第三章-事務(wù)管理文書

第三章事務(wù)管理文書事務(wù)文書是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人在處理日常事務(wù)工作時(shí)經(jīng)常使用的業(yè)務(wù)文書。主要有計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、規(guī)章制度、合同等。其作用在于強(qiáng)化管理、規(guī)范行為、交流經(jīng)驗(yàn)等。事務(wù)文書在性質(zhì)、格式、制作、處理等方面雖然有別于國家行政機(jī)關(guān)公文，但也有一定的寫作規(guī)范要求，故亦可稱之為準(zhǔn)公文。主要內(nèi)容第一節(jié)計(jì)劃第二節(jié)總結(jié)第三節(jié)調(diào)查報(bào)告第一節(jié)計(jì)劃一、計(jì)劃的概念計(jì)劃是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)目標(biāo)和完成某項(xiàng)任務(wù)而事先做的安排和打算。計(jì)劃是計(jì)劃類文書的統(tǒng)稱。因?yàn)橛?jì)劃涉及內(nèi)容和期限的不同，計(jì)劃文書又被稱作“規(guī)劃”“方案”、“安排”、“設(shè)想”、“打算”、“要點(diǎn)”等。規(guī)劃──規(guī)劃是計(jì)劃中最宏大的一種。從時(shí)間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項(xiàng)目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括。如《麗江市城市總體規(guī)劃（2003-2020）》。方案──方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。是從目的、要求、工作方式方法到工作步驟，對專項(xiàng)工作作出全面部署與安排的計(jì)劃，如《云南大學(xué)旅游文化學(xué)院教師職稱評定工作實(shí)施方案》。安排──安排是計(jì)劃中最為具體的一種格式。是對某項(xiàng)工作作出短期內(nèi)實(shí)施過程具體部署的計(jì)劃，如《經(jīng)濟(jì)系第×周工作安排》。設(shè)想──設(shè)想是計(jì)劃中最粗略的一種。在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時(shí)間不一定都是遠(yuǎn)的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時(shí)間長遠(yuǎn)些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時(shí)間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。如《關(guān)于解決城市交通擁堵問題的設(shè)想》。要點(diǎn)──要點(diǎn)實(shí)際就是計(jì)劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計(jì)劃。一般以文件下發(fā)的計(jì)劃都采用“要點(diǎn)”的形式，如《××局2010年工作要點(diǎn)》。二、計(jì)劃的作用1.指導(dǎo)作用2.推動(dòng)作用3.監(jiān)督保證作用三、計(jì)劃的特點(diǎn)1.預(yù)見性2.針對性3.可行性4.約束性四、計(jì)劃的種類計(jì)劃以不同的標(biāo)準(zhǔn)可以分為不同的種類：（一）按性質(zhì)分：綜合性計(jì)劃、專題性計(jì)劃；（二）按內(nèi)容分：工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、采購計(jì)劃、分配計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；（三）按時(shí)間分：長期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三類，具體還可以稱為十年計(jì)劃、五年計(jì)劃、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月份計(jì)劃、周計(jì)劃等;（四）按范圍分：國家計(jì)劃、地區(qū)計(jì)劃、部門計(jì)劃、單位計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃等；（五）按形式分：條文式計(jì)劃、表格式計(jì)劃、文表結(jié)合式計(jì)劃等；（六）按行政能力分：指令性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃等五、計(jì)劃的寫法一般由標(biāo)題、正文、落款構(gòu)成。嗨!大家好!我是計(jì)劃!正文落款標(biāo)題1.標(biāo)題常見的標(biāo)題包括四項(xiàng)內(nèi)容：計(jì)劃的單位、時(shí)限、內(nèi)容、文種。要注意的是；如果計(jì)劃尚未正式確定，或是征求意見稿、討論稿，須在標(biāo)題后用括號(hào)注明“草案”、“初稿”、“供討論用”等字樣。如《××市×年再就業(yè)工程實(shí)施方案（討論稿）》的2.正文（1）開頭：簡要說明制定計(jì)劃的依據(jù)、目的、指導(dǎo)思想或重要意義。也可分析前階段的工作、生產(chǎn)的基本情況、存在問題，為制定計(jì)劃提供可靠的依據(jù)。有時(shí)也可省略開頭。（2）主體：計(jì)劃的核心部分。包括以下兩個(gè)部分：第一，要交代計(jì)劃的目標(biāo)和任務(wù)，即具體說明“做什么”；第二，要寫明計(jì)劃的措施和步驟，即具體說明“怎么做”。（3）結(jié)尾：正文的結(jié)尾部分一般是表示期待，發(fā)出號(hào)召；也可以不寫結(jié)語，在主體部分明確交代后結(jié)束正文。3、落款署名和日期在正文右下方署上制訂計(jì)劃的單位名稱（或個(gè)人姓名)，在署名的下行寫上日期。如果在計(jì)劃標(biāo)題上已標(biāo)明了單位名稱，這里就不必重復(fù)。上報(bào)或下達(dá)的計(jì)劃，要在落款處加蓋公章。例文3-1第二節(jié)總結(jié)一、總結(jié)的概念總結(jié)是單位或個(gè)人對過去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的實(shí)踐活動(dòng)作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評議，從中得出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。小結(jié)、體會(huì)也屬于總結(jié)的范疇。二、總結(jié)的作用1.發(fā)現(xiàn)規(guī)律，提高效率。2.總結(jié)是制訂計(jì)劃的重要依據(jù)。3.互通信息，交流經(jīng)驗(yàn)。三、總結(jié)的特點(diǎn)1.階段性2.真實(shí)性3.理論性4.目的性四、總結(jié)的分類（一）按性質(zhì)分：綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)（二）按范圍分：全國性總結(jié)、地區(qū)性總結(jié)、部門性總結(jié)等（三）按時(shí)間分：月總結(jié)、季總結(jié)、年度總結(jié)、階段總結(jié)等（四）按內(nèi)容分：工作總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、會(huì)議總結(jié)等五、總結(jié)的寫法總結(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文、落款三部分。嗨!大家好!我是總結(jié)!正文落款標(biāo)題（一）標(biāo)題

