電子文件歸檔與管理

電子文件歸檔與管理為了適應(yīng)信息化建設(shè)需要，規(guī)范學(xué)校形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護(hù)電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及國家檔案局令第6號《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國標(biāo)GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法規(guī)，特制定本辦法。第二章

管理體制和職責(zé)第一條

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，學(xué)校和各單位都要明確電子文件歸檔管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實際問題。第二條

各單位從電子文件產(chǎn)生時就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，對其實施超前管理。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理與歸檔等工作，由承辦（業(yè)務(wù)）部門負(fù)責(zé)，要將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責(zé)，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。第三條

各單位均要配備一名政治業(yè)務(wù)素質(zhì)較高、具有一定計算機(jī)管理水平的兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位各科室形成的電子文件的收集、積累與向檔案館移交工作。第四條

對電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類保管、開發(fā)利用等工作，由校檔案館負(fù)責(zé)。檔案館要建立相應(yīng)的工作制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實行全過程管理。第五條

歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。第三章

電子文件收集、積累第一條

各單位在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時拷貝到軟盤或刻錄到光盤上脫機(jī)保存。盤片上要用漢字標(biāo)明文件名稱及拷貝時間，放入專用裝具內(nèi)積累妥善保管。采用物理歸檔到檔案館后的電子文件，仍要在本單位保留一年后方可刪除或銷毀。第二條

收集積累的電子文件類型（一）電子文件稿本電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。1、定稿電子文件：用計算機(jī)起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。2、正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文號注明。主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況自行決定是否保存。電子文件稿本代碼為：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。（二）電子文件信息類型要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像象文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體連結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫。1、文本文件：指用計算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。歸檔應(yīng)重點收集定稿電子文件和正式電子文件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。3、圖形文件：指采用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修行等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)、視頻采集卡等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的文件，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。音頻電子文件以AVI、MP3為通用格式。6、超媒體鏈接文件：指用計算機(jī)超媒體鏈接技術(shù)制作的文件。7、數(shù)據(jù)庫文件：指用計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以DBS、XLS文件為通用格式。8、計算機(jī)程序：指計算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等。對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；P—程序文件；D—數(shù)據(jù)文件。（三）電子文件載體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。第四章

電子文件的歸檔第一條

電子文件歸檔范圍X大學(xué)電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質(zhì)文件歸檔范圍。此外，還應(yīng)將各單位形成的有重要參考利用價值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等，均應(yīng)收集積累歸檔（詳見附件：《X大學(xué)檔案歸檔范圍》）。第二條

電子文件歸檔電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對實時進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。（一）邏輯歸檔：具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件制作了紙質(zhì)版本的單位，可以直接向校檔案館實施邏輯歸檔，其基本要求是：1、電子文件歸檔操作由兼職檔案員完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識。2、網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放與指定的計算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。3、歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運行過程的背景信息及元數(shù)據(jù)。4、局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。5、電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時清理計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。6、各單位設(shè)備更新時要及時作好數(shù)據(jù)向新設(shè)備的轉(zhuǎn)換工作，作好數(shù)據(jù)更新記錄，將轉(zhuǎn)換后的新數(shù)據(jù)向檔案館移交歸檔。（二）物理歸檔：各單位兼職檔案員要及時將應(yīng)歸檔的電子文件光盤或軟盤，向檔案館實施物理歸檔。物理歸檔的基本要求是：1、各單位兼職檔案員要根據(jù)學(xué)校檔案館紙質(zhì)檔案范圍制定本單位電子文件的歸檔范圍和歸檔計劃。2、電子文件承辦人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍，在電子文件產(chǎn)生時就要對應(yīng)歸檔電子文件標(biāo)注一定的標(biāo)記（文件題目、形成日期、編號等）。3、各單位辦理完畢的電子文件，在計劃規(guī)定的期限內(nèi)拷貝到磁盤或光盤上（為禁止對文件寫操作，盡量刻錄到依次寫操作的光盤上），載體上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及磁盤編號等，如要保密還要標(biāo)明密級。凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在單位計算機(jī)硬盤或光盤上保留一年后方可銷毀。4、特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應(yīng)在存儲載體上同時備份相應(yīng)查看軟件。對用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)庫文件，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)字段名為非漢字的結(jié)構(gòu)歸檔時應(yīng)附數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)說明書，標(biāo)明每個字段的漢字名稱；如記錄內(nèi)容用代碼表示的應(yīng)全部轉(zhuǎn)換為漢字表示，以確保數(shù)據(jù)庫信息的可利用性。5、電子文件承辦人在