會議 接待管理制度

會議接待管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進行，提高會議質(zhì)量，規(guī)范會議接待管理工作，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在明確會議的組織、召開、接待及服務(wù)等方面的管理要求，保障會議的順利進行。

2.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)儉、保密的原則，提高工作效率，促進溝通交流，推動工作落實。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

2.本制度涉及會議的組織、召開、接待、服務(wù)、會議紀(jì)要、會議室管理等方面。

三、責(zé)任主體

1.會議的組織者（以下簡稱為“主持人”）負責(zé)會議的籌備、召集、主持、總結(jié)等工作。

2.會議接待部門（以下簡稱為“接待部門”）負責(zé)會議的接待、服務(wù)、場地安排等工作。

3.與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時參加，積極參與討論，并按時提交會議所需材料。

四、會議分類

1.按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為以下幾類：

（1）董事會：研究公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策等事項。

（2）總經(jīng)理辦公會：研究公司日常經(jīng)營管理事項。

（3）部門例會：研究部門內(nèi)部工作事項，協(xié)調(diào)部門間工作。

（4）項目協(xié)調(diào)會：研究項目進展情況，協(xié)調(diào)解決項目問題。

（5）其他會議：根據(jù)工作需要，由主持人決定召開的各類臨時性會議。

五、會議召開時間

1.定期會議應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)召開，如遇特殊情況需調(diào)整，由主持人決定。

2.臨時會議應(yīng)在主持人確定的時間召開，與會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作。

六、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、議程、會議材料等。

2.會議通知應(yīng)在會議召開前一定時間發(fā)送給與會人員，確保與會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。

七、其他事項

1.本管理制度解釋權(quán)歸公司董事會。

2.本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員、會議時間等，并制定會議方案。

2.接待部門根據(jù)會議方案，負責(zé)預(yù)訂會議室、布置場地、準(zhǔn)備會議設(shè)備、資料等。

3.主持人應(yīng)在會議召開前檢查會議籌備情況，確保各項準(zhǔn)備工作到位。

二、會議通知與資料準(zhǔn)備

1.接待部門根據(jù)會議方案，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等。

2.與會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認，并提前準(zhǔn)備好會議所需資料。

三、會議簽到

1.會議開始前，接待部門負責(zé)與會人員的簽到工作，確保與會人員按時到場。

2.簽到時，與會人員應(yīng)簽到表上簽名，并領(lǐng)取會議資料。

四、會議召開

1.會議開始時，主持人應(yīng)宣布會議主題、議程和會議紀(jì)律。

2.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，積極參與討論，并按照議程發(fā)言。

3.會議主持人應(yīng)控制會議節(jié)奏，確保會議內(nèi)容充實，避免跑題。

五、會議記錄

1.接待部門指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并于會議結(jié)束后及時整理。

六、會議決策與落實

1.會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限等，確保決策事項得到有效落實。

2.與會人員應(yīng)按照會議決策，及時開展工作，并按時匯報進展情況。

七、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，主持人應(yīng)對會議進行總結(jié)，概括會議成果、指出存在的問題，并提出改進措施。

2.接待部門應(yīng)收集會議紀(jì)要、反饋意見等，以便對會議效果進行評估。

八、會議資料歸檔

1.會議結(jié)束后，接待部門負責(zé)將會議紀(jì)要、簽到表、會議照片等資料整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保日后工作中能迅速找到相關(guān)資料。

九、會議反饋

1.與會人員應(yīng)對會議效果、組織和服務(wù)等方面提出意見和建議。

2.接待部門應(yīng)認真對待反饋意見，及時改進工作，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)立即對會議內(nèi)容進行整理，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核確認后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通過郵件、公告等形式發(fā)布給所有與會人員及相關(guān)部門。

二、會議決策的跟蹤

1.對于會議中形成的決策事項，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門或個人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并開始執(zhí)行。

3.接待部門或指定人員應(yīng)對決策事項的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，確保決策得到有效實施。

三、進度匯報與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)按計劃定期向主持人或指定負責(zé)人匯報工作進展情況。

2.如遇到問題或困難，應(yīng)及時反饋，通過協(xié)調(diào)會或其他方式，尋求解決方案。

3.主持人或指定負責(zé)人應(yīng)協(xié)調(diào)各方資源，幫助責(zé)任人解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

四、會議紀(jì)要的更新與反饋

1.隨著工作進展，會議紀(jì)要中的信息可能需要更新，會議記錄人員應(yīng)及時對紀(jì)要進行修訂，并重新發(fā)布。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)再次通知所有相關(guān)人員，確保每個人都掌握最新的決策和執(zhí)行情況。

五、會議決策的閉環(huán)管理

1.每一項決策完成后，責(zé)任人應(yīng)提供完成情況的書面報告，并由主持人或指定負責(zé)人進行驗收。

2.驗收通過的決策事項應(yīng)進行閉環(huán)管理，確保所有決策都有始有終，形成完整的工作閉環(huán)。

六、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，進行歸檔保存，便于后續(xù)查詢和使用。

2.對于重要的會議紀(jì)要，應(yīng)設(shè)置便捷的查閱方式，確保關(guān)鍵信息能夠被及時檢索和利用。

七、會議紀(jì)要的評估與改進

1.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

2.通過不斷優(yōu)化會議紀(jì)要的跟蹤落實流程，提高會議決策的執(zhí)行效率和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人根據(jù)會議需求，提前向接待部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便接待部門合理分配會議室資源。

二、會議室配置與布置

1.接待部門應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，為會議提供合適的場地。

2.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

3.會議室布置應(yīng)簡潔大方，座位安排合理，便于與會人員交流。

三、會議室使用規(guī)范

1.與會人員在會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得吸煙、亂丟垃圾等。

2.會議期間，未經(jīng)允許，不得擅自使用會議室內(nèi)的設(shè)備，以防損壞。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源，保持會議室整潔。

四、會議室設(shè)備管理

1.接待部門負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.定期對會議室設(shè)備進行檢修，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，避免影響會議正常進行。

3.對于重要會議，應(yīng)提前進行設(shè)備調(diào)試，確保會議期間設(shè)備穩(wěn)定運行。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置在易于管理、相對獨立的位置，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)安裝必要的監(jiān)控系統(tǒng)，以保障會議安全。

3.對于涉及公司機密的會議，應(yīng)采取保密措施，限制無關(guān)人員進入會議室。

六、會議室預(yù)訂優(yōu)先級

1.面對多個會議室預(yù)訂請求時，接待部門應(yīng)按照會議的重要性、緊急程度等因素，合理分配會議室資源。

2.公司級重要會議享有優(yōu)先預(yù)訂權(quán)，確保關(guān)鍵會議的順利進行。

七、會議室使用反饋

1.使用會議室后，各部門或個人應(yīng)對會議室環(huán)境、設(shè)備等情況進行反饋。

2.接待部門應(yīng)認真對待反饋意見，及時改進會議室管理工作，提高會議體驗。

本章旨在規(guī)范會議室的管理和使用，為各類會議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有變更，