會(huì)議溝通的技巧課件

項(xiàng)目五群體溝通與會(huì)議溝通本項(xiàng)目知識(shí)結(jié)構(gòu)圖任務(wù)二會(huì)議溝通的技巧學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)了解會(huì)議溝通的概念和適用情境。掌握會(huì)議溝通的核心要素。掌握會(huì)議溝通的具體技巧。能力目標(biāo)能分析和定位出會(huì)議溝通案例中所涉及的要素。能熟練運(yùn)用會(huì)議溝通的具體技巧。素質(zhì)目標(biāo)培養(yǎng)學(xué)生自主學(xué)習(xí)的能力。培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)合作的精神。提升學(xué)生在商務(wù)溝通中的文化自信和民族自豪感。01能分析和定位出會(huì)議溝通案例中所涉及的要素。02能熟練運(yùn)用會(huì)議溝通的具體技巧。重點(diǎn)、難點(diǎn)CONTENTS案例導(dǎo)入會(huì)議溝通的智慧利谷歌公司全球副總裁兼中國(guó)區(qū)總裁李開(kāi)復(fù)在一封信中講述到：我記得當(dāng)我在蘋(píng)果公司開(kāi)始我的第一份工作時(shí)，公司里有一位名叫西恩的經(jīng)理。每個(gè)人都知道他是一個(gè)非常有才華的人。特別是在會(huì)上，他得體的言辭完美地展示了他卓越的才華、情商和口才，這足以讓在場(chǎng)的所有人欽佩。有一天，我鼓起勇氣向西恩請(qǐng)教有效溝通的秘訣。他說(shuō)：“我的秘密其實(shí)很簡(jiǎn)單。我并不總是急于搶答發(fā)言；當(dāng)我不明白或不確定時(shí)，我會(huì)緊閉嘴巴；但當(dāng)我有好的意見(jiàn)時(shí)，我永遠(yuǎn)不會(huì)錯(cuò)過(guò)這個(gè)機(jī)會(huì)。如果我不讓我發(fā)言，我就不會(huì)讓會(huì)議結(jié)束。”案例導(dǎo)入我問(wèn)他：“如果其他人都爭(zhēng)先恐后地發(fā)言，你怎么發(fā)言呢？”他說(shuō)，“我會(huì)先用肢體語(yǔ)言告訴別人該輪到我說(shuō)話啦！例如，我會(huì)舉手發(fā)出一個(gè)特殊的聲音（比如清嗓子），或者用目光告訴主人請(qǐng)?jiān)试S我說(shuō)話；如果其他人霸占了所有發(fā)言的機(jī)會(huì)，我會(huì)等到發(fā)言人在調(diào)整呼吸時(shí)，迅速街上話頭。”肖恩說(shuō)我又問(wèn)他：“如果你知道的不多，但別人向你請(qǐng)教呢？”西恩說(shuō)：“我會(huì)先看看是否有比我了解更多的人來(lái)幫我回答。如果有，我會(huì)巧妙地‘讓’給他回答；如果沒(méi)有，我會(huì)說(shuō)，‘我不知道，但我會(huì)查清楚的?！瘯?huì)后，我定會(huì)把問(wèn)題查清楚。”資料來(lái)源：張秋筠,《商務(wù)溝通技巧》,2018課堂討論：通過(guò)以上案例內(nèi)容，你是否贊同西恩的做法，為什么？一、會(huì)議溝通的概述（一）會(huì)議溝通的概念會(huì)議溝通是一種有效的溝通手段，它耗時(shí)較長(zhǎng)，常用于較重大且復(fù)雜問(wèn)題的解決。相關(guān)調(diào)查表明，大部分商務(wù)人士有三分之一的時(shí)間是在開(kāi)會(huì)中度過(guò)，三分之一的時(shí)間則用于商務(wù)旅途的奔波。萬(wàn)科總裁也曾經(jīng)這樣描述自己的工作“我如果不是在開(kāi)會(huì)，就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上”?？梢?jiàn)，會(huì)議溝通在商務(wù)界充當(dāng)了無(wú)可替代的重要角色，協(xié)助著組織各部門(mén)的良好運(yùn)作。（二）會(huì)議溝通的適用情境1.需要統(tǒng)一的思想或者行動(dòng)時(shí)。例如，企業(yè)新項(xiàng)目的計(jì)劃與籌備、建設(shè)的討論。2.需要被當(dāng)事人所知、認(rèn)可和接受時(shí)。例如，企業(yè)績(jī)效制度、考核制度、考勤制度正式實(shí)施前的討論。3.重要信息的傳達(dá)時(shí)。例如，企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施后的總結(jié)。4.當(dāng)某些負(fù)面信息對(duì)團(tuán)隊(duì)或組織造成較大影響，需要進(jìn)行辟謠時(shí)。5.當(dāng)討論較復(fù)雜的問(wèn)題解決方案時(shí)。