全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報培訓(xùn)課件

全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報

信息管理系統(tǒng)使用培訓(xùn)

主講：省檔案局辦公室王英

目錄一、《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》中有關(guān)指標(biāo)的變更二、“全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)”介紹三、“全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)”的使用《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》中有關(guān)指標(biāo)的變更一、合并類別統(tǒng)一“科技事業(yè)單位”和“文化事業(yè)單位”兩個統(tǒng)計類別為“事業(yè)單位”。原《制度》對“科技事業(yè)單位”和“文化事業(yè)單位”給出的是兩個代碼。二、增加內(nèi)容。增加“檔案館基本情況年報”（檔基2表）的附表“檔案館數(shù)字檔案基本情況年報”；和“檔案室基本情況年報”（檔基3表）的附表“檔案室數(shù)字檔案基本情況年報”三、完善統(tǒng)計項目增設(shè)“實物檔案”、“政府信息公開查閱場所”、“愛國主義教育基地”、“對外服務(wù)用房”、“本年經(jīng)費(fèi)投入”、“陳列室”、“網(wǎng)上培訓(xùn)”等統(tǒng)計指標(biāo)。四、對原有統(tǒng)計指標(biāo)的修改：（一）檔案行政管理部門基本情況年報（檔基1表）1、取消“事業(yè)費(fèi)”統(tǒng)計指標(biāo)。2、“在職培訓(xùn)教育”修改為“接受在職培訓(xùn)教育”。（檔基2表、檔基3表同檔基1表）（二）檔案館基本情況年報（檔基2表）1、取消“電子檔案”統(tǒng)計項目。（檔基3表同檔基2表）2、取消“本年移出檔案”統(tǒng)計項目。3、取消“本年復(fù)制檔案、資料”統(tǒng)計項目（檔基3表同檔基2表）4、“卷片”統(tǒng)計指標(biāo)的單位“幅”、“開放檔案目錄”統(tǒng)計指標(biāo)的單位“條”、“機(jī)讀目錄”統(tǒng)計指標(biāo)的單位“條”，分別修改為“萬幅”、“萬條”和“萬條”。（檔基3表同檔基2表）5、增加“征集檔案”和“本年銷毀檔案”統(tǒng)計項目內(nèi)容。6、在“本年利用檔案”統(tǒng)計項目中取消“利用檔案的目的”項，設(shè)置“利用者類別”項。7、恢復(fù)“檔案館總建設(shè)面積”統(tǒng)計項目中“檔案后庫建筑面積”統(tǒng)計指標(biāo)。8、“館內(nèi)設(shè)備”統(tǒng)計項目中的“集中式空調(diào)機(jī)”指標(biāo)修改為“集中式”和“分散式”。（檔基3表同檔基2表）。9、整合“消毒設(shè)備”統(tǒng)計指標(biāo)中的“物理方法”和“化學(xué)方法”為“消毒設(shè)備”。（檔基3表同檔基2表）（三）、檔案室基本情況年報（檔基3表）1、改“室存永久、長期檔案”為“室存永久、長期、定期30年檔案”。2、增加“本年銷毀檔案”統(tǒng)計項目的統(tǒng)計內(nèi)容。3、合并“利用檔案的目的”統(tǒng)計項目中的“編史修志”和“學(xué)術(shù)研究”統(tǒng)一為“學(xué)術(shù)研究”。（四）“檔案專業(yè)教育基本情況年報”（檔基4表）1、取消“在校生人數(shù)”統(tǒng)計指標(biāo)。2、細(xì)分“在職培訓(xùn)教育”統(tǒng)計項目為“面授培訓(xùn)”和“網(wǎng)上培訓(xùn)”。（五）“檔案科技基本情況年報”（檔基5表）取消“經(jīng)費(fèi)”，直接明確為“科研經(jīng)費(fèi)”。（六）國家綜合檔案館基本建設(shè)情況年報（檔基6表）合并“工程種類”統(tǒng)計項目中的“改建”、“擴(kuò)建”統(tǒng)計指標(biāo)為“改、擴(kuò)建”。二、全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)介紹

