EXCEL在人力資源管理中的應(yīng)用（案例與技巧）

Excel在管理中的應(yīng)用

案例01

第1部分Excel基礎(chǔ)概念

1.名稱

名稱可以代表一個單元格或者一個單元格區(qū)域，或者是常量，公式。

名稱的定義：選中需要命名的單元格或區(qū)域，在界面左上角名稱框中輸入名稱后回車；

名稱的刪除：插入一名稱一定義，選中需要刪除的名稱點擊刪除按鈕，點確定。

名稱的引用：需要引用某單元格時輸入該單元格的名稱：=名稱

第1步：選中需要命名的某個單元格或單元格區(qū)域。

第2步：在左上角名稱框輸入命名后回車。

刪除已有命名：選擇“插入”一“名稱”一“定義”：選中需要刪除的名稱，點擊“刪除”

按鈕。

名稱命名的優(yōu)點：

1）避免絕對引用的錯誤

2）對公式進行文字化表述，讓公式更加容易理解

3）可以在整個工作簿中通用，引用方便

2.常用引用函數(shù)

row:返回指定單元格的行號

column:返回指定單元格的列標(biāo)

match:返回查找值在查找范圍中的序號

二match（查找值，查找范圍，0）

其第三個參數(shù)為0,表示查找精確值

address:返回單元格名稱，其參數(shù)為行號列標(biāo)或計算行號列標(biāo)的表達式

=address（行號，列標(biāo)）

=address（l,1）此公式返回A1

indirect:返回單元格的值.其參數(shù)為單元格名稱

=indirect（"A1"）,假設(shè)Al=10,則indirect返回10

index:在某區(qū)域內(nèi)查找某個位置的值

=index（查找區(qū)域，查找值所在的行號，查找值所在的列號）

offset：指定基點，指定位移量，得到單元格引用

單個單元格引用：offset（基點單元格，向下移動的行，向右移動的列）

區(qū)域的引用：:offset（基點單元格，向下移動的行，向右移動的列，區(qū)域

包括的行數(shù)，區(qū)域包括的列數(shù)）

向上和向左移動時，位移量為負值。

=offset（Al,1,1）將得到B2單元格的值

3.動態(tài)引用

動態(tài)引用是通過引用函數(shù)實現(xiàn)對于單元格或區(qū)域的相對引用。它和相對引用的效果很相

似，但比簡單的相對引用用途廣泛。

常用的動態(tài)引用的實現(xiàn)方法有：

引用函數(shù)嵌套。比如offset和row,column嵌套；index和match,indirect,address

嵌套等；

引用函數(shù)與控件結(jié)合使用，此類控件包括組合框，滾動條。

動態(tài)引用的作用：實現(xiàn)對于單元格的動態(tài)引用；進行動態(tài)分析；制作動態(tài)報表。

4.運算類型

數(shù)值運算：1+1=2

邏輯運算：1>0=TRUE

在邏輯運算中，TRUE=LFALSER

我們利用邏輯運算進行條件判斷

在Excel中常用的一些邏輯函數(shù)：if,and,or,not,iserror等

and:只有當(dāng)所有條件全部滿足，才會返回true的邏輯值

語法：and（條件1,條件2,…）

or:滿足其中任何一個條件，都會返回true的邏輯值

語法：or（條件1,條件2,條件3,…）

5.函數(shù)調(diào)用的語法

=函數(shù)名稱（參數(shù)I,參數(shù)2,…）

6.絕對引用和相對引用：

絕對引用：所引用的單元格不隨著公式的復(fù)制而移動的引用方式1:

相對引用：所引用的單元格隨著公式的復(fù)制而移動的引用方式。

改變引用方式的方法：

1）在公式欄中選中需要改變引用方式的單元格，按F4鍵

2）給需要引用的單元格定義名稱，然后在公式中引用該名稱

7.數(shù)組公式

對單元格區(qū)域進行多重計算的計算方式。與普通計算公式的區(qū)別是錄入公式結(jié)束后，需

要同時按下Ctrl+shift+enter,其特征是在公式兩端會出現(xiàn)一對大括號。

如上圖例，使用一個公式計算出所有產(chǎn)品的金額合計，引用的是所有的單價和所有的數(shù)

量，執(zhí)行的是多重計算。

8.錯誤提示

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Excel中存在錯誤的類型，比如1/OFDIV/O!,todas()=#NAMES!

iserror是一個邏輯函數(shù)，用以判斷某個單元格內(nèi)的值是否是一個錯誤，是錯誤則返回

TRUE,不是錯誤則返回FALSE.

iserror有時可以和if函數(shù)嵌套進行一些較為復(fù)雜的判斷。

9.有取值區(qū)間的隨機數(shù)

=最小值+(最大值一最小值)*rand()

10.循環(huán)引用

是單元格引用其自身的引用方式?？梢栽O(shè)置Excel允許進行循環(huán)引用：

工具-選項-重新計算：將迭代計算選項打鉤選中。

行列互換(函數(shù)方式)：利用transpose函數(shù)+數(shù)組公式實現(xiàn)。

首先選中行列數(shù)和原區(qū)域相反的一個區(qū)域；

然后輸入transpose函數(shù)

最后按下組合鍵ctrl+shift+enter

第2部分Excel設(shè)置

1顯示當(dāng)前文件的完整路徑

菜單區(qū)域一右鍵菜單一Web

2顯示菜單項全部菜單

視圖一工具欄一自定義一選項一始終顯示整個菜單

3鼠標(biāo)移動方向

工具一選項一編輯一按Enter鍵后移動方向

4隱藏界面要素

工具一選項一視圖

包括：網(wǎng)格線，滾動條，工作表標(biāo)簽，行號列標(biāo)等。

5以顯示值為準(zhǔn)

工具一選項一重新計算一以顯示精度為準(zhǔn)

行的合計與列的合計有時出現(xiàn)不相等的情況。

可以采用以下方法解決。

選擇“工具”一“選項”-“重新計算”-“以顯示精度為準(zhǔn)”，選中該選項。

6自定義序列

工具一選項一自定義序列

7改變文件保存位置

工具一選項一常規(guī)一默認文件位置

8改變文件用戶名

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工具一選項一用戶名

9單元格自動換行

格式一單元格一對齊一自動換行

第3部分Excel基礎(chǔ)操作

1.快速選中數(shù)據(jù)表的整行或者整列

Ctrl+shift+下箭頭/右箭頭

2.快速選中區(qū)域

Ctrl+shift+8

3.行列互換

復(fù)制需要進行行列互換的區(qū)域后，將光標(biāo)放置在數(shù)據(jù)表外面位置，選擇性粘貼一選中“轉(zhuǎn)

