如何做好預(yù)付帳款流程

如何做好預(yù)付帳款流程 作者:倪小紅

昨天，我一朋友向我請教預(yù)付帳款業(yè)務(wù)在財務(wù)管理系統(tǒng)中如何處理。這些問題我在給客戶實施財務(wù)管理系統(tǒng)項目的時候已經(jīng)碰到過多次。今天我借這個機(jī)會，就把預(yù)付款這個業(yè)務(wù)流程做一下詳細(xì)說明，給有需要的人提供參考。

具體業(yè)務(wù)描述如下：

現(xiàn)在企業(yè)的某個供應(yīng)商A，要求企業(yè)進(jìn)行預(yù)付款。預(yù)付款的比例為50%。現(xiàn)在企業(yè)向其下采購定單，金額為50萬。為此，企業(yè)必須要先預(yù)付25萬的貨款。

現(xiàn)在財務(wù)系統(tǒng)主要要考慮如下問題。

一是預(yù)付款的比例。因為不同的供應(yīng)商，可能預(yù)付款的比例是不同的。一個供應(yīng)商是50%，另一個供應(yīng)商可能是20%，也可能是100%。所以，系統(tǒng)的預(yù)付款比例不是定死的，而是需要根據(jù)用戶的實際情況進(jìn)行配置。特別的，應(yīng)該在供應(yīng)商級別上結(jié)合供應(yīng)商付款條件，實現(xiàn)預(yù)付款比例的設(shè)置。同時，若跟采購系統(tǒng)結(jié)合的話，最好還能夠在采購單的級別上進(jìn)行配置。由于我現(xiàn)在講的是一個單獨的財務(wù)管理系統(tǒng)，所以，跟采購單結(jié)合我這里先略過不講。

二是后續(xù)的沖消。在以后產(chǎn)生付款需求或者應(yīng)收帳款的話，若這個供應(yīng)商有過預(yù)付款記錄的話，則在系統(tǒng)中要能夠提醒用戶，該供應(yīng)商有預(yù)付款單據(jù)，是否需要跟現(xiàn)有的應(yīng)付帳款進(jìn)行沖銷。這里要注意，在什么時候沖銷的問題。根據(jù)用戶的要求不同，沖銷的時刻一般有兩個時間點。一個是在生成應(yīng)付帳款的時候就開始沖銷;另外一個是在產(chǎn)生付款單的時候再進(jìn)行沖銷。具體在哪個時點進(jìn)行沖銷的話，由財務(wù)用戶自己進(jìn)行選擇。一般的要求就是，這個沖銷的時點進(jìn)行確定之后，就不能再進(jìn)行更改。我接觸到的大部分客戶都是選擇在付款的時候進(jìn)行沖銷。

具體操作步驟說明如下：

第一步：采購提出預(yù)付款申請。

采購員在遇到需要預(yù)付款的時候，會提出預(yù)付款申請。因為財務(wù)管理系統(tǒng)是一個單獨的系統(tǒng)，沒有跟進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個預(yù)付款申請的話，需要采購手動提出。

一般采購員會填寫一張預(yù)付款申請單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財務(wù)，讓財務(wù)人員付款。財務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。

在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。

一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預(yù)付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)帳的預(yù)付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從財務(wù)管理上來說，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因為預(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務(wù)理論上來說，把兩者進(jìn)行分開都是非常有必要的。有些財務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進(jìn)行分類。道理也是一樣的。

二是最好在注明具體的采購定單號。因為財務(wù)管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財務(wù)部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因為我們在沖銷的過程中，一般都是要對應(yīng)到具體的采購定單上，而不是只要供應(yīng)商對，什么采購定單都可以沖銷的。若我們在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務(wù)的時候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。

最后，我們還要注意一點，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預(yù)付款單據(jù)的時候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自動的更新。

第二步：付款單錄入。

到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。我這里之所以把他提出來，主要是關(guān)于單據(jù)一致性的問題。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。

