《GB∕T 43807-2024 版權資產管理體系要求》之8：“10 改進”解讀和應用指導材料（雷澤佳編制-2024）

《GB∕T43807-2024版權資產管理體系要求》《GB∕T43807-2024版權資產管理體系要求》10改進10.1不符合和糾正措施當組織的版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生不符合或事故時，組織應：a)對不符合或事故作出反應，適當時：——采取措施以控制和糾正；——處理后果；b)通過：——評審版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生的不符合或事故；——確定不符合或事故的原因；——確定是否存在類似的不符合或事故，或者潛在的不符合或事故發(fā)生的可能性，來評估消除不符合或事故原因的措施的必要性，以確保不符合或事故不會再次發(fā)生或在他處再發(fā)生。c)實施所需的措施；d)評審所采取的糾正措施的有效性；e)在必要時，對版權資產管理體系進行變更。糾正措施應針對不符合或事故造成的后果。組織應保留文件化信息作為以下方面的證據：——不符合或事故的性質和后續(xù)所采取的措施；——所有糾正措施的結果。改進不符合和糾正措施組織的版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系常見的發(fā)生不符合或事故；組織的版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生的不符合通常包括以下幾種情形：版權權屬不明確或不合法；版權資產權屬不清晰，未獲得合法的版權授權或許可；未按照法律規(guī)定及時辦理版權登記手續(xù)。版權管理不規(guī)范；版權資產管理制度不健全或未得到有效執(zhí)行；版權資產管理過程中存在程序違規(guī)或操作不當，如未簽訂正式合同、未履行必要的審核流程等。版權使用不當；未經版權人許可，擅自使用、復制、發(fā)行、表演、放映、廣播、匯編或通過網絡向公眾傳播版權作品；超出合同約定的范圍或期限使用版權資產。記錄和信息管理不規(guī)范；版權資產相關文件、記錄管理不善，導致信息丟失、泄露或被篡改；未按照要求保存版權資產權屬證明、合同、登記證書等重要文件。未履行保護義務；未及時監(jiān)測和應對版權侵權行為，導致版權資產受到侵害；未采取有效措施防止版權資產被非法復制、傳播或使用。內部審核和管理評審中發(fā)現(xiàn)的問題；在內部審核或管理評審過程中，發(fā)現(xiàn)版權資產管理體系存在缺陷或不足；未按照審核或評審結果采取有效措施進行改進。員工意識和培訓不足。員工對版權法律法規(guī)和管理制度不了解或理解不足。缺乏必要的版權管理和保護培訓。組織的版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生的事故（事件）版權侵權事件；組織或員工未經授權擅自使用他人版權作品，導致版權侵權糾紛；組織的產品或服務被指控侵犯他人版權，引發(fā)法律訴訟或賠償要求。數(shù)據泄露事件；版權資產相關數(shù)據被未經授權的人員獲取、泄露或濫用；組織的信息系統(tǒng)或數(shù)據庫被黑客攻擊，導致版權資產信息泄露。資產損失事件；由于管理不善或外部因素導致版權資產損毀、丟失或無法正常使用。版權資產被非法復制、傳播或使用，導致經濟價值下降。合同糾紛事件；在版權許可、轉讓或合作過程中，因合同條款不明確或履行不當引發(fā)的糾紛；合作伙伴或供方違反合同約定，導致版權資產受到侵害或經濟損失。法律訴訟事件；因版權侵權、合同糾紛等原因引發(fā)的法律訴訟，對組織的聲譽和經濟造成損害；組織因違反版權法律法規(guī)而受到行政處罰或刑事責任追究。內部管理失誤事件；因內部管理不善導致的版權資產管理流程混亂、效率低下或成本增加；員工在版權資產管理過程中出現(xiàn)的疏忽、錯誤或違規(guī)行為。