檔案及社保管理制度

讓政務(wù)服務(wù)更高效讓天下百姓更幸福目錄TOC\o"1-3"\h\u4666一、社保管理制度 37121（一）社保管理的目的 318071（二）適用范圍 34055（三）社保釋義 314035（四）參保原則 323385（五）參保項目 431815（六）社會保險費用管理 57464（七）社會保險關(guān)系管理 525081（八）各項保險費用待遇及措施 617887（九）各項保險費用報銷說明 818706（十）住房公積金的辦理規(guī)定 108438二、員工檔案管理制度 1127200（一）目的 1131542（二）適用范圍 118905（三）職責(zé) 1131199（四）歸檔范圍 1113214（五）檔案管理員的職責(zé) 114106（六）檔案管理內(nèi)容 1118873（七）檔案管理相關(guān)規(guī)定 1411273（八）檔案的銷毀 168819（九）制定、修訂、廢除與頒布實施 17一、社保管理制度（一）公司員工社保管理的目的:建立合法的員工保險體系，并確保公司保險福利制度方案的有效實施，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍:本制度適用于集團(tuán)總部及下屬各子公司員工的各類型保險的管理。（三）社保釋義：社會保險是指勞動者由于年老、患病、失業(yè)、傷殘、死亡、生育等原因，暫時中斷勞動或者永久喪失勞動能力不能獲得勞動報酬，本人及其供養(yǎng)的直系親屬失去生活收入時，國家通過立法，按規(guī)定提供物質(zhì)幫助的一種制度。社會保險是國家立法強(qiáng)制實施，繳費的個人和單位都必須按照規(guī)定的費率繳費。為落實國家政策要求現(xiàn)公司對社會保險參保員工的規(guī)范如下:（四）參保原則1、與公司簽訂勞動合同，并確定為參保對象的員工，公司將在合同有效期內(nèi)按規(guī)定繳納五險(養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險)一金（住房公積金），入職日期為每自然月15日之前(包含15日)的將于當(dāng)月增員保險，于15日之后入職的將于次月增員保險。2、公司員工與原單位仍保留勞動關(guān)系或由原單位代理或個人自行繳納社會保險的，入職滿一年的此類員工可憑本年的繳費發(fā)票根據(jù)國家有關(guān)社會保險的相關(guān)規(guī)定及公司規(guī)定的相關(guān)比例給予核銷。(注:基于員工退休待遇計發(fā)及退休后領(lǐng)取的方便，對原已參保人員不強(qiáng)制要求將社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)入本公司)3、對與原單位解除勞動關(guān)系且已經(jīng)參加社會保險的，補(bǔ)齊欠繳保費后可將社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)至公司進(jìn)行續(xù)保。（五）參保項目養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險、(公積金)。1、社會保險繳費基數(shù)繳費基數(shù)=上年度社會平均工資*(60%~300%)。具體繳費基數(shù)由公司根據(jù)社保機(jī)構(gòu)提供的上年度社會平均工資及相關(guān)規(guī)定確定。2、員工參保須知2.1公司將在員工簽訂勞動合同后為其辦理社會保險參保手續(xù)。2.2員工社會保險由人力資源部社保負(fù)責(zé)人統(tǒng)一核算出繳費總額，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以申報辦理。2.3員工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險、(公積金)按月繳納。2.4員工因個人原因自愿放棄公司各項社會保險的，需提交書面形式的個人聲明，人力資源部備案。2.5不與公司簽訂勞動合同的員工不能享受公司的各項社會保險福利。2.6當(dāng)月在勞動合同有效期內(nèi)參保員工未與公司解除或終止勞動合同者中途不予退保。社會保險繳費公司員工的社保費，包括企業(yè)承擔(dān)和個人承擔(dān)兩部份，統(tǒng)一由員工所在公司支付。員工個人承擔(dān)部份由公司社保管理責(zé)任人造表從員工應(yīng)發(fā)工資中扣回沖抵公司代支付部份。（六）社會保險費用管理1、根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定公司為員工代扣代繳各項社會保險費用。2、員工養(yǎng)老保險、醫(yī)療等保險個人繳納部分將在員工工資按月扣除。