秘書實務第5章-信息工作

【內(nèi)容提示】

信息工作是秘書做好輔助工作的關鍵。本章在闡述信息工作的概念、特點與分類基礎上，介紹了秘書信息工作的內(nèi)容、范圍、工作程序，以及收集、整理、加工、存儲和利用各環(huán)節(jié)信息工作的特點。最后強調(diào)了信息安全維護工作的內(nèi)容和方法。第五章信息工作第五章信息工作第一節(jié)信息與秘書信息工作第二節(jié)信息工作程序第三節(jié)信息安全維護工作一、信息（information）的含義二、信息的特點三、信息的分類四、秘書信息工作的特點

第一節(jié)信息與秘書信息工作信息是客觀存在的事物通過物質(zhì)載體發(fā)出的消息、指令、數(shù)據(jù)、符號、圖形等所包含的有價值的內(nèi)容，是客觀事物的反映。這種客觀事物的反映通過人的各種感官并被大腦提取時才會真正成為信息，沒有人腦的感知,其物質(zhì)屬性的特征就得不到表現(xiàn),也就不能轉(zhuǎn)化成信息。第一節(jié)信息與秘書信息工作一、信息（information）的含義信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映信息是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征。春江水暖鴨先知

信息是經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)的（一）可識別性（二）可存儲性（三）可擴充性（四）可壓縮性（五）可傳遞性（六）可轉(zhuǎn)換性

（七）特定范圍有效性

二、信息的特點

第一節(jié)信息與秘書信息工作名稱發(fā)現(xiàn)原理年份形成產(chǎn)品年份用時年電機1821188665真空管1882191533無線電1887192235X光1895191318雷達193519405原子堆193919423半導體184819513激光195819612

美籍華人科學家楊振寧博士在2000年中國科協(xié)學術會議上提供了一份資料表格，以說明人類重大科技成果由原理到成品在歷史上所用的時間。按信息源的性質(zhì)：自然信息；社會信息。按信息的表現(xiàn)形式：語言信息；文字信息；數(shù)據(jù)信息；圖像信息。按信息來源的方向：橫向信息；縱向信息；外部信息；內(nèi)部信息。按信息的穩(wěn)定狀態(tài)可分：靜態(tài)信息；動態(tài)信息。按信息存在或作用時間：長時信息；短時信息。三、信息的分類第一節(jié)信息與秘書信息工作秘書的主要任務是接受社會信息，為領導決策和管理提供依據(jù)和參考

政治信息經(jīng)濟信息文化信息教育信息軍事信息科技信息體育信息按信息源的性質(zhì)

自然信息

社會信息

人工攝取、制作和傳播

按信息的表現(xiàn)形式語言信息文字信息

數(shù)據(jù)信息圖像信息

按信息來源的方向橫向信息縱向信息外部信息內(nèi)部信息按信息的穩(wěn)定狀態(tài)靜態(tài)信息動態(tài)信息按信息存在或作用時長時信息短時信息秘書信息工作通常如此劃分類別：

綜合信息：指若干個或全體結(jié)合在一起的信息；專題信息：特指某人、某事、某物的信息；固定信息：指相對穩(wěn)定和變化不大的信息；流動信息：指經(jīng)常性地處于變動狀態(tài)的信息；基本信息：指日常工作中基本情況的信息；派生信息：指經(jīng)過人的主觀因素引發(fā)的信息；客觀信息：指由外部引進而滋生的信息；特殊信息：指超出客觀規(guī)律而由突發(fā)事件所反映出來的信息。

世界上每過1小時即產(chǎn)生20項新發(fā)明；全世界每過一年會增加790億條信息；美國《紐約時報》一天的信息量等于17世紀一個人一生所得到的信息量總和；利用信息高速公路，1秒鐘可以把2年的《人民日報》信息輸完；到21世紀末，直徑50mm的一束光纖可傳輸全世界一天全部的電話通信量。計算機每隔3～6個月即可更新?lián)Q代一次。人類社會目前處于知識爆炸的時代

