DB3305-T 211-2021民政社會救助檔案管理規(guī)范

ICS03.080.20

A14

DB3305

浙江省湖州市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3305/T211—2021

民政社會救助檔案管理規(guī)范

2021-11-15發(fā)布2021-11-16實(shí)施

湖州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB3305/T211—2021

目次

前言................................................................................II

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術(shù)語和定義........................................................................1

4基本要求..........................................................................1

5工作流程..........................................................................2

6檔案收集..........................................................................2

7整理與歸檔........................................................................3

8利用..............................................................................5

9移交..............................................................................5

10鑒定.............................................................................5

11銷毀.............................................................................5

12檔案信息化.......................................................................5

附錄A（規(guī)范性附錄）社會救助檔案的歸檔規(guī)范..........................................6

附錄B（規(guī)范性附錄）檢索工具........................................................7

附錄C（資料性附錄）檔案工作用表...................................................13

I

DB3305/T211—2021

前言

本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》給出的規(guī)則

起草。

本文件由湖州市民政局提出。

本文件由湖州市民政標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會歸口。

本文件主要起草單位：長興縣南太湖社會創(chuàng)新中心、湖州市民政局、長興縣民政局、長興縣檔案管

理局。

本文件主要起草人：杜少杰、邱永芳、羅廣平、譚秀芬、沈自強(qiáng)、王斌、杜琦、姚燕。

II

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民政社會救助檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了民政社會救助檔案管理的基本要求、工作流程、檔案收集、整理與歸檔、利用、移交、

鑒定、銷毀、檔案信息化等內(nèi)容。

本文件適用于民政社會救助檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

3.1

民政社會救助檔案

在民政部門管理職責(zé)范疇內(nèi)，在最低生活保障、最低生活保障邊緣、支出型貧困、特困供養(yǎng)人員、

臨時救助等社會救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲

像等不同形式和載體的歷史記錄。

4基本要求

4.1組織管理

應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級實(shí)施、分類管理、集中保管的原則。縣（區(qū)）級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)

當(dāng)分別建立民政社會救助檔案,其中紙質(zhì)檔案管理要求應(yīng)符合DA/T31的要求。

縣（區(qū)）級民政部門負(fù)責(zé)本地區(qū)民政社會救助檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入本地區(qū)社

會救助工作中統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、檢查審核；縣（區(qū)）級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本地區(qū)民政社會救助

檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）按照分工負(fù)責(zé)要求，做好本級社會救助檔案的收集、整理、歸檔、

保管和利用工作。

4.2人員要求

應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專（兼）職檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定，檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識，

熟悉業(yè)務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）民政助理員應(yīng)兼本轄區(qū)社會救助檔案管理工作。

1

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4.3制度建設(shè)

4.3.1應(yīng)建立立卷歸檔、保管、保密、利用、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、登記備份、崗位職責(zé)等各項(xiàng)

制度，確保檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和有效性。

4.3.2檔案管理部門應(yīng)對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，提高對各種險情的應(yīng)急搶險

能力,最大限度地防止災(zāi)害對檔案可能造成的損害。

4.4檔案室管理

縣（區(qū)）級民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)將民政社會救助業(yè)務(wù)檔案保管納入本級綜合檔案室集中統(tǒng)一

管理。有條件的單位也可單獨(dú)設(shè)立專門檔案室，檔案室的安全管理應(yīng)符合檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求。

同時，根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的信息技術(shù)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

注：檔案庫房“八防”包括防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。

5工作流程

檔案管理工作流程包括收集、整理與歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用、移交、鑒定、銷毀。

圖1檔案管理工作流程圖

6檔案收集

2

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6.1范圍和期限

社會救助檔案的歸檔規(guī)范和保管期限見附錄A。

6.2收集要求

收集歸檔的民政社會救助文件材料應(yīng)真實(shí)有效、信息完整、字跡工整、數(shù)字準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字

蓋章、日期等具有法律效力的標(biāo)識完整齊備，印刷書寫材料、紙張和裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

