會(huì)議室等級(jí)管理制度規(guī)范

會(huì)議室等級(jí)管理制度規(guī)范第一章總則

為確保會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議室使用等級(jí)和管理要求，制定本《會(huì)議室等級(jí)管理制度規(guī)范》。本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的管理和使用。

一、會(huì)議室等級(jí)劃分

1.根據(jù)會(huì)議室容量、設(shè)施設(shè)備、功能用途等因素，將會(huì)議室分為以下三個(gè)等級(jí)：

（1）一級(jí)會(huì)議室：可容納50人以上，配備高級(jí)音響、投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)施，適用于公司級(jí)大型會(huì)議、外部接待等。

（2）二級(jí)會(huì)議室：可容納20-50人，配備基礎(chǔ)音響、投影儀等設(shè)施，適用于部門級(jí)會(huì)議、培訓(xùn)等。

（3）三級(jí)會(huì)議室：可容納20人以下，配備基本會(huì)議設(shè)施，適用于小組討論、內(nèi)部溝通等。

二、會(huì)議室使用原則

1.優(yōu)先保障一級(jí)會(huì)議室的使用，確保公司級(jí)會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.二級(jí)會(huì)議室按照部門需求進(jìn)行調(diào)配，合理利用資源。

3.三級(jí)會(huì)議室原則上由各部門自行管理，提高使用效率。

三、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約采取提前申請(qǐng)、審批制度。申請(qǐng)部門需在會(huì)議前3個(gè)工作日提交會(huì)議室申請(qǐng)表，經(jīng)審批通過(guò)后，方可使用。

2.會(huì)議室使用過(guò)程中，申請(qǐng)部門應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）按時(shí)召開(kāi)會(huì)議，不得提前占用會(huì)議室。

（2）愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意調(diào)整、損壞設(shè)備。

（3）保持會(huì)議室整潔，會(huì)后及時(shí)清理場(chǎng)地。

四、會(huì)議室管理責(zé)任

1.一級(jí)會(huì)議室由行政部門負(fù)責(zé)日常管理與維護(hù)。

2.二級(jí)會(huì)議室由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)日常管理與維護(hù)。

3.三級(jí)會(huì)議室由使用部門負(fù)責(zé)日常管理與維護(hù)。

五、違規(guī)處理

1.違反本規(guī)定的部門或個(gè)人，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.造成會(huì)議室設(shè)施損壞的，需照價(jià)賠償。

本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常使用秩序。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定以下會(huì)議流程規(guī)范。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議發(fā)起人需明確會(huì)議的主題、目的、預(yù)期成果等內(nèi)容，以便于后續(xù)會(huì)議通知和準(zhǔn)備的準(zhǔn)確性和針對(duì)性。

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議各環(huán)節(jié)的時(shí)間安排、議題、參與人員等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：在會(huì)議召開(kāi)前，通過(guò)郵件、電話等方式向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、準(zhǔn)備材料等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到，確保會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

3.討論與決策：會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)人員針對(duì)各議題進(jìn)行充分討論，形成決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議結(jié)束后，主持人需對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：將審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給與會(huì)人員，以便于大家了解會(huì)議內(nèi)容和決策。

四、會(huì)議跟蹤與落實(shí)

1.任務(wù)分配：根據(jù)會(huì)議決策，將任務(wù)分配給相關(guān)人員，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.進(jìn)度匯報(bào)：責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.效果評(píng)估：在任務(wù)完成后，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議效果評(píng)價(jià)：會(huì)議結(jié)束后，組織與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括會(huì)議的組織、議程設(shè)置、討論效果等。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)會(huì)議評(píng)價(jià)結(jié)果，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會(huì)議的組織與實(shí)施，提高會(huì)議效率，為公司的發(fā)展提供有力支持。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同提升會(huì)議管理水平。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議決策和討論內(nèi)容的重要記錄，為確保會(huì)議成果的落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)規(guī)范。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后48小時(shí)內(nèi)完成審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由記錄人在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有與會(huì)人員，并在必要時(shí)抄送相關(guān)部門。

二、決策任務(wù)的分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)分解，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和截止日期。

2.責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后第一時(shí)間確認(rèn)任務(wù)，如有疑問(wèn)或困難，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議主持人溝通解決。

三、任務(wù)執(zhí)行與進(jìn)度監(jiān)控

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中確定的任務(wù)要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，積極推進(jìn)任務(wù)執(zhí)行。

2.會(huì)議主持人或指定跟蹤人員應(yīng)定期檢查任務(wù)進(jìn)度，確保決策執(zhí)行不偏離預(yù)定目標(biāo)。

3.對(duì)于進(jìn)度滯后或遇到問(wèn)題的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并尋求必要的支持和幫助。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向會(huì)議主持人提供書(shū)面報(bào)告，包括任務(wù)完成情況、遇到的問(wèn)題及解決方案、改進(jìn)建議等。

2.會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供參考。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并在后續(xù)會(huì)議中跟進(jìn)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行電子和紙質(zhì)雙份歸檔，確保資料的長(zhǎng)期保存和可追溯性。

2.公司內(nèi)部人員可根據(jù)需要查閱會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容和執(zhí)行情況。

本章規(guī)范的落實(shí)將有效提升會(huì)議決策的執(zhí)行力，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作成效，為公司的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。各部門應(yīng)高度重視會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，共同推動(dòng)公司管理水平的提升。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為加強(qiáng)會(huì)議室的管理，提高使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約管理

1.會(huì)議室預(yù)約采取提前申請(qǐng)、審批制度。申請(qǐng)部門需在會(huì)議前3個(gè)工作日提交會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等需求。

2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室預(yù)約進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度和審批，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模和優(yōu)先級(jí)，合理分配會(huì)議室資源。

3.預(yù)約成功的部門應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)約，需提前1個(gè)工作日通知行政部門。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用過(guò)程中，申請(qǐng)部門應(yīng)遵守以下規(guī)定：

-按照預(yù)定時(shí)間召開(kāi)會(huì)議，不得提前占用或延遲退場(chǎng)。

-愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，嚴(yán)禁擅自調(diào)整、損壞設(shè)備。

-保持會(huì)議室整潔，會(huì)后及時(shí)清理場(chǎng)地，確保下一場(chǎng)會(huì)議的正常進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不隨意離開(kāi)座位，確保會(huì)議效率。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.申請(qǐng)部門如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)在預(yù)約時(shí)提前告知行政部門，以便進(jìn)行設(shè)備調(diào)試和準(zhǔn)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)檢查設(shè)備使用情況，如有損壞，需及時(shí)報(bào)告行政部門并進(jìn)行維修或更換。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，申請(qǐng)部門應(yīng)確保會(huì)議室安全，遵守公司消防安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線，嚴(yán)禁使用明火。

2.會(huì)議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等應(yīng)保持暢通，不得堆放雜物。

3.如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)報(bào)告行政部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。

五、會(huì)議室衛(wèi)生管理

1.會(huì)議室衛(wèi)生由行政部門負(fù)責(zé)定期清潔，保持環(huán)境整潔。

2.申請(qǐng)部門在使用會(huì)議室期間，如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知行政部門處理。

本章規(guī)定的實(shí)施將有助于提高會(huì)議室的使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，為公司創(chuàng)造一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常運(yùn)行秩序。

第五章附則

為確保本《會(huì)議室等級(jí)管理制度規(guī)范》的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本規(guī)范的解釋權(quán)歸公司行政部門。

二、本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

三、各部門應(yīng)在本規(guī)范