應(yīng)用文寫作配套 課件2.8 電子郵件

第二章

日常生活應(yīng)用文第八節(jié)

電子郵件掌握電子郵件的寫法和格式要求；能獨(dú)立擬寫一封格式規(guī)范、內(nèi)容要素清晰得體的電子郵件?！緦懽饕蟆恳弧㈦娮余]件的概念

電子郵件是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以以非常低廉的價(jià)格（不管發(fā)送到哪里，都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費(fèi)）、非?？焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠?nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。電子郵件可以是文字、圖像、聲音等多種形式。同時(shí)，用戶可以得到大量免費(fèi)的新聞、專題郵件，并輕松實(shí)現(xiàn)輕松的信息搜索。電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的溝通與交流，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展?！緦懽髦笇?dǎo)】二、電子郵件的格式和寫法在寫作電子郵件時(shí)，我們能看到的主要是收件人、發(fā)件人、主題、正文和附件。1.關(guān)于收件人：收件人是郵件的發(fā)送對象，輸入相應(yīng)的郵箱號(hào)碼發(fā)送即可。如果是經(jīng)常聯(lián)系的對象，還保存在常用聯(lián)系人一欄，方便后期繼續(xù)聯(lián)系。收件人如果不只一個(gè)，可以繼續(xù)添加，但是要與內(nèi)容保持一致，以免出現(xiàn)正文稱謂與收件人不一致的情況。如果還需要其他單位或者人員知曉郵件內(nèi)容，還可以添加“抄送”“密送”等。2.關(guān)于發(fā)件人：要求發(fā)件人用真名，最好部門名稱加真名，讓收件人能一眼辨別郵件的重要性。個(gè)性化、詩意化的名字，這些名字千萬不要用在工作郵件里。3.關(guān)于主題：主題，也可以稱作郵件的標(biāo)題，郵件的主題就是郵件的眼睛，一定要簡潔明了，讓人一看就明白。標(biāo)題要簡短，一般不超過20個(gè)字，通常用8-20個(gè)字把郵件的核心內(nèi)容總結(jié)出來。收件人根據(jù)主題權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。特別需要提醒的是，主題欄千萬不要空白，空白主題欄是一種很失禮的行為?！緦懽髦笇?dǎo)】二、電子郵件的格式和寫法4.關(guān)于郵件正文：首先，郵件正文就是一封信，要有信件的所有要素，如稱謂、問候語、主體內(nèi)容、祝頌語、落款等。其次，郵件正文的內(nèi)容不宜太長，如果內(nèi)容多的話，用附件發(fā)送。

稱謂與問候：根據(jù)雙方的關(guān)系確定如何稱呼對方。對方有職位，則稱呼職位，如陳經(jīng)理;一般情況下，可以通稱為先生/女士;對于年長或職位比你高的人，通常在稱呼前面加上“尊敬的”。主體內(nèi)容：要分主次，分段寫，每段只講一件事情。先總體表述要傳遞的內(nèi)容，再用“第一、第二、第三……”的格式詳細(xì)描述，這樣安排顯得思路清晰。寫作時(shí)，盡量用短句，不用長句;用簡單的詞，不要用復(fù)雜的詞。若對方不認(rèn)識(shí)你，第一次通信，要在郵件的開頭首先介紹自己的身份，包括單位、姓名、職位等，這是對對方的尊重，也是接下來溝通的基礎(chǔ)。如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明。結(jié)尾：結(jié)尾的部分，可以總結(jié)郵件內(nèi)容，也可以強(qiáng)調(diào)需要收件人跟進(jìn)的事情，如“懇請您撥冗回復(fù)修改意見，非常感激”。最后以祝福語結(jié)尾，如“祝商祺”。落款：落款部分要注明寫郵件的人和日期。很多商務(wù)電子郵件在落款的地方，會(huì)有固定的格式，內(nèi)容包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，方便對方聯(lián)系。但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行?！緦懽髦笇?dǎo)】二、電子郵件的格式和寫法5.關(guān)于郵件的版面一封好的郵件,一定是簡單大方的。格式要讓位于內(nèi)容。盡量少用不同的顏色、大小、字體和排版，更不要用背景圖和背景音樂?！緦懽髦笇?dǎo)】關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)度的更新與討論尊敬的[收件人姓名]：

您好！

我是[你的名字]，來自[你的部門或公司名]，負(fù)責(zé)[相關(guān)項(xiàng)目或任務(wù)]。寫這封郵件的目的是為了與您分享我們當(dāng)前的項(xiàng)目進(jìn)度，并就一些重要事項(xiàng)與您進(jìn)行討論。

