第四章-工資管理系統(tǒng)

第四章工資管理系統(tǒng)第一節(jié)工資管理系統(tǒng)概述第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化第三節(jié)日常工資管理與月末處理每章一練第一節(jié)工資管理系統(tǒng)概述一、工資管理系統(tǒng)的功能和特點1.工資管理系統(tǒng)的功能為滿足工資和管理的需要，工資管理系統(tǒng)的功能可以分為以下幾個模塊，如圖4-1所示。2.工資管理系統(tǒng)的特點(1)政策性強、涉及面廣(2)時間性強(3)精確性高(4)工資核算項目繁多，結(jié)構(gòu)復雜下一頁返回第一節(jié)工資管理系統(tǒng)概述二、工資管理系統(tǒng)的任務工資管理系統(tǒng)的核算與管理的主要任務如下:根據(jù)職工的工作部門和工作性質(zhì)，匯總分配工資費用和計提職工福利費、勞動保險費等，并生成相應的記賬憑證，以便進行工資費用的賬務處理和正確的計算產(chǎn)品成本。根據(jù)企業(yè)各部門提供的職工勞動數(shù)量和質(zhì)量及考勤情況，及時、準確地輸入與職工工資有關(guān)的原始數(shù)據(jù)，并計算職工的工資，包括職工應發(fā)工資、個人所得稅和各種代扣款并編制工資單，以便發(fā)放工資并正確反映和監(jiān)督企業(yè)與職工的工資結(jié)算情況。根據(jù)管理的需要提供有關(guān)的工資統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)。上一頁下一頁返回第一節(jié)工資管理系統(tǒng)概述三、工資管理系統(tǒng)的業(yè)務處理流程1.手工方式下工資核算業(yè)務的工作流程手工方式下，工資業(yè)務處理涉及基層車間、人事部門和財務部門。手工方式下工資子系統(tǒng)業(yè)務處理流程如圖4-2所示。2.電算化方式下工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程工資管理系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)量大，涉及部門比較多。為提高原始數(shù)據(jù)輸入的效率，可對輸入數(shù)據(jù)分類，以便根據(jù)各自特點，采取相應的輸入方法。電算化方式下的工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程如圖4-3所示。上一頁下一頁返回第一節(jié)工資管理系統(tǒng)概述四、工資管理系統(tǒng)的操作過程工資管理系統(tǒng)的業(yè)務處理可分為系統(tǒng)初始化、日常操作、工資數(shù)據(jù)的查詢輸出以及月末處理四部分，工資管理系統(tǒng)初始化工作主要包括業(yè)務處理規(guī)則的設(shè)置、工資項目的定義、工資計算公式的設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入;工資管理系統(tǒng)的日常處理主要包括工資數(shù)據(jù)的輸入、期末工資費用的分配以及日常輸出、查詢各種報表;工資數(shù)據(jù)月末處理包括生成工資轉(zhuǎn)賬憑證、查詢工資憑證。工資管理系統(tǒng)使用基本操作過程如圖4-4所示。上一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化一、建立工資賬套建立工資賬套是工資核算的基礎(chǔ)，可通過系統(tǒng)提供的工資建賬向?qū)е鸩浇⒐べY賬套。建立工資賬套包括參數(shù)設(shè)置、扣稅設(shè)置、扣零設(shè)置以及人員編碼設(shè)置。1.參數(shù)設(shè)置參數(shù)設(shè)置包括設(shè)置工資類別個數(shù)、幣別名稱以及是否核算計件工資。操作步驟如下:第一次進入工資管理系統(tǒng)，系統(tǒng)會進入工資建賬向?qū)?，進入“參數(shù)設(shè)置”界面。如圖4-5所示。下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化選擇需要在賬套中處理的工資類別個數(shù)，每個賬套可以同時處理多種不同的工資類別，最后進行工資類別匯總。選擇工資計算的幣種，勾選“是否核算計件工資”項。2.