（一）超前性（二）緊迫性（三）開發(fā)性（四）普遍性

四、秘書信息工作的特點

第一節(jié)信息與秘書信息工作一、信息的收集二、信息的加工三、信息的存儲四、信息的傳遞

第二節(jié)信息工作程序第二節(jié)信息工作程序一、信息的收集（一）收集信息的范圍內(nèi)部信息組織機構(gòu)的職能活動信息。歷史信息。領導個人的相關信息。第二節(jié)信息工作程序一、信息的收集（一）收集信息的范圍外部信息政策法規(guī)類信息。指揮性信息。社會反饋信息。其他信息。秘書部門辦公信息。第二節(jié)信息工作程序一、信息的收集（二）收集信息的渠道

文獻研究口頭交談現(xiàn)場觀察網(wǎng)絡搜索調(diào)查研究第二節(jié)信息工作程序二、信息的加工信息加工主要包括以下環(huán)節(jié)。（一）信息鑒別分析法調(diào)查法核對法第二節(jié)信息工作程序二、信息的加工（二）信息篩選查重法類比法時序法第二節(jié)信息工作程序二、信息的加工（三）信息提煉信息提煉這種深度加工則是對信息進行由表及里的進一步開發(fā)和改造的過程。第二節(jié)信息工作程序二、信息的加工（四）信息研究信息研究是對獲得的原始信息和其他信息進行分析、推論、歸納、綜合,以形成明確的觀點、概念和結(jié)論,創(chuàng)造出新的更有價值的信息,使其成為更高層次的信息和知識。第二節(jié)信息工作程序二、信息的加工（五）信息撰寫

信息撰寫是將經(jīng)過加工的信息轉(zhuǎn)換為新的書面信息。第二節(jié)信息工作程序三、信息的存儲（一）信息存儲的準備信息存儲前需要了解的情況主要有：信息每年的產(chǎn)生量是多少，使用的頻率有多高；有哪些信息需要保存，需要分散保存還是集中保存，保存多久；重要的、保密的信息怎樣保存；各種信息載體需要什么樣的保存條件；單位可提供的存儲空間有多大；需要購買什么樣的存儲設備；等等。第二節(jié)信息工作程序三、信息的存儲（二）對信息進行分類信息分類的方法一般是：先將信息按載體分類，然后再按所反映的問題特征分類，再按時間順序排列。第二節(jié)信息工作程序三、信息的存儲（三）編碼與編目編碼和編目即按一定的體系給每一份信息材料一個獨特的編碼進行登記，并編制目錄索引等檢索工具以便查找。第二節(jié)信息工作程序三、信息的存儲（四）存儲方法手工存儲縮微存儲數(shù)據(jù)硬盤存儲云服務存儲云服務存儲是在云計算（cloudcomputing）概念上延伸和發(fā)展出來的新概念，是一種新興的網(wǎng)絡存儲技術。是指通過集群應用、網(wǎng)絡技術或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡中各種不同類型的大量存儲設備通過應用軟件集合起來，協(xié)同工作，共同對外提供信息存儲和業(yè)務訪問功能的系統(tǒng)。第二節(jié)信息工作程序四、信息的傳遞傳遞信息的主要方式有書面形式和口頭形式兩種。

書面形式包括正式文件、內(nèi)部文件(便條、備忘錄等）、郵件、傳真、電子郵件等。

口頭形式包括電話、會議、比較正式的談話等。一、信息安全維護工作內(nèi)容二、維護信息安全的方法

第三節(jié)信息安全維護工作第三節(jié)信息安全維護工作一、信息安全維護工作內(nèi)容依據(jù)信息的三個特點考慮如何保障信息安全：一是保密性，要確保只有被授權人才可以接觸到信息；二是可靠性，確保信息和信息處理方法的準確和完整；三是可用性，確保在需要時，可以方便地獲取到該信息。第三節(jié)信息安全維護工作二、維護信息安全的方法（一）防止信息的丟失或損壞電子信息備份電子信息備份要做好下列工作。第一，考慮好合適的應用備份軟件；第二，使用軟盤、可移動硬盤、光盤或磁帶備份；第三，將備份放在保險箱或遠程保險庫(專門的保存公司）中；第四，異地保存?zhèn)浞荩坏谖?，設置訪問權限。建立健全紙質(zhì)文件和其他信息的借閱手續(xù)第三節(jié)信息安全維護工作二、維護信息安全的方法（二）防止信息受到破壞和濫用防止電子信息受到破壞和濫用防止所有載體信息受到破壞（三）采取保密措施1.信息的含義是什么，具有哪些特點?