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文檔簡介
期貨公司會議管理制度第一章總則
一、為加強期貨公司會議管理,提高會議效率,明確會議決策的執(zhí)行和跟蹤,確保公司運營管理的科學(xué)性和規(guī)范性,根據(jù)公司章程及相關(guān)規(guī)定,特制定本會議管理制度。
二、本制度適用于公司董事會、經(jīng)理辦公會、專題會等各類會議的管理。各部門應(yīng)嚴格按照本制度規(guī)定組織、召開和參與會議。
三、會議應(yīng)遵循以下原則:
1.精簡高效:嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模,減少無效會議,提高會議效率。
2.預(yù)案先行:會議組織者應(yīng)提前準備會議預(yù)案,明確會議主題、議程、參會人員等。
3.討論充分:會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分發(fā)表意見,確保決策的科學(xué)性和民主性。
4.決策明確:會議形成的決策應(yīng)具有明確性、可操作性和約束力。
5.跟蹤落實:會議紀要應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限,確保會議決策得到有效落實。
四、公司各部門應(yīng)加強會議管理,提高會議質(zhì)量,減少無效會議,降低會議成本。會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容充實、務(wù)實,避免形式主義。
五、本制度解釋權(quán)歸公司董事會,自頒布之日起實施。如有未盡事宜,可根據(jù)實際情況予以補充。各部門可根據(jù)本制度制定實施細則,報公司董事會批準后執(zhí)行。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.會議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實際工作情況,明確會議主題和目的,制定會議預(yù)案。
2.會議預(yù)案應(yīng)包括以下內(nèi)容:會議主題、時間、地點、參會人員、議程、會議資料等。
3.會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日,將會議預(yù)案和會議資料發(fā)送給參會人員,以便參會人員提前準備。
二、會議通知
1.會議組織者應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或其他方式,向參會人員發(fā)送會議通知,明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。
2.會議通知應(yīng)包括緊急程度、會議性質(zhì)(如必須參加、選擇性參加等),以便參會人員合理安排工作。
三、會議簽到
1.會議開始前,會議組織者應(yīng)安排專人負責(zé)參會人員的簽到工作。
2.簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息,以便統(tǒng)計參會情況。
四、會議議程
1.會議主持人應(yīng)按照預(yù)案規(guī)定的議程逐項進行討論。
2.會議議程可根據(jù)實際情況進行調(diào)整,但需經(jīng)會議主持人同意,并確保不影響會議總體進程。
五、會議討論與決策
1.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題充分發(fā)表意見,確保討論的充分性和決策的科學(xué)性。
2.會議決策應(yīng)明確、具體,具有可操作性和約束力。
3.會議形成的決策需經(jīng)參會人員表決,表決通過后形成會議決議。
六、會議紀要
1.會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)記錄會議紀要,內(nèi)容包括:會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策等。
2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成,并由會議組織者審核、簽發(fā)。
七、會議結(jié)束
1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議成果進行總結(jié),并對參會人員提出的工作要求進行強調(diào)。
2.會議組織者應(yīng)確保會議紀要得到及時發(fā)送,并跟蹤落實會議決策。
八、會議資料的歸檔
1.會議組織者應(yīng)將會議預(yù)案、會議通知、會議簽到表、會議紀要等資料整理歸檔,保存期限至少為3年。
2.會議資料的歸檔工作應(yīng)在會議結(jié)束后1個月內(nèi)完成。
第三章會議紀要的跟蹤落實
一、會議紀要的發(fā)布與傳閱
1.會議紀要經(jīng)會議組織者審核、簽發(fā)后,應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或其他方式,及時發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。
2.會議紀要應(yīng)明確標注閱讀反饋時限,要求接收人員在規(guī)定時間內(nèi)完成閱讀,并提出意見或建議。
二、會議決策的責(zé)任分解與落實
1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀要內(nèi)容,將會議決策分解為具體的任務(wù),明確責(zé)任人和完成時限。
2.責(zé)任人應(yīng)按照會議決策要求,制定詳細的實施計劃,并在規(guī)定時限內(nèi)完成任務(wù)。
3.會議組織者應(yīng)定期跟蹤會議決策的落實情況,對進度滯后或存在問題的事項,及時采取措施予以解決。
三、會議決策的監(jiān)督與評估
1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督評估小組,對會議決策的落實情況進行監(jiān)督和評估。
2.監(jiān)督評估小組應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查,并向公司董事會報告。
3.對于未按期完成或落實不到位的會議決策,監(jiān)督評估小組應(yīng)提出整改措施,并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
四、會議紀要的更新與反饋
1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決策的落實情況,對會議紀要進行更新,記錄決策的執(zhí)行進度和結(jié)果。
2.參會人員及相關(guān)部門在閱讀會議紀要后,如有意見或建議,應(yīng)及時向會議組織者反饋,以便完善決策和改進工作。
五、會議紀要的歸檔與應(yīng)用
1.會議紀要的最終版應(yīng)在決策任務(wù)完成后進行歸檔,作為公司決策執(zhí)行的依據(jù)和記錄。
2.會議紀要應(yīng)作為公司內(nèi)部培訓(xùn)和經(jīng)驗分享的資料,以提高公司決策執(zhí)行力和管理水平。
3.會議紀要的歸檔和應(yīng)用工作由會議組織者負責(zé),確保資料的安全保管和有效利用。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預(yù)訂
1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度,由會議組織者提前向行政管理部門提出申請。
2.預(yù)訂會議室時,會議組織者需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。
3.行政管理部門根據(jù)會議室使用情況,合理安排會議室資源,確保會議需求得到滿足。
二、會議室配置
1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備,如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。
2.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備,確保其正常運行。
3.會議組織者可根據(jù)會議需要,提前向行政管理部門申請?zhí)厥庠O(shè)備或服務(wù)。
三、會議室使用規(guī)范
1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食,保持室內(nèi)整潔。
2.會議期間,參會人員應(yīng)遵守會議紀律,關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)。
3.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后,及時清理會議室,確保場地整潔。
四、會議室安全與保密
1.會議室使用期間,會議組織者應(yīng)確保會議室的安全,禁止無關(guān)人員進入。
2.對于涉及公司機密的會議,會議組織者應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施,如設(shè)置密碼鎖、簽訂保密協(xié)議等。
3.會議結(jié)束后,會議組織者應(yīng)確保會議資料的安全歸檔,防止泄露公司機密。
五、會議室維護與優(yōu)化
1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行維護保養(yǎng),確保設(shè)施設(shè)備完好。
2.根據(jù)會議室使用情況和反饋,行政管理部門可對會議室進行優(yōu)化調(diào)整,提高使用效率。
3.會議組織者如有改進會議室設(shè)施設(shè)備或管理的建議,可向行政管理部門提出,共同促進會議室管理水平的提升。
第五章附則
一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。
二、本制度自頒布之日起實施,如有未盡事宜,
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