扣稅設(shè)置核算單位需要為職工代扣代繳個人所得稅，可以在系統(tǒng)設(shè)置中選擇設(shè)置為職工代扣個人所得稅項。操作步驟如下:單擊【下一步]進入“扣稅設(shè)置”界面，勾選“是否從工資中代扣個人所得稅”，系統(tǒng)會根據(jù)所設(shè)定的所得稅基數(shù)和所得稅扣除方法自動計算個人所得稅。如圖4-6所示。上一頁下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化3.扣零設(shè)置扣零設(shè)置是將工資的零頭扣下，本月不發(fā)放，根據(jù)累積取整數(shù)，再進行發(fā)放，系統(tǒng)在計算工資時將依據(jù)扣零類型進行扣零計算。操作步驟如下:單擊【下一步]進入“扣零設(shè)置”界面，勾選“扣零”選項，可選選項主要包括扣零至元、扣零至角以及扣零至分、如圖4-7所示。4.人員編碼工資核算中每個職工都有一個唯一的編碼，人員編碼定義應結(jié)合企業(yè)部門設(shè)置和人員數(shù)量自由定義，但總長度不能超過系統(tǒng)提供的最高位數(shù)。操作步驟如下:上一頁下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化單擊【下一步】進入“人員編碼”界面，系統(tǒng)會提示:需要對員工進行統(tǒng)一編號，必須與公共平臺的人員編碼保持一致、如圖4-8所示。單擊【完成】按鈕，進入工資管理窗口。5.選項設(shè)置另外，如果需要對以上設(shè)置進行修改，就在“薪資調(diào)整”窗口中單擊【設(shè)置】菜單下的【選項】，進入“選項”窗口，單擊【編輯】按鈕進行修改，如圖4-9所示。上一頁下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化二、基礎(chǔ)設(shè)置1.人員附加信息設(shè)置人員附加信息的設(shè)置就是設(shè)置附加信息的名稱，增加人員信息，豐富人員檔案的內(nèi)容，以便對人員進行更加有效的管理。除了設(shè)置人員編號、人員姓名、所在部門、人員類別等基本信息外，基于管理的需要還要設(shè)置一些輔助管理信息。例如，增加設(shè)置人員的性別、民族以及嬌否等。另外，還可對薪資中的人員附加信息與人事基礎(chǔ)信息設(shè)置對應關(guān)系，這些附加信息可分別通過自動或手動方式與HR的對應人員信息保持一致。上一頁下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化2.人員檔案設(shè)置人員檔案用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息，處理員工的增減變動等。3.部門檔案設(shè)置部門檔案的設(shè)置包括所有工資類別的部門，應在建立工資類別之前完成。以后增加、修改和刪除部門時，也應在關(guān)閉所有工資類別的狀態(tài)下操作。部門檔案的設(shè)置方法在前面章節(jié)已詳細講解，在此不再贅述。4.工資項目設(shè)置工資項目設(shè)置即定義工資項目的名稱、類型和寬度，核算單位可根據(jù)需要自由設(shè)置工資項目，如基本工資、崗位工資、副食補貼、扣款合計等。上一頁下一頁返回第二節(jié)工資管理系統(tǒng)初始化5.計件工資方案設(shè)置只有在“選項”中選擇“核算計件工資”選項時，“計件工資方案設(shè)置”菜單才顯示。6.計件工資標準設(shè)置計件工資標準設(shè)置用于定義統(tǒng)計計件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計標準、口徑，并可自定義多達20個新的統(tǒng)計標準。計件工資標準設(shè)置的前提是在“設(shè)置”的【選項】菜單中選擇【是否核算計件工資】選項，在“人員檔案”中“核算計件工資”欄目設(shè)置為“是”。上一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理一、工資類別管理工資類別是指一套工資賬中，根據(jù)不同情況而設(shè)置的工資數(shù)據(jù)管理類別。如某企業(yè)中將正式職工和臨時職工分設(shè)為兩個工資類別，那么兩個類別同時對應一套賬務。具體操作方法如下:1.新建工資類別2.刪除工資類別3.