當組織的版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生不符合或事故時，組織應：組織對版權資產管理體系中不符合或事故的反應與處理；對不符合或事故作出反應：組織應應識別并確認發(fā)生的不符合或事故，這包括確定問題的性質、范圍和影響。這一步驟是后續(xù)處理的基礎，有助于組織準確了解問題的嚴重性和緊迫性；建立快速響應機制：制定應急預案，確保在不符合或事故發(fā)生時能迅速啟動響應流程。適當時采取措施以控制和糾正：在確認不符合或事故后，組織應立即采取措施以控制和糾正問題。這包括停止可能導致問題進一步擴大的活動，采取臨時措施以防止類似問題再次發(fā)生，并著手制定長期的糾正措施。這些措施應針對問題的根本原因，確保問題得到徹底解決；要處理不符合或事故帶來的后果：這可能包括修復受損的版權資產、賠償因事故造成的損失、恢復受損的聲譽等。處理后果是確保組織能夠從不符合或事故中恢復，并防止類似問題再次發(fā)生的重要環(huán)節(jié)。通過：評審版權資產、版權資產管理或版權資產管理體系發(fā)生的不符合或事故；目的：全面了解不符合或事故的性質、影響范圍及嚴重程度；操作：組織應組織專門小組或指定責任人，對不符合或事故進行詳細調查和分析，包括回顧相關過程、檢查記錄、收集證據等，以全面了解事件發(fā)生時間、地點、涉及的版權資產類型、直接和間接原因等；記錄：所有評審過程和結果應詳細記錄，以備后續(xù)分析和改進。確定不符合或事故的原因；目的：找出導致不符合或事故的根本原因，防止類似事件再次發(fā)生；方法：在評審的基礎上，組織應深入分析不符合或事故的根本原因。這可能需要運用問題解決工具和技術，如因果圖、5W2H分析法等，來追溯問題的源頭。確定原因后，組織應明確記錄，并為后續(xù)的措施制定提供依據；責任人：明確各層級責任人的角色和職責，確保分析過程客觀、公正。評估是否存在類似或潛在不符合：目的：預防類似不符合或事故在其他環(huán)節(jié)或時間重復發(fā)生；確定是否存在類似的不符合或事故，或者潛在的不符合或事故發(fā)生的可能性：組織應進一步評估是否存在類似的不符合或事故，或者未來是否有可能發(fā)生類似的問題。這包括檢查類似過程、產品或服務中是否存在相同或類似的問題，以及分析現(xiàn)有管理體系中是否存在潛在的漏洞或風險。評估消除原因的必要性及措施：目的：制定有效的糾正和預防措施，確保不符合或事故不會再次發(fā)生。方法：基于上述分析，組織應評估采取何種措施來消除不符合或事故的原因。這包括考慮措施的可行性、有效性和成本效益，以確保所采取的措施能夠從根本上解決問題，并防止類似問題再次發(fā)生或在他處發(fā)生。確保不符合或事故不會再次發(fā)生或在他處再發(fā)生：組織應確保所采取的措施能夠有效防止不符合或事故的再次發(fā)生。這包括制定和實施糾正措施、預防措施以及持續(xù)改進計劃，以加強版權資產管理體系的穩(wěn)健性和有效性。實施所需的措施；明確措施內容：根據不符合或事故的評審結果，確定需要采取的具體措施。這些措施可能包括流程改進、人員培訓、系統(tǒng)升級、文件修訂等；責任分配：將各項糾正措施的責任明確分配給相關部門或人員，確保每項措施都有人負責執(zhí)行；執(zhí)行與跟蹤：執(zhí)行糾正措施，并對執(zhí)行過程進行跟蹤，確保措施得到有效落實。在此過程中，可能需要收集數(shù)據、記錄執(zhí)行情況，以便后續(xù)評審。評審所采取的糾正措施的有效性；結果驗證：通過收集數(shù)據、觀察現(xiàn)象、分析報告等方式，驗證糾正措施是否達到了預期效果。例如，檢查不符合項是否已消除，事故隱患是否已排除；影響評估：評估糾正措施對版權資產管理體系的整體影響，包括是否對其他流程、活動或人員產生了正面或負面影響；持續(xù)改進：根據評審結果，識別任何需要進一步優(yōu)化或調整的地方，為未來的管理體系改進提供參考；文檔記錄：將評審過程、結果和后續(xù)行動計劃記錄在案，作為管理體系持續(xù)改進的證據。在必要時，對版權資產管理體系進行變更。