置”選項

4.一個單元格內(nèi)容輸入為多行

alt+回車鍵

5.顯示公式

Ctrl+~

6.凍結(jié)窗口

選擇需要進行凍結(jié)的單元格位置，選擇窗口一凍結(jié)窗格

7.自定義格式語法：

［大于條件值］格式；［小于條件值］格式；［等于條件值］格式；文本格式

8.縮放數(shù)值

0.00,,按百萬縮放

0”0,按萬縮放

0.00,按千縮放

9.不復(fù)制隱藏的行或列

a首先選中需要豆制的被隱藏了一些行或列的表格區(qū)域；b然后點擊“編輯”-“定位”

-“定位條件”，在其中選擇“可見單元格”；c復(fù)制表格區(qū)域，粘貼即可。

案例02

一文本的處理

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1.等長文本的分割

從字符串的左邊取字符:=Left(字符串，文本長度)

從字符串的右邊取字符::Right(字符串,文本長度)

從字符串的中間取字符:=Mid(字符串，文本起始位置，文本長度)

2.不等長文本的分割

第1步：選中要進行分割的字符串區(qū)域。

第2步：點擊“數(shù)據(jù)”一“分列”，在文本分列向?qū)е羞x擇適合的分隔符。

第3步：設(shè)置需要導(dǎo)入的列以及放置該列的位置。

3.文本的合并

二Concatenate(文本1,文本2,…)

使用連接符&：

動態(tài)表頭：="ABC公司〃&YEAR(NOW())&"年"&M0NTH(N0W())&“月報表”

4.有效性

選中需要設(shè)置有效性的區(qū)域，點擊“數(shù)據(jù)”一“有效性”，在有效性條件中選擇“序列”,

在來源中錄入或選取列表。

輸入信息：事前提醒。

出錯警告：事后提示。

如果待選列表不在當(dāng)前工作表中,需要首先為該列表定義名稱，然后在有效性來源框中輸入:

”-該列表的名稱”

5.有效性的其他用法

不允許錄入重復(fù)數(shù)據(jù)的有效性設(shè)定：countif(e:e,el2)=l

輸入的內(nèi)容中必須包括某字符：=not(isei*ror(find(“中國”,g30)))

二級選項：

首先將一級選項的每個項目定義一個名稱，該名稱內(nèi)容包括相應(yīng)的二級項目；

制作一級項目的有效性；

制作二級項目的有效性：內(nèi)容為：INDIRECT(g6),其中g(shù)6為設(shè)定了有效性的一級選項所在

的單元格。

6.圈示無效數(shù)據(jù)。

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選擇“工具”一“公式審核”一“顯示公式審核工具欄”，點擊“圈示無效數(shù)據(jù)”按鈕。

該工具可以將所有不符合有效性設(shè)定的內(nèi)容圈示出來。

二日期的處理

1.Datedif函數(shù)：用于計算兩個日期之間的年數(shù)，月數(shù)，天數(shù)。

=Datedif(開始日期,結(jié)束日期，“y”)

第三個參數(shù)：

“y”：表示年數(shù)

“m”：表示月數(shù)

“d”：表示天數(shù)

2.生口提醒

=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(G2),DAY(G2)),"d")

3.某日期的星期

=weekday(A2,2)返回的值是3,則表示該日期是星期三。

4.兩個日期間的工作日天數(shù)

=networkdays(開始日期，結(jié)束日期，節(jié)假日列表)

需要首先加載“分析工具庫”才能使用此工具

案例03數(shù)據(jù)查詢

1.VLOOKUP()

VLOOKUP在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中

指定列處的數(shù)值。VLOOKUP中的V代表垂直。

VLOOKUP(lookupvalue,tablearray,col_index_num,rangclookup)

Lookup_value為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用

或文本字符串。也可以理解為：兩表共有的索引字段。

Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，

例如數(shù)據(jù)庫或列表。必須使得共有字段位于該范圍的第一列。

col_index_num為需要調(diào)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)位于第二個參數(shù)中定義的范圍的第兒列。必須為

單純數(shù)值。

range_lookup定義大致匹配或精確匹配。False或0:精確匹配；true或忽略或1：

如果無法找到精確匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。

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HLOOKUPO

Hlookup中的H是水平的意思，在橫向排列的表格中查詢數(shù)據(jù)用Hlookup,垂直排列的

表格查詢用Vlookup函數(shù)。其參數(shù)含義與VLOOKUP近似。

案例04查詢表

信息查詢表

利用有效性和VLOOKUP函數(shù)實現(xiàn)。

利用有效性實現(xiàn)索引字段的切換。

利用VLOOKUP函數(shù)查詢與索引字段相關(guān)的信息。

案例05數(shù)據(jù)篩選

1.自動篩選（略）

2.高級篩選

由于自動篩選只能篩選出簡單條件的數(shù)據(jù)，因此如要在復(fù)雜條件下進行篩選就需要采用高級

篩選的方式。

在需要進行篩選的數(shù)據(jù)表外設(shè)定篩選條件。

在對話框中設(shè)定：列表區(qū)域為數(shù)據(jù)表區(qū)域；條件區(qū)域為剛才在數(shù)據(jù)表外部設(shè)定的條件區(qū)域,

要包括字段名稱和條件所在的單元格區(qū)域。

3.條件格式

條件格式可以使得符合特定條件的記錄按照某種設(shè)定的格式顯示。

1）選中要進行條件格式設(shè)定的單元格范圍

2）執(zhí)行【格式】【條件格式】

3）在條件格式設(shè)置界面進行條件的設(shè)定:

4.統(tǒng)計

Frequency（需要進行統(tǒng)計的數(shù)據(jù)區(qū)域，分段點）

對數(shù)據(jù)進行區(qū)間統(tǒng)計。此函數(shù)需要和數(shù)組公式一起使用。此函數(shù)是根據(jù)數(shù)值的大小劃分

區(qū)間進行統(tǒng)計的。

列出需要分析的工資區(qū)間，選中需要計算統(tǒng)計結(jié)果的單元格區(qū)域，輸入函數(shù)：

按下組合鍵：Ctrl+shift+enter

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5.排名次

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=rank（需排名數(shù)值，排名數(shù)據(jù)范圍，排序方式）

排序方式：0或忽略降序，否則為升序。

案例06窗體控件的使用

1.下拉菜單的制作。

選擇“視圖”一“工具欄”一“窗體”，出現(xiàn)“窗體”工具條，在工具條上選擇“組合框”。

按下鼠標(biāo)左鍵，拖放出合適的大小后釋放鼠標(biāo)，出現(xiàn)下拉菜單形狀。選中該下拉菜單，右鍵

選擇“設(shè)置控件格式”

在“控制”菜單上，去選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)源。“三維陰影”選項是下拉菜單顯示效果設(shè)定。