例如，企業(yè)某產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，需要針對(duì)產(chǎn)品技術(shù)及生產(chǎn)鏈?zhǔn)占瘑?wèn)題的解決方案，對(duì)匯總的方案進(jìn)行討論。二、會(huì)議溝通的核心要素（一）會(huì)議溝通的主題會(huì)議溝通的主題要與會(huì)議參會(huì)人員有關(guān)聯(lián)，即會(huì)議內(nèi)容是建立在與會(huì)者的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行的，否則會(huì)出現(xiàn)與會(huì)者聽(tīng)不懂或認(rèn)為議題在自身責(zé)權(quán)范圍以外，難以從其中獲取參與感的情況，大大降低會(huì)議的效率。（二）會(huì)議溝通的出席成員會(huì)議溝通的出席成員應(yīng)當(dāng)具備與會(huì)能力，即有會(huì)議決策力和會(huì)后影響力。在職位上具備一定的權(quán)力，且有義務(wù)執(zhí)行會(huì)議的最終決定。（三）會(huì)議主持人會(huì)議溝通的主持人是會(huì)議進(jìn)程的動(dòng)力與導(dǎo)向，是會(huì)議的靈魂人物。一場(chǎng)順利的會(huì)議必然離不開(kāi)優(yōu)秀主持人的引導(dǎo)發(fā)言、會(huì)場(chǎng)秩序控制、會(huì)議時(shí)間管理和會(huì)議總結(jié)。因此，會(huì)議溝通要想成功進(jìn)行，挑選一名合適的主持人能為會(huì)議的完成起到事半功倍的效果。二、會(huì)議溝通的核心要素（四）會(huì)議溝通前的充分準(zhǔn)備會(huì)議溝通前的準(zhǔn)備工作環(huán)節(jié)，一般通過(guò)制定會(huì)議準(zhǔn)備檢查表來(lái)呈現(xiàn)。檢查表內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含會(huì)議溝通準(zhǔn)備的檢查（準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)到位）、議題導(dǎo)入階段的檢查（議題是否能恰當(dāng)導(dǎo)入）、會(huì)議溝通過(guò)程的檢查（發(fā)言人是否跑題、超時(shí)、沖突出現(xiàn)等）、會(huì)議溝通結(jié)論的檢查（如何恰當(dāng)引導(dǎo)大家進(jìn)入會(huì)議的共同總結(jié)）。（五）會(huì)議溝通成員的態(tài)度無(wú)論是什么會(huì)議，參會(huì)人員都應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的與會(huì)態(tài)度，做到準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；會(huì)前成分準(zhǔn)備；會(huì)中紀(jì)要；尊重他人的發(fā)言權(quán)。三、會(huì)議溝通的具體技巧（一）會(huì)議室的布置技巧會(huì)議室的開(kāi)會(huì)的基本場(chǎng)所，會(huì)議室的安排通常需要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和需求來(lái)確定，以滿足不同會(huì)議的目的。良好的會(huì)議室布置，是會(huì)議成功的開(kāi)始。1.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議室的布置形式也不同。（1）日常工作會(huì)議日常工作會(huì)議的布置形式多以圓形、橢圓形、正方形、長(zhǎng)方形、T型、一字形、馬蹄形等形式呈現(xiàn)，體現(xiàn)會(huì)議的民主、團(tuán)結(jié)的氛圍。（2）座談會(huì)或討論會(huì)一般以半圓形、回字形、六角形、八角形為主，體現(xiàn)會(huì)議的和諧、放松狀態(tài)。（3）中型會(huì)議中型會(huì)議一般以扇面形、而字形為主，體現(xiàn)會(huì)議的正式。（4）大型會(huì)議大型會(huì)議一般在禮堂召開(kāi)，形式比較固定。如果是大型的茶話會(huì)和團(tuán)拜會(huì)，則以星點(diǎn)式為佳。三、會(huì)議溝通的具體技巧