總結(jié)的標(biāo)題形式不一，要根據(jù)總結(jié)的具體內(nèi)容、目標(biāo)和要求來擬定。一般來說，綜合性總結(jié)的標(biāo)題采用公文式標(biāo)題，由單位名稱、時(shí)間期限、內(nèi)容和文種四項(xiàng)組成；專題總結(jié)多使用新聞式標(biāo)題，這種標(biāo)題比較靈活，可根據(jù)總結(jié)內(nèi)容來確定。

正文基本概況經(jīng)驗(yàn)、做法和體會(huì)存在問題和教訓(xùn)今后努力的方向和工作意見包括工作的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍，政策依據(jù)、背景和基礎(chǔ)，工作進(jìn)程和取得的成效等。存在問題是綜合總結(jié)中不可缺少的部分。寫存在問題時(shí)，必要注意實(shí)事求是?？偨Y(jié)時(shí)要學(xué)會(huì)使用一些具體的事例作為材料，來突出重點(diǎn)。以敘述為主，夾敘夾議。針對工作中的不足以及有待解決的問題，提出意見或建議。（二）正文主體部分常見的結(jié)構(gòu)形式有三種：第一、縱式結(jié)構(gòu)。這是按照事物或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的過程來安排寫作的方式。即把總結(jié)所包括的時(shí)間劃分成幾個(gè)階段，按時(shí)間順序分別敘述每個(gè)階段的情況（成績和經(jīng)驗(yàn)、問題和教訓(xùn)）。這種寫法的好處是事物發(fā)展或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的全過程看得比較清楚。第二、橫式結(jié)構(gòu)。這是按內(nèi)容的邏輯關(guān)系來安排寫作的方式。即按事實(shí)性質(zhì)和規(guī)律的不同分門別類地依次展開內(nèi)容，使各層之間呈現(xiàn)相互并列的態(tài)勢。有時(shí)可用小標(biāo)題，突出重心。這種寫法的優(yōu)點(diǎn)是各層次的內(nèi)容鮮明集中。第三、縱橫結(jié)合式。這種安排和寫法，既考慮到時(shí)間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過程，又注意內(nèi)容的邏輯順序，從幾個(gè)方面總結(jié)出幾條經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。這種寫法，多數(shù)先采用縱式結(jié)構(gòu)，寫事物發(fā)展和各個(gè)階段的情況或問題，然后用橫式結(jié)構(gòu)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。（三）落款

標(biāo)題上沒有標(biāo)明單位的，應(yīng)該在正文結(jié)束后寫上單位，個(gè)人總結(jié)的寫上個(gè)人姓名，然后再寫日期。如果是用于報(bào)送上級的總結(jié)，在單位名稱處應(yīng)加蓋公章。如是報(bào)刊雜志或簡報(bào)刊用的交流經(jīng)驗(yàn)的專題總結(jié)，應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。例文3-2第三節(jié)調(diào)查報(bào)告一、調(diào)查報(bào)告的概念調(diào)查報(bào)告是針對某一現(xiàn)象、某一事件或某一問題進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，對獲得材料進(jìn)行認(rèn)真分析研究，發(fā)現(xiàn)本質(zhì)特征和基本規(guī)律之后寫成的書面報(bào)告。周密的調(diào)查、悉心的研究分析、完善的表達(dá)是構(gòu)成調(diào)查報(bào)告的三要素。二、調(diào)查報(bào)告的作用1提供決策依據(jù)。2介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。3開發(fā)深層信息。二、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)1較強(qiáng)的針對性。3介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。4表述的夾敘夾議。2材料豐富翔實(shí)。三、調(diào)查報(bào)告的分類（一）從調(diào)查報(bào)告性質(zhì)上分：1．綜合調(diào)查報(bào)告。2．專題調(diào)查報(bào)告。（二）從調(diào)查報(bào)告內(nèi)容上分：1．基本情況調(diào)查報(bào)告。2．新生事物調(diào)查報(bào)告。3．典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告。4．揭露問題調(diào)查報(bào)告。四、調(diào)查報(bào)告的基本格式

調(diào)查報(bào)告的寫法不完全一樣，但它的基本格式大體相同，一般由標(biāo)題和正文、落款三大部分組成。（一）標(biāo)題（P88）1．公文式標(biāo)題2．文章式標(biāo)題3．雙標(biāo)題（二）正文

正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種

調(diào)查工作的基本情況寫明調(diào)查的起因或目的、時(shí)間和地點(diǎn)、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種“調(diào)查對象”的基本情況

寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實(shí)狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進(jìn)而提出中心問題或主要觀點(diǎn)來；第三種調(diào)查研究結(jié)論的提示。

開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。

前言起到畫龍點(diǎn)睛的作用，要精練概括，直切主題。2．主體。

內(nèi)容：一是調(diào)查到的事實(shí)、數(shù)據(jù)；二是質(zhì)和量的分析；三是觀點(diǎn)和結(jié)論。3.結(jié)尾。調(diào)查報(bào)告可以