某某衛(wèi)生局檔案管理制度

某某衛(wèi)生局檔案管理制度

第一章總則第一條為提高局機關檔案的科學管理水平，維護檔案的完整與安全，更好地為衛(wèi)生工作服務，根據(jù)《檔案法》、《機關檔案工作條例》，制定本制度。第二條機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是反映工作及其歷史真實面貌的一項重要工作。第二章管理機構和人員第三條局機關辦公室內(nèi)設立檔案室，配備專人管理。各科室和直屬單位應設檔案專柜，并指定專人管理，檔案管理員應保持相對穩(wěn)定。第四條局機關檔案管理工作業(yè)務上接受上級衛(wèi)生部門和盟檔案局的指導和監(jiān)督。第五條檔案室的任務：（一）

制定局機關檔案管理工作的規(guī)章制度；（二）

集中統(tǒng)一管理局機關各種門類和載體的檔案；（三）

為局機關各項工作提供檔案服務；（四）

指導和監(jiān)督局機關各科室和直屬單位的檔案工作；（五）

負責收集與局機關業(yè)務有關的資料；（六）

按規(guī)定向盟檔案局移交應進館檔案；（七）

辦理領導交辦有關業(yè)務的其它工作。第六條檔案綜合管理的范圍。局機關各科室和黨、政、工、團組織工作中形成的各種門類、載體的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、專門檔案、出版刊物檔案等都是局機關工作活動的歷史記錄，必須收集齊全，交由局機關檔案室進行綜合管理，任何人不得據(jù)為己有。第三章檔案管理和利用第七條建立和完善檔案工作制度，把檔案工作列入局機關各科室相關人員的職責范圍和崗位責任。第八條檔案工作與局辦公現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、微機化同步發(fā)展，不斷提高科學管理水平和服務效率。第九條檔案工作要有利于確保檔案資料的安全和延長其壽命，又要盡可能方便查找利用。第十條局機關的全部檔案為一個全宗。全宗內(nèi)的檔案必須按門類進行分類，編制出檔案統(tǒng)一分類編號方案。檔案的分類要科學，編目要準確，檢索工具力求多樣化，在提供利用時，做到準確迅速。第十一條局機關檔案室對各種載體檔案的收進、存放、移出、利用等情況，檔案員必須及時登記，做到統(tǒng)計數(shù)字真實準確。第四章檔案的鑒定、移交和處理第十二條每年三月底前，由辦公室指定各科室及直屬單位熟悉業(yè)務的工作人員與檔案室組成三人鑒定小組，對超過保管期限的檔案進行鑒定，提出存、毀意見，并編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)。第十三條對永久、長期保存的檔案按規(guī)定移交盟檔案局，要辦理好移交手續(xù)。對銷毀及移交清冊長期保存。第十四條各科室、直屬單位如有撤銷、合并、增設或其他變動，其檔案材料屬于局機關管理的，原建制部門應負責將其應歸檔的文件資料全部完整立卷移交局機關檔案室保存管理。第五章文件材料歸檔范圍第十五條凡是反映局機關工作活動情況，具有查考利用價值的文件材料都屬歸檔范圍。第十六條歸檔的上級機關文件材料：（一）

上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料；（二）

上級機關轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的決議、決定、指示、規(guī)定、批復以及非局機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；（三）

上級機關領導視察、檢查局機關工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（四）

代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿；（五）

上級機關轉(zhuǎn)發(fā)局機關的文件。第十七條歸檔的局機關文件材料：（一）

局機關召開的重要會議文件（包括聲像材料）；（二）

局機關的請示與上級機關的批復文件，直屬單位的請示與局機關的批復文件；（三）

局機關年度工作計劃、總結、報告；（四）

局機關檢查直屬單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；（五）

局機關匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片）；（六）

局機關形成的財務報表、賬薄、憑證等文件材料；（七）

重要的群眾來信來訪及其處理過程中形成的材料；（八）

局機關領導人公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄、從外機關帶回來的與局機關有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；（九）

局機關征用土地以及基建建設工程等文件材料；（十）局機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用信件及其組織原則、人員編制、機構設置等文件材料；（十一）局機關制定的工作條例、章程、制度、細則、規(guī)定等文件材料；（十二）局機關的歷史沿革、大事記、年鑒、反映局機關（本系統(tǒng)）重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物、展覽及會議照片等文件材料；（十三）局機關干部任免（包括備案）、分配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任方面的文件。黨員、團員、干部、工人名冊、報表。職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡材料。紀律檢查、治安保衛(wèi)工作中形成的文件材料；（十四）局機關財務、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（十五）局機關編印的各種信息材料的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（十六）局機關與有關單位簽訂的各種合同文件：（二）