7整理與歸檔

7.1分類

應(yīng)分為5個類別，具體是：最低生活保障家庭檔案（類別代碼DB）、最低生活保障邊緣家庭檔案（類

別代碼DBB）、支出型貧困家庭檔案（類別代碼ZP）、特困供養(yǎng)人員檔案（類別代碼TG）、臨時救助檔

案（類別代碼LJ）。

7.2組卷

組卷應(yīng)采用“年度-類別-縣鄉(xiāng)兩級代碼”方法，案卷原則上按照“一戶一檔”的方式整理歸檔。同

一類別同一戶主內(nèi)文件材料排列順序相對一致。

7.3檔號編制

檔號編制由全宗號、年度、檔案類別、縣（區(qū)）級代碼、鄉(xiāng)級代碼、案卷號、順序號組成。

檔號結(jié)構(gòu)示例如下：

J072——2021˙DB——330522103——001——001

順序號

案卷號

鄉(xiāng)級代碼

縣（區(qū)）級代碼

檔案類別代碼

年度

全宗號

其中，全宗號由縣（區(qū)）級國家綜合檔案館給定；檔案類別號按照檔案分類填寫；縣鄉(xiāng)兩級代碼按

照行政區(qū)域代碼劃定填寫；案卷號按照同一年度同一類別順序依次編流水號，從“001”開始依次標(biāo)注；

順序號為一案卷內(nèi)文件材料的流水號，從“001”開始依次標(biāo)注。

7.4編目

目錄應(yīng)包括案卷級目錄和卷內(nèi)文件目錄。

3

DB3305/T211—2021

7.4.1案卷級目錄

應(yīng)編制案卷級目錄，案卷級目錄著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：檔號、全宗號、年度、檔案類別、縣（區(qū)）級代

碼、鄉(xiāng)級代碼、案卷號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注。檔案案卷目錄見附錄表B.4。

7.4.2卷內(nèi)文件目錄

每卷應(yīng)編制卷內(nèi)文件級目錄，卷內(nèi)文件目錄著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：順序號、文件編號、責(zé)任者、文件題

名、文件形成時間、頁號、備注。卷內(nèi)文件目錄見附錄表B.2。

7.5頁號

卷內(nèi)文件材料有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編制頁號，單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書

寫的文件材料，正面在右上角、背面在左上角編制頁號。

7.6案卷封面

每卷應(yīng)編制案卷封面。按照“一戶一卷”要求填寫案卷封面內(nèi)容，案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、

檔案類別、案卷內(nèi)容、卷內(nèi)文件起止時間、保管期限、卷內(nèi)件數(shù)和頁數(shù)、歸檔號。案卷封面見附錄表

B.1。

7.7卷內(nèi)備考表

7.7.1每卷應(yīng)填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表置于每卷檔案最后一頁，并與每卷檔案合并裝訂，卷內(nèi)備

考表見附錄表B.3。

卷內(nèi)備考表項(xiàng)目內(nèi)容包括：

——本卷情況說明；

——立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；

——檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名；

——立卷時間：填寫完成的立卷時間。

7.7.2本卷情況說明內(nèi)容包括：

——填寫卷內(nèi)文件缺損；

——修改；

——補(bǔ)充；

——移出；

——銷毀。

7.8裝盒

7.8.1編寫要求

檔案盒應(yīng)填寫檔案盒封面和檔案盒背脊內(nèi)容。檔案盒封面由全宗名稱、檔案類別構(gòu)成；檔案盒背脊

由全宗名稱、年度、檔案類別號、起止案卷號構(gòu)成。檔案盒背脊見附錄表B.6。

7.8.2字跡要求

檔案盒上各項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整、清晰，也可按要求打印。

每個案卷裝訂后裝入檔案盒內(nèi)，可一卷或多卷裝入盒內(nèi)。

7.8.3尺寸要求

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檔案盒的制作材料及外形尺寸應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。外形尺寸應(yīng)符合GB/T9705要求。

7.9統(tǒng)計(jì)

應(yīng)建立民政社會救助檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱、銷毀等檔案實(shí)體和利

用情況，進(jìn)行及時、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和登記。統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)匯總表見附錄表C.4和C.5。

8利用

應(yīng)供社會救助管理部門使用，除依法公示的內(nèi)容外不得對外公布，未經(jīng)許可不得對外公布有關(guān)統(tǒng)計(jì)