（一）運(yùn)行環(huán)境

（二）使用須知

（三）安裝步驟

（四）系統(tǒng)菜單

1、建議硬件環(huán)境：IBM/PC兼容機(jī)，586以上CPU，16M以上內(nèi)存（建議32M以上），500M硬盤空間，VGA彩色顯示器，鼠標(biāo)。

2、軟件環(huán)境：支持中文Window98、Windows2000、WindowsNT、WindowsXP、Vista、Windows7操作系統(tǒng)，在這些操作系統(tǒng)下須具有管理員權(quán)限。

◆建議使用Windows2000、WindowsXP操作系統(tǒng)。（一）運(yùn)行環(huán)境

1、按照統(tǒng)計工作的要求，軟件需要填報單位的“組織機(jī)構(gòu)代碼”。

2、需要正確填報“單位類別代碼”。

3、在統(tǒng)計數(shù)據(jù)填寫結(jié)束后，需要執(zhí)行“全運(yùn)算”操作后，才能形成上報數(shù)據(jù)。

4、在“全運(yùn)算”通過后，需要執(zhí)行“全審”操作，對報表進(jìn)行審查。

5、在“匯總”數(shù)據(jù)后，須執(zhí)行“審核”功能，傳出數(shù)據(jù)時才不會出錯。（二）使用須知

1、系統(tǒng)安裝

2、參數(shù)安裝

3、任務(wù)選擇

（三）安裝步驟當(dāng)安裝盤放入光驅(qū)后，系統(tǒng)將自動運(yùn)行安裝程序（如果不能運(yùn)行，雙擊安裝盤內(nèi)“setup.exe”文件直接進(jìn)入安裝界面），出現(xiàn)安裝對話框后，點擊“系統(tǒng)安裝”。1、系統(tǒng)安裝安裝界面出現(xiàn)后（雙擊安裝盤內(nèi)的“setup.exe”文件可直接到這個界面），點擊“下一步”。在“選擇目標(biāo)文件夾”對話框中，建議按照系統(tǒng)默認(rèn)的路徑安裝。如果需要改變路徑，請點擊“瀏覽”修改路徑，否則點擊“下一步”。在“選擇開始菜單文件夾”對話框中，建議按照系統(tǒng)的默認(rèn)安裝。點擊“下一步”。在“選擇附加任務(wù)”對話框中，建議按照系統(tǒng)的默認(rèn)安裝。點擊“下一步”。在“準(zhǔn)備安裝”對話框中，點擊“安裝”。系統(tǒng)正在安裝。安裝結(jié)束后，系統(tǒng)會自動進(jìn)入?yún)?shù)安裝界面。在“任務(wù)參數(shù)安裝”對話框中，建議默認(rèn)系統(tǒng)選擇的工作任務(wù)，但需要改變參數(shù)的安裝路徑。點擊“瀏覽”，選擇其它硬盤符，文件夾名可不變。然后點擊“安裝”。2、參數(shù)安裝需改盤符，如D:\系統(tǒng)正在安裝。參數(shù)安裝完成，點擊“確定”。點擊“關(guān)閉窗口”，關(guān)閉安裝對話框。。這時，桌面上出現(xiàn)一個“全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)”圖標(biāo)，到此軟件安裝完畢。雙擊桌面上的系統(tǒng)圖標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，出現(xiàn)“任務(wù)選擇”對話框。選擇當(dāng)年工作任務(wù)，點擊“作為當(dāng)前任務(wù)”。當(dāng)需要做下一年度工作時，點擊菜單欄上的“任務(wù)”按鈕，然后選擇。3、任務(wù)選擇菜單分為兩層，上層（小字）是系統(tǒng)菜單，下層（圖標(biāo)）是快捷菜單。系統(tǒng)菜單包括：任務(wù)、錄入、審核、匯總、打印、傳送、高級和幫助（具體內(nèi)容看軟件講解）。（四）系統(tǒng)菜單二、全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)的使用