單元格鏈接：該處指定的單元格中將存儲在控件中被選中的項目在數(shù)據(jù)源中的序列號。我們

經(jīng)常利用該序列號引用控件選中的值，還可以利用該值制作動態(tài)圖表。

根據(jù)報銷單上填報的日期自動生成該報銷單的起止日期。

使用最大值函數(shù)MAX和最小值函數(shù)MINo

制作單選按鈕。

使用窗體工具條上的“選項按鈕”

2.界面定制

行號列標(biāo)，滾動條，工作表標(biāo)簽的隱藏。選擇“工具”一“選項”一“視圖”，將窗口選項

中的行號列標(biāo)，水平滾動條，垂直滾動條，工作表標(biāo)簽選項去掉。

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案例07匯總報表

1.對于分布在同一文件中的表格匯總：

首先創(chuàng)建格式完全一致的匯總表的表結(jié)構(gòu)

在匯總表需要匯總的項目上輸入：=sum()

將光標(biāo)放入括號，用鼠標(biāo)選擇第一張工作表，按下shift鍵，再選取最后一張工作表，然后

選擇需要匯總的單元格，回車。

將該公式復(fù)制到其他需要匯總的單元格即可實現(xiàn)整張表的匯總。

2.對于分布在不同文件中的表格匯總：

首先創(chuàng)建格式完全致的匯總表的表結(jié)構(gòu)

將光標(biāo)置于起始報表項目上

選擇【數(shù)據(jù)】一【合并計算】

“引用位置”選擇各個需要被合并的報表，點擊“添加”，直至所有需要被合并的報表添加

完成。

需要刪除一張表格時，只需要在合并計算界面上選中該表格，點擊刪除按鈕。

當(dāng)子表格數(shù)據(jù)發(fā)生變化需要更新匯總表數(shù)據(jù)時，只需執(zhí)行：數(shù)據(jù)-合并計算，進入合并計算

界面后直接點擊確定退出該界面即可完成刷新數(shù)據(jù)的操作。

案例08報表保護

單元格區(qū)域的保護。

首先取消不需要保護的單元格區(qū)域的鎖定狀態(tài)。右鍵“設(shè)置單元格格式”，在“保護”標(biāo)簽

上將鎖定選項取消。如果需要隱藏單元格公式內(nèi)容，可以將隱藏選項選中。

選擇“工具”一“保護”一“保護工作表”，輸入保護密碼。

隱藏公式

右鍵菜單一設(shè)置單元格格式一保護一選中隱藏選項，然后執(zhí)行對工作表的保護

隱藏工作表:

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隱藏工作表后需要保護工作簿。

案例09按鈕的制作

選擇“視圖”-“工具欄”一“窗體”，調(diào)出窗體工具條。選擇工具條上的命令按鈕。繪制

出按鈕的基本形狀后，自動跳出“指定宏”對話框，點擊“新建”按鈕，出現(xiàn)VBA編程界面。

在Sub和EndSub之間輸入：sheets（“要跳轉(zhuǎn)的工作表名稱"）.select,關(guān)閉該窗口。選

中該按鈕，右鍵菜單“編輯文字”，可以修改按鈕名稱。

案例10財務(wù)報表

利用excel創(chuàng)建財務(wù)報表，要注意報表之間的勾稽關(guān)系。一方面是出亍高效率管理報表的考

慮，另一方面，可以幫助我們分析報表中的數(shù)據(jù)，并快速檢查出報表中的可能錯誤。

為了能夠自動維護報表間的數(shù)據(jù)關(guān)系，我們經(jīng)常需要使用單元格鏈接，將所有的表鏈接起來。

注意鏈接方式請使用并聯(lián)而非串聯(lián)。串聯(lián)導(dǎo)致鏈接關(guān)系更加復(fù)雜且難以維護，而并聯(lián)的方式

將只有一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，鏈接關(guān)系簡單不容易出錯，而且易于管理。

比如損益表，資產(chǎn)負債表，現(xiàn)金流量表，需要使用公式和鏈接使得這些表鏈接起來，該鏈接

關(guān)系能夠自動維護和更新多表之間的勾稽關(guān)系，時刻能夠保證報表數(shù)據(jù)之間的勾稽的正確

性。（具體公式參見電子文檔）。

案例11表格的幾種類型

數(shù)據(jù)表可以分為數(shù)據(jù)列表，二維表，多維表和帶有格式的報表等幾種類型。

是否與數(shù)

是否需要

數(shù)據(jù)表類型操作目標(biāo)匯總方法據(jù)源有鏈

重復(fù)制作

接關(guān)系

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多字段數(shù)據(jù)記錄疊加并

導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)+SQL語句不需要有

列表按表名區(qū)分

多個二維表

二維表透視表多維數(shù)據(jù)區(qū)域合并不需要有

生成透視表

同一文件內(nèi)

數(shù)據(jù)匯總=sum(begin:end!B2)不需要有

的報表

不同文件中

數(shù)據(jù)匯總合并計算不需要有

的報表

建議修改原表的結(jié)構(gòu)或者僅

非標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)作為終端報表，上層再建立

匯總需要無

表一個數(shù)據(jù)源表作為收集數(shù)據(jù)

使用

案例12數(shù)據(jù)透視表

1.應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表進行各類數(shù)據(jù)分析。

選擇“數(shù)據(jù)”一“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，進入透視表設(shè)置向?qū)А?/p>

點擊“下一步”，選擇正確的數(shù)據(jù)范圍。

點擊“下一步”，選擇“布局”按鈕。

在如下圖界面上，將右側(cè)的字段拖入左側(cè)相應(yīng)區(qū)域內(nèi)。

形成如下圖的布局，點擊確定按鈕。

生成如下的透視表后，將鼠標(biāo)懸停在想要移動的字段上，鼠標(biāo)左鍵按下，將字段拖放到其他

區(qū)域，生成自己需要的數(shù)據(jù)顯示。

數(shù)據(jù)百分比顯示；右鍵菜單一字段設(shè)置一選項，將數(shù)據(jù)顯示方式改為“占同列數(shù)據(jù)總和的百

分比”

2.同時顯示數(shù)據(jù)與百分比：

1）在【布局】里將銷售收入兩次拖入數(shù)據(jù)區(qū)域

2）將其中一個銷售收入改為百分比顯示

3）在報表項目上輸入新的名稱可以修改項目名稱

4）將報表項目拖拽到列標(biāo)題位置，可以將數(shù)值和百分比改為按列排列

3.篩選數(shù)據(jù)：

點擊字段名稱后面的下拉菜單，可以對字段內(nèi)容進行篩選。

4.顯示明細數(shù)據(jù)：

雙擊需要查看明細的數(shù)據(jù)，在新的工作表上將顯示構(gòu)成此匯總數(shù)據(jù)的所有明細數(shù)據(jù)。

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5.對數(shù)據(jù)進行排序：

把光標(biāo)放在行位置的報表項目上，【右鍵菜單】【字段設(shè)置】，【高級】按鈕，左側(cè)可以進行排

序設(shè)置。

6.按照日期分組：

1）將日期放入行區(qū)域，【右鍵菜單】【組及顯示明細數(shù)據(jù)】【組合】

2）在【步長】中選擇需要的分組標(biāo)準(zhǔn)