數(shù)據(jù)。上級單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱社會救助

檔案。其它單位、組織和個人要求查閱社會救助檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。任何利用者要嚴(yán)格遵守借閱制

度，不得丟失、抽取、篡改、銷毀檔案。社會救助檔案利用登記單見附錄表C.6。

9移交

9.1應(yīng)按照國家和省有關(guān)檔案法律法規(guī)要求向縣（區(qū)）級國家綜合檔案館移交檔案。

9.2移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊核對案卷數(shù)量，查驗(yàn)案卷質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案

真實(shí)完整、賬物相符。

10鑒定

每年開展一次民政社會救助檔案鑒定工作，成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門人

員，至少兩名工作人員以上，共同對檔案進(jìn)行鑒定。

11銷毀

對確無保存價值的檔案，應(yīng)報(bào)縣（區(qū)）級以上人民政府民政部門審核，經(jīng)同意后形成銷毀報(bào)告及清

冊，社會救助材料銷毀表按附錄表C.3格式編制，并報(bào)縣（區(qū)）級檔案行政管理部門備案，嚴(yán)禁擅自出

賣或銷毀檔案。銷毀檔案時應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，檔案銷毀后應(yīng)出具銷毀報(bào)告，

監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷保存。

12檔案信息化

12.1電子文件歸檔

電子文件歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求并做好整理、保管、備份、利用等工作。應(yīng)利用信息化技術(shù)

管理檔案，建立民政社會救助檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃

描工作，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。

12.2登記備份

每年向縣（區(qū)）級檔案行政管理部門做好民政社會救助檔案數(shù)字化成果登記備份工作。

5

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AA

附錄A

（規(guī)范性附錄）

社會救助檔案的歸檔規(guī)范

社會救助檔案的歸檔規(guī)范和保管期限見表A.1。

類別保管期限

類目案卷類別歸檔范圍

（代碼）（代碼）

社會救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會救助家

申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

材料（D30）

最低生活保級人民政府民政部門審批材料。

障變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

（DB）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會救助家

申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

材料（D30）

最低生活保級人民政府民政部門審批材料。

障邊緣家庭變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

（DBB）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會社會救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；剛性支出證

申請審批30年

救助明材料；社會救助家境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街

材料（D30）

檔案支出型貧困道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民政部門審批材料。

家庭變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

（ZP）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；剛性支出證

申請審批30年

明材料；社會救助家境調(diào)查表；證明材料；公示材料；供養(yǎng)協(xié)議；

材料（D30）

特困人員供鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民政部門審批材料。

養(yǎng)變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

（TG）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會救助家

臨時救助申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

（LJ）材料（D30）

級人民政府民政部門審批材料。

6

DB3305/T211—2021

BB

附錄B

（規(guī)范性附錄）

檢索工具

檢索工具包括案卷封面樣式（見表B.1)、卷內(nèi)文件目錄（見表B.2)、卷內(nèi)備考表（見表B.3)、檔案

案卷目錄（見表B.4)、檔案盒正面（見表B.5)、檔案盒背脊（見表B.6)。

表B.1案卷封面

××××全宗名稱（立卷單位全稱）

××××檔案（檔案類別）

自20××年×月至20××年×月保管期限

本卷共×件××頁歸檔號

全宗號類別號案卷號

DB.330522103或

J072001

DB2020.330522103

7

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表B.2卷內(nèi)文件目錄

順序號文件編號責(zé)任者題名形成日期頁號備注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

8

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表B.3卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：

立卷人：

檢查人：

立卷時間：

9

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表B.4檔案案卷目錄

案卷目錄

檔案縣（區(qū)）鄉(xiāng)級保管總頁

檔號全宗號年度案卷號案卷題名備注

類別級代碼代碼期限數(shù)