體系變更的必要性；適應變化：內外部環(huán)境的不斷變化要求組織必須不斷調整和優(yōu)化管理體系，以確保其持續(xù)有效運行。體系變更正是組織適應這些變化、保持競爭力的重要手段。彌補缺陷：通過體系變更，組織可以針對不符合或事故暴露出的問題，對體系中的相關流程、制度、資源配置等進行優(yōu)化和改進，從而從根本上解決問題?！氨匾獣r”：這一表述強調了變更的條件性。不是所有的不符合或事故都需要對管理體系進行變更，而是當現(xiàn)有體系無法有效應對或預防類似問題時，才需要考慮變更。這要求組織對不符合或事故進行深入的根源分析，確定是否是由于管理體系的缺陷導致的?！皩Π鏅噘Y產管理體系進行變更”：這指的是對管理體系的結構、流程、政策、資源分配等方面進行調整或優(yōu)化。變更的目的是為了提升管理體系的有效性和適應性，使其能夠更好地滿足組織的需求和應對外部環(huán)境的變化。實施變更的注意事項。變更應基于全面的風險評估，確保變更不會帶來新的風險或問題；變更應經過充分的論證和測試，確保其可行性和有效性；變更應得到相關方的認可和支持，特別是受到變更直接影響的部門和人員；變更應伴隨著相應的培訓和溝通，以確保相關人員了解變更的目的、內容和實施方式；變更后應建立有效的監(jiān)控和評審機制，以跟蹤變更的實施效果，并及時調整和優(yōu)化管理體系。糾正措施應針對不符合或事故造成的后果。針對性：糾正措施不是泛泛而談的一般性行動，而是必須針對具體的不符合或事故后果進行設計和實施。這意味著組織在采取糾正措施之前，必須首先明確不符合或事故的具體后果，包括但不限于經濟損失、聲譽損害、法律風險、客戶流失等；后果分析：為了制定有效的糾正措施，組織需要對不符合或事故的后果進行全面深入的分析。這種分析應基于事實和數(shù)據，識別出后果的直接原因和根本原因，以便為糾正措施的設計提供科學依據；措施制定：在明確了不符合或事故的后果后，組織應根據后果的嚴重性和影響范圍，制定相應的糾正措施。這些措施應具體、可行，并明確責任人、完成時間和預期效果。組織應保留文件化信息作為以下方面的證據：不符合或事故的性質和后續(xù)所采取的措施； 組織應詳細記錄不符合或事故的性質，包括發(fā)生的時間、地點、涉及的人員、具體的不符合項或事故描述等；對于后續(xù)所采取的措施，組織也應進行文件化記錄，包括措施的制定、實施、責任人和完成時間等。所有糾正措施的結果。糾正措施的實施結果是評估措施有效性的重要依據；組織應保留糾正措施實施后的相關數(shù)據和證據，如驗證報告、測試結果、客戶反饋等，以證明措施的有效性?！禛B∕T43807-2024版權資產管理體系要求》《GB∕T43807-2024版權資產管理體系要求》10.2預防措施組織應主動地識別版權資產績效中的潛在問題并評估采取預防措施的需求。當潛在問題被識別時，依據10.1采取相應措施。預防措施預防措施定義：為消除潛在不符合或其他潛在不期望情況的原因所采取的措施；消除潛在問題原因：預防措施的核心目標是識別并消除導致潛在不符合或不期望情況的根本原因。通過深入分析現(xiàn)有流程和體系，找出可能引發(fā)問題的薄弱環(huán)節(jié)，并采取措施加以改進，從而預防問題的發(fā)生；前瞻性：預防措施強調對未來可能發(fā)生問題的預見性。它要求組織不僅關注當前的問題和現(xiàn)狀，還要通過數(shù)據分析、市場調研、趨勢預測等手段，識別出潛在的威脅和挑戰(zhàn)，并提前采取措施進行防范；根源性：預防措施的目標是消除潛在問題的根源，而非僅僅解決表面現(xiàn)象。這意味著組織需要深入分析潛在問題的成因，找到問題的本質所在，并采取針對性的措施從根源上進行改進和優(yōu)化。