BA-2銷售辦公室處理政策

PrintedDate:TIME\@"M/d/yyyy"8/29/2011 B-A-2-PAGE1ShenZhenViennaHotel深圳；樂安居國際酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：相關(guān)政策確保市場推廣及銷售部具備基本的設(shè)施來完成其工作；市場推廣及銷售部辦公室應(yīng)當每時每刻都保持干凈和整潔，市場推廣及銷售部不是宴會或視聽設(shè)備、促銷設(shè)施的儲藏室；辦公室應(yīng)當寬敞，各辦公臺之間留有充足的空間以便銷售人員可在接聽電話時互不干擾；應(yīng)準備標準四屜文件柜以存放重要客戶、潛在客戶的資料，同時銷售人員的所有有效文件也應(yīng)有一個足夠的存放空間；辦公室使用的文字處理設(shè)備、電腦應(yīng)當與集團認可的銷售自動化系統(tǒng)兼容；辦公室必須具備自動/手動的團體房控制（GRC）預(yù)定系統(tǒng)，所有銷售人員都可以進入此系統(tǒng)，但只應(yīng)有1名高級銷售人員可在經(jīng)授權(quán)后在其中預(yù)定；應(yīng)當設(shè)置按日期分類的讀者檔案以便保存發(fā)出的信件、備忘錄和合同；應(yīng)當為需繼續(xù)跟進的銷售拜訪建立相應(yīng)的跟蹤系統(tǒng)；宴會/會議活動的空間應(yīng)當有所控制；合同與建議應(yīng)包括以下信息：預(yù)定場地價格免費項目付款規(guī)定取消規(guī)定月應(yīng)對流失業(yè)務(wù)進行記錄；11．酒店的幻燈片和照片資料庫應(yīng)包括以下內(nèi)容：外景（所有角度）外景（特別之處，如噴泉、標志等）ShenZhenViennaHotel深圳樂安居國際酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：相關(guān)政策射燈主要入口（正常營業(yè)時）大堂（正常營業(yè)時）餐廳休息廳餐飲設(shè)施（有人）小型會議廳（有人）特殊設(shè)施（游泳池、桑拿等）所有類型的客房和套房（有人）食物或特別的菜肴酒店裝飾的部分藝術(shù)品特殊事件重要人物（通常只要求黑白、有光澤的印刷品）12．行為規(guī)范：工作時間為8：30~17：30,午休時間為12：00~13：00；午飯時間要輪流用餐以保證有人在辦公室值守；當人手不夠時應(yīng)通知總機提供留言服務(wù)，回來后應(yīng)及時提取留言；訂立團隊和重要客戶抵達時間表，銷售部人員要按時間表輪流值班以接待好客 戶；保持職業(yè)化的態(tài)度和裝束，營造工作氣氛；個人裝束應(yīng)莊重、大方，并保持干凈整潔；桌面盡量保持整潔不許長時間與店內(nèi)各辦公室或店外親朋通話在客戶面前要全神貫注，避免在與客戶交談時接電話或被雜事打斷；ShenZhenViennaHotel深圳樂安居國際酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：操作程序1．團體房控制（GroupRoomsControl）GRC模式是為標準自動化所作的準備，每天保留所有團體和團體預(yù)定的記錄并和商務(wù)散客分開，要求這些預(yù)定記錄清楚明了并每天進行統(tǒng)計；GRC也記錄所有取消團體和實際團體消費；2．讀者檔案每份信件、備忘錄及合同都應(yīng)當復(fù)印并按時間順序存入讀者檔案，該檔案可以由總經(jīng)理、駐店經(jīng)理、行政經(jīng)理—市場銷售定期查閱，以便對銷售形式、銷售方法和程序給予建議；3.跟蹤系統(tǒng)對需要進一步行動的銷售拜訪，將每個回復(fù)或提示函按每天一格存放在文件柜 中，文件柜應(yīng)有11個隔斷，每個隔斷中有31個文件夾；每月需跟辦的文件應(yīng) 在月初時放入相應(yīng)月份的文件夾；當相關(guān)工作已完成，應(yīng)將其存入正確的文件 夾中；對銷售拜訪而言，跟蹤可采用手工或現(xiàn)代化的電子系統(tǒng)—FIDELIO，但必須能 夠跟蹤下一個拜訪目標；按字母順序在KA，KP，OAF市場平臺上建立主要客戶名單，應(yīng)包括地址、聯(lián)系 電話、聯(lián)系人等信息；按地理位置建立類似于主要客戶名單的地區(qū)客戶名單，特別是本市場平臺的客 戶（有潛力但尚未進行銷售拜訪的客戶）；當我們在一個特定的區(qū)域內(nèi)進行銷售拜訪時，銷售人員應(yīng)當訂立全面計劃；部門秘書應(yīng)當在每天向每個銷售人員提交一份需跟蹤拜訪的客戶名單；ShenZhenViennaHotel深圳樂安居國際酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：操作程序雜項銷售檔案雜項銷售檔案應(yīng)保存在一個大文件夾中，此文件夾適用于那些無須在主檔案中單獨建立檔案的文件，這些雜項銷售檔案至少應(yīng)當三個月被檢閱一次，如果其中有客戶變得重要了，就應(yīng)當在主檔案中為它另設(shè)一個永久的文件夾，另一方面，你也需要從那些完全死掉的公司去掉一些資料，如果你感覺他們不再有什么活力的話；宴會預(yù)定簿宴會預(yù)定簿是一個你列出你酒店所有功能廳的一本日志，宴會預(yù)定的政策和程序應(yīng)當最少包含以下基本內(nèi)容：團體的名稱、合同、地址和電話號碼、需要的客房、宴會/會議的類型、出席的人員、設(shè)立的時間，最重要的是，這個團體是暫時的還是已經(jīng)明確的；如果可能，一個明確的預(yù)定必須有客戶簽署的確認函；必須將此預(yù)定簿經(jīng)常更新信息，因為情況是不斷變化的，并且預(yù)定簿中的空間 是代表著酒店的收入；每月至少應(yīng)進行一次宴會預(yù)定簿的審核；合同和建議（1）任何明確的預(yù)定應(yīng)當遵循合同以書面形式清楚地列出：房間保留日期、到達日期、房間數(shù)量離開日期和房間數(shù)量重新確認的選擇日期（2）房間價格1）單人/雙人/三人套房2）傭金/凈價/加收服務(wù)費/稅等ShenZhenViennaHotel深圳維也納酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：操作程序（3）免費房政策（4）會議室價格保留日期時間和容量（5）議室價格和設(shè)施（6）餐價散點（主食）宴會他需付費的服務(wù)要求其他酒店提供的免費服務(wù)信用程序和付款方式押金預(yù)付款分房單取消政策過量預(yù)定政策ShenZhenViennaHotel深圳維也納酒店P(guān)olicy&Procedure政策和程序REF.編號PNP-MKT-SAL-002Initiatedby擬稿：市場推廣及銷售部總監(jiān)Signature簽名：Approvedby批準：總經(jīng)理Signature簽名：Subject主題：銷售辦公室管理政策EffectiveDate生效日期：操作程序合同必須是由客人簽署并且復(fù)印給相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，諸如：前廳部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理、信用經(jīng)理；失去的業(yè)務(wù)（1）