秘書(shū)文檔管理課件項(xiàng)目一

秘書(shū)文檔管理汪溢譚書(shū)旺王寶巖項(xiàng)目一認(rèn)識(shí)文書(shū)項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項(xiàng)目目標(biāo)1．知識(shí)點(diǎn)◆文書(shū)的概念和分類(lèi)◆文書(shū)的性質(zhì)和作用◆文書(shū)的構(gòu)成要素◆文書(shū)工作的內(nèi)容、要求和組織機(jī)構(gòu)2．技能要求◆深刻理解文書(shū)在一個(gè)企業(yè)的運(yùn)行中能夠發(fā)揮的作用◆根據(jù)文書(shū)的構(gòu)成要素做好開(kāi)展文書(shū)工作的各項(xiàng)準(zhǔn)備任務(wù)導(dǎo)向一、文書(shū)的概念二、文書(shū)的分類(lèi)三、文書(shū)的性質(zhì)四、文書(shū)的作用五、文書(shū)的構(gòu)成要素六、常用行政公文七、文書(shū)工作技能訓(xùn)練P9頁(yè)一、文書(shū)的概念（一）廣義概念：文書(shū)就是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料。包括公務(wù)活動(dòng)中形成的公務(wù)文書(shū)和私人活動(dòng)中形成的私人文書(shū)。（二）狹義概念：特指公務(wù)文書(shū)。在本課程的講述中，我們主要使用文書(shū)的狹義概念。二、文書(shū)的分類(lèi)(一)私人文書(shū)(二)公務(wù)文書(shū)1.從使用的范圍來(lái)看（1）通用公文（2）專(zhuān)用公文

2.就規(guī)范性或者規(guī)范程度而言（1）法定公文（2）非法定公文私人文書(shū)指的是個(gè)人、家庭（或家族）根據(jù)社會(huì)交往活動(dòng)的需要，為處理私人事務(wù)而形成的文書(shū)。如來(lái)往書(shū)信、契約合同、收支賬目、自傳、遺囑、家譜等。三、文書(shū)的性質(zhì)現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性文書(shū)有執(zhí)行性，在有關(guān)職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，文件一旦制發(fā)，就必須貫徹執(zhí)行在一定的時(shí)間內(nèi)有執(zhí)行性，也就是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性。沒(méi)有一份文書(shū)是永遠(yuǎn)有效的，隨著事項(xiàng)的處理完畢，它的執(zhí)行性也就完結(jié)了。四、文書(shū)的作用1.領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用（溝通作用）2.行為規(guī)范作用3.公務(wù)聯(lián)系和知照的作用

4.憑據(jù)記載作用5.傳遞信息和宣傳教育的作用

五、文書(shū)的構(gòu)成要素（一）信息要素1.核心信息2.附加信息（二）符號(hào)要素1.文字符號(hào)2.圖形符號(hào)

（三）物質(zhì)要素1.信息附著載體2.信息顯現(xiàn)材料六、常用行政公文簡(jiǎn)介（一）決定（二）公告（三）通告（四）通知（五）通報(bào)（六）報(bào)告（七）請(qǐng)示（八）批復(fù)（九）意見(jiàn)（十）函（十一）會(huì)議紀(jì)要（一）決定決定是一種具有決策、指揮性質(zhì)的公文，主要用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員等。如山東電建二公司《關(guān)于表彰2006年投產(chǎn)機(jī)組突破500萬(wàn)千瓦功臣集體和功臣個(gè)人的決定》。（二）公告公告是一種具有廣而告之性質(zhì)的公文，主要用于向廣大民眾宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。如《上海美特斯邦威服飾股份有限公司關(guān)于使用募集資金購(gòu)置店鋪的公告》。（三）通告通告是局部告知性公文，主要用于在職權(quán)范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。如《騰訊公司關(guān)于QQ密碼修改方式變更的通告》。（四）通知通知是一種專(zhuān)門(mén)告知性公文，主要用于傳達(dá)要求下級(jí)組織辦理、需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，以及任免人員。如中國(guó)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)集團(tuán)公司《關(guān)于召開(kāi)集團(tuán)公司2008年年中工作會(huì)議的通知》。（五）通報(bào)通報(bào)也是局部告知性公文，主要用于在職權(quán)范圍內(nèi)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況，具有表彰、勸誡、指導(dǎo)、教育和溝通重要信息的作用。如《騰達(dá)運(yùn)輸公司關(guān)于王爾丹等違法駕駛車(chē)輛的通報(bào)》。（六）報(bào)告報(bào)告是用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢(xún)問(wèn)的公文。如中鐵四局五公司××項(xiàng)目經(jīng)理部《關(guān)于××項(xiàng)目進(jìn)展情況的報(bào)告》。（七）請(qǐng)示請(qǐng)示是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)，一般地說(shuō)是那些自己無(wú)權(quán)決定、無(wú)法實(shí)施的重要事項(xiàng)，或者自己不知道如何解決的重大事項(xiàng)。如中新藥業(yè)塘沽分公司《關(guān)于改制設(shè)立有限責(zé)任公司的請(qǐng)示》。（八）批復(fù)批復(fù)是一種上級(jí)機(jī)關(guān)用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的專(zhuān)用公文。這是一種用途最單一的公文，而且是與請(qǐng)示對(duì)應(yīng)存在的。如中新藥業(yè)集團(tuán)股份有限公司《關(guān)于同意塘沽分公司改制設(shè)立有限責(zé)任公司的批復(fù)》。（九）意見(jiàn)意見(jiàn)是一種用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的公文。如國(guó)家電力公司《關(guān)于建設(shè)國(guó)際一流電力公司審計(jì)的指導(dǎo)意見(jiàn)》。（十）函函是一種用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文，也是一個(gè)企業(yè)在對(duì)外交往中使用的最多的一種公文。根據(jù)內(nèi)容和使用范圍的不同，函可以分為四種類(lèi)型：