3、公司將根據(jù)本年度社保機(jī)構(gòu)的工作安排按社保機(jī)構(gòu)規(guī)定時間繳納各項社會保險費用。（七）社會保險關(guān)系管理1、員工的社會保險關(guān)系由公司人力資源部統(tǒng)一繳納，統(tǒng)一管理。人力資源部是全公司社會保險管理的所屬部門，主要負(fù)責(zé)全公司(公司總部員工社會保險的實際管理)社會保險的管理及管理制度、方法的制定，確定各類保險個人及單位的交納辦法，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各地辦事處、子公司員工社會保險帳戶的管理。各類保險基金的預(yù)決算，負(fù)責(zé)上報各類保險的統(tǒng)計報表;各分、子公司社會保險關(guān)系統(tǒng)一由集團(tuán)人力資源部為本公司管理。2、公司財務(wù)部負(fù)責(zé)各類保險的個人代扣，保險金代扣及社保相關(guān)的會計報表（八）各項保險費用待遇及措施:1、養(yǎng)老保險職工喪失勞動能力，但未達(dá)到退休條件，根據(jù)規(guī)定，退職后可按月發(fā)給本人標(biāo)準(zhǔn)工資一定比例(如40%)的生活費。2、醫(yī)療保險2.1給予一定時間的醫(yī)療期。實際工作年限10年以下及在本公司工齡5年以下的，醫(yī)療期為3個月;在本公司工齡5年以上的，為6個月。實際工作年限10年以上及在本公司工齡5年以下的，醫(yī)療期為6個月;在本公司工齡5年以上10年以下的，為9個月:在本公司工齡10年以上15年以下的，為12個月:在本公司工齡15年以上20年以下的，18個月;在本公司工齡20年以上的，為24個月。 2.2在醫(yī)療期，其醫(yī)療待遇為不低于所在市最低工資標(biāo)準(zhǔn)的80%。2.3醫(yī)療期滿后，因不能勝任工作而被解除勞動合同的，由公司發(fā)給不低于6個月工資的醫(yī)療補(bǔ)助費;同時按本公司工齡，每滿1年增加相當(dāng)于1個月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。另外，患重病的，增加不低于醫(yī)療補(bǔ)助費50%的金額；患絕癥的增加不低于醫(yī)療補(bǔ)助費100%的金額。3、生育保險根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，公司對女職工實行特殊勞動保護(hù)。3.1女職工在懷孕期、產(chǎn)期、哺乳期，享有基本工資，不得解除勞動合同，允許在勞動時間內(nèi)進(jìn)行產(chǎn)前檢查。3.2若男方參保，女方無工作或無生育保險的，男方亦可提供相關(guān)資料進(jìn)行費用報銷。(報銷需提供的資料及男方報銷比例以社保機(jī)構(gòu)相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn))。3.3女職工產(chǎn)假為90天。其中，產(chǎn)前休假15天，難產(chǎn)增加休假15天。合法產(chǎn)假內(nèi)由企業(yè)代交各項社保費用，其中員工繳費部分，由公司代扣代繳在產(chǎn)假工資中扣除。產(chǎn)假逾期不上班者，自動轉(zhuǎn)換為事假。各項社保費用全額自理。4、工傷保險4.1職工因工負(fù)傷，醫(yī)療費用和住院膳食費用全部由公司承擔(dān)，醫(yī)療時間至醫(yī)療終止時止。醫(yī)療期間原標(biāo)準(zhǔn)工資照發(fā)，直至醫(yī)療結(jié)束時止。4.2職工患職業(yè)病，凡被確診的，享受國家有關(guān)規(guī)定的工傷保險待遇或職業(yè)病待遇。4.3職工因工致殘，經(jīng)勞動鑒定委員會確認(rèn)的，按傷殘等級發(fā)給證書并享受相應(yīng)待遇4.3.1完全喪失勞動能力的，按規(guī)定實行退休。4.3.2部分喪失勞動能力的，公司安排力所能及的工作:因變崗降低了工資，應(yīng)發(fā)給因工傷殘補(bǔ)助費。4.4職工因工死亡，公司發(fā)給相當(dāng)于本公司3個月平均工資的喪葬費。另每月支付其供養(yǎng)直系親屬撫恤費:供養(yǎng)1人，為死者本人工資的25%；供養(yǎng)2人，為死者本人工資的40%供養(yǎng)3人及以上者，為死者本人工資的50%，直到受供養(yǎng)者失去受供養(yǎng)條件為止。5、失業(yè)保險失業(yè)保險領(lǐng)取或失去資格的情形。5.1領(lǐng)取資格情形:5.1.1公司依法破產(chǎn)后;5.1.2員工在公司整頓期被精簡;5.1.3公司被撤銷解散后;5.1.4員工被辭退、除名或開除。