（一）基層單位操作流程

（二）主管單位操作流程

（三）具體操作

（四）統(tǒng)計數(shù)據(jù)的上報

（五）軟件的下載

（一）基層單位操作流程新增單位報表打印領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章上報上級主管單位數(shù)據(jù)傳出檔基表錄入全運(yùn)算審核全審修改錯誤修改錯誤修改錯誤

（二）主管單位操作流程接收綜合報表打印領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章上報上級主管單位數(shù)據(jù)傳出審核匯總審核修改錯誤修改錯誤

1、基層單位操作步驟

2、主管單位操作步驟（三）具體操作

（1）填寫封面代碼

（2）基層表錄入

（3）全運(yùn)算

（4）全審

（5）審核

（6）數(shù)據(jù)傳出

（7）報表打印1、基層單位操作步驟在快捷菜單中點擊“編輯”按鈕，出現(xiàn)“封面代碼”對話框，在第二排菜單欄上點擊“新增”按鈕，就可以開始填寫“封面代碼”了。（1）填寫封面代碼

封面代碼的作用：一是通過單位的基本信息，確定統(tǒng)計數(shù)據(jù)的來源。二是通過單位“組織機(jī)構(gòu)代碼”與“單位類別代碼”的組合，形成填報單位的唯一代碼。

說明：因“組織機(jī)構(gòu)代碼”具有全國唯一性，而在系統(tǒng)中，一個單位是不能重復(fù)填報的。但在現(xiàn)實中，有些單位需要填報多張基層表，雖然“組織機(jī)構(gòu)代碼”只有一個，但“單位類別代碼”是不同的。三是數(shù)據(jù)查詢分析的依據(jù)。特別注意：各單位的“組織機(jī)構(gòu)代碼”是10位，而系統(tǒng)只有9位，在錄入時不錄入“組織機(jī)構(gòu)代碼”中的“－”。點擊菜單欄上的“保存”，相對應(yīng)的基層表解鎖，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入了。保存前保存后點擊“基層表”，選擇相應(yīng)的基層表，便可以開始錄入了。（2）基層表錄入基層表錄入完畢后，點擊“保存”。此時系統(tǒng)將對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。如果存在問題，系統(tǒng)將會突出顯示問題所在行。修改后再點擊“保存”，如果沒有問題，將進(jìn)入“全運(yùn)算”環(huán)節(jié)。點擊“全運(yùn)算”，此時系統(tǒng)將把數(shù)據(jù)填入檔綜表。點擊“確定”完成“全運(yùn)算”操作。備注：不執(zhí)行“全運(yùn)算”將不能傳出數(shù)據(jù)包。（3）全運(yùn)算點擊“全審”，此時系統(tǒng)將對所有報表進(jìn)行審核。如果存在問題，系統(tǒng)將會突出顯示問題所在行。修改后再點擊“保存”和“全審”，如果沒有問題，點擊“確定”完成。（4）全審“審核”與“全審”的區(qū)別：前者是對報出數(shù)據(jù)前的最后審查，后者是對編輯報表進(jìn)行審核?！皩徍恕笔潜仨氁獔?zhí)行的操作。點擊菜單欄上的“關(guān)閉”或屏幕右上角的“×”，退出正在編輯的界面。（5）審核點擊菜單欄上的“審核”，出現(xiàn)審核對話框，點擊對話框上的“審核”按鈕，系統(tǒng)開始審核。如果有問題，按提示修改，審核通過，點擊“確定”，然后點擊菜單欄上的“關(guān)閉”或屏幕右上角的“×”，退出審核界面。點擊快捷菜單欄上的“傳出”按鈕，打開“數(shù)據(jù)傳出向?qū)А睂υ捒?。?）數(shù)據(jù)傳出系統(tǒng)默認(rèn)傳出全部報表數(shù)據(jù)。點擊“下一步”。出現(xiàn)對話框時，請注意系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)包的傳出位置。也可以在這里改變數(shù)據(jù)包的傳出位置，然后點擊“完成”，再點擊“確定”。打開資源管理器，在指定的路徑下，可以看到一個后綴名是“*.jio”的數(shù)據(jù)包文件。這個文件名的結(jié)構(gòu)是“年度+單位名稱+傳出日期”。