10

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表B.5檔案盒正面

××××全宗名稱（立卷單位全稱）

××××檔案（檔案類別）

11

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表B.6檔案盒背脊

××

全

宗

名

稱

（

立

卷

單

位

全

稱

）

DB

類別號

330522103

年度2020

起止卷號

1-20

12

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CC

附錄C

（資料性附錄）

檔案工作用表

檔案工作用表包括社會救助材料交接單（見表C.1)、社會救助材料歸檔交接單（見表C.2)、社會

救助材料銷毀表（見表C.3)、社會救助檔案統(tǒng)計(jì)表（見表C.4)、社會救助檔案統(tǒng)計(jì)匯總表（見表C.5)、

社會救助檔案利用登記單（見表C.6)。

表C.1社會救助材料交接單

序號所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道救助者姓名救助類別形成年月頁數(shù)備注

移交人接收人

經(jīng)辦人員：檔案管理人員：

13

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表C.2社會救助材料歸檔交接單

序號保管期限所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道救助類別案卷號件數(shù)頁數(shù)

備注：

移交部門接收部門

經(jīng)辦人員：經(jīng)辦人員：

復(fù)核人：復(fù)核人：

部門（章）：部門（章）：

年月日年月日

14

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表C.3社會救助材料銷毀表

保管單位（章）：

序號救助類別案卷號歸檔單位歸檔日期保管期限已保管年限

檔案鑒定工作小組意見檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組工作意見

組長（章）：組長（章）：

年月日年月日

銷毀人（章）：監(jiān)銷人（章）：銷毀日期：年月日

15

DB3305/T211—2021

表C.4社會救助檔案統(tǒng)計(jì)表

保管單位（章）：

救助類別案卷類別計(jì)量數(shù)量

申請審批材料

最低生活保障

變更審批材料

（DB）

注銷材料

申請審批材料

最低生活保障邊緣家庭

變更審批材料

（DBB）

注銷材料

申請審批材料

支出型貧困家庭

變更審批材料

（ZP）

注銷材料

申請審批材料

特困人員供養(yǎng)

變更審批材料

（TG）

注銷材料

臨時救助

申請審批材料

（LJ）

16

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表C.5社會救助檔案統(tǒng)計(jì)匯總表

所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道：統(tǒng)計(jì)日期：年月

上期末本期新增本期減少本年末

救助類別保管期限

卷數(shù)件數(shù)頁數(shù)卷數(shù)件數(shù)頁數(shù)卷數(shù)件數(shù)頁數(shù)卷數(shù)件數(shù)頁數(shù)

最低生活保障

30年

（DB）

最低生活保障邊緣

家庭30年

（DBB）

支出型貧困家庭

30年

（ZP）

特困人員供養(yǎng)

30年

（TG）

臨時救助

30年

（LJ）

制表人：復(fù)核人：分管領(lǐng)導(dǎo)：制表日期：年月日

注：統(tǒng)計(jì)日期指檔案形成年月，制表日期指統(tǒng)計(jì)表日期。

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表C.6社會救助檔案利用登記單

編號：

利用人利用單位利用日期

利用內(nèi)容

利用目的

利用方式閱覽復(fù)制外借其他

利用效果

備注

制表人：利用人（簽字）：

制表日期：聯(lián)系方式：

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參考文獻(xiàn)

[1]《社會救助暫行辦法》（國務(wù)院令第649號）

[2]《浙江省社會救助條例》（2014年7月31日浙江省第十二屆人民代表大會常務(wù)委員會第十一次會

議通過）

[3]《浙江省民政廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于指導(dǎo)村（居）民委員會協(xié)助做好社會救助工作的意見的通知》（浙

民助〔2015〕147號）

[4]《湖州市急難救助基金管理使用辦法》(湖民通〔2015〕11號)

[5]《浙江省民政廳浙江省財(cái)政廳關(guān)于進(jìn)一步完善臨時救助制度的通知》(浙民助〔2014〕238號)

[6]《最低生活保障審核審批辦法（試行）》(民政部2012年12月12日)

[7]《浙江省最低生活保障辦法》(浙江省人民政府令第358號)

[8]《國務(wù)院關(guān)于全面建立臨時救助制度的通知》(國發(fā)〔2014〕47號)

[9]《浙江省社會救助家庭經(jīng)濟(jì)狀況認(rèn)定辦法》(浙民助〔2015〕13號)

[10]《中華人民共和國檔案法》（2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會

議修訂）

[11]《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）

[12]《各級各類