組織應主動地識別版權資產績效中的潛在問題;建立監(jiān)控機制：通過設立定期的監(jiān)控和評估機制，對版權資產管理的各個環(huán)節(jié)進行持續(xù)跟蹤和分析，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問題隱患；市場調研：通過市場調研了解行業(yè)動態(tài)和競爭對手的情況，識別可能對版權資產績效產生影響的潛在因素；數(shù)據分析和預測：利用數(shù)據分析工具和方法，對版權資產績效的歷史數(shù)據進行深入挖掘，預測未來可能的發(fā)展趨勢和潛在問題；定期審查：定期對版權資產的績效進行審查，包括收入、使用頻率、侵權情況等，以發(fā)現(xiàn)潛在的問題或下降趨勢；員工參與和反饋：鼓勵員工積極參與版權資產管理活動，提供意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)并報告潛在問題。評估采取預防措施的需求；風險識別：明確潛在問題可能帶來的風險，包括經濟風險、法律風險、聲譽風險等；風險分析：對識別出的風險進行詳細分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度，確定哪些風險需要優(yōu)先應對；潛在問題的嚴重性：評估潛在問題如果發(fā)生，可能對版權資產績效造成的損害程度；發(fā)生的可能性：分析潛在問題發(fā)生的概率，以及是否受到外部因素（如市場變化、法律法規(guī)變動）的影響；成本效益分析：比較采取預防措施的成本與潛在問題發(fā)生后的損失，確保預防措施的經濟性。預防措施評估：根據風險分析的結果，評估采取特定預防措施的必要性和有效性?？紤]預防措施的成本、可行性和實施難度等因素，確保預防措施與潛在風險相匹配；決策制定：基于預防措施的評估結果，制定具體的預防措施方案，明確責任部門和責任人，制定實施計劃和時間表。當潛在問題被識別時，依據10.1采取相應措施。問題分析和診斷：對潛在問題進行深入分析，明確問題的根源和影響因素。依據10.1采取相應措施：當確定需要采取預防措施時，組織應參照10.1條款中關于不符合和糾正措施的規(guī)定，制定并執(zhí)行相應的預防措施。這些措施可能包括但不限于：完善風險管理機制：建立或優(yōu)化版權資產風險識別、評估、監(jiān)控和應對的全流程管理機制，確保風險得到及時有效的控制；加強員工培訓與教育：針對版權資產管理中的關鍵環(huán)節(jié)和潛在風險點，定期組織員工參加培訓和教育活動，提升其專業(yè)素養(yǎng)和風險防范意識；引入先進技術和工具：利用大數(shù)據、人工智能等現(xiàn)代信息技術手段，提升版權資產管理的智能化水平，及時發(fā)現(xiàn)并應對潛在問題；優(yōu)化流程與制度：根據實際需要和市場變化，對版權資產管理的相關流程和制度進行持續(xù)優(yōu)化和調整，確保其適應性和有效性；建立應急響應機制：制定詳細的應急預案和響應流程，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠迅速、有效地進行處置和恢復工作。效果評估和持續(xù)改進：對預防措施的實施效果進行評估，總結經驗教訓，不斷完善版權資產管理體系，提高版權資產管理的績效和水平。《GB∕T43807-2024版權資產管理體系要求》《GB∕T43807-2024版權資產管理體系要求》10.3持續(xù)改進組織應持續(xù)改進版權資產管理和版權資產管理體系的適宜性、充分性和有效性。持續(xù)改進持續(xù)改進的定義：提高版權資產管理和版權資產管理體系績效的循環(huán)活動；持續(xù)改進的涵義；持續(xù)改進指在版權資產管理和版權資產管理體系中，通過不斷地識別改進機會、實施改進措施，并評估改進效果，從而實現(xiàn)版權資產管理和體系績效的持續(xù)提升的循環(huán)過程。這一過程強調不斷反思、學習和優(yōu)化，以確保管理體系能夠適應內外部環(huán)境的變化，并保持高效運行。持續(xù)改進的涵義理解要點；循環(huán)性；持續(xù)不斷：改進不是一個一次性活動，而是一個不斷進行的循環(huán)過程。組織應樹立持續(xù)改進的理念，將改進融入日常工作中，形成持續(xù)改進的文化氛圍；閉環(huán)管理：從識別改進機會開始，經過策劃、實施、檢查、改進等階段，形成一個閉環(huán)的管理過程。