打開工資類別下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理二、工資變動管理工資變動管理用于日常工資數(shù)據(jù)的調(diào)整變動以及工資項目的增減等，如水電費扣發(fā)、事假病假扣發(fā)、獎金錄入等。首次進入本功能前，需先設(shè)置工資項目和計算公式，然后再錄入數(shù)據(jù)。1.設(shè)置工資計算公式工資計算公式是指對工資核算生成的結(jié)果設(shè)置計算公式。設(shè)置計算公式可以直觀表達工資項目的實際運算過程，靈活地進行工資計算處理。定義公式可以通過選擇工資項目、運算符號、關(guān)系符號以及函數(shù)等組合完成。操作步驟如下:上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理在“工資項目設(shè)置”界面單擊【公式設(shè)置】頁簽，可以進行工資項目的計算公式的定義。單擊【增加】按鈕，新增一個工資項目設(shè)置計算公式，或選擇一個己有工資項目修改公式，如圖4-17所示。設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，退回“工資變動”窗口。2.工資數(shù)據(jù)處理進入“工資變動”屏幕，顯示所有人員的所有工資項目。下面簡要介紹幾種實現(xiàn)快速錄入工資數(shù)據(jù)的處理方法。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理(1)頁編輯錄入操作步驟如下:選擇定位到要修改的人員，單擊右鍵菜單中的【頁編輯】，顯示“工資數(shù)據(jù)錄入—頁編輯”窗口，左下角顯示“變動狀態(tài)”，可錄入或修改顯示人員的工資數(shù)據(jù)，如圖4-18所示。單擊【上一人】、【下一人】可變更人員，錄入或修改其他人員的工資數(shù)據(jù)。單擊【保存】按鈕，保存當前顯示人員工資數(shù)據(jù)的錄入修改結(jié)果。單擊【退出】按鈕，放棄對最后一次錄入或修改人員工資數(shù)據(jù)的結(jié)果，返回工資變動主界面。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理(2)項目過濾操作步驟如下:在“工資變動”窗口，單擊右鍵編輯菜單【項目過濾】，進入“項目過濾”窗口如圖4-19所示。選擇要顯示的項目到“已選項目”欄，單擊【確定】后，工資變動表中只顯示已選工資項目。單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)彈出對話框，設(shè)置過濾內(nèi)容保存，輸入過濾名稱，單擊【確定】按鈕，保存設(shè)置，否則，單擊【取消】按鈕，返回到上一級界面。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理

(3)重新計算在修改了某些數(shù)據(jù)、重新設(shè)置了計算公式、進行了數(shù)據(jù)替換或在個人所得稅中執(zhí)行了自動扣稅等操作后，最好調(diào)用重新計算功能對個人工資數(shù)據(jù)重新計算，以保證數(shù)據(jù)正確。(4)工資匯總?cè)魧べY數(shù)據(jù)的內(nèi)容進行了變更，在執(zhí)行了重算工資后，為保證數(shù)據(jù)的準確性，可調(diào)用工資匯總功能對工資數(shù)據(jù)進行重新匯總。(5)動態(tài)計算選擇此功能，在數(shù)據(jù)或項目發(fā)生變動后，不必單擊【重新計算】按鈕，系統(tǒng)自動予以計算并生成新的數(shù)據(jù)表。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理(6)顯示排序在數(shù)據(jù)變動主界面，單擊右鍵菜單中【排序】，顯示排序的種類:人員編碼、人員姓名、部門以及選擇列，選擇需排序的方式，升序或降序。(7)數(shù)據(jù)刷新本功能主要用于網(wǎng)絡版工資:若兩個或兩個以上操作員同時在數(shù)據(jù)變動中對工資數(shù)據(jù)進行修改，為了能使操作員迅速得到最新的變動信息，單擊刷新功能即可將最新數(shù)據(jù)顯示出來，供操作員查詢參考。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理三、扣繳所得稅鑒于許多企事業(yè)單位計算職工工資薪金所得稅的工作量較大，工資管理系統(tǒng)提供個人所得稅自動計算功能，用戶只需自定義所得稅稅率，系統(tǒng)會自動計算個人所得稅，這樣既減輕了用戶的工作負擔，又提高了工作效率。