5.2失去資格情形:5.2.1領(lǐng)取期限屆滿;5.2.2參軍或出國定居;5.2.3重新就業(yè);5.2.4無正當(dāng)理由，兩次拒絕接受就業(yè)機(jī)構(gòu)介紹的工作5.2.5在領(lǐng)取期間被勞教或被判刑。（九）各項保險費用報銷說明:1、醫(yī)療費用報銷程序:1.1住院后必須派人提前攜帶住院手續(xù)通知社保局辦理登記手續(xù)，社保局將會定期核查住院時間等，社保局才可報銷相關(guān)費用。1.2社保局要求醫(yī)療保險報銷費用所需資料如下:醫(yī)院診斷證明、住院手續(xù)、出院手續(xù)、相關(guān)費用發(fā)票、醫(yī)療卡、身份證、單位出具的身份證明。1.3當(dāng)年費用當(dāng)年報銷。1.4其它報銷程序到社保局五險大廳咨詢辦理。2、生育保險費用報銷注意事項:2.1生育保險報銷費用所需資料:戶口本、準(zhǔn)生證、出生證明、出院手續(xù)、相關(guān)費用發(fā)票，單位出具的證明，當(dāng)年費用務(wù)必當(dāng)年報銷，社?？◤?fù)印件。2.2在孕婦生產(chǎn)前提前在社保局辦理備案登記手續(xù)2.3詳細(xì)報銷程序到社保局五險大廳按程序辦理。3、工傷保險費用報銷注意事項:3.1員工發(fā)生工傷事故后，在24小時以內(nèi)廠部必須及時上報人力資源部社保管理人員。3.2由公司工傷保險負(fù)責(zé)人必須最晚在48小時內(nèi)通知社保局備案登記，同時人力資源部在第一時間記錄或拍攝事故現(xiàn)場證據(jù)。3.3工傷保險報銷費用所需資料:身份證、醫(yī)院診斷書、相關(guān)費用發(fā)票單位出具證明。3.4詳細(xì)報銷程序到社保局咨詢辦理。4、失業(yè)保險費用報銷注意事項:4.1領(lǐng)取失業(yè)保險手續(xù):4.1.1用人單位與職工終止或解除勞動關(guān)系后，應(yīng)及時辦理停保手續(xù)，并應(yīng)在終止或解除勞動關(guān)系7日內(nèi)將終止或解除勞動關(guān)系告知社保中心，社保中心會打出一個該員工歷年繳費清單，人力資源部將此轉(zhuǎn)給本人，其他由本人去其相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)或是戶口所在地辦理。4.1.2失業(yè)人員應(yīng)在終止或解除勞動關(guān)系之日起60日內(nèi)攜帶本人身份證、暫住證(原件)、1寸2張照片到受理其原用人單位資料的失業(yè)保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理失業(yè)保險金申領(lǐng)登記，同時填寫《失業(yè)保險金申領(lǐng)登記表》。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受理登記復(fù)核后，應(yīng)及時發(fā)放《失業(yè)保險金領(lǐng)取卡》。(超出規(guī)定時間的，視作重新就業(yè))。4.1.3失業(yè)狀態(tài)確認(rèn)手續(xù)限本人辦理，他人不得代辦。連續(xù)兩個月不辦理失業(yè)狀態(tài)確認(rèn)手續(xù)的，視作重新就業(yè);失業(yè)保險金限本人領(lǐng)取。（十）住房公積金的辦理規(guī)定公司按政府有關(guān)規(guī)定，為員工辦理住房公積金有關(guān)手續(xù)，具體繳費比例由當(dāng)?shù)卣募?guī)定。員工檔案管理制度（一）目的為保證公司員工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實、有效的依據(jù)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)全體員工（三）職責(zé)人資本部負(fù)責(zé)本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。（四）歸檔范圍員工入職檔案、專項培訓(xùn)檔案、離職檔案、績效管理檔案、異動檔案以及與員工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。（五）檔案管理員的職責(zé)由人資本部專人負(fù)責(zé)保管員工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團(tuán)與各個子公司的原始資料及單據(jù)安全完整、安全保密和使用方便。