局機關重要活動形成的聲像材料；（三）

局機關召開的重要會議形成的聲像材料；（四）

局機關組織的重要活動、比賽、表演等形成的聲像材料；（五）

榮獲各種稱號、獎狀、獎旗、獎杯、牌匾、證書等聲像材料；（六）

各個時期領導班子的照片。第二十五條歸檔時間：（一）

照片沖洗加工后，錄音、錄像完成后，由攝錄人整理并編寫說明，及時向局機關綜合檔案歸檔；（二）

局機關檔案室應隨時收集、征集零散的具有保存價值的聲像制品。第二十六條歸檔要求：（一）

聲像檔案必須詳細記錄攝錄時間、地點、人物、事項說明、攝錄人；（二）

必須是原件；（三）

聲像必須清晰、完整；（四）

材料歸檔移交人要填寫移交清單（一式兩份），交接雙方核對清楚后，雙方在清單上簽名，各留一份備查；（五）

具有保存價值的聲像材料，由攝錄人在完成后及時整理，將正片與底片對應夾好，移交局機關檔案室。第二十七條檔案的管理：（一）

聲像檔案由局機關檔案室集中統(tǒng)一管理，不準由承辦單位和個人私存；（二）

聲像檔案管理的主要任務是協(xié)助攝錄人整理、鑒定聲像材料，保管、統(tǒng)計和提供利用；（三）

聲像檔案由局機關檔案室統(tǒng)一編號，按不同種類、載體進行組卷上帳、編目、存放；（四）

對榮譽（實物）檔案實行登記目錄和拍成照片管理，各部門保管的榮譽（實物）檔案，要定期清點，保證實物完好無損，于次年第一季度前向局機關檔案室移交；（五）

移交人將要移交的聲像、榮譽（實物）檔案，填寫清單一式兩份，交接雙方經(jīng)核對后在清單上簽字，各留一份備查。（六）

將底片編號、登記。內(nèi)容包括：分類底片號、攝錄人、攝錄地點、時間、底片數(shù)量、收編日期。第九章專門檔案立卷歸檔第二十八條歸檔范圍：（一）

會計報表：年度會計報表、月、季會計報表（包括文字分析）、主要財務指標；（二）

會計賬?。喝沼涃~（包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）、明細賬、總賬、固定資產(chǎn)賬卡、輔助賬；（三）

會計憑證：會計原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和銀行存款金額調(diào)節(jié)表；（四）

財務其它資料：收據(jù)存根、移交清單、銷毀清冊；（五）

科技檔案。第二十九條歸檔時間。每年形成的檔案，在次年六月底以前，由會計或科技管理人員進行整理，按規(guī)定保管期限，依照局機關檔案管理規(guī)定的專門檔案編號方法進行編目、組卷、登記裝盒。專門檔案在各科室保存一年后，由專人列出移交清單一式兩份，向局機關檔案室移交，以局機關綜合檔案管理人員檢查驗收后，交接雙方在移交清單上簽字，雙方各留一份備案。第三十條財務檔案和科技檔案歸檔工作分別執(zhí)行國家《會計檔案管理辦法》、《醫(yī)學科學技術檔案管理辦法》。第十章檔案室管理第三十一條設置專門檔案庫房保管檔案，購置必要的設備，不斷改善檔案保管條件，并根據(jù)需要與可能，采用先進技術設備，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與科學化。第三十二條對歸檔案卷、資料，按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列。第三十三條庫內(nèi)檔案、資料櫥（柜）要編號，并編制檔案、資料存放指引卡和示意圖（表）。第三十四條庫房保持清潔、衛(wèi)生，并有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放與檔案無關的物品，庫房周圍嚴禁存放易燃物品，保證檔案的安全與完好無損。溫度應控制在14—24℃內(nèi)，濕度在45%-60%±5%內(nèi)，無蟲霉滋生。第三十五條對檔案庫房進行定期或不定期檢查，主要檢查庫房設施和檔案情況，保證賬物一致，如有破損或字跡失真的檔案，應及時修復、搶救。第三十六條建立健全檔案資料的統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級和盟檔案局報送基本情況統(tǒng)計表。第三十七條檔案管理人員調(diào)動時，應辦理好清點交接手續(xù)。第十一章檔案保密第三十八條檔案管理人員要嚴格執(zhí)行黨和國家的各項制度，保守國家秘密，維護檔案的完整與安全。第三十九條檔案庫房應安裝鐵門、配置鐵柜等保密設施。列入密級的檔案，要在檔案左上角蓋上密級章，設專柜保管。第四十條查閱秘密級檔案必須經(jīng)局領導批準，外單位人員還必須持局以上單位介紹信。檔案管理人員應詳細登記查閱人姓名、單位、查閱時間及內(nèi)容。查閱內(nèi)容必須控制在介紹信指定內(nèi)容和文件規(guī)定的傳達范圍，并在閱文室進行，不得進入庫房，不得擅自擴大查閱范圍，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自抄錄、復印檔案資料。第四十一條對外提供資料、公布數(shù)據(jù)、發(fā)表文章等不得引用局機尚未解密的檔案。對超過保密期限的檔案資料，要及時做好降密與解密工作，擴大利用范圍。第四十二條發(fā)生檔案泄密事件應報告局領導和上級有關部門，并采取有效措施，盡力挽回損失。第十二章檔案借閱利用第四十三條局機關所保管的檔案，只供局機關利用。第四十四條因工作需要，局機關工作人員均可借閱一般檔案。一般情況下，只借閱本部門形成的檔案。需要借閱其它部門的檔案，要經(jīng)其他部門領導同意。需借閱人事、紀檢、監(jiān)察及其它不宜對外公開的檔案，要經(jīng)局機關辦公室批準。需查閱有密級的檔案，按檔案保密制度辦理。第四十五條外單位確需查閱和利用局機關形成的檔案資料，要經(jīng)主管檔案工作的局領導批準。第四十六條查閱檔案，雙方交收手續(xù)要清楚，要認真填寫檔案查閱登記表、辦理有關借閱手續(xù)。檔案資料原則上不外借。確需摘抄和復印資料時，屬密級文件、資料的需經(jīng)辦公室批準，用后歸還檔案室銷毀。一般文件、資料要經(jīng)檔案員審閱同意。歸還檔案時，借閱人應親自將檔案資料交還檔案室，經(jīng)檔案人員檢查清點無誤后，辦理注銷手續(xù)。第四十七條查閱檔案時，要愛護檔案，嚴禁勾畫、折疊、涂改、裁剪、撕毀或丟失檔案。違者將追究責任。第十三章檔案銷毀第四十八條局檔案室每五年進行一次鑒定銷毀工作。第四十九條檔案的鑒定銷毀，應在局機關辦公室領導下，由檔案室及有關業(yè)務科室人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定對檔