操作步驟如下:單擊【業(yè)務處理l菜單下的【扣繳所得稅】選項，進入“欄目選擇”窗口，如圖4-20所示。單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)彈出“個人所得稅扣繳申報表”窗口，如圖4-21所示。單擊【稅率】按鈕.設(shè)置所得稅效數(shù).如圖4-22所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理單擊“個人所得稅扣繳申報表”上方的【申報】按鈕，可進入“地區(qū)納稅申報”窗口，根據(jù)本單位的報稅輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，選擇或輸入存儲文件的路徑和文件名，單擊【確定】后在指定位置生成相應文件。四、工資分錢清單工資分錢清單是指核算單位在工資發(fā)放時的分錢票面額清單，會計人員根據(jù)此表從銀行取款并發(fā)給各部門。執(zhí)行此功能必須在個人數(shù)據(jù)輸入調(diào)整完之后，如果個人數(shù)據(jù)在計算后又做了修改，須重新執(zhí)行本功能，以保證數(shù)據(jù)的正確性。操作步驟如下:上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理在工資管理系統(tǒng)的主界面，單擊“業(yè)務處理”菜單下的【工資分錢清單】，進入“工資分錢清單”窗口，如圖4-23所示?！肮べY分錢清單”功能界面有“部門分錢清單”“人員分錢清單”以及“工資發(fā)放取款單”三個頁簽。每個頁簽均有票面額設(shè)置，即設(shè)置各種工資分錢清單的票面組合，單擊【設(shè)置】按鈕，可設(shè)置工資分錢清單的票面組合，用戶可根據(jù)需要自由設(shè)置，但必須先進行票面額設(shè)置后，才能進行工資分錢清單的查詢和打印。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理五、銀行代發(fā)工資銀行代發(fā)工資即核算單位在月底將工資報表輸入成為銀行所需的數(shù)據(jù)格式，然后打印或報盤給銀行，由銀行直接將工資發(fā)放到企業(yè)職工個人銀行賬戶中。這種做法既減輕了財務部門發(fā)放工資的繁重工作，又有效地避免了財務部門到銀行提取大筆現(xiàn)款所承擔的風險，同時也提高了對員工工資的保密程度。1.設(shè)置銀行代發(fā)文件格式根據(jù)銀行的要求，設(shè)置提供數(shù)據(jù)中所包含的項目，以及項目的數(shù)據(jù)類型、長度和取值范圍等。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理

2.銀行代發(fā)文件輸出設(shè)置根據(jù)銀行的要求，設(shè)置向銀行提供數(shù)據(jù)的保存形式，且要存放和區(qū)分文件中各數(shù)據(jù)項目。六、工資分攤費用計提財會部門根據(jù)工資費用分配表，將工資費用根據(jù)用途進行分配，并編制轉(zhuǎn)賬會計憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)，供登賬處理之用。操作步驟如下:單擊“業(yè)務處理”下的【工資分攤】功能菜單，進入“工資分攤”窗口，如圖4-26所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理查看現(xiàn)有的計提費用類型是否滿足需要，如果不能滿足需要，單擊【工資分攤設(shè)置】按鈕，進入設(shè)置窗口，如圖4-27所示。單擊【增加】按鈕，可增加新的工資分配計提類型，輸入新計提類型名稱和計提分攤比例，確定后輸入分攤構(gòu)成設(shè)置，所有構(gòu)成項目均可參照輸入，如圖4-28所示。單擊【修改】按鈕，可修改一個已設(shè)置的工資分配計提類型。單擊【刪除】按鈕，可刪除一個已設(shè)置的工資分配計提類型，已分配計提的類型不能刪除，最后一個類型不能刪除。單擊【下一步】按鈕，進入“分攤構(gòu)成設(shè)置”窗口，選擇相應的部門名稱，如圖4-29所示，單擊【完成】完成設(shè)置。