（六）檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案:1.1應(yīng)聘人員面試登記表或個人簡歷; 1.2離職證明(注:如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。);1.3身份證復(fù)印件; 1.4最高學(xué)歷證書復(fù)印件: 1.5學(xué)位證復(fù)印件; 1.6從業(yè)證書復(fù)印件;1.7個人體檢報告; 1.8廉潔與誠信承諾書; 1.9勞動合同(注:實習(xí)生可簽訂實習(xí)協(xié)議。); 1.10入職須知回執(zhí); 1.11招商銀行卡號或復(fù)印件:建設(shè)銀行卡號或復(fù)印件 1.12社保及公積金賬號(注:如因員工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因員工個人原因?qū)е律绫；蚬e金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認(rèn)書。);1.13責(zé)任狀(注:所有營銷人員試用期須簽訂責(zé)任狀)。(注:根據(jù)員工入職管理制定修訂員工入職檔案內(nèi)容。)以上1、2、3、4、7、8、9、10為入職當(dāng)天必須要收集齊全且不可缺少的入職資料。2、培訓(xùn)檔案2.1培訓(xùn)合同、協(xié)議;2.2培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件:2.3培訓(xùn)日志或總結(jié)報告:2.4外派培訓(xùn)審批表;2.5員工外派培訓(xùn)合同;2.6外出培訓(xùn)反饋表(或證書原件)。(注:根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容。)3、績效管理檔案將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月規(guī)整(注:根據(jù)公司績效管理內(nèi)容修訂員工績效管理檔案內(nèi)容。)4、員工異動檔案4.1轉(zhuǎn)正申請表;4.2延長試用期申請及審批記錄;4.3晉升評估表;4.4任免文件;4.5內(nèi)部調(diào)動審批流程表;4.6獎懲文件;4.7薪資調(diào)整記錄;5、員工離職檔案5.1辭職信;5.2員工離職審批表:5.3員工辭退審批表;5.4離職工作交接單;5.5勞動合同解除協(xié)議:6、其他資料檔案決定、委托書、其他合同、協(xié)議或通知等與員工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。（七）檔案管理相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前，人力資源部應(yīng)對員工檔室的直實性，有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。1.3新錄用的員工應(yīng)及時建立檔案、造冊登記，并更新員工信息表1.4人員檔案按入司時間分類存檔，按在職人員，離職人員進(jìn)行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.5當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證信息變動、技術(shù)職稱變動、婚姻狀態(tài)變動等),應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.6調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報道一個月內(nèi)立檔，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。1.7對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整性;立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備，材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.8離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。1.9人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。1.10檔案應(yīng)分類編號后存放，檔案編號應(yīng)和員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。1.11要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。2、檔案的查閱2.1如因公須查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》(見附表一)，經(jīng)人力資源部負(fù)