會議溝通的技巧課件

項目五群體溝通與會議溝通本項目知識結(jié)構(gòu)圖任務二會議溝通的技巧學習目標知識目標了解會議溝通的概念和適用情境。掌握會議溝通的核心要素。掌握會議溝通的具體技巧。能力目標能分析和定位出會議溝通案例中所涉及的要素。能熟練運用會議溝通的具體技巧。素質(zhì)目標培養(yǎng)學生自主學習的能力。培養(yǎng)學生團隊合作的精神。提升學生在商務溝通中的文化自信和民族自豪感。01能分析和定位出會議溝通案例中所涉及的要素。02能熟練運用會議溝通的具體技巧。重點、難點CONTENTS案例導入會議溝通的智慧利谷歌公司全球副總裁兼中國區(qū)總裁李開復在一封信中講述到：我記得當我在蘋果公司開始我的第一份工作時，公司里有一位名叫西恩的經(jīng)理。每個人都知道他是一個非常有才華的人。特別是在會上，他得體的言辭完美地展示了他卓越的才華、情商和口才，這足以讓在場的所有人欽佩。有一天，我鼓起勇氣向西恩請教有效溝通的秘訣。他說：“我的秘密其實很簡單。我并不總是急于搶答發(fā)言；當我不明白或不確定時，我會緊閉嘴巴；但當我有好的意見時，我永遠不會錯過這個機會。如果我不讓我發(fā)言，我就不會讓會議結(jié)束?！卑咐龑胛覇査骸叭绻渌硕紶幭瓤趾蟮匕l(fā)言，你怎么發(fā)言呢？”他說，“我會先用肢體語言告訴別人該輪到我說話啦！例如，我會舉手發(fā)出一個特殊的聲音（比如清嗓子），或者用目光告訴主人請允許我說話；如果其他人霸占了所有發(fā)言的機會，我會等到發(fā)言人在調(diào)整呼吸時，迅速街上話頭。”肖恩說我又問他：“如果你知道的不多，但別人向你請教呢？”西恩說：“我會先看看是否有比我了解更多的人來幫我回答。如果有，我會巧妙地‘讓’給他回答；如果沒有，我會說，‘我不知道，但我會查清楚的。’會后，我定會把問題查清楚?！辟Y料來源：張秋筠,《商務溝通技巧》,2018課堂討論：通過以上案例內(nèi)容，你是否贊同西恩的做法，為什么？一、會議溝通的概述（一）會議溝通的概念會議溝通是一種有效的溝通手段，它耗時較長，常用于較重大且復雜問題的解決。相關(guān)調(diào)查表明，大部分商務人士有三分之一的時間是在開會中度過，三分之一的時間則用于商務旅途的奔波。萬科總裁也曾經(jīng)這樣描述自己的工作“我如果不是在開會，就是在去往下一個會議的路上”。可見，會議溝通在商務界充當了無可替代的重要角色，協(xié)助著組織各部門的良好運作。（二）會議溝通的適用情境1.需要統(tǒng)一的思想或者行動時。例如，企業(yè)新項目的計劃與籌備、建設的討論。2.需要被當事人所知、認可和接受時。例如，企業(yè)績效制度、考核制度、考勤制度正式實施前的討論。3.重要信息的傳達時。例如，企業(yè)項目實施后的總結(jié)。4.當某些負面信息對團隊或組織造成較大影響，需要進行辟謠時。5.當討論較復雜的問題解決方案時。例如，企業(yè)某產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，需要針對產(chǎn)品技術(shù)及生產(chǎn)鏈收集問題的解決方案，對匯總的方案進行討論。二、會議溝通的核心要素（一）會議溝通的主題會議溝通的主題要與會議參會人員有關(guān)聯(lián)，即會議內(nèi)容是建立在與會者的知識經(jīng)驗基礎(chǔ)上進行的，否則會出現(xiàn)與會者聽不懂或認為議題在自身責權(quán)范圍以外，難以從其中獲取參與感的情況，大大降低會議的效率。（二）會議溝通的出席成員會議溝通的出席成員應當具備與會能力，即有會議決策力和會后影響力。在職位上具備一定的權(quán)力，且有義務執(zhí)行會議的最終決定。（三）會議主持人會議溝通的主持人是會議進程的動力與導向，是會議的靈魂人物。一場順利的會議必然離不開優(yōu)秀主持人的引導發(fā)言、會場秩序控制、會議時間管理和會議總結(jié)。因此，會議溝通要想成功進行，挑選一名合適的主持人能為會議的完成起到事半功倍的效果。二、會議溝通的核心要素（四）會議溝通前的充分準備會議溝通前的準備工作環(huán)節(jié)，一般通過制定會議準備檢查表來呈現(xiàn)。檢查表內(nèi)容應當包含會議溝通準備的檢查（準備工作是否已經(jīng)到位）、議題導入階段的檢查（議題是否能恰當導入）、會議溝通過程的檢查（發(fā)言人是否跑題、超時、沖突出現(xiàn)等）、會議溝通結(jié)論的檢查（如何恰當引導大家進入會議的共同總結(jié)）。（五）會議溝通成員的態(tài)度無論是什么會議，參會人員都應當樹立正確的與會態(tài)度，做到準時參會；會前成分準備；會中紀要；尊重他人的發(fā)言權(quán)。三、會議溝通的具體技巧（一）會議室的布置技巧會議室的開會的基本場所，會議室的安排通常需要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和需求來確定，以滿足不同會議的目的。良好的會議室布置，是會議成功的開始。1.根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議室的布置形式也不同。（1）日常工作會議日常工作會議的布置形式多以圓形、橢圓形、正方形、長方形、T型、一字形、馬蹄形等形式呈現(xiàn)，體現(xiàn)會議的民主、團結(jié)的氛圍。（2）座談會或討論會一般以半圓形、回字形、六角形、八角形為主，體現(xiàn)會議的和諧、放松狀態(tài)。（3）中型會議中型會議一般以扇面形、而字形為主，體現(xiàn)會議的正式。（4）大型會議大型會議一般在禮堂召開，形式比較固定。如果是大型的茶話會和團拜會，則以星點式為佳。三、會議溝通的具體技巧