2.會(huì)議室的選擇及布置應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)。（1）會(huì)議室如需租賃，地點(diǎn)是首要考慮的問(wèn)題。應(yīng)當(dāng)選擇性價(jià)比高、出行方便的地方。假若會(huì)議所涉及的對(duì)外關(guān)系形象或者與會(huì)人數(shù)相對(duì)較多，則可以優(yōu)先考慮酒店會(huì)堂或展覽中心會(huì)議室的租用。（2）注意會(huì)議室的室內(nèi)環(huán)境，包括室內(nèi)溫度（是否有空調(diào)、窗戶）、桌椅舒適度、室內(nèi)光線、室內(nèi)安全（疏散通道、消防等安全設(shè)施）等。（3）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，決定桌椅安排的形式。例如，日常會(huì)議選擇圓桌形；中型會(huì)議采用而字型。三、會(huì)議溝通的具體技巧（二）會(huì)議主持人的溝通技巧良好的會(huì)議主持方式，其實(shí)是對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行提問(wèn)，互動(dòng)的過(guò)程能高效集中與會(huì)者的注意力，使他們快速參與到討論的話題中，以提高會(huì)議的效率。會(huì)議涉及的問(wèn)題通常有兩種形式，分別為開(kāi)放式問(wèn)題和封閉式問(wèn)題。開(kāi)放式的問(wèn)題通常需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來(lái)思考問(wèn)題、搜集資料、組織語(yǔ)言。封閉式的問(wèn)題回答較為簡(jiǎn)單明了。例如，“這位先生，請(qǐng)問(wèn)您對(duì)此問(wèn)題的看法如何”，很明顯這是一道開(kāi)放式題目，回答者需要一定的思考時(shí)間。而問(wèn)題“請(qǐng)問(wèn)您同意對(duì)方的觀點(diǎn)嗎”，這是封閉式問(wèn)題，回答者能較快對(duì)問(wèn)題做出回應(yīng)。因此，作為會(huì)議溝通的主持人，應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用不同的問(wèn)題提問(wèn)方式，提高與會(huì)者的注意力和興趣?？梢詫?huì)議溝通的問(wèn)題類型及特征進(jìn)行歸納：三、會(huì)議溝通的具體技巧問(wèn)題類型問(wèn)題特征棱鏡型問(wèn)題指將他人想你提問(wèn)的問(wèn)題反饋給其他所有與會(huì)者。例如，一名與會(huì)成員提出“面對(duì)接下來(lái)的任務(wù)，我們?nèi)绾巫霾藕媚?？”這時(shí)候你向其他人進(jìn)行提問(wèn)“大家一起來(lái)想想，接下來(lái)的任務(wù)應(yīng)當(dāng)如何來(lái)做才好”。環(huán)形問(wèn)題指向全體與會(huì)成員提出問(wèn)題，然后引導(dǎo)成員依此進(jìn)行回答。例如，“接下來(lái)由大家對(duì)上個(gè)月的工作情況進(jìn)行匯報(bào)。程琳，從你開(kāi)始吧?！睆V播型問(wèn)題指向全體與會(huì)成員拋出一個(gè)問(wèn)題，等待成員思考后主動(dòng)回答。例如，“屏幕上的三幅圖存在什么差異，哪位可以找出答案來(lái)？”這種屬于沒(méi)有鼓勵(lì)性提問(wèn)方式，沒(méi)有因制定成員回答問(wèn)題而產(chǎn)生群體壓力。定向型問(wèn)題指拋出問(wèn)題后，制定某位成員回答。例如，“你認(rèn)為這種做法對(duì)企業(yè)的供應(yīng)鏈?zhǔn)欠裨斐梢欢ǖ挠绊?？王敏，你的看法是？”但這種提問(wèn)方式需要給予回答者充分的時(shí)間進(jìn)行思考。圖4-6會(huì)議溝通問(wèn)題類型及特征三、會(huì)議溝通的具體技巧（三）會(huì)議發(fā)言的溝通技巧會(huì)議上發(fā)言是溝通的一種重要形式，一般需要做好以下三方面的工作。1.避免歧義由于口語(yǔ)表達(dá)在某些情況下無(wú)法像書(shū)面語(yǔ)一樣，借助字形或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)區(qū)分一些容易混淆的確切詞語(yǔ)、概念等。例如，某會(huì)議上，采購(gòu)部門(mén)一員工說(shuō)“產(chǎn)品的訂金是500元”，有部分與會(huì)成員理解為“產(chǎn)品的定金的500元”，而字面上“訂金”是指產(chǎn)品購(gòu)買(mǎi)之前約定的價(jià)格，“定金”則是交易保證金的意思，所以此話引起了部分成員的誤解。2.防止跑題會(huì)議發(fā)言大多數(shù)是即席發(fā)言，防止跑題的前提是要明確自己的觀點(diǎn)，觀點(diǎn)是與會(huì)者即席發(fā)言的核心，它起著綱領(lǐng)作用，應(yīng)當(dāng)貫穿在整個(gè)發(fā)言流程過(guò)程中。會(huì)議發(fā)言者要想在發(fā)言中做到觀點(diǎn)鮮明、正確、深刻、集中，必須學(xué)會(huì)在發(fā)言中使用能支持觀點(diǎn)的材料，選擇恰當(dāng)?shù)脑~匯和句子，甚至發(fā)言時(shí)的整體姿態(tài)、表情和情緒控制等，都要考慮在內(nèi)。三、會(huì)議溝通的具體技巧

3.哲理名言的運(yùn)