期貨公司會議管理制度

期貨公司會議管理制度第一章總則

一、為加強期貨公司會議管理，提高會議效率，明確會議決策的執(zhí)行和跟蹤，確保公司運營管理的科學性和規(guī)范性，根據公司章程及相關規(guī)定，特制定本會議管理制度。

二、本制度適用于公司董事會、經理辦公會、專題會等各類會議的管理。各部門應嚴格按照本制度規(guī)定組織、召開和參與會議。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴格控制會議數量和規(guī)模，減少無效會議，提高會議效率。

2.預案先行：會議組織者應提前準備會議預案，明確會議主題、議程、參會人員等。

3.討論充分：會議主持人應引導參會人員充分發(fā)表意見，確保決策的科學性和民主性。

4.決策明確：會議形成的決策應具有明確性、可操作性和約束力。

5.跟蹤落實：會議紀要應明確責任人和完成時限，確保會議決策得到有效落實。

四、公司各部門應加強會議管理，提高會議質量，減少無效會議，降低會議成本。會議組織者應確保會議內容充實、務實，避免形式主義。

五、本制度解釋權歸公司董事會，自頒布之日起實施。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門可根據本制度制定實施細則，報公司董事會批準后執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者應根據公司業(yè)務需要和實際工作情況，明確會議主題和目的，制定會議預案。

2.會議預案應包括以下內容：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、會議資料等。

3.會議組織者應在會議召開前至少3個工作日，將會議預案和會議資料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前準備。

二、會議通知

1.會議組織者應通過公司內部通訊系統(tǒng)、郵件或其他方式，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容。

2.會議通知應包括緊急程度、會議性質（如必須參加、選擇性參加等），以便參會人員合理安排工作。

三、會議簽到

1.會議開始前，會議組織者應安排專人負責參會人員的簽到工作。

2.簽到表應記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息，以便統(tǒng)計參會情況。

四、會議議程

1.會議主持人應按照預案規(guī)定的議程逐項進行討論。

2.會議議程可根據實際情況進行調整，但需經會議主持人同意，并確保不影響會議總體進程。

五、會議討論與決策

1.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題充分發(fā)表意見，確保討論的充分性和決策的科學性。

2.會議決策應明確、具體，具有可操作性和約束力。

3.會議形成的決策需經參會人員表決，表決通過后形成會議決議。

六、會議紀要

1.會議組織者應指定專人負責記錄會議紀要，內容包括：會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策等。

2.會議紀要應在會議結束后3個工作日內完成，并由會議組織者審核、簽發(fā)。

七、會議結束

1.會議主持人應在會議結束時對會議成果進行總結，并對參會人員提出的工作要求進行強調。

2.會議組織者應確保會議紀要得到及時發(fā)送，并跟蹤落實會議決策。

八、會議資料的歸檔

1.會議組織者應將會議預案、會議通知、會議簽到表、會議紀要等資料整理歸檔，保存期限至少為3年。

2.會議資料的歸檔工作應在會議結束后1個月內完成。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳閱

1.會議紀要經會議組織者審核、簽發(fā)后，應通過公司內部通訊系統(tǒng)、郵件或其他方式，及時發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

2.會議紀要應明確標注閱讀反饋時限，要求接收人員在規(guī)定時間內完成閱讀，并提出意見或建議。

二、會議決策的責任分解與落實

1.會議組織者應根據會議紀要內容，將會議決策分解為具體的任務，明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議決策要求，制定詳細的實施計劃，并在規(guī)定時限內完成任務。

3.會議組織者應定期跟蹤會議決策的落實情況，對進度滯后或存在問題的事項，及時采取措施予以解決。

三、會議決策的監(jiān)督與評估

1.公司設立專門的監(jiān)督評估小組，對會議決策的落實情況進行監(jiān)督和評估。

2.監(jiān)督評估小組應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行檢查，并向公司董事會報告。

3.對于未按期完成或落實不到位的會議決策，監(jiān)督評估小組應提出整改措施，并追究相關責任人的責任。

四、會議紀要的更新與反饋

1.會議組織者應根據會議決策的落實情況，對會議紀要進行更新，記錄決策的執(zhí)行進度和結果。

2.參會人員及相關部門在閱讀會議紀要后，如有意見或建議，應及時向會議組織者反饋，以便完善決策和改進工作。

五、會議紀要的歸檔與應用

1.會議紀要的最終版應在決策任務完成后進行歸檔，作為公司決策執(zhí)行的依據和記錄。

2.會議紀要應作為公司內部培訓和經驗分享的資料，以提高公司決策執(zhí)行力和管理水平。

3.會議紀要的歸檔和應用工作由會議組織者負責，確保資料的安全保管和有效利用。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政管理部門提出申請。

2.預訂會議室時，會議組織者需提供會議時間、參會人數、會議類型等信息。

3.行政管理部門根據會議室使用情況，合理安排會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應配備必要的設施設備，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.行政管理部門應定期檢查會議室設施設備，確保其正常運行。

3.會議組織者可根據會議需要，提前向行政管理部門申請?zhí)厥庠O備或服務。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持室內整潔。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態(tài)。

3.會議組織者應在會議結束后，及時清理會議室，確保場地整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，會議組織者應確保會議室的安全，禁止無關人員進入。

2.對于涉及公司機密的會議，會議組織者應采取相應的保密措施，如設置密碼鎖、簽訂保密協(xié)議等。

3.會議結束后，會議組織者應確保會議資料的安全歸檔，防止泄露公司機密。

五、會議室維護與優(yōu)化

1.行政管理部門應定期對會議室進行維護保養(yǎng)，確保設施設備完好。

2.根據會議室使用情況和反饋，行政管理部門可對會議室進行優(yōu)化調整，提高使用效率。

3.會議組織者如有改進會議室設施設備或管理的建議，可向行政管理部門提出，共同促進會議室管理水平的提升。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司董事會。

二、本制度自頒布之日起實施，如有未盡事宜，