第四章-一般會議的組織

第四章一般會議的組織與管理案例導入：某單位準備召開一次大型會議，辦公廳主任老宋把一切準備工作都作了安排，也具體組織操辦了各項會務工作。到會前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反復交代要認真仔細地檢查，秘書們都點頭答應，可他仍不放心。大會開展那天，老宋趕了回來。到主持大會宣布奏國歌時，擴音器里傳出的卻不是國歌，場面頓時混亂起來，與會者交頭接耳、議論紛紛，本來嚴肅的臉上露出不滿、不屑的神色……原來是音響設備在會前未做檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道：“起來——不愿……”指揮與會者唱國歌。人們這才從國歌聲中思想聚集到會場上來。問題討論：秘書在會議籌備過程中應注意哪些問題？第一節(jié)會前準備工作導入一、確定會議名稱會議名稱應當根據(jù)會議的議題或主題來確定。會議名稱要體現(xiàn)和強調(diào)會議的內(nèi)容、性質(zhì)、范圍和任務等，同時還便于會議通知、會場布置、會議記錄和會議的宣傳報導等。

第一節(jié)會前準備工作學習新知會議名稱命名方式命名方式示例單位名稱+會議內(nèi)容××公司第二次職工代表大會單位名稱+年度+會議內(nèi)容××公司2011年度優(yōu)秀員工表彰大會時間+內(nèi)容+類型2011年度××公司服務項目定價聽證會二、確定會議議題、議程和日程1.確定會議議題會議議題是開會的前提，是會議所要討論，報告的主要內(nèi)容.會議議題主要有三個來源：一是來自上級機關和領導者根據(jù)需要進行制定；二是來自下級部門提交的，需要以會議的形成研究和決定的問題；三是來自秘書向有關部門搜集的本公司的管理活動中需要研究和決定的事項。會議議題的形式一般有書面形式和口頭形式。第一節(jié)會前準備工作學習新知第一節(jié)會前準備工作學習新知二、確定會議議題、議程和日程2.制訂會議議程（1）標題。如“北京××公司客戶聯(lián)誼會議程”。（2）題注。在標題下方說明該議程通過的日期、會議名稱，題注的內(nèi)容要用括弧，例如“（2004年3月26日第一屆教職工代表大會第三次預備會議通過）”。一般性會議用括弧注明會議的起訖日期，例如，“（2004年3月26日～3月29日）”（3）正文。第一節(jié)會前準備工作學習新知二、確定會議議題、議程和日程3.制訂會議日程會議的日程是指會議議程在時間上的具體安排，它不僅細化圍繞會議主題的全部活動，還包括會議過程中的其他輔助活動，如聚餐、娛樂、參觀、考察等等。會議日程多采用表格式來表達。日期時間內(nèi)容安排地點參加人負責人備注上午下午晚上第一節(jié)會前準備工作學習新知三、確定會議時間和地點1.確定會議時間一是指召開會議的特定日期與具體時刻；二是指會議全程所需要的具體天數(shù)之和；三是指每次會議所需要的時間長短。2.確定會議地點 既是指會議召開的所在地，又是指會議召開的具體會場。四、確定會議人員1.參會人員 一般有會議主辦方根據(jù)會議的內(nèi)容、主題和所達到的目的來確定。2.會議主持人3.會議輔助人員 包括秘書和其他服務人員，主要職責是負責會議的文字工作和其他事務性工作。第一節(jié)會前準備工作第一節(jié)會前準備工作學習新知五、擬寫并發(fā)送會議通知1.會議通知類型 可分為書面通知和口頭通知兩種形式。2.會議通知格式標題。通知對象。正文：包括會議的目的、名稱和主題，會議的時間和地點，以及參加對象等落款與日期。寫明主辦單位的全稱，并注明發(fā)出通知的日期。3.會議通知的發(fā)送六、編制會議經(jīng)費預算1.文件資料費。主要指印制文件、證件等方面的支出。2.辦公經(jīng)費。主要指會議日常辦公支出。3.設備和用品費。主要指購置會議設備和物品的支出。4.場地租賃費。主要指租賃會場的支出。5.通訊費。主要指為了發(fā)送會議通知、會議信息而使用電話、傳真等通訊工具，以及采用電視、電話、網(wǎng)絡等有關設備系統(tǒng)的費用。6.宣傳費。主要指進行宣傳工作所產(chǎn)生的費用，例如現(xiàn)場錄像的費用。學習新知第一節(jié)會前準備工作第一節(jié)會前準備工作學習新知六、編制會議經(jīng)費預算

