培訓(xùn)學(xué)校機(jī)構(gòu)前臺(tái)工作規(guī)程制度

培訓(xùn)學(xué)校機(jī)構(gòu)前臺(tái)工作規(guī)程制度一、總則本制度訂立的目的是規(guī)范培訓(xùn)學(xué)校機(jī)構(gòu)前臺(tái)工作，提高前臺(tái)工作效率，確保學(xué)校機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)營。本制度適用于全部培訓(xùn)學(xué)校機(jī)構(gòu)前臺(tái)工作人員，包含前臺(tái)接待員、管理員等。全部前臺(tái)工作人員必需遵守本制度，而且依照規(guī)定履行相應(yīng)的職責(zé)。本制度涉及的其他規(guī)章制度或管理方法享有同等效力。二、前臺(tái)工作職責(zé)接待來訪人員對(duì)到訪學(xué)生、家長及其他來訪者進(jìn)行禮貌、熱誠的接待，并引導(dǎo)進(jìn)入相關(guān)區(qū)域。自動(dòng)了解來訪者需求，盡力供應(yīng)幫忙和解答疑問。維護(hù)前臺(tái)工作區(qū)域的乾凈、有序，保持良好的工作環(huán)境。電話管理負(fù)責(zé)接聽來電，準(zhǔn)確記錄來電者信息和咨詢內(nèi)容。依據(jù)咨詢內(nèi)容供應(yīng)相關(guān)引導(dǎo)并預(yù)約適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以辦理相關(guān)事務(wù)。管理電話系統(tǒng)，確保電話暢通，及時(shí)處理故障。信息咨詢熟識(shí)培訓(xùn)課程及學(xué)校機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定，并能夠準(zhǔn)確回答學(xué)生和家長的咨詢問題。樂觀了解市場(chǎng)行情和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的動(dòng)態(tài)，為學(xué)校機(jī)構(gòu)供應(yīng)市場(chǎng)信息。來訪客戶登記對(duì)來訪學(xué)生、家長及其他來訪者進(jìn)行登記，并適時(shí)與相關(guān)人員聯(lián)系，確保及時(shí)布置會(huì)面。對(duì)來訪者的身份進(jìn)行核實(shí)，必需時(shí)進(jìn)行查證工作。確保登記信息的準(zhǔn)確性和保密性。文件管理負(fù)責(zé)前臺(tái)文件的管理工作，包含收發(fā)文件、分類歸檔等。依據(jù)工作需要，及時(shí)供應(yīng)相關(guān)文件和資料。物品管理負(fù)責(zé)前臺(tái)辦公用品和設(shè)備的管理，做好清點(diǎn)、維護(hù)、保養(yǎng)等工作。及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告有關(guān)設(shè)備的維護(hù)和修理、更換等問題。三、工作流程呼叫中心工作流程接聽來電時(shí)，應(yīng)自動(dòng)報(bào)上單位名稱、本身的姓名，并詢問來電者的姓名和來訪目的。依據(jù)來電目的，供應(yīng)相關(guān)引導(dǎo)和咨詢，并預(yù)約適當(dāng)?shù)臅r(shí)間解決問題或辦理相關(guān)事務(wù)。將電話咨詢的內(nèi)容認(rèn)真記錄在電子文檔中，并及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通。來訪客戶工作流程對(duì)到訪學(xué)生、家長及其他來訪者進(jìn)行禮貌、熱誠的接待，并引導(dǎo)進(jìn)入相關(guān)區(qū)域。針對(duì)不同的來訪目的，及時(shí)與相關(guān)人員聯(lián)系，布置會(huì)面時(shí)間。將來訪者的登記信息準(zhǔn)確記錄在電子文檔中，并保證信息的保密性。文件管理工作流程負(fù)責(zé)收發(fā)文件，確保文件的及時(shí)傳遞，并歸檔于指定位置。對(duì)收發(fā)文件進(jìn)行分類歸檔，確保文件的整理與保管工作。供應(yīng)已歸檔文件的查詢和查閱服務(wù)，確保文件的易查性。物品管理工作流程對(duì)辦公用品和設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，并定期核對(duì)庫存情況。對(duì)使用中的設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備的正常使用和壽命。及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告設(shè)備的維護(hù)和修理、更換等問題，并幫助相關(guān)部門解決問題。四、工作紀(jì)律出勤要求前臺(tái)工作人員必需依照工作時(shí)間按時(shí)上班，不得早退、遲到或擅自請(qǐng)假。假如確有特殊情況無法定時(shí)上班，必需提前向上級(jí)匯報(bào)并請(qǐng)假。儀容儀表全部前臺(tái)工作人員必需穿著乾凈、得體的工作服，儀容儀表整齊端莊。保密要求前臺(tái)工作人員必需嚴(yán)守保密規(guī)定，不得將學(xué)校機(jī)構(gòu)及學(xué)生家長等信息泄露給外部人員。不得私自復(fù)制、傳閱學(xué)校機(jī)構(gòu)內(nèi)部文件和資料。服務(wù)態(tài)度前臺(tái)工作人員必需禮貌待人，熱誠服務(wù)，妥當(dāng)解答來訪者的問題。對(duì)待來訪者要誠信、寬容、耐性，不得有羞辱、鄙視等不良行為。五、違紀(jì)與懲罰前臺(tái)工作人員如有不遵守本制度的行為，將受到相應(yīng)的懲罰。一般違紀(jì)行為，將視情節(jié)輕重予以批判、警告、記過等處分。對(duì)于嚴(yán)重違紀(jì)行為，將依據(jù)情節(jié)輕重予以停職、降級(jí)、解聘等懲罰。六、附則本制度的解釋