招標采購部工作計劃

招標采購部工作計劃

招標采購部工作計劃1

1.熟悉項目

主要是對項目概況、背景、招標對象、工程承發(fā)包模式及合同等進行全面的了解并為編制提供基礎(chǔ)依據(jù)。

2.招標采購需求分析

通過宣貫、合同交底、交流、專題會等形式，獲取有關(guān)建設(shè)項目總體規(guī)劃信息，包含目標、任務(wù)、范圍、施工進度分解、難點分析及對策。

3.確定招標采購目標重點和任務(wù)

3.1質(zhì)量目標

嚴格按照國家法律法規(guī)、合同約定和技術(shù)規(guī)范書等確保采購設(shè)備材料滿足設(shè)計要求，注重質(zhì)量指標判別，以期配合建設(shè)項目整體目標實現(xiàn)，進一步強化質(zhì)量保修、檢驗、監(jiān)造、缺陷處理、責(zé)任劃分等受控。

3.2成本目標

嚴格按照制度與流程執(zhí)行概算，建立失控處置辦法，如：編制應(yīng)急計劃和替代方案；設(shè)置后備費用和后備時間，用于應(yīng)付由于經(jīng)濟、技術(shù)、管理等因素造成的風(fēng)險；風(fēng)險報告與響應(yīng)等，以確保經(jīng)濟高效采購。

3.3進度目標

嚴格執(zhí)行審批后的工程進度及招標采購進度計劃，履行調(diào)整審批手續(xù)，加強偏差管理，優(yōu)化進度實施。

4.編寫招標采購項目管理配套計劃

招標采購項目管理配套計劃是招標采購項目管理方案的重要組成部分，是依據(jù)招標采購目標重點、任務(wù)及實施思路細化成的具體實施方法，主要包括：質(zhì)量與進度計劃、組織保障及人力資源計劃、成本費控計劃、合同規(guī)劃、溝通及風(fēng)險防范計劃等。

4.1招標采購的質(zhì)量與進度計劃

（1）充分利用因果分析圖從人、機、料、法、環(huán)、計等方面進行分析，把各種影響因素與質(zhì)量問題關(guān)聯(lián)起來，分析產(chǎn)生原因，有針對性地制定計劃與策略。在制定技術(shù)規(guī)范和合同條款時要充分考慮質(zhì)量的`重要性，采用資格預(yù)審招標方式，加強采購項目過程質(zhì)量管理。

（2）分析工作先后關(guān)系及招標工作排序，依據(jù)項目采購特點及時間要求、限制與約束條件，應(yīng)用相關(guān)工具（如：關(guān)鍵路徑法、甘特圖），根據(jù)招標采購工作內(nèi)容的分解，確定各項工作的先后順序，估計各項工作的利用時間及進度，各管理因素相互關(guān)系的平衡。特別是注意招標貨物的國外、國內(nèi)時限、保險、運輸?shù)陌才拧?/p>

4.2招標采購的組織保障和人力資源計劃

依據(jù)招標采購進度計劃，針對工作內(nèi)容，識別記錄項目角色、職責(zé)，組建團隊，進行WBS任務(wù)分解，合理配置，明確招標采購各階段人員責(zé)任并形成矩陣表，通常配置項目經(jīng)理、招標、造價、技術(shù)等方面人員，不要忽略了提前做好人力資源需求梳理與申報。

4.3招標采購的成本費用控制計劃

招標采購活動是控制成本的重要途徑。通過制度建設(shè)、流程控制、合約規(guī)劃指導(dǎo)生成采購費用計劃，實現(xiàn)采購計劃的成本管控，在編制標底和定標時需要比較標底價、中標價與合約規(guī)劃金額，以判斷標底價和中標價是否合理，合約規(guī)劃是否要進行調(diào)整；通過把合約規(guī)劃與采購計劃相對應(yīng)，就能及時反應(yīng)采購金額是否和預(yù)期目標有偏差，從而有效地控制項目成本，將費用風(fēng)險降到最低。成本費控分析管理工具和方法眾多，如：成本費用偏差分析表、費用計劃曲線等，但工程實踐中常采用贏得值曲線法，即：計劃工作時間預(yù)算費用（BCWS），已完工作預(yù)算費用（BCWP），已完工作實際費用（ACWP）曲線。