7.住宿補貼費。承擔參會人員的住宿費用。8.伙食補貼費。主辦方所承擔的會議用餐費用。9.交通費。如果主辦方承擔參會人員往來的費用。10.其他費用。除了以上列出的項目之外，會議過程中還會產(chǎn)生一些難以提前預測的費用支出，也應當在編制預算時留有適當余地。除了這些費用支出項目外，不同類型的會議還可能有其他項目，例如服裝費、勞務費等。這些項目也應當給予必要考慮。七、準備會議文件和用具1.準備會議文件（1）會議文件的類型。包括以下幾種類型：主旨性文件，程序行文件，信息性文件，管理性文件。（2）會議文件的準備程序。（3）會議文件的審核。第一節(jié)會前準備工作學習新知領導確定要點，秘書成稿，領導審閱，秘書修改，打印裝訂2.準備會議用品第一節(jié)會前準備工作學習新知類型主要物品和設備會議必備用品和設施設備桌椅、茶具、水、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、通風機、安全通道、消防設施等會議特殊用品和設備裝飾物品如鮮花、綠色植物、天幕、會標、條幅、充氣拱形門、充氣氣球、投票箱、計數(shù)設備、簽到簿或電子簽到機、指示牌、禮品、打印機、復印機等視聽器材計算機、投影機、屏幕、電視機、錄音設備、攝像設備通訊設備和設施電話機、傳真機及相應的通信網(wǎng)絡設施文具、文件類用品筆、墨、大會專用信封、信紙、文件袋、便箋紙、圖釘、曲別針裁紙刀、剪刀、膠帶（寬窄均備）、雙面膠、膠水、計算器、代表證、座位名簽、胸卡、獎品（獎狀、榮譽證書）、宣傳品、海報、會議通知、宣傳冊、報名表、餐券等八、確定會議場所1.會場的選擇（1）會場大小要適中。（2）會場交通要方便。（3）會場環(huán)境要適宜。（4）會場設施要齊備。（5）會場規(guī)格要適當。（6）應考慮有無停車場和安全設施問題。（7）會場周圍有沒有必要的餐飲和娛樂設施。第一節(jié)會前準備工作學習新知第一節(jié)會前準備工作學習新知八、確定會議場所2.會場布局 要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。 （1）教室型。主席臺八、確定會議場所2.會場布局 要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。 （2）禮堂型。

學習新知第一節(jié)會前準備工作主席臺八、確定會議場所2.會場布局 要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。 （3）全圍式。

學習新知第一節(jié)會前準備工作八、確定會議場所2.會場布局 要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。 （5）分散式

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學習新知第一節(jié)會前準備工作

八、確定會議場所2.會場布局 要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。 （5）分散式

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學習新知第一節(jié)會前準備工作

八、確定會議場所3.會場布置（1）會場環(huán)境布置。會場的環(huán)境布置包括整個會場色調(diào)的選擇、會場的裝飾、會場內(nèi)座位的布置。（2）主席臺的布置。1）會標。紅色橫幅，一般用藝術字寫出會議名稱。2）會徽。體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標志。3）講臺。為了突出報告人的地位，顯示報告的重要性，一般需設專門的講臺。講臺一般設在中央，或設在主席臺的右側。學習新知第一節(jié)會前準備工作

八、確定會議場所4.安排座次（1）主席臺座位安排。

學習新知第一節(jié)會前準備工作

3號領導1號領導主席臺2號領導主席臺6號領導4號領導2號領導1號領導3號領導5號領導八、確定會議場所4.安排座次（2）代表席座次。1）橫排法。2）豎排法。3）左右排列法。學習新知第一節(jié)會前準備工作

九、會前檢查會前檢查可以采用兩種形式進行：一是領導人聽取大會籌備處各組匯報；二是現(xiàn)場檢查。會前檢查的主要內(nèi)容有：檢查音響設備，照明設備；檢查材料分發(fā)是否到位；檢查桌、椅臺布鮮花、標語會場內(nèi)布置是否合理；檢查氣模是否漏氣，升空氣球是否有破損；餐飲住宿檢查，提前登記不同民族風俗的忌諱；檢查通風、溫度、濕度是否適中，做好會場環(huán)境準備。學習新知第一節(jié)會前準備工作

實訓題目一、擬寫會議通知食品藥品監(jiān)督管理局定于2012年4月29日在北京召開化妝品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)座談會。邀請湛藍藍集團股份有限公司等26家有關單位派代表參加。請根據(jù)實訓背景，擬寫一份會議通知實訓題目第一節(jié)會前準備工作實訓題目二、擬訂會議日程表揚天計算機應用技術有限公司擬在2012年6月16日上午9：00，在北大世紀講堂召開北京市計算機應用技術交流大會。該公司邀請了全國計算機應用技術方面知名的專家和相關公司的負責人參加本次會議。請根據(jù)實訓情景，擬訂會議日程表實訓題目第一節(jié)會前準備工作實訓題目三、會場布置揚天計算機應用技術有限公司擬在2012年6月16日上午9：00，在北大世紀講堂召開北京市計算機應用技術交流大會。開幕式之后，與會人員將被分成8個小組進行討論。請根據(jù)實訓情景，做出主、分會場布置方案實訓題目第一節(jié)會前準備工作一、會議接站工作1.組成接待小組并完善接站信息（1）完善接站信息。（2）確保車輛安排。（3）完善人員分工。（4）提供詳細路線圖。學習新知第二節(jié)會中服務工作一、會議接站工作2.接站工具準備好車輛、會議代表接站安排表、手提式擴音器、工作證、胸卡、醒目的接站條幅和接站牌等接站標識物品，以及相關的電話號碼。接站牌有兩種 最基本的形式學習新知第二節(jié)會中服務工作