7.按照數(shù)值分組：

1）將銷售收入放入行區(qū)域，【右鍵菜單】【組及顯示明細數(shù)據(jù)】【組合】

2）在【步長】中選擇需要的分組標(biāo)準(zhǔn)

8.插入計算字段：

在【名稱】后給計算字段定義名稱

在【公式】后輸入計算字段的計算公式，可以引用下面的字段

9.自動更新：

【右鍵菜單】【表格選項】【打開時刷新】

可以讓報表始終有更新后的數(shù)據(jù)顯示。

10.透視圖

可以單獨生成數(shù)據(jù)透視圖，也可以基于現(xiàn)有的透視表生成透視圖。如果已經(jīng)有現(xiàn)成的透視表,

通過點擊數(shù)據(jù)透視表工具條上的圖表按鈕可以生成一個透視圖。

通過拖動透視圖上的各個字段到右側(cè)或者底部的位置，可以方便地改變圖表組織數(shù)據(jù)的方

式。

隱藏透視圖字段按鈕：

把光標(biāo)懸停在任意字段上，右鍵菜單，選擇【隱藏數(shù)據(jù)透視圖字段按鈕】，即可以將字段按

鈕隱藏；

再次顯示字段按鈕：

點擊透視圖工具條上第一項，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇【隱藏數(shù)據(jù)透視圖字段按鈕】

如果有些數(shù)據(jù)無法在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)部分析，可以引用透視表的數(shù)據(jù)作為分析的基礎(chǔ)。

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11.制作試算平衡表

點擊“數(shù)據(jù)”并拖拽到“匯總”

>隱藏數(shù)據(jù)透視表中的匯總字段

或

>單元格格式自定義功能

格式設(shè)定為：

［紅色r借貸不平衡”；［紅色r金額借貸不平衡”；［藍色］”借貸平衡”

Ctrl+拖拽標(biāo)簽來復(fù)制工作表

編制損益表

>創(chuàng)建損益表格式

>創(chuàng)建is嵌套函數(shù)

IS類函數(shù)，可以檢驗數(shù)值的類型并根據(jù)參數(shù)取值返回TRUE或FAI6E。

函數(shù)如果為下面的內(nèi)容，則返回TRUE

ISBLANK值為空白單元格。

ISERR值為任意錯誤值（除去#N/A）。

1SERR0R值為任意錯誤值（#"八、川八1比！、#REF!、#DIV/O!、#NUM!、#NAME?或#NULL!）?,

ISLOGICAL值為邏輯值。

ISNA值為錯誤值#N/A（值不存在）。

ISNONTEXT值為不是文本的任意項（注意此函數(shù)在值為空白單元格時返回TRUE）.

1SNUMBER值為數(shù)字。

ISREF值為引用。

ISTEXT值為文本。

>創(chuàng)建財務(wù)比率

銷售毛利率;銷售毛利/銷售凈額一一毛利率大，表示經(jīng)營能力強。

銷售成本率=銷售成本/銷售凈額一一成本率低，表示經(jīng)營能力好。

凈利率率=凈利潤/銷售凈額一一凈利潤率越高，表示經(jīng)營能力強。

營業(yè)比率=（銷售成本+營業(yè)費用）/銷售凈額，營業(yè)比率越低，表示經(jīng)營能力越強

營業(yè)費用率=銷售費用/銷售凈額一一營業(yè)費用越低，表示經(jīng)營績效越好。

>用MAX、MIN函數(shù)顯示制表日期

第13頁，共55頁

MAX,返回一組值中的最大值

MIN,返回一組值中的最小值

案例13多重合并計算數(shù)據(jù)

如下圖格式的即為二維表：

現(xiàn)在我們需要將數(shù)個格式相同的二維表匯總為一張表格，且可以區(qū)分不同表格屬性進行分

析，比如三張表分別為北京，上海，深圳分公司的表格。我們使用的方法是利用透視表多重

合并計算數(shù)據(jù)區(qū)域的功能。

選擇數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖

選擇第3個數(shù)據(jù)源類型：多重合并計算數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊下一步按鈕：

在出現(xiàn)的界面上選擇：自定義字段

選擇需要被合并的表格區(qū)域，點擊添加將其添加到所有區(qū)域；將頁字段數(shù)據(jù)改為1,在項標(biāo)

志處輸入該表格的標(biāo)志，使用相同的方法將其他需要合并的表格全部添加。

透視表生成后如下圖所示，已經(jīng)將多個表格合并成一個：

雙擊字段名，可以對字段名進行修改：

案例14回歸與預(yù)測

回歸分析表明事物之間相互影響的關(guān)系，主要用于分析單個因變量如何受一個或多個自變量

影響的。比如某地空調(diào)的倘量與旬溫的變化之間的關(guān)系。可以用統(tǒng)計獲得的歷史數(shù)據(jù)，對未

來的數(shù)據(jù)進行預(yù)測?？梢岳盟鼛椭?jīng)營，財務(wù)，銷售，營銷等方面的決策。

1.趨勢線預(yù)測

1）根據(jù)歷史數(shù)據(jù)制作出折線圖

2）選中圖表中的折線，右鍵菜單一添加趨勢線

3）選擇預(yù)測類型（可以先選擇默認的線性）

4）切換到選項標(biāo)簽，根據(jù)需要預(yù)測的期間數(shù)，在“前推”處輸入預(yù)測期間個數(shù)，并選

中“顯示公式”和“顯示R平方值”選項

5）根據(jù)出現(xiàn)的回歸系數(shù)（R平方）判斷預(yù)測類型是否適合，R平方越接近1越好（多

項式除外，需要考慮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否存在較大的波動，如果沒有則不適用多項式分析

類型）

6）根據(jù)回歸方程求預(yù)測值

第14頁，共55頁

7）移動平均沒有R平方，不適用此分析方法。

2.Correl函數(shù)判斷相關(guān)性。

相關(guān)系數(shù)在0.8以上為強相關(guān)，0.6以上為弱相關(guān)。

案例15-16數(shù)據(jù)分析與圖表分析

日常工作中主要用到的數(shù)據(jù)分析有：

構(gòu)成：局部與整體比例關(guān)系。

序列：在一個時間序列內(nèi)進行的比較與分析。

差異：預(yù)算與實際數(shù)的版本差異等。

增長：增長率與增速，進行趨勢預(yù)測。

勾稽：數(shù)據(jù)之間固有的相互聯(lián)系的屬性，利用此屬性進行數(shù)據(jù)合理性的判斷。

圖表用于形象地展示數(shù)據(jù)。利用圖表可以更好地對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析。