4.4招標采購的溝通及風(fēng)險防范計劃

（1）識別利益相關(guān)方，分清內(nèi)、外部劃分，登記角色在招標采購過程中的份量、所持態(tài)度及影響程度并編制利益相關(guān)方矩陣，有針對性地制定溝通技巧與策略。

（2）確立溝通原則，通常先關(guān)注業(yè)主，共享核心信息，進行溝通培訓(xùn)，提高溝通能力，使發(fā)送的信息清晰、完整、沒有歧義。信息發(fā)送者有責(zé)任確保信息被正確地理解，信息接收者有責(zé)任確保完整接收和正確地理解信息。

（3）建立雙向溝通機制，掌握溝通技巧，恰當使用正式溝通與非正式溝通、垂直溝通和水平溝通的方式。特別要利用好項目進展的里程碑節(jié)點、關(guān)鍵活動、有影響的結(jié)果等協(xié)調(diào)溝通。

（4）定期對溝通計劃和溝通程序進行評估和調(diào)整；利用現(xiàn)有的溝通方法和工具，如：工程信息集成系統(tǒng)、電子郵件、視頻會議、書面文件、QQ、OA、微信，增強項目團隊內(nèi)、外部信息傳遞。招標采購部工作計劃2

醫(yī)院建設(shè)過程中工期“馬拉松”、不能按時投入運營是常見的問題。根據(jù)我單位管理的在建近30個醫(yī)院項目的統(tǒng)計分析，招標采購成為影響工程進展最主要的因素之一。下面根據(jù)我公司醫(yī)院項目管理經(jīng)驗，談?wù)勧t(yī)院項目招標采購管理。

一、醫(yī)院項目特點

（一）項目建設(shè)規(guī)模大，投資多

一方面，醫(yī)院項目建設(shè)功能越來越全面，門診、急診、醫(yī)技、住院、后勤、辦公、科研與教學(xué)、康復(fù)體檢中心、120等功能日趨完善。另一方面，一般綜合性醫(yī)院都在800床以上，建筑面積呈越來越大的趨勢，投資動輒幾億元。

（二）功能與系統(tǒng)的復(fù)雜性

醫(yī)院建筑為民用建筑中功能相對最為復(fù)雜的建筑，建筑設(shè)備和醫(yī)療設(shè)備種類多。同時醫(yī)院項目有許多特有的系統(tǒng)，如潔凈工程、醫(yī)用氣體、醫(yī)用純水、物流傳輸和污水處理等系統(tǒng)。

（三）工期緊

醫(yī)院項目多為政府投資的民生工程，項目所在地區(qū)的社會各階層、政府及各級行政主管部門都高度關(guān)注。

二、項目啟動階段的招標采購管理

（一）合理利用公司各部門內(nèi)部資源，成立招標工作小組

成立以招標管理師為中心，設(shè)計部、投資管理部、合約部、機電安裝部、工程管理部各部門工程師共同參與的工作小組。本小組相對固定負責(zé)各醫(yī)院項目招標采購管理，形成“專業(yè)人做專業(yè)事”的服務(wù)體制，便于很好地做到資源共享。

（二）收集相關(guān)信息并整理

在啟動階段對項目信息、環(huán)境信息（自然環(huán)境、社會環(huán)境、政治環(huán)境）、干系人信息、工程進展信息和其它相關(guān)資料進行收集和整理。

（三）項目各方關(guān)系梳理和溝通

項目啟動后，對參建單位各方組織關(guān)系進行梳理，形成關(guān)系圖。同時，根據(jù)相關(guān)干系人信息，找對核心溝通對象、溝通方式和渠道，形成溝通策劃表。