為重要客戶單獨準備的接站牌為團體和一般客戶接待所準備的接站牌一、會議接站工作3.接站工作注意事項一般要在班機、火車、輪船到達前15分鐘趕到，并在出口處比較醒目的地方高舉接站牌等待客人到來。服飾穿著要整齊、大方，體現(xiàn)出公司的形象與風貌，不可過于隨意。接到客戶后，首先要核實客戶身份，以免錯接。做好服務。與到站的嘉賓簡單寒暄后，應主動幫嘉賓把行李搬上汽車，在車輛返途中，可以選擇合適的話題跟嘉賓交流。學習新知第二節(jié)會中服務工作二、組織報到與簽到1.組織會議報到查驗證件。登記信息。接收材料。預收費用。發(fā)放材料。安排住宿。學習新知第二節(jié)會中服務工作二、組織報到與簽到2.組織會議簽到秘書代簽。簿式簽到。如：卡片簽到電子簽到。學習新知第二節(jié)會中服務工作序號姓名職務或職稱單位聯(lián)系電話電子郵箱備注…………………三、做好會場服務1.引導就座2.分發(fā)會議材料3.維持會場秩序4.內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息5.提供會議飲水服務學習新知第二節(jié)會中服務工作學習新知第二節(jié)會中服務工作三、做好會場服務6.會議集體攝影國內(nèi)合影的排位 主方人員居右，客方人員居左涉外合影的排位 主方人員居左，客方人員居右119753124681011攝影師位置108642主人13579攝影師位置三、做好會場服務7.處理特殊情況會議進行過程中，隨時可能出現(xiàn)一些臨時變動的情況，如日程、議程、議題、地點、人員的變動，這就要求會務工作人員隨機應變，采取應急措施，靈活調(diào)度，妥善處理。此外，根據(jù)會議的性質(zhì)，還要做好代表大會的選舉投票、機票工作，表彰大會的獎品準備、領獎順序排列和組織工作，室外集會的現(xiàn)場組織工作，集體合影的組織工作等。學習新知第二節(jié)會中服務工作四、做好會議記錄，編制會議簡報1.會議記錄常用的方法有詳細記錄和摘要記錄兩種。會議記錄應包括以下內(nèi)容：會議的組織情況，包括會議的名稱、開會的時間、開會的地點、出席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名，有些會議還要寫清楚會議的起止時間（年、月、日）。學習新知第二節(jié)會中服務工作四、做好會議記錄，編制會議簡報2.會議簡報報頭。報頭包括簡報名稱、期號、編印單位和印發(fā)日期。報核。報核，即簡報所刊的一篇或幾篇文章。報尾。學習新知第二節(jié)會中服務工作五、會議期間的值班和安全保衛(wèi)工作1.會議的值班工作2.做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作學習新知第二節(jié)會中服務工作六、會議期間突發(fā)事件的處理工作1.會議突發(fā)事件的類經(jīng)濟與預防和應對措施2.處置突發(fā)事件的基本原則根據(jù)以下場景完成實訓練習。由中國腐蝕與防護學會、中國機械工程學會、中國力學學會、中國金屬學會、中國航空學會和中國材料研究會聯(lián)合主辦的“第十六屆全國疲勞與斷裂學術會議”定于2008年11月10-13日在福建廈門召開。這將是一次內(nèi)容豐富、形式多樣、人員廣泛的學術盛會。本屆會議旨在通過廣泛的學術和信息交流，活躍學術思想，明確研究方向，推進我國的疲勞與斷裂研究的發(fā)展。問題：如果你是組委會辦公室秘書，請擬訂一份會議接站工作方案和報到工作方案，要求格式正確、規(guī)范，要素齊全。課后實訓第二節(jié)會中服務工作一、會后事務性工作1.合理安排與會人員返程2.整理會場3.結清會議費用4.清理會議文件資料清退與歸檔學習新知第三節(jié)會后善后工作二、編發(fā)會議紀要1.會議紀要的含義會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項，是根據(jù)會議情況、會議記錄和各種會議材料，經(jīng)過綜合整理而形成的概括性強、凝煉度高的文件，具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。學習新知第三節(jié)會后善后工作二、編發(fā)會議紀要2.會議紀要的格式標題。通常由“會議名稱+會議紀要”構成，例如：“××公司第五屆職代會會議紀要”。正文。會議紀要的正文由導言、主體和結尾三部分組成。導言。主要用來記述會議的基本情況。包括：召開會議的名稱、時間、地點、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等。主體。是會議紀要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議上布置的工作和提出的要求、會議上各種主要的觀點等。結尾。一般寫對與會者的希望和要求。學習新知第三節(jié)會后善后工作二、編發(fā)會議紀要3.會議紀要的寫法集中概述法。用概括