每個階段的輸出都是下一個階段的輸入，確保改進活動的連續(xù)性和系統(tǒng)性?？冃?；績效提升：持續(xù)改進的最終目的是提高版權資產管理和體系的績效。這包括提高管理效率、降低成本、增強版權保護能力、提升版權資產價值等多個方面；量化評估：通過設定可量化的績效指標，對改進前后的績效進行對比分析，以客觀評價改進效果。這有助于組織準確掌握改進活動的成效，并為后續(xù)改進提供數(shù)據支持。系統(tǒng)性；全面覆蓋：持續(xù)改進應覆蓋版權資產管理的各個環(huán)節(jié)和層面，包括版權創(chuàng)造、保護、運用、處置等全生命周期的管理活動。同時，也應關注管理體系的各個方面，如組織結構、流程設計、資源配置等；協(xié)調一致：在持續(xù)改進過程中，應確保各個改進活動之間的協(xié)調性和一致性。避免因為局部優(yōu)化而犧牲整體績效的情況發(fā)生。通過系統(tǒng)思考和整體優(yōu)化，實現(xiàn)改進效果的最大化。全員參與；廣泛動員：持續(xù)改進需要全體員工的共同參與和努力。組織應通過各種方式激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，鼓勵員工提出改進建議并參與改進活動；能力提升：通過培訓和教育等方式提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，使員工能夠更好地適應改進活動的要求并發(fā)揮更大的作用。基于事實決策。數(shù)據支持：在持續(xù)改進過程中，應充分收集和分析相關數(shù)據和信息，為決策提供依據。通過科學的方法和工具對數(shù)據進行處理和分析，確保決策的科學性和合理性；風險管理：在決策過程中應充分考慮潛在的風險和不確定性因素，制定相應的應對措施和預案。確保在改進過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免對組織造成不利影響。版權資產管理和版權資產管理體系的適宜性、充分性和有效性的涵義；適宜性：指版權資產管理體系與組織的目標、戰(zhàn)略方向及內外部環(huán)境的契合程度。它關注的是體系是否仍然適合其預定的目的，能否有效支持組織實現(xiàn)其版權資產管理的愿景和使命。與組織目標的契合：版權資產管理體系應緊密圍繞組織的整體目標展開，確保所有管理活動都與組織的長遠發(fā)展相一致；戰(zhàn)略方向的匹配：體系應與組織的戰(zhàn)略方向保持同步，隨戰(zhàn)略調整而相應優(yōu)化，以確保持續(xù)的有效性；內外部環(huán)境的適應性：體系需具備靈活性，能夠適應市場變化、法律法規(guī)更新等內外部環(huán)境因素的變化；持續(xù)改進：隨著組織內外部環(huán)境的變化，體系應不斷進行調整和優(yōu)化，以保持其適宜性。充分性：強調版權資產管理體系在資源配置、職責分配、風險控制等方面的完備程度。它關注的是體系的過程是否被充分識別、展開和實施，以確保所有關鍵環(huán)節(jié)都得到有效的管理和控制。資源配置的完備性：體系應確保組織擁有足夠的資源（人力、物力、財力、信息資源等）來支持其版權資產管理活動；職責分配的明確性：體系中的各個角色和職責應得到明確的分配和界定，以確保各項工作能夠順利進行；風險控制的全面性：體系應能夠有效地識別和控制潛在的風險，包括法律風險、市場風險、技術風險等，以確保版權資產的安全和穩(wěn)定；過程的充分展開：所有與版權資產管理相關的過程都應被充分識別、定義和實施，確保無遺漏和重復。有效性：它是衡量版權資產管理體系運行效果的關鍵指標。它關注的是體系是否能夠實現(xiàn)所策劃的過程或活動，并取得預期的結果，包括提高版權資產的使用效率、降低侵權風險、增加版權收入等；目標實現(xiàn)程度：體系應能夠支持組織實現(xiàn)其設定的版權資產管理目標，如提高資產使用效率、增