三、醫(yī)院項目招標采購特點分析

（一）招標次數(shù)比較多，招標工作任務(wù)繁重

在醫(yī)院項目中，專業(yè)工程比較多，還有醫(yī)院特有系統(tǒng)，一般需要單獨招標采購。根據(jù)經(jīng)驗，醫(yī)院項目招標采購子項目多達三十幾項。

（二）醫(yī)院系統(tǒng)工程（潔凈工程、醫(yī)用氣體、污水處理、放射防護等）的設(shè)計主體——設(shè)計院一般沒有相應(yīng)的資質(zhì)和能力，通過合理的方式進行專業(yè)系統(tǒng)招標成為專業(yè)系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵（方案征集、設(shè)計施工一體化等）

（三）醫(yī)院項目招標采購子項目眾多，每個合同包的招標范圍和彼此之間的界面劃分是清單編制前的工作重點

（四）招標投訴概率大

針對建安施工總承包、醫(yī)用氣體、潔凈工程等投訴率較大的招標項目，實施重點監(jiān)控管理，對可預(yù)見的投訴事項進行有效規(guī)避。

（五）招標采購管理與設(shè)計、投資造價和機電安裝等專業(yè)之間的有效配合，是順利實施招標的關(guān)鍵

（六）不同的項目、不同的業(yè)主有不同的特點和需求

招標人員應(yīng)就招標項目、標段、界面劃分及招標方式等事項與業(yè)主進行充分有效的溝通，明確業(yè)主需求及目的，并達成共識。

四、合理做好標段劃分

根據(jù)建設(shè)工程的投資規(guī)模、建設(shè)周期、工程性質(zhì)等具體情況，往往可將建設(shè)工程分段分期實施，以達到縮短工期的目的。在劃分標段時要做好分標段實施的必要性、可行性以及實施的利弊分析。有的.項目由于設(shè)置的開工節(jié)點時間十分緊張，采用了一些諸如“樁基先行”等辦法，但實踐證明人為不合理地將項目劃分，必定會給后續(xù)的管理帶來一系列的問題。

五、確定發(fā)包方式

根據(jù)醫(yī)院項目特點和常規(guī)做法，醫(yī)院項目建設(shè)工程建設(shè)一般采用“總包+特別認可分包”模式。這種發(fā)包模式的特點是業(yè)主方把一個建設(shè)工程項目發(fā)包給一家資質(zhì)符合要求的施工單位總包，其項目的主體結(jié)構(gòu)由總包方負責(zé)施工；部分重要專業(yè)工程及系統(tǒng)設(shè)備的采購（或采購+安裝）則由業(yè)主方另行招標采購，并納入總包的管理范疇。整個項目的投資、質(zhì)量、進度和安全生產(chǎn)由總包方向業(yè)主方負責(zé)。

六、招標實施三步驟

（一）招標采購規(guī)劃

編制思路：運用WBS工作分解結(jié)構(gòu)，合理對項目進行“切塊”。

目前，大部分工程的招標具有很大的隨意性，想到哪招到哪，往往就會因為招標的不及時影響整個項目的整體推進，所以就需要根據(jù)醫(yī)療項目的特點和目前招標進度，編制《項目招標采購規(guī)劃》。分標策略決定了與招標人簽約的承包人的數(shù)量，決定著項目的組織結(jié)構(gòu)及管理模式，從根本上決定合同各方面的責(zé)任、權(quán)力和工作的劃分，所以，它對項目的實施過程和項目管理產(chǎn)生根本性的影響。對于工程項目標段的劃分，不僅要考慮工程特點、現(xiàn)場施工條件、投資與進度計劃要求等因素，還應(yīng)考慮自身管理能力和潛在投標人的競爭能力等因素，通過招投標來選擇一個有實力講信譽的投標人。