財務(wù)在收到采購員的付款申請之后，就會在系統(tǒng)中做付款作業(yè)。財務(wù)人員輸入付款單時，只要一輸入供應(yīng)商的名字，若該供應(yīng)商存在未沖銷的預(yù)付單據(jù)的話，系統(tǒng)就會提醒用戶，該供應(yīng)商還存在著未沖銷的預(yù)付款單，是否需要現(xiàn)在沖銷。若有多張未沖銷的預(yù)付款單的話，系統(tǒng)可以讓用戶進(jìn)行選擇。用戶可以一次選擇一張，也可以選擇多張進(jìn)行沖銷。選擇以后，系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)先注明的預(yù)付款比例自動計算出尚須付款的金額。當(dāng)然，這個金額用戶可以根據(jù)自己的情況進(jìn)行更改。而預(yù)付款單中沖銷的金額用戶也可以進(jìn)行更改。這主要是針對哪些大批量采購時，供應(yīng)商分批送貨，企業(yè)分批付款與分批沖銷的業(yè)務(wù)。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)帶出的是預(yù)付款單中的全部未沖銷金額。不過更改沖銷金額的話，不能夠超過預(yù)付款單中的未沖銷金額。若超過的話，在保存的時候，系統(tǒng)會進(jìn)行錯誤提示。

第三步：付款單的審核。

在付款單進(jìn)行審核的時候，若付款單中存在預(yù)付款沖銷的情況的話，則系統(tǒng)還會進(jìn)行一些額外的更新動作。如一張預(yù)付款單據(jù)為25萬，而在付款單上沖銷售了10萬。則在付款單審核時，系統(tǒng)會去更新預(yù)付款單的狀態(tài)。會把單據(jù)狀態(tài)從“未沖銷”轉(zhuǎn)化為“已沖銷”，并且沖銷金額從0變到10萬。到金額全部沖銷完畢后，單據(jù)的狀態(tài)會變?yōu)椤瓣P(guān)閉”，沖銷金額會變?yōu)?5萬。如此的話，在下次付款的時候，只要單據(jù)狀態(tài)變?yōu)椤瓣P(guān)閉”，則在付款的時候，就不會帶出這張預(yù)付款單據(jù)。

到這里為止，預(yù)付款作業(yè)的流程也就結(jié)束了。但是，最后還是需要提一些系統(tǒng)為這個流程設(shè)計的一些小工具。或許，我們有時候還用的著。

當(dāng)在付款單審核的時候，若突然發(fā)生斷電等意外情況，則很可能會導(dǎo)致自動更新預(yù)付款單據(jù)狀態(tài)與沖銷金額不成功。從而導(dǎo)致付款的時候，在錄入單據(jù)的時候已經(jīng)選擇了這張預(yù)付款單，但是，在系統(tǒng)中顯示，預(yù)付款單還沒有沖銷過的記錄。這主要是因為在付款單審核的過程中，機(jī)器出現(xiàn)以外所造成的。根據(jù)這種情況，系統(tǒng)提供了“預(yù)付款單單據(jù)狀態(tài)與沖銷金額檢測”批處理流程。運行這個流程的話，系統(tǒng)會自動整理預(yù)付款單與付款單的對應(yīng)關(guān)系，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確的地方，會提醒用戶。用戶確認(rèn)無誤后，按“修復(fù)”，系統(tǒng)就會自動修改錯誤的地方。這個作業(yè)雖然不怎么用，但是，在遇到意外事件時，卻是一個救命的工具。這就像飛機(jī)上的氧氣罩、救生衣一樣，一般可能用不著。但是，真的遇到意外的時候，這些也是少不了的救命工具。

同時，系統(tǒng)還提供了豐富的報表，以方便用戶進(jìn)行查詢。

如系統(tǒng)提供了預(yù)付款單據(jù)狀態(tài)表，通過這張報表，我們可以查詢到有多少預(yù)付款單據(jù)還沒有沖銷，未沖銷的金額還有多少。同時，我們還可以通過預(yù)付款單據(jù)沖銷表，查詢預(yù)付款與付款單之間的對應(yīng)關(guān)系。不過為了保證這些單據(jù)的準(zhǔn)確性，我還是建議用戶在生成這些單據(jù)之前，先運行一下“預(yù)付款單單據(jù)狀態(tài)與沖銷金額檢測”批處理流程。先看看是否存在一些對應(yīng)關(guān)系上的錯誤。

最后，為了提高這支作業(yè)的效率，我還是要提醒幾個小點。

一是在預(yù)付款單據(jù)上一定要注明具體的采購定單號碼。這對于提高付款單的輸入效率是非常重要的。不然財務(wù)用戶在輸入付款單的時候，還需要一個個的去確認(rèn)這預(yù)付款單到底是哪張采購定