首先，我想向您匯報(bào)一下我們目前的進(jìn)度。自項(xiàng)目啟動(dòng)以來，我們團(tuán)隊(duì)一直在全力以赴地推進(jìn)各項(xiàng)工作。目前，我們已經(jīng)完成了[已完成的工作內(nèi)容]，并計(jì)劃在接下來的[時(shí)間段]內(nèi)完成[接下來的工作內(nèi)容]。我們相信，按照目前的進(jìn)度，我們能夠按時(shí)交付項(xiàng)目。

然而，在推進(jìn)項(xiàng)目的過程中，我們也遇到了一些挑戰(zhàn)和困難。具體來說，[列舉遇到的困難或問題]。為了克服這些困難，我們計(jì)劃采取以下措施：[提出解決方案或計(jì)劃]。我們相信，在您的支持和指導(dǎo)下，我們能夠順利解決這些問題，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

此外，我想就一些重要事項(xiàng)與您進(jìn)行討論。首先，關(guān)于[需要討論的問題一]，我們希望能夠得到您的意見和建議。其次，關(guān)于[需要討論的問題二]，我們希望能夠與您進(jìn)一步溝通，以達(dá)成共識(shí)。我相信，通過我們的共同努力，我們能夠更好地推進(jìn)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。

最后，感謝您一直以來對我們項(xiàng)目的支持和關(guān)注。如果您有任何疑問或建議，請隨時(shí)與我聯(lián)系。我的聯(lián)系方式是：[你的聯(lián)系方式]。期待與您的進(jìn)一步溝通與合作。

此致敬禮！

[你的名字][你的職位][你的部門或公司名][日期]【例文展示】撰寫應(yīng)用文電子郵件時(shí)，需注意以下事項(xiàng)：

首先，確保郵件主題簡潔明了，準(zhǔn)確反映郵件內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。

其次，正文內(nèi)容應(yīng)清晰、有條理，避免冗長復(fù)雜，盡量使用簡潔明了的語言。

同時(shí)，注意郵件格式規(guī)范，包括合適的稱謂、禮貌的用語和明確的落款。

此外，務(wù)必檢查郵件中的拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)，確保沒有錯(cuò)誤。最后，發(fā)送前再次核對郵件內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤，避免造成不必要的誤會(huì)或麻煩。

遵守這些注意事項(xiàng)，能夠提升郵件的專業(yè)性和可讀性，有助于有效溝通?！緶剀疤崾尽款}目一：假設(shè)你參加了學(xué)校組織的夏季社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)?；顒?dòng)結(jié)束后，你希望向你的班主任發(fā)送一封電子郵件，匯報(bào)你的實(shí)踐經(jīng)歷與收獲。

寫作提示：郵件開頭：稱呼班主任并簡要介紹郵件的目的。實(shí)踐經(jīng)歷描述：描述實(shí)踐活動(dòng)的具體內(nèi)容，如參觀企業(yè)、與工人交流等。收獲與體會(huì)：分享你在實(shí)踐中的收獲，如增加了對行業(yè)的了解、提高了與人溝通的能力等。感謝與期待：感謝班主任的支持與指導(dǎo)，并表達(dá)對未來類似活動(dòng)的期待。郵件結(jié)尾：使用禮貌的結(jié)束語，并附上自己的姓名和日期【寫作練習(xí)】題目二：近期學(xué)校圖書館進(jìn)行了一次大規(guī)模的圖書更新，你發(fā)現(xiàn)了一些你感興趣的圖書，并想向你的好朋友推薦這些書籍。請撰寫一封電子郵件，向你的好朋友介紹這些圖書，并邀請他一起來圖書館借閱。

寫作提示：郵件開頭：稱呼朋友并簡述郵件內(nèi)容。圖書介紹：詳細(xì)介紹你感興趣的圖書，包括書名、作者、主要內(nèi)容及推薦理由。圖書館情況：描述圖書館的新變化，如更新后的圖書種類更多、環(huán)境更舒適等。邀請與期待：邀請朋友一起前往圖書館借閱，并表達(dá)期待共同分享閱讀體驗(yàn)的愿望。郵件結(jié)尾：使用友好的結(jié)束語，并附上自己的姓名和日期?！緦懽骶毩?xí)】在備考應(yīng)用文電子郵件時(shí)，學(xué)生應(yīng)關(guān)注以下幾個(gè)考點(diǎn)：

首先，是電子郵件的基本格式。學(xué)生需要了解電子郵件的構(gòu)成，包括收件人、抄送、主題、正文等部分，并知道如何正確填寫。

其次，是語言的得體性。電子郵件的語言應(yīng)該簡潔明了，既要表達(dá)清楚自己的意圖，又要尊重收件人。根據(jù)不同的收件人和情境，學(xué)生需要學(xué)會(huì)使用適當(dāng)?shù)姆Q呼和語氣。