招標規(guī)劃編制前應(yīng)對招標的內(nèi)容進行梳理，不能有遺漏。除常規(guī)項目的招標內(nèi)容，醫(yī)院建筑大致還包括醫(yī)用純水、物流傳輸、醫(yī)用潔凈、醫(yī)用氣體、高壓氧倉、發(fā)電設(shè)備、污水處理和被服回收系統(tǒng)、被服洗滌系統(tǒng)、節(jié)能環(huán)保系統(tǒng)、放射防護、氣體滅火設(shè)備、廚房設(shè)備、鍋爐、變配電設(shè)備、標志工程、機械停車裝置、立體車庫等專業(yè)系統(tǒng)和設(shè)備，同時甲供（或甲定乙供）材料的招標采購也要同時跟上。根據(jù)項目的特點進行工作包的整合與劃分，理清項目招標采購內(nèi)容和合同清單是編制招標規(guī)劃的基礎(chǔ)工作。每個工作包包含的工作范圍一定要在招標采購規(guī)劃中描述清楚，招標采購規(guī)劃要按照工程的進度進行動態(tài)調(diào)整。一般主體設(shè)計院很少有醫(yī)院特有系統(tǒng)的設(shè)計能力，因此設(shè)計工作包的劃分是整個項目招標采購計劃的基礎(chǔ)工作。通常做法如表1所示。

招標采購規(guī)劃是項目管理前期階段核心工作之一，具有長遠性、全局性、方向性和概括性特點，在通過一定的方法和程序后明確采購什么、采購多少以及如何采購?？茖W(xué)、合理、可操作的招標采購規(guī)劃不但能提升項目管理的質(zhì)量，同時為編制招標采購計劃提供最為基礎(chǔ)的依據(jù)。招標規(guī)劃實施前需與業(yè)主單位進行充分溝通，理清招標范圍，取得業(yè)主的批準，并作為制訂招標計劃的重要依據(jù)。同時根據(jù)招標規(guī)劃內(nèi)容進行概算分解工作，依據(jù)概算分解進行限額設(shè)計和限額招標采購。

（二）招標采購計劃

編制思路：前置招標，避免“進度”等待“服務(wù)商”現(xiàn)象。

招標采購計劃是招標采購規(guī)劃的延伸與展開，目的是減少招投標工作實際行動中的隨意性和盲目性，是指導(dǎo)招標工作及確保項目總體進度目標實現(xiàn)的重點措施之一。招標管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)業(yè)主批準的總控進度計劃和招標采購規(guī)劃結(jié)合當?shù)卣型稑肆鞒趟钑r間編制招標計劃。醫(yī)院招標采購子項目多達三十幾項，按照招標采購計劃實施招標，能有效做好招標采購與現(xiàn)場形象進度相銜接，避免因招標不及時影響工程整體推進。

招標采購計劃的編制要注意以下幾點：招標采購計劃的編制要與工程總進度計劃相結(jié)合，根據(jù)總進度計劃中各專業(yè)施工進場時間推算合理的單項招標啟動時間，要注意盡量前置招標。常規(guī)的電梯、智能化、幕墻、室內(nèi)二次裝飾等項目緊跟施工總承包招標，醫(yī)院五大專業(yè)系統(tǒng)（醫(yī)用純水、潔凈工程、醫(yī)用氣體、物流傳輸、污水處理）招標的啟動時間也需要重點考慮。五大專業(yè)系統(tǒng)涉及醫(yī)院的使用功能，平面布局和流程往往需要三至五輪反復(fù)的論證。

招標采購計劃的編制要與設(shè)計單位的出圖計劃相結(jié)合，對于醫(yī)院五大專業(yè)系統(tǒng)，一般主體設(shè)計院沒有相應(yīng)的設(shè)計能力，招標采購前需要重點考慮出圖方式和時間。機械停車、廚房工藝設(shè)計最好在初步設(shè)計時就要啟動，便于相關(guān)配套的水、電、暖在施工圖設(shè)計中體現(xiàn)，減少后期變更和返工。

