轉淺談公司費用報銷的管理控制和審計師的應對策略

淺談公司費用報銷的管理控制和審計師的應對策略

我今天在網易財經頻道和中國會計視野網看到同一篇文章，就是是《每日經濟新聞》的獨家報道《高鐵6年大發(fā)展催生25家“三高”公司》；文章闡述了與高鐵相關的上市公司的費用高得離譜，那么公眾也就難免會因此質疑這些上市公司與鐵道部或者是鐵道部的下屬單位是否有腐敗的交易關系。

正如那篇文章所說的，公司的費用尤其是業(yè)務招待費、差旅費是很有貓膩的；就我在內部審計工作中遇到的來看，個人覺得比較有典型有貓膩的還有小車費、會務費和二級明細中的“其它”，都是能隱藏東西的，是違規(guī)套取資金和不正常交易的舞弊與腐敗的箱子，不過需要說明的是一般情況下公司在這個箱子里涉案金額都不是特別大，涉案主體多是經常報銷的人員（比如銷售部的業(yè)務經理）

在今天的很多的企業(yè)中，只要報銷的發(fā)票足夠和符合內控的簽字程序，在財務上基本都是暢通無阻的就入賬了。由于涉及報銷費用的單筆金額一般都不是很大和年度核算的報銷業(yè)務筆數較多，給審計也帶來了一定的難度，想要完全審查出來也不現(xiàn)實，公司更多的還是自身內部加強管理控制來降低公司的機構運行成本。

費用審計中，外部審計師關注的一般是費用整體公允性（執(zhí)行審閱和分析性復核的審計程序）和大額的支出的真實性（抽查會計憑證），不過在我們內部審計師眼里，我們關注的要比外部審計師關注的更深入和全面一點比如支出的合理及必要性，賬務處理是否存在涉稅風險等。我們完全有可能在風險評估后讓我們產生質疑的較多情況下，會對某些費用明細項目的100%進行審計。只要是存在舞弊和腐敗，一位合格的審計師是不會讓它沉睡于帳套中的，審計工作底稿一定會有特別標注的存在。下文，我就對在工作中遇到的費用審計總結一些費用管理和風險防范的看法，一與各位審計同仁共勉，二也可以給某些人提供反審計的策略，嘿嘿。這里我們主要探討業(yè)務招待費、差旅費、小車費、會務費。在內控健全和治理完善的公司，每一種費用的管控會導致相應的舞弊成本增加和舞弊機會減少，企業(yè)尤其是民企一定要加強費用的管控，不能給某些蛀蟲有輕易侵蝕企業(yè)資產的機會。1、業(yè)務招待費是需要納入到嚴格的考核和管理中，支撐業(yè)務招待費真實發(fā)生的文件有：1）業(yè)務招待費審批單（注明：審批和業(yè)務日期，業(yè)務經辦人，招待對象名單及人數，陪同名單及人數，人均限額標注）；2）合規(guī)的發(fā)票，3）其它單據（例如宴請有蓋章的點菜酒水單,些許情況還可以有照片）；4）如果是現(xiàn)金交易還必需有收款方的有效收據。2、支撐差旅費的真實發(fā)生的文件應有：1）出差申請的審批單；2）出差實際情況的確認單（不限于分支公司人資的確認）;3）出差的每日實際行程單；4）合規(guī)的車船和餐飲住宿發(fā)票；5）其他單據。3、小車費嚴格的管控，其真實發(fā)生的支撐文件有：1）駕駛員逐日填寫隨車的行程表（起止地點，住宿地點，起止公里數，加油情況，隨車人員，出車目的，路過什么高速等）；2)駕駛員每天將自己的行程表的隨車情況短信告知公司行政部，由行政部再填寫一份行程表；3)取得的加油發(fā)票，必須讓加油站打印公司名字或車號。4、會務費一般情況下核算的筆數較少，但是一般企業(yè)核算的支出都是很混亂的，支撐會務費真實發(fā)生的文件有：1）會務審批單；2）會務進程單；3）出席簽到單；4）合規(guī)的發(fā)票；5）費用的預算情況6）會務現(xiàn)場照片（必須具備）。我們在實際中遇到的費用一般情況是什么樣子呢？首先說招待費，一般公司的業(yè)務招待費核算附件也就是有發(fā)票（定額發(fā)票較多），而且發(fā)票都還不一定就合規(guī)有效，筆者曾遇到一家公司年業(yè)務招待費約100萬,附件幾乎都是填制的報銷單和定額的餐飲發(fā)票,在這種情況下無疑對業(yè)務招待費的舞弊留下了很大的空間；需要補充一個方面，各位同仁都知道業(yè)務招待費是不能完全在所得稅稅前抵扣的，因此為了公司的涉稅利益，對核算進入業(yè)務招待費的支出是需要嚴格把關，明確支出產生的實際情況和費用性質，準確將費用支出歸類到合適的費用明細項目（例如福利費，差旅費等等）。在我的審計中我遇到過兩個處理比較極端的，第一個例子：只要是定額的餐飲發(fā)票都進入業(yè)務招待費核算，例如公司在附近的農民手上租了兩條狗看管倉庫的大門，每月給農民400元的狗的生活費（用定額發(fā)票入賬業(yè)務招待費,記賬摘要：繳納本月狗的生活費），試問有業(yè)務招待狗的嗎？）。另一個極端處理例子：只要是報銷吃飯的都核算到業(yè)務招待費，例如某公司銷售部六七十位業(yè)務員每月都會組織部門例會（其實也就是吃飯聚聚），我認為這類費用是公司銷售機構運行的日常費用，具有對內的性質，而業(yè)務招待費多有對外的性質，那么分支機構招待總部到訪人員的支出也是否應列入業(yè)務招待費呢？其次說說差旅費，在內控不健全的公司,差旅費報銷往往也是舞弊套取資金的渠道，多表現(xiàn)在：1）住宿發(fā)票和出差行程單不一致；2）報銷組成的發(fā)票單位和金額不協(xié)調；3）不正規(guī)的車船票（如定額的手撕車票，或與行程不對應的車船票）；4）向服務商交足稅額多開發(fā)票。需要再補充說明的是某些公司在差旅費中的誤餐生活補助很高地話，需要注意金額控制，否則被稅務稽查視同為職工變相支付薪酬而逃避個稅的產生涉稅風險。再說說小車費吧，這個核算的內容很廣泛，什么維修費，汽油費，路橋費等等，原始憑證多而一般都很雜，如果對小車費的控制很薄弱，那對審計來說可是相當的難，因為他一般核算金額不大而原始憑證多雜亂,駕駛員隨便在報銷里可以塞一張四五百塊錢的油票。最后說會務費，舞弊的很多就是利用會務費沒有照片和簽到（這可能會涉及到出席會議的考勤）的內部控制！在費用的管控程序脫鉤和薄弱的情況下，我們審計師應怎么應對,揭示舞弊和防范風險呢？我認為可以從以下入手：1、評估費用報銷支出情況（例如審閱明細賬，編制費用明細表，縱橫的數據分析比較，這需要對數據有著高度的敏感和職業(yè)懷疑—只要是人為多次參與的審計事項，我們審計評估的風險一般不會很低）與公司的生產經營是否相符。2、在輔助核算賬中獲取分部門分員工分月份報銷的情況并進行數據的多層次結構的分析來確認審計的重點對象（不僅局限于分析出來的異常）。3、定額餐飲發(fā)票連號統(tǒng)計，如果出現(xiàn)不同業(yè)務日期或者不同報銷人員出現(xiàn)的發(fā)票連號，則很有可能存在買票找票報銷的舞弊嫌疑。4、可對報銷人的行為風格有一定的評估，例如某人的在生活是一個很節(jié)約的，而報銷的費用卻趨近于報銷標準，則可能存在舞弊的嫌疑，如不排除存在補交稅款讓供應商多開發(fā)票。審計師可以視情況以消費者方式向供應商取證。5、對于取得的不合規(guī)的發(fā)票（未注明數量金額和抬頭）和大量連號的地稅定額發(fā)票，需要引起警覺可能存在舞弊，尤其是入賬核算的機打發(fā)票（公司應要求經辦人取得的機打發(fā)票應抬頭公司的全稱，和取得的定額發(fā)票注明開具日期并加蓋發(fā)票專用章）。6、其他方面，例如可以將費用中的相應人員的考勤結合等等起來，例如某人招待費舞弊，有A在陪同，可是經查A當天在外地出差而不可能參與招待陪同，這顯然不符合常理。7、仔細閱讀公司費用報銷的管理辦法，針對其費用的管理控制是程序否完善和合理，并在費用審計中關注其管控是否嚴格執(zhí)行。

