會(huì)議設(shè)備設(shè)施管理制度

會(huì)議設(shè)備設(shè)施管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議設(shè)備設(shè)施的管理，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)。

一、目的

1.保證會(huì)議設(shè)備設(shè)施的完好、適用，提高會(huì)議質(zhì)量。

2.規(guī)范會(huì)議設(shè)備設(shè)施的使用、維護(hù)和管理，降低設(shè)備故障率。

3.提升會(huì)議組織效率，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議室、會(huì)議設(shè)備及相關(guān)設(shè)施的管理。

2.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)、設(shè)備使用及維護(hù)等工作。

三、會(huì)議設(shè)備設(shè)施分類(lèi)

1.會(huì)議設(shè)備：包括但不限于投影儀、電腦、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、攝像頭、電子白板等。

2.會(huì)議設(shè)施：包括但不限于會(huì)議桌椅、空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)等。

四、會(huì)議設(shè)備設(shè)施管理原則

1.統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)。

2.定期檢查、及時(shí)維修。

3.節(jié)約能源、環(huán)保低碳。

4.確保安全、避免損失。

五、責(zé)任劃分

1.會(huì)議室管理部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備設(shè)施的整體管理、維護(hù)、調(diào)配等工作。

2.會(huì)議組織部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備設(shè)施的使用、保管及會(huì)后歸還等工作。

3.使用人員：負(fù)責(zé)正確使用會(huì)議設(shè)備設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本制度規(guī)定，造成會(huì)議設(shè)備設(shè)施損壞、丟失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

2.對(duì)故意損壞、盜竊會(huì)議設(shè)備設(shè)施的行為，將依法追究法律責(zé)任。

本制度的解釋權(quán)歸公司會(huì)議室管理部門(mén)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的籌備、召開(kāi)及結(jié)束等環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者需明確會(huì)議的主題、目的和預(yù)期成果，以便提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、發(fā)言人等。

3.通知參會(huì)人員：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者需根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備好相關(guān)材料，包括會(huì)議背景資料、報(bào)告、提案等。

5.會(huì)議設(shè)備檢查：會(huì)議組織者應(yīng)提前檢查會(huì)議室設(shè)備設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

6.會(huì)議室布置：根據(jù)會(huì)議需求，合理布置會(huì)議室，包括座位安排、投影設(shè)備調(diào)試等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員需簽到，確保會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)確。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始：會(huì)議主持人介紹會(huì)議主題、目標(biāo)和議程，明確會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議議題討論：根據(jù)會(huì)議議程，依次進(jìn)行議題討論。發(fā)言人需提前準(zhǔn)備，確保發(fā)言?xún)?nèi)容充實(shí)、有條理。

4.會(huì)議記錄：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

5.會(huì)議決策：針對(duì)議題進(jìn)行表決或討論，形成會(huì)議決策。

6.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議記錄歸檔：將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，并歸檔保存。

2.會(huì)議設(shè)備歸還：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員需將使用的會(huì)議設(shè)備歸還至原位，確保設(shè)備完好。

3.會(huì)議室清理：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，保持環(huán)境衛(wèi)生。

4.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議組織者可對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，以利于改進(jìn)后續(xù)會(huì)議。

5.跟進(jìn)會(huì)議決策：會(huì)議組織者應(yīng)跟進(jìn)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章將闡述會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)、發(fā)布、跟蹤落實(shí)及反饋等環(huán)節(jié)。

一、會(huì)議紀(jì)要的編寫(xiě)與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)編寫(xiě)，內(nèi)容包括但不限于會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題討論、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)應(yīng)遵循客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保會(huì)議內(nèi)容得到準(zhǔn)確記錄。

3.會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)完成后，應(yīng)由會(huì)議組織者審核，確保紀(jì)要內(nèi)容無(wú)誤。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快發(fā)布，發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

5.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采取適當(dāng)方式進(jìn)行公開(kāi)，以便公司內(nèi)部人員了解會(huì)議決策和執(zhí)行情況。

二、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議紀(jì)要中涉及的待辦事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限，確保相關(guān)人員了解并執(zhí)行會(huì)議決策。

2.各部門(mén)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)完成。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，了解待辦事項(xiàng)的完成進(jìn)度，并及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題。

4.對(duì)于未按期完成的待辦事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)與責(zé)任人溝通，了解原因，制定解決方案，確保會(huì)議決策得到落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要的意見(jiàn)和建議，了解紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，為改進(jìn)會(huì)議組織和管理提供依據(jù)。

2.定期召開(kāi)會(huì)議紀(jì)要反饋會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分享成功經(jīng)驗(yàn)，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

3.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況和反饋，不斷完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率。

4.對(duì)于會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的共性問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)組織培訓(xùn)或講解，提高相關(guān)人員的工作能力和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的預(yù)訂、使用、維護(hù)及清潔等管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息，以便會(huì)議室管理部門(mén)進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室管理部門(mén)收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如遇沖突，需與申請(qǐng)部門(mén)協(xié)商解決。

4.預(yù)訂成功的部門(mén)應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門(mén)。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)確保會(huì)議設(shè)備設(shè)施完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議室管理部門(mén)。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，包括座椅歸位、關(guān)閉設(shè)備、清理垃圾等。

4.未經(jīng)允許，不得私自將會(huì)議室轉(zhuǎn)借他人或用于非會(huì)議活動(dòng)。

三、會(huì)議室維護(hù)

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議設(shè)備設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修損壞設(shè)備。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保養(yǎng)，包括空調(diào)、照明、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施。

四、會(huì)議室清潔

1.會(huì)議室清潔工作由會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行打掃，保持會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.清潔工作應(yīng)包括地面、桌面、椅面、窗戶等部位的清潔，確保會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議室內(nèi)垃圾桶應(yīng)及時(shí)清理，避免垃圾堆積。

4.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立清潔工作記錄，以便檢查和監(jiān)督清潔工作的落實(shí)。

遵守以上會(huì)議室管理規(guī)定，有助于提高會(huì)議室使用效率，為公司內(nèi)部會(huì)議創(chuàng)造良好的環(huán)境。各部門(mén)應(yīng)共同維護(hù)會(huì)議室的秩序與設(shè)施，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，本章對(duì)相關(guān)附則進(jìn)行規(guī)定。

一、本制度的解釋權(quán)歸公司會(huì)議室管理部門(mén)