1.差異分析：

利用上面的表格制作面積圖，數(shù)據(jù)區(qū)域選擇C25:D31

選中B公司數(shù)據(jù)系列，右鍵菜單”數(shù)據(jù)系列格式”

將其內(nèi)部（填充色）和邊框色都改為“無”

圖表上將只顯示差異部分，如下圖：

2.雙坐標(biāo)圖表：

利用下面的數(shù)據(jù)制作雙坐標(biāo)圖表：

選擇“插入”-“圖表”，進入圖表向?qū)?，選擇柱形圖，第一種子圖表類型簇狀柱形圖。

選擇“視圖”-“工具欄”-“圖表”，調(diào)出圖表工具條：

點開圖表工具條上下拉菜單，選擇系列“完成率”

點擊圖表工具條上“數(shù)據(jù)系列格式”按鈕：

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在數(shù)據(jù)系列格式界面上，切換到坐標(biāo)軸標(biāo)簽，將系列繪制在由“主坐標(biāo)軸”改為“次坐標(biāo)軸”

再次選中系列“完成率”，右鍵菜單選擇“圖表類型”

選擇折線圖，點確定：

雙坐標(biāo)圖表制作完成。

3.氣泡圖：

利用下表制作氣泡圖：

在圖表向?qū)е羞x擇“氣泡圖”

因為氣泡圖沒有分類軸(其橫坐標(biāo)為序列號)，我們需要添加數(shù)據(jù)標(biāo)識，點擊下一步，切換

到數(shù)據(jù)標(biāo)志標(biāo)簽，將系列名稱打勾：

縱坐標(biāo)表示%Growth,氣泡大小表示Cost:

4.單元格嵌入式圖表：

利用下表制作如圖中所示的嵌入式圖表

在單元格中敲入如下公式：

=REPT('T，,B2/400)

其中，除數(shù)的值由源數(shù)據(jù)的大小決定，源數(shù)據(jù)大，除數(shù)應(yīng)相應(yīng)變大，其意義在于縮減豎

線的數(shù)量，使得單元格可以容納由一系列豎線構(gòu)成的圖表。

5.復(fù)合餅圖：

當(dāng)數(shù)據(jù)系列內(nèi)值的大小差異較大時，可以制作復(fù)合餅圖以便數(shù)據(jù)顯示更為清楚,如下圖所示:

選擇餅圖中的復(fù)合餅圖子圖表類型：

點擊下一步，切換到圖例標(biāo)簽，將顯示圖例的勾去掉：

切換到數(shù)據(jù)標(biāo)志標(biāo)簽，把類別名稱和百分比打勾：

選中數(shù)據(jù)系列，右鍵菜單，選擇數(shù)據(jù)系列格式：

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切換到選項標(biāo)簽，將第二繪圖區(qū)包含最后的值改為：4

復(fù)合餅圖制作完成。

6.圖表組合：

一個圖表中的不同數(shù)據(jù)系列可以采用不同的圖表類型顯示，如下圖：

首先制作一個柱形圖：

在圖表工具條上選擇數(shù)據(jù)系列Compensation:

在圖表工具條上選擇數(shù)據(jù)系列格式按鈕：

在數(shù)據(jù)系列格式界面上，切換到坐標(biāo)軸標(biāo)簽，將主坐標(biāo)軸改為次坐標(biāo)軸：

右鍵點擊Compensation,選擇圖表類型：

將其圖表類型改為折線圖；

用同樣的方式操作Production系列，將其圖表類型改為面積圖；

完成圖表組合的制作。

7.下拉菜單式圖表：

寫入如下的公式：index函數(shù)查找出的值由A9單元格來指定。

制作三維餅圖，其數(shù)據(jù)區(qū)域為A3:I3,A9:I9,需要手工選取。

點擊“視圖”-“工具欄”-“窗體”，調(diào)出窗體工具條：

在窗體工具條上選擇組合框，在餅圖上拖放出一個組合框：

右鍵選中組合框，在菜單中選擇“設(shè)置控件格式”：

在控制標(biāo)簽中做如下設(shè)置：其中單元格鏈接為存儲控件選中項目序號的單元格。

完成下拉菜單式圖表的制作：

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8.帶有滾動條的圖表:

該圖表中可以隨著點擊滾動條的動作而動態(tài)翻看源數(shù)據(jù)中的大量數(shù)據(jù)。

定義兩個動態(tài)引用的名稱：

Period:=offset（'7.動態(tài)圖表'！$A$1,'7.動態(tài)圖表'！$D$1,0,10,1）

Data:=0￡￡$€1:（'7.動態(tài)圖表'！$8$1,'7.動態(tài)圖表'！$口$1,0,10,1）

制作折線圖，選擇系列標(biāo)簽，刪除period系列：

將“值”和“分類（X）軸標(biāo)志”設(shè)置為如下圖內(nèi)容：

調(diào)出窗體工具條，在圖表外繪制滾動條，右鍵選中滾動條，選擇設(shè)置控件格式:

在單元格鏈接中設(shè)置為D1:

9.甘特圖

如果想制作如下圖的甘特圖，需要以下4列數(shù)據(jù):

首先制作堆積條形圖：

點擊下一步，切換到系列標(biāo)簽，刪除結(jié)束日期系列：

生成的條形圖如下圖所示：

下面轉(zhuǎn)換縱坐標(biāo)的項目排列次序：

雙擊縱坐標(biāo)，切換到刻度，將分類次序反轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)軸交叉于最大分類選項打勾。

此時縱坐標(biāo)次序已經(jīng)反轉(zhuǎn)

雙擊開始日期數(shù)據(jù)系列，在數(shù)據(jù)系列格式對話框中將邊框和內(nèi)部都改選為無，此時開始日期

數(shù)據(jù)系列隱藏。

此時需要將橫坐標(biāo)開始日期改為真正的項目開始日期：

在excel中，每一個FI期都對應(yīng)一個數(shù)值，選中B2,查看20XX-7-1對應(yīng)數(shù)值為39630

雙擊橫坐標(biāo)，切換到刻度，將最小值改為39630,同樣將橫坐標(biāo)最大值改為真正的項FI結(jié)束

日期。

甘特圖制作完成。

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案例17動態(tài)圖表

選中北京，深訓(xùn)I,上海以下的區(qū)域，分別定義北京，深圳，上海的名稱

選擇視圖-工具欄.窗體，選擇選項按鈕，畫出如下三個選項按鈕：

右鍵選中選項按鈕，在右鍵菜單中選擇設(shè)置控件格式，在跳出的對話框中選擇控制標(biāo)簽，在

單元格鏈接中選擇A16：

在A17單元格中輸入公式：=choose(al6,“北京“，“上海“，“深圳”),為A17定義名稱:

choose

在A2,A3,A4單元格中輸入以下內(nèi)容：

在B16單元中寫入以下公式，并復(fù)制到該行1-12月的單元格中：

=VLOOKUP(A3,INDIRECT(choose),COLUMN()-1,0)