2.會議室的選擇及布置應遵循以下幾點。（1）會議室如需租賃，地點是首要考慮的問題。應當選擇性價比高、出行方便的地方。假若會議所涉及的對外關(guān)系形象或者與會人數(shù)相對較多，則可以優(yōu)先考慮酒店會堂或展覽中心會議室的租用。（2）注意會議室的室內(nèi)環(huán)境，包括室內(nèi)溫度（是否有空調(diào)、窗戶）、桌椅舒適度、室內(nèi)光線、室內(nèi)安全（疏散通道、消防等安全設施）等。（3）根據(jù)會議的性質(zhì)，決定桌椅安排的形式。例如，日常會議選擇圓桌形；中型會議采用而字型。三、會議溝通的具體技巧（二）會議主持人的溝通技巧良好的會議主持方式，其實是對與會人員進行提問，互動的過程能高效集中與會者的注意力，使他們快速參與到討論的話題中，以提高會議的效率。會議涉及的問題通常有兩種形式，分別為開放式問題和封閉式問題。開放式的問題通常需要花費更多的時間和精力來思考問題、搜集資料、組織語言。封閉式的問題回答較為簡單明了。例如，“這位先生，請問您對此問題的看法如何”，很明顯這是一道開放式題目，回答者需要一定的思考時間。而問題“請問您同意對方的觀點嗎”，這是封閉式問題，回答者能較快對問題做出回應。因此，作為會議溝通的主持人，應當善于運用不同的問題提問方式，提高與會者的注意力和興趣?？梢詫h溝通的問題類型及特征進行歸納：三、會議溝通的具體技巧問題類型問題特征棱鏡型問題指將他人想你提問的問題反饋給其他所有與會者。例如，一名與會成員提出“面對接下來的任務，我們?nèi)绾巫霾藕媚兀俊边@時候你向其他人進行提問“大家一起來想想，接下來的任務應當如何來做才好”。環(huán)形問題指向全體與會成員提出問題，然后引導成員依此進行回答。例如，“接下來由大家對上個月的工作情況進行匯報。程琳，從你開始吧?！睆V播型問題指向全體與會成員拋出一個問題，等待成員思考后主動回答。例如，“屏幕上的三幅圖存在什么差異，哪位可以找出答案來？”這種屬于沒有鼓勵性提問方式，沒有因制定成員回答問題而產(chǎn)生群體壓力。定向型問題指拋出問題后，制定某位成員回答。例如，“你認為這種做法對企業(yè)的供應鏈是否造成一定的影響？王敏，你的看法是？”但這種提問方式需要給予回答者充分的時間進行思考。圖4-6會議溝通問題類型及特征三、會議溝通的具體技巧（三）會議發(fā)言的溝通技巧會議上發(fā)言是溝通的一種重要形式，一般需要做好以下三方面的工作。1.避免歧義由于口語表達在某些情況下無法像書面語一樣，借助字形或?qū)I(yè)術(shù)語區(qū)分一些容易混淆的確切詞語、概念等。例如，某會議上，采購部門一員工說“產(chǎn)品的訂金是500元”，有部分與會成員理解為“產(chǎn)品的定金的500元”，而字面上“訂金”是指產(chǎn)品購買之前約定的價格，“定金”則是交易保證金的意思，所以此話引起了部分成員的誤解。2.防止跑題會議發(fā)言大多數(shù)是即席發(fā)言，防止跑題的前提是要明確自己的觀點，觀點是與會者即席發(fā)言的核心，它起著綱領(lǐng)作用，應當貫穿在整個發(fā)言流程過程中。會議發(fā)言者要想在發(fā)言中做到觀點鮮明、正確、深刻、集中，必須學會在發(fā)言中使用能支持觀點的材料，選擇恰當?shù)脑~匯和句子，甚至發(fā)言時的整體姿態(tài)、表情和情緒控制等，都要考慮在內(nèi)。三、會議溝通的具體技巧

3.哲理名言的運