，必須先將要修改的科目余額清零，再行修改，修改完畢后要立即將余額送回。(3)已用過的會(huì)計(jì)科目只能增加同級(jí)科目，不能增加下級(jí)科目會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)6、設(shè)置外幣核算系統(tǒng)默認(rèn)本位幣為人民幣，如果所用本位幣為非人民幣則必須將其他幣種設(shè)置為本位幣。外幣比價(jià)管理是專為外幣輔助核算服務(wù)的，因外匯比價(jià)變動(dòng)快、時(shí)間短、為使系統(tǒng)在處理有關(guān)外幣核算科目賬戶時(shí)能及時(shí)得到較準(zhǔn)確的匯率，以減少重新錄入?yún)R率的頻次，系統(tǒng)特提供此功能。可隨時(shí)對(duì)各種外幣的匯率進(jìn)行增加、修改、刪除等。特別是使用月初匯率記賬的用戶，每月初可在此設(shè)定本月使用的記賬匯率。編碼：即編號(hào),位長兩位。國家名稱：即外幣所屬國家名稱。如：美國、日本。幣名：即外幣名稱。如：美元、日元、港元、USD、HKD記賬匯率：用于記賬的匯率，等于人民幣數(shù)/外幣數(shù)。期末匯率：在期末計(jì)算匯兌損益時(shí)用，平時(shí)可不輸入，等期末可輸入期末匯率時(shí)，本匯率不作其它用途。日期：開始執(zhí)行日期。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)7、建立往來賬戶在年初必須設(shè)置往來賬戶，以便在后續(xù)的操作中保持?jǐn)?shù)據(jù)核算的連續(xù)性及真實(shí)性。設(shè)置往來賬戶主要包括確定需要進(jìn)行往來核算的科目、建立往來單位賬戶和往來個(gè)人賬戶。(1)進(jìn)行往來核算的科目，其賬類設(shè)置為“B”或“A”；(2)往來單位賬戶管理本功能用于管理有債權(quán)債務(wù)關(guān)系往來的單位，包括單位的全稱、電話、通訊地址、賬號(hào)等。以便在填制會(huì)計(jì)記賬憑證時(shí)快速準(zhǔn)確地輸入往來單位的名稱。若第一次使用通用賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將各常用的往來客戶和供應(yīng)商賬戶建好。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)需要注意的是：①往來單位要保持每個(gè)單位的唯一性。②往來單位不能為空，其它信息如全稱、賬號(hào)、聯(lián)系人、地址等可自由處理。③年末應(yīng)將不再發(fā)生往來業(yè)務(wù)的往來單位刪除。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(3)個(gè)人往來賬戶管理個(gè)人往來賬戶管理用于錄入與企業(yè)發(fā)生應(yīng)收、應(yīng)付關(guān)系的個(gè)人的姓名及其所在部門。第一次使用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將手工賬上已經(jīng)發(fā)生往來關(guān)系的個(gè)人檔案目錄建好，在此基礎(chǔ)上還可以將經(jīng)常和企業(yè)發(fā)生應(yīng)收和應(yīng)付關(guān)系的個(gè)人姓名在檔案中登錄，以便在發(fā)生個(gè)人往來經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)隨時(shí)調(diào)用，加快憑證填制速度，減少分戶差錯(cuò)。個(gè)人往來目錄也必須保持唯一性，同一部門人名不能相重。輸入個(gè)人往來目錄時(shí)，備注內(nèi)容不是必輸項(xiàng)目。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)8、錄入科目余額錄入科目余額的含義是：在第一次使用通用賬務(wù)處理系統(tǒng)時(shí)，將手工賬簿中相對(duì)應(yīng)月份已截止記賬的賬簿余額逐筆錄入計(jì)算機(jī)。如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，須使用此功能輸入科目余額。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用年初轉(zhuǎn)賬后，上年的各賬戶余額將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到下年，當(dāng)余額不平或因其它原因需要對(duì)科目余額修改時(shí)也須使用此功能。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)例：金蝶財(cái)務(wù)軟件的初始化工作主要有：1、賬套(1)新建賬套。(2)打開賬套(3)修復(fù)賬套(4)壓縮賬套(5)備份賬套(6)恢復(fù)賬套(7)賬套升級(jí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)2、引入(1)引入初始數(shù)據(jù)功能用于從金蝶財(cái)務(wù)軟件的其它賬套中引入初始數(shù)據(jù)。(2)引入憑證是是從源賬套中引入一定期間的某種類別的一段編號(hào)范圍內(nèi)的已登賬憑證或未登賬憑證或全部憑證。(3)引入報(bào)表是建立多個(gè)賬套后，需在各個(gè)賬套中設(shè)置會(huì)計(jì)報(bào)表，而各個(gè)賬套間的報(bào)表格式基本上是相同的，可以在一個(gè)賬套中將報(bào)表設(shè)置格式，然后拷貝至其他賬套，減少重復(fù)工作，提高工作效率。(4)引入摘要：將源賬套內(nèi)現(xiàn)有的摘要數(shù)據(jù)引入。(5)引入工資核算辦法：將源賬套內(nèi)現(xiàn)有工資核算辦法引入(6)引入標(biāo)準(zhǔn)格式憑證3、引出：引出操作是針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式憑證而言，與引入對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)4、權(quán)限管理：按照分組授權(quán)進(jìn)行管理的。(1)用戶組設(shè)置用戶組設(shè)置這一組功能主要用于對(duì)用戶組進(jìn)行設(shè)置和管理，提供了新增、修改、刪除三項(xiàng)功