①當(dāng)前報表打印

②多表打印

③選定區(qū)域打?。?）報表打印在編輯狀態(tài)下，當(dāng)前界面顯示需要打印的報表，點擊“打印”下拉菜單，選擇“打印”，即可將當(dāng)前報表打印出來。①當(dāng)前表打印在編輯狀態(tài)下，點擊“打印”下拉菜單，選擇“多表打印”，出現(xiàn)“多表打印”對話框。②多表打印系統(tǒng)默認(rèn)：一是打印全部報表，二是沒有數(shù)據(jù)的報表不打印。用戶可根據(jù)需要自行選擇，然后點擊“確定”，即可將所需報表按要求打印出來。在編輯狀態(tài)下，當(dāng)前界面顯示需要打印的報表，用鼠標(biāo)選定需要打印的區(qū)域，然后點擊“打印”下拉菜單，選擇“打印選定區(qū)域”。③選定區(qū)域打印出現(xiàn)“打印預(yù)覽”對話框后，確認(rèn)所需要打印的報表，然后點擊“打印”，即可將所需報表打印出來。

（1）接收上報數(shù)據(jù)

（2）審核

（3）匯總（4）審核

（5）數(shù)據(jù)傳出（參見基層單位操作步驟）

（6）報表打?。▍⒁娀鶎訂挝徊僮鞑襟E）2、主管單位操作步驟點擊快捷菜單欄上的“裝入”按鈕，打開“數(shù)據(jù)裝入向?qū)А睂υ捒?。?）接收上報數(shù)據(jù)點擊“路徑”按鈕，在對話框中，按上報數(shù)據(jù)包的存放路徑，找到后綴名為“*.jio”的數(shù)據(jù)包文件。然后點擊“打開”。這時“數(shù)據(jù)裝入向?qū)А睂υ捒蛑谐霈F(xiàn)了數(shù)據(jù)包信息，點擊“下一步”。點擊“下一步”。點擊“開始”。這時，如果有重復(fù)的“組織機(jī)構(gòu)代碼”，會出現(xiàn)“重碼單位數(shù)據(jù)列表”對話框，打開“是否覆蓋”下拉菜單，可選擇“不裝入、裝入和改用臨時代碼”。當(dāng)選擇“裝入”時，該單位原數(shù)據(jù)將被覆蓋。點擊“否”，返回“重碼單位數(shù)據(jù)列表”對話框。點擊“是”，數(shù)據(jù)開始裝入，點擊“確定”，數(shù)據(jù)裝入完成，系統(tǒng)返回到主界面。點擊快捷菜單欄上的“審核”，出現(xiàn)“公式審核”對話框，點擊對話框上的“審核”按鈕，系統(tǒng)開始審核。（2）審核如果有問題，按提示修改，審核通過，點擊“確定”，然后點擊菜單欄上的“關(guān)閉”或屏幕右上角的“×”，退出審核界面。點擊快捷菜單欄上的“匯總”，出現(xiàn)“完全匯總”對話框，點擊對話框上的“新建匯總封面”按鈕。（3）匯總在對話框中，可直接錄入封面代碼信息。也可退出“匯總”狀態(tài)，到“編輯”界面里復(fù)制一個已有單位的“封面代碼”，再進(jìn)入“匯總”界面，點擊“粘貼代碼”，將信息錄入。點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)開始匯總。系統(tǒng)匯總完成，點擊“確定”，返回主界面。

參見主管單位操作步驟（2）（4）審核

參見基層單位操作步驟（6）（5）數(shù)據(jù)傳出

參見基層單位操作步驟（7）（6）報表打印通過“全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)”完成了數(shù)據(jù)包傳出和報表打印后，請各單位將經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章的“紙質(zhì)報表”和“加密數(shù)據(jù)包”，一并寄送給上一級主管單位。

特別指出：存在垂直管理的單位，也必須同時報送同級檔案行政管