依據(jù)此數(shù)據(jù)表制作雙曲線圖：

案例18比率分析

利用透視表靈活的特性，將兩個結(jié)構(gòu)完全相同的透視表相除，即得到可以進行任意兩個因素

間的比率分析圖表。

案例19邏輯判斷

1.IF(條件判斷，如果條件滿足則返回的結(jié)果，如果條件不滿足則返回的結(jié)果)

根據(jù)工齡計算員工年假。年假規(guī)則；規(guī)定：公司工齡小于1年的，享受10天年假；大

于1年小于XX年的，工齡每增加一年，年假增加1天：增長到20天不再增加。使用

IF函數(shù)嵌套實現(xiàn)。單元格F3為工齡。

=IF(F3<1,10,1F(F3<1O>9+F3,20))

2.IF和OR,AND嵌套使用

用于執(zhí)行更為復(fù)雜的判斷

if(or(條件1,條件2,…)，若條件滿足則返回的結(jié)果，若條件不滿足則返回的結(jié)果)

if(and(條件1,條件2,…)，若條件滿足則返回的結(jié)果，若條件不滿足則返回的結(jié)果)

3.計算工資及所得稅

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=-IF((K3-1600)>100000,(K3-1600)*0.45-15375,IF((K3-1600)>80000,(K3-1600)*0.4

-10375,IF((K3-1600)>60000,(K3-1600)*0.35-6375,IF((K3-1600)>40000,(K3-1600)*

0.3-3375,IF((K3-1600)>20000,(K3-1600)*0.25-1375,IF((K3-1600)>5000,(K3-1600)

*0.2-375,IF((K3-1600)>2003,(K3-1600)*0.15-125,IF((K3-1600)>500,(K3-1600)*0.

1-25,(K3-1600)*0.05))))))))

4.自動計算加班費

=IF(ISERR0R(VL00KUP(D2,$L$2:$L$12,1,FALSE)),IF(0R(G2=6,G2=7),〃周末加班“，”工

作日加班”)，"節(jié)假日加班〃)

5.自動計算請假扣除

=IF(0R(D5="病假",D5="事假")，E5*l,IF(D5一曠工”,E5*3,0))

6.隱藏錯誤提示

=IF(ISERROR(表達式)表達式)

案例20計數(shù)與求和

1.條件計數(shù)

countif(range,criteria)

countif(Al:A100,”>8")

2.條件求和

如果滿足某個條件，就對該記錄里的指定數(shù)值字段求和。在第一個參數(shù)所在的區(qū)域

里面查找第二個參數(shù)指定的值，找到后對第三個參數(shù)指定的字段進行求和。

sumif(range,criteria,sumrange)

sumif(Al:A100,“？??海*"，E1:E1OO)對A列中第4個字為海的E列的值求

和

3.模糊條件求和

sumif(al:al00,海“&"*"，el:el00)對A列中包含“?！弊值腅列

的值求和

4.sumif對多個條件進行求和

=SUM(SUMIF(F:F,F2:F3,E:E))

=SUM(SUMIF(F:F,{"陳露程靜"},E程))

criteria為常量，普通公式；criteria為單元格引用，需要使用數(shù)組公式。

5.sum與數(shù)組公式聯(lián)手計數(shù)

{=sum((al:al00>1000)*(al:al00<5000))}

6.sum與數(shù)組公式聯(lián)手求和

第20頁，共55頁

{=sum（（條件1）*（條件2）*….*求和區(qū)域）}

7.sumproduct的使用

返回相應(yīng)的數(shù)組或區(qū)域的乘積的和。可以使用sumproduct替代sum數(shù)組公式的使

用用于多條件求和。

第20頁，共55頁

sumproduct（（條件D*（條件2）*…）用于計數(shù)

sumproduct（（條件D*（條件2）*…*求和區(qū)域）用于求和

案例21模擬運算表（略）

案例22單變量求解

如果希望利潤達到200萬，則需要相應(yīng)調(diào)整的單價、直接成本、固定成本、銷售量為多少?

可變單元格：要求解的值所在的單元格

目標(biāo)單元格：關(guān)系式表達所在的單元格

目標(biāo)值：關(guān)系式的值

單變量求解的原理：根據(jù)在單元格中描述的一元方程求解方程中的未知數(shù)。使用單變量求解

的前提：需要在單元格中將元方程的方程式描述清楚。如果是函數(shù)關(guān)系，則需要在單元格

中引用該函數(shù)。

案例23規(guī)劃求解

步驟：構(gòu)建已知條件的關(guān)系模型，然后運行規(guī)劃求解工具。構(gòu)建模型的過程實際上是利用

Excel單元格引用的方式將條件描述清楚的過程。

在規(guī)劃求解對話框中，進行相關(guān)設(shè)置。目標(biāo)單元格為求解后達到的目標(biāo)?？勺儐卧駷橐?/p>

解的單元格。在約束中添加已知的其他條件。

規(guī)劃求解可以求解多元方程，可以解決求極值的問題，可以替代計算較為復(fù)雜的計算過程。

案例24自定義函數(shù)

宏的安全性級別調(diào)整

點擊：工具-宏-安全性

如果定義了宏或者自定義函數(shù)并且想使用它們，那么需要將宏的安全性級別調(diào)整為中或者

低。

第21頁，共55頁

自定義函數(shù)：

1.進入VB編輯器

2.選中左側(cè)工程管理器中的當(dāng)前工作簿，查看其下項目中是否存在“模塊”。如果不存在,

點擊【插入】菜單，選擇“模塊”；如果存在，則略過此步驟。

3.雙擊模塊下的某一模塊，右側(cè)將彈出該模塊的代碼窗口，我們將在此代碼窗口中編寫自

定義函數(shù)。

4.在右側(cè)代碼窗口輸入以下語句：

Functionvaluation(a,b,c,d)

valuation=(a+b)*0.6+(c+d)*0.4

EndFunction

其中，valuaiion是該函數(shù)的函數(shù)名，a,b,c,d是該自定義函數(shù)的參數(shù)，「unction與endfunclion

是自定義函數(shù)的起始與結(jié)束語句。

帶有判斷的自定義函數(shù)：

Functionlimitation(job)