任何公司都可能存在舞弊，而對舞弊僅僅依靠審計的力量來揭示顯然是不可能的，審計師不是萬能的。因此防范舞弊和舞弊，保障公司的資產不受侵占，避免產生涉稅風險和管控企業(yè)的經營風險，關鍵是要在與企業(yè)自身加強內部的管理控制和違規(guī)的嚴格責罰制度，讓舞弊腐敗的成本盡可能加大和機會盡可能減少。2010年讀書節(jié)活動方案一、

活動目的：書是人類的朋友，書是人類進步的階梯！為了拓寬學生的知識面，通過開展“和書交朋友，遨游知識大海洋”系列讀書活動，激發(fā)學生讀書的興趣，讓每一個學生都想讀書、愛讀書、會讀書，從小養(yǎng)成熱愛書籍，博覽群書的好習慣，并在讀書實踐活動中陶冶情操，獲取真知，樹立理想！二、活動目標：1、通過活動，建立起以學校班級、個人為主的班級圖書角和個人小書庫。2、通過活動，在校園內形成熱愛讀書的良好風氣。3、通過活動，使學生養(yǎng)成博覽群書的好習慣。4、通過活動，促進學生知識更新、思維活躍、綜合實踐能力的提高。三、活動實施的計劃1、做好讀書登記簿（1）每個學生結合實際，準備一本讀書登記簿，具體格式可讓學生根據自己喜好來設計、裝飾，使其生動活潑、各具特色，其中要有讀書的內容、容量、實現(xiàn)時間、好詞佳句集錦、心得體會等欄目，高年級可適當作讀書筆記。（2）每個班級結合學生的計劃和班級實際情況，也制定出相應的班級讀書目標和讀書成長規(guī)劃書，其中要有措施、有保障、有效果、有考評，簡潔明了，易于操作。（3）中隊會組織一次“讀書交流