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理設(shè)置完畢之后，在“工資分攤”窗口中，選擇已經(jīng)設(shè)置好的計提費用類型，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)列入分攤表，如圖4-30所示。單擊“工資分攤明細”窗口中的【制單】按鈕，系統(tǒng)根據(jù)分攤表數(shù)據(jù)制單，生成憑證。單擊工具欄中的【保存】按鈕，系統(tǒng)自動生成憑證并傳遞到總賬系統(tǒng)中進行審核和記賬。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理七、工資報表管理1.工資表工資表主要用于本月工資的發(fā)放和統(tǒng)計，它包括工資卡、工資發(fā)放條、部門工資匯總表、部門條件匯總表、人員類別匯總表、工資發(fā)放簽名表、條件統(tǒng)計(明細)表以及工資變動匯總(明細)表，這些都是由系統(tǒng)提供的原始表)操作步驟如下:在工資管理系統(tǒng)界面，單擊“統(tǒng)計分析”菜單下的【賬表】選項，選擇【我的賬表】，進入“我的賬表”窗口，如圖4-31所示。單擊【工資表】，選擇要查詢的工資表，雙擊進入“工資發(fā)放簽名表”窗口，如圖4-32所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)自動列出所有符合條件的記錄，如圖4-33所示。2.工資分析表工資分析表是以工資表數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對部門、人員類別的工資數(shù)據(jù)進行分析和比較，產(chǎn)生各種分析表，供決策人員使用。工資分析表主要包括工資增長分析表、按月分類統(tǒng)計表、部門分類統(tǒng)計表、工資項目分析表、員工工資匯總表、按項目分類統(tǒng)計表、員工工資項目統(tǒng)計表、分部門各月工資構(gòu)成分析表、部門工資項目構(gòu)成分析表等。單擊“統(tǒng)計分析”目錄下的【賬表】選項，單擊【工資分析表】選項，進入“工資分析表”窗口，選擇需要進行工資分析的賬表，如圖4-34所示上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理雙擊需要進行分析的賬表，單擊【確定】按鈕，進入“分析月份選擇”窗口，如圖4-35所示，然后單擊【確定】按鈕。從左邊項目列表中選擇某項，再單擊雙箭頭或單箭頭，將項目列入已選項目列表中，然后單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)自動列出分析結(jié)果，如圖4-36、圖4-37所示。

3.憑證查詢可以通過憑證查詢功能查詢輸入總賬系統(tǒng)的憑證，也可以通過憑證查詢功能來刪除和沖銷憑證。操作步驟如下:選擇【統(tǒng)計分析】菜單中的【憑證查詢】子菜單，進入憑證查詢界面，選擇輸入所要查詢的起始月份和終止月份，顯示查詢期間憑證列表，如圖4-38所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理選中一張憑證，單擊【刪除】按鈕，可刪除標志為“未審核”的憑證。單擊【沖銷】，則可對當前標志為“記賬”的憑證，進行紅字沖銷操作，自動生成與原憑證相同的紅字憑證。單擊【單據(jù)】，顯示生成憑證的原始憑證“管理費用一覽表”在此顯示工資系統(tǒng)生成的所有憑證列表，如圖4-39所示，可打印工資“管理費用一覽表”。單擊【憑證】，顯示單張憑證界面，如圖4-40所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理八、月末處理每月工資數(shù)據(jù)處理完畢之后，都要進行月末結(jié)轉(zhuǎn)，即將當月數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。每月工資數(shù)據(jù)處理完畢后均可進行月末結(jié)轉(zhuǎn)。在工資項目中，由于有的項目是變動的，即每月的數(shù)據(jù)均不相同，因此在每月工資處理時，均需將其數(shù)據(jù)清為零，而后輸入當月的數(shù)據(jù)，此類項目即為清零項目。操作步驟如下:單擊【業(yè)務處理】菜單下的【月末處理】選項，進入“月末處理”窗口。上一頁下一頁返回第三節(jié)日常工資管理與月末處理仔細閱讀月末處理提示，若要進行月末處理，則單擊【確定】按鈕，系統(tǒng)提