Ifjob="總經(jīng)理"Orjob="市場銷售"Then

limitation=1500

Elselfjob="客戶服務(wù)"Orjob="副總經(jīng)理”Then

limitation=)200

Elselfjob="職能管理"Orjob="業(yè)務(wù)總監(jiān)"Then

limitation=800

Elselfjob="產(chǎn)品"Orjob:"采購"Then

limitation=600

Elselfjob="研發(fā)技術(shù)"Orjob="生產(chǎn)運作"Then

limitation=400

Else:limitation=100

EndIf

EndFunction

附：VBA簡介

第22頁，共55頁

VBA簡介：

VBA是VisualbasicforApplication的縮寫。是用來開發(fā)應(yīng)用程序的Visualbasic語言，除

了它無法象Visualbasic般獨立存在外，其它的如程序的編輯方法，對象的使用等，都與Visual

basic相同，因此如果學(xué)習(xí)過Visualbasic語言，入門VBA將是一件很容易的事。

VBE是VisualbasicEditor的縮寫，是用來編寫VBA應(yīng)用程序的編輯器，它與VB編器有什么

區(qū)別呢?Visualbasic是用來開發(fā)完整程序的工具，必須使用相當(dāng)大的系統(tǒng)資源，但是在控制

EXCEL或其他OFFICE辦公軟件時，并不需要使用這么龐大的資源，因此Microsoft將Visual

basic編寫及執(zhí)行程序的功能附屬于OFFICE之下，使其可以使用較少的系統(tǒng)資源，達到編

輯出應(yīng)用程序的目的。因此將提供這些功能的編輯器稱為VisualbasicEditor。

EXCELVBA基本構(gòu)架

對象、屬性、事件、方法

對象：

所謂的對象，我們可以將其想象成日常生活中所用的各類物品比如車子桌子、椅子等以車子的組成為例，

車子是由輪子、車座、車燈、外殼等組合而成的一個大對象而這些具有單一功能的對象又可以分為更小的

對象如：螺絲、電線等。

就EXCEL而言其對?象就是工作薄、工作表、圖式工作表或其他更細微的窗體組件。

屬性：

所謂屬性就是對象所屬的特征，例如當(dāng)年到一個蘋果時，可以馬上知道它的顏色形狀及大小這些都可以用

來形容對象的形容詞也就是對象的屬性，比如工作表的名稱就是工作表的一個屬性。

取得屬性值的語法：變量=對象.屬性

比如我們要取得當(dāng)前工作表的名子和工作表的數(shù)量

AAA=Activesheel.name

BBB=Activesheet.count

設(shè)定屬性的語法：

對象.屬性=屬性值

例:sheets(1).name丁我的工作薄1"設(shè)置第一個工作表的名稱是“我的工作薄1"

事件：

所謂事件,就是發(fā)生在對象上的事情例如在按按上單擊鼠標(biāo)這個動作就是發(fā)生于按紐上的事件，工作表的增

加，單元格的修改都是事件。下面的圖示中右邊的下拉框中都是WORKSHEET(工作表)的事件

第23頁，共55頁

事件有什么用呢？程序我們平常并不希望它時時運行，所以我們需要在使用到它時再讓它運行，比如；你

可以設(shè)置一個按紐用單擊這個事件去觸發(fā)程序的運行，當(dāng)我們單擊按紐時就運行.不單擊就不運行。再如，

我們有時候需要在改變某個工作表中的單元格時運行某個程序這時就可以用Worksheet_Change這個事件。

方法：

控制對象的動作或功能稱為方法,簡單的說就是為了達到某種效果而下達的命令：

比如:對工作表這個對象進行新建或刪除的功能.而新建及刪除功能即為工作表這個對象所提供的方法.

使用方法的程序語法.

對象.方法

例：SHEETLDELETE

上例中SHEET1的部分為對象，而"."后方的即為對象所提供的方法，至于對象提供的方法有哪些，并不希要特

意去記憶它們，當(dāng)輸入了對象名稱然后輸入7時，系統(tǒng)就會顯示該對象提供的方法菜單以便從菜單中選取適

用的方法.

舉例：

點擊“新建”

并加入Sheets("sheetl").Range("al")=100

Sheets("sheetl").Cells(2,1)=200

DimiAsIntegerDIM變量名稱AS變量類型

Fori=1To20

Sheets("sheetl").Cells(i,l)=i

Next

添加：WithApplication.WorkshcciFunciion

Range("a21").Value=,Sum(Range("al:a20"))注意SUM前面要行個點才行

Range("a22").Value=.Average(Range("al:a20"))

EndWith

在VBA不直接支持在EXCEL工作表中的?些函數(shù)，如果要調(diào)用就必須加上Application.WorksheetFunction

宏：許多VBA高手都是從錄制宏入門VBA的，宏的功能就是將所操作的步驟記錄下來，以

便以后的任何時候只要使用宏，就可以重復(fù)執(zhí)行操作過的步驟。有時在編程序時，忘記了

EXCEL某些基本功能的編寫，錄制宏就是一個很好的方法，比如你忘記了不連續(xù)單元格的

表示方法，你就可以在工作表中把你選取不連續(xù)單元格的過程錄制下來，代碼自然就出來了。

錄制宏的操作：“工具”一“宏”

第24頁，共55頁

--點擊錄制宏按紐在彈出的錄制新宏對話框中輸入宏名和快捷鍵(可不填)一一進行事

選設(shè)定的操作--停止錄制(其實這個和平時生活中錄音或錄像一樣，開始…錄制-停止)，

補充一點，就是如果以后想用按紐來執(zhí)行宏，可以直接在彈出的指定宏對話框中點擊錄制宏,

其余步驟同上。

案例25資產(chǎn)折舊

>直線折舊法計算資產(chǎn)折舊

=SLN(Cost,Salvage,Life)

>固定余額遞減折舊法計算資產(chǎn)折舊

-DB(Cost,Salvage,Life,Year;

>雙倍余額遞減折舊法計算資產(chǎn)折舊

=DDB(Cost,Salvage,Life,Year,2)

>可變余額遞減折舊法計算資產(chǎn)折舊

=VDB(Cost,Salvage,Life,StartPeriod,EndPeriod,Factor,NoSwitch)

>年數(shù)總和折舊法計算資產(chǎn)折舊

=SYD(Cost,Salvage,Life,Year)

附L投資決策分析

進行投資分析需要為exce1提供一系列現(xiàn)金流量的值。

凈現(xiàn)值。

內(nèi)部報酬率。

凈現(xiàn)值和內(nèi)部報酬率是關(guān)系緊密的一對函數(shù)。當(dāng)內(nèi)部報酬率=資金成本時，凈現(xiàn)值=0。

第25頁，共55頁

附2：整合數(shù)據(jù)表

我們經(jīng)常需要將幾個表格中的數(shù)據(jù)整合成一張表，如下圖所示，將5個月的數(shù)據(jù)（日前分布

在5張表格上）整合到一個總表上：

我們使用的方法是利用office的查詢工具query進行的，這樣做的優(yōu)點在于今后對于新數(shù)