招標采購計劃的編制要與總包合同結(jié)合，甲供設(shè)備的采購時間根據(jù)施工總包合同的約定進行，滯后會影響整個工程的推進。

招標采購計劃需要實行動態(tài)的跟蹤和調(diào)整，使招標工作滿足工程進展需要。計劃的編制固然重要，但是計劃的執(zhí)行更為重要，在每次周會上招標小組和各部門負責(zé)人會針對計劃的實施進行檢查，針對檢查情況與各實施單位和部門進行一個全面溝通，并對計劃的執(zhí)行實施調(diào)整。

（三）單項招標實施（招標采購方案）

編制思路：招標工作實施前，對招標項目進行策劃，規(guī)范本次招投標活動，保證項目招標質(zhì)量，達到選擇優(yōu)秀的承包商和供應(yīng)商的目的。

重要項目招標文件編制前應(yīng)編制專項招標采購方案，對項目的招標方式、招標范圍、與其他專業(yè)的界面劃分、質(zhì)量目標、工期目標、投標人資格條件設(shè)置、專項招標計劃、評標辦法、合同主要條款等主要條款進行分析，各項內(nèi)容與業(yè)主作充分溝通并經(jīng)業(yè)主認可。

工程實施時各個專業(yè)分包單位之間因彼此之間的工作界面和工作范圍不清晰，經(jīng)常發(fā)生扯皮、職責(zé)不清等問題。因此，招標時每個合同包的招標范圍和彼此之間的界面劃分應(yīng)盡可能明晰。尤其是建安工程施工總承包與室內(nèi)二次裝飾等專業(yè)工程合同包之間要進行合理的界面劃分，越細越好，避免工作重復(fù)或遺漏，減少后續(xù)施工中工作不明確的協(xié)調(diào)量和工程變更。

因此，清單編制前需對編制人員進行書面交底。在建安工程施工總承包招標時，建議僅僅將地下停車庫、消防樓梯、屋面磚等部位的裝飾面材納入總包，其他部位不管是否在主要裝飾材料表中有說明，均不納入總包招標清單，墻體和地面的界面應(yīng)劃分到抹灰層，吊頂劃分到結(jié)構(gòu)層。在裝飾施工招標階段，應(yīng)仔細核對清單內(nèi)容，檢查是否存在工作內(nèi)容的重復(fù)和遺漏。

方案當中還要考慮防止過多廢標和招標投訴情況的發(fā)生，盡可能避免招標失敗。同時對招標失敗情況考慮預(yù)案，積極應(yīng)對招標過程中可能出現(xiàn)的異常情況。

七、專業(yè)系統(tǒng)招標采購

經(jīng)過長期醫(yī)院項目管理，我單位積累了大量優(yōu)秀的醫(yī)院專業(yè)系統(tǒng)設(shè)備供應(yīng)商（廠家）和施工單位的數(shù)據(jù)庫，為順利實施招標采購管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

（一）手術(shù)室凈化工程是醫(yī)院項目建設(shè)的核心組成部分

在招標前期應(yīng)認真組織調(diào)研，充分理解業(yè)主意圖和需求。從平面功能布局、選材、設(shè)備選型、預(yù)留發(fā)展空間、配置要求、弱電、強電、氣體、給排水等多方面征求業(yè)主及專家意見，形成技術(shù)規(guī)格書。做好與施工總承包、消防、弱電、醫(yī)用氣體等專業(yè)之間的界面劃分，同時還要配合燈、塔、床等醫(yī)療設(shè)備的安裝。凈化施工企業(yè)資質(zhì)包括建筑裝飾裝修工程設(shè)計施工資質(zhì)、機電設(shè)備安裝承包資質(zhì)、建筑智能化工程承包資質(zhì)等。