1.商洽函

2.詢(xún)問(wèn)函

3.請(qǐng)準(zhǔn)函

4.答復(fù)函1.商洽函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作。如廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳《關(guān)于注銷(xiāo)廣東安博信息服務(wù)有限公司等機(jī)構(gòu)的函》，用于和廣東省工商行政管理局商洽未年審機(jī)構(gòu)的注銷(xiāo)事宜。2.詢(xún)問(wèn)函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間或者上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)有關(guān)事項(xiàng)。如江蘇省證監(jiān)局《關(guān)于原材料單一采購(gòu)問(wèn)題的詢(xún)問(wèn)函》，用于向?qū)殑倏萍紕?chuàng)新股份有限公司詢(xún)問(wèn)原材料單一采購(gòu)問(wèn)題。3.請(qǐng)準(zhǔn)函用于不相隸屬機(jī)關(guān)向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)。如中國(guó)國(guó)際金融有限公司《關(guān)于更換總裁的函》，用于請(qǐng)求中國(guó)證監(jiān)會(huì)的批準(zhǔn)。4.答復(fù)函用于答復(fù)對(duì)方商洽、詢(xún)問(wèn)和請(qǐng)準(zhǔn)事項(xiàng)。如中國(guó)證監(jiān)會(huì)《關(guān)于同意中國(guó)國(guó)際金融有限公司更換總裁的函》，用于答復(fù)中國(guó)國(guó)際金融公司的請(qǐng)準(zhǔn)事項(xiàng)。（十一）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是一種用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。如華新水泥股份有限公司《四季度綜合辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。七、文書(shū)工作（一）文書(shū)工作的含義文書(shū)工作通常也叫文書(shū)處理工作，主要是指公務(wù)文書(shū)的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。一個(gè)機(jī)關(guān)的組織或辦事機(jī)構(gòu)，圍繞公文的形成、處理與保管工作，需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切工作，都是文書(shū)工作。不同的機(jī)關(guān)、不同的時(shí)期，文書(shū)工作的具體內(nèi)容是不一樣的；不同類(lèi)型的公文，也有不同的程序和手續(xù)，如專(zhuān)用公文，其處理過(guò)程直接關(guān)系某種業(yè)務(wù)的完成，方式較多，也較特殊。這里所說(shuō)的文書(shū)工作主要是以國(guó)家行政機(jī)關(guān)通用文書(shū)的處理工作為主。（二）文書(shū)工作的任務(wù)和內(nèi)容1．文書(shū)工作的基本任務(wù)文書(shū)工作的基本任務(wù)，就是根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地運(yùn)轉(zhuǎn)公文，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。2．文書(shū)工作的三大環(huán)節(jié)文書(shū)工作主要包括三個(gè)大的環(huán)節(jié)，即公文的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書(shū)工作的前提環(huán)節(jié)，公文的處理是文書(shū)工作的中心環(huán)節(jié)，公文的管理是文書(shū)工作的歸結(jié)環(huán)節(jié)。三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了公文產(chǎn)生、發(fā)展、終結(jié)的一個(gè)有規(guī)律性的完整過(guò)程。3．文書(shū)工作的具體內(nèi)容文書(shū)工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記和分送；（2）公文的繕印、用印、登記、分發(fā)（包括傳遞）等；（3）公文的簽收、登記、審核、擬辦；（4）批辦、承辦、催辦、注辦等；（5）會(huì)議、匯報(bào)的記錄與整理；（6）公文的平時(shí)歸檔、提供借閱與保管；（7）公文的系統(tǒng)整理與歸檔；（8