據(jù)的更新可以自動化刷新，而不需要重復(fù)的進行整合操作（如復(fù)制粘貼）。

office的查詢工具que門r在典型安裝office時是不會被安裝的，我們需要首先檢查我們的

office是否已經(jīng)安裝了query,方法如下：

?打開Excel,點擊【數(shù)據(jù)】菜單中【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】一【新建數(shù)據(jù)庫查詢】，若系統(tǒng)提示

安裝，則說明該功能未被安裝，此時可能需要在光驅(qū)中插入Office安裝光盤完成該功能

的安裝。

?在光驅(qū)中插入安裝光盤后，安裝過程中選擇自定義安裝；點開Excel前面的加號，選中

要安裝的功能前面的下拉菜單，選擇【從本機運行】；點開【Office工具】前面的加號,

選中【MicrosoftQuery］的下拉菜單，選擇【從本機運行】，然后執(zhí)行余下的安裝過程

即可。

下面開始整合工作：

選擇excelfiles*:

選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的excel文件：

出現(xiàn)選擇數(shù)據(jù)表的界面：

如果以上界面提示錯誤，點擊以上界面的“選項”按鈕，出現(xiàn)以下界面，將系統(tǒng)表打勾即可:

任選一個字段到右側(cè)，點下一步按鈕：

直到以下界面出現(xiàn)，選擇第二項，點完成按鈕：

此時出現(xiàn)que/程序界面，點擊工具條上SQL按鈕：

出現(xiàn)以下界面：

在界面中將SQL語句改為以下：

出現(xiàn)以下提示，點確定按鈕：

出現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢結(jié)果，選文件菜單一將數(shù)據(jù)返回EXCEL:

選擇在新工作表中存儲數(shù)據(jù):

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幾張數(shù)據(jù)表被成功地整合在一起。

該查詢數(shù)據(jù)表與數(shù)據(jù)源保持著動態(tài)鏈接關(guān)系，可以隨時刷新數(shù)據(jù)，不需要重復(fù)操作。右鍵菜

單里選擇刷新數(shù)據(jù)即可對數(shù)據(jù)進行刷新。

附3：對于數(shù)據(jù)庫的訪問鏈接方法

ODBC的介紹

存儲數(shù)據(jù)并不是Excel的特長，Excel設(shè)計和優(yōu)化的目的是綜合、分析及顯示數(shù)據(jù)。它

僅有一些基本的數(shù)據(jù)庫功能，當(dāng)用戶覺得簡便的重用性大于功能時，就應(yīng)該使用它們。

Excel中有一些方法，可以將這些工具和真實數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)緊密結(jié)合在一起，利用這些方

法，用戶可以創(chuàng)建一些系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的強大功能和工作表的功能中達到一種平衡。

ODBC是開放式數(shù)據(jù)庫互連(OpenDatabaseConneclivily)的縮寫。它是一種標(biāo)準(zhǔn)，許

多數(shù)據(jù)庫程序和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都采用這種標(biāo)準(zhǔn)。如果用戶有一個數(shù)據(jù)源，如與ODBC兼

容的Access數(shù)據(jù)庫，那么就可以將數(shù)據(jù)輕松的導(dǎo)入到Excel中。不是所有的數(shù)據(jù)庫都有同

樣的結(jié)構(gòu)。為了確定這些數(shù)據(jù)庫是否可以和其他應(yīng)用軟件相連，ODBC軟件生產(chǎn)商提供了驅(qū)

動程序，在安裝MicrosoftOffice時，按轉(zhuǎn)程序會自動地為Access、Paradox、dBASE以及

SQLServer?等安裝幾個驅(qū)動程序。在將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到Excel中之前，用戶需要確認自

己想使用的數(shù)據(jù)庫類型。這樣，Excel才能知道使用何種驅(qū)動程序和數(shù)據(jù)庫相連。

在確定想要使用的數(shù)據(jù)源類型后，還必須提供一個查詢(query)o查詢是用標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)

查詢語言寫出的一系列指令，這種杳詢語言一般形成SQL.那些指令提供了一些信息，如使

用數(shù)據(jù)庫中的哪些表，需要表中哪些字段的數(shù)據(jù)，以及在選擇要檢索記錄的過程中是否運用

某些標(biāo)準(zhǔn)等。MicrosoftOffice還有一個叫做MicrosoftQuery的程序。從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)不

久，MicrosoftQuery就開始運行了。它將幫助用戶設(shè)計查詢，并從數(shù)據(jù)庫中檢索所需要的記

錄。

從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)是一個能夠兩步完成的過程:首先確定數(shù)據(jù)源，然后再創(chuàng)建查詢命令。

既可以通過數(shù)據(jù)透視表進行外部數(shù)據(jù)源鏈接，也可以通過“數(shù)據(jù)”一“導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”進行

外部數(shù)據(jù)源鏈接，這里用數(shù)據(jù)透視表連接，該方法的優(yōu)點在于連接好數(shù)據(jù)后可以直接利用透

視表進行分析。

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在透視表向?qū)ы撁嫔线x擇“外部數(shù)據(jù)源

點擊“獲取數(shù)據(jù)

選擇“新數(shù)據(jù)源”，按確定按鈕。

輸入數(shù)據(jù)源名稱，選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫驅(qū)動，點擊“連接

在下圖界面上點擊“選擇”按鈕。

在下圖界面上去相應(yīng)路徑選擇數(shù)據(jù)庫，在左側(cè)選中數(shù)據(jù)庫后點擊確定按鈕。

回到下圖界面后選擇默認表。

新數(shù)據(jù)源建好后出現(xiàn)在數(shù)據(jù)源列表中，選中后確定。

在數(shù)據(jù)表中選擇需要的字段。

可以利用某字段對數(shù)據(jù)進行篩選。

點擊完成，進入透視表設(shè)置界面。

對透視表進行布局，以下步驟同透視表操作。

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PowerPoint在管理中的應(yīng)用

第一部分：基礎(chǔ)概念

一、演示文稿構(gòu)成要素

i.文本

2.圖示

3.表格

4.色彩

二、明確演示文稿的用途

1演講目的

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2文檔目的

三、演示文稿的分類

1展示型：演講目的，以圖示為主

2內(nèi)容型：文檔目的，以文本，表格為主

四、展示型演示文稿制作原則：信息可視化

1提綱挈領(lǐng)的文本

2圖示替代文本