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文檔簡(jiǎn)介
管理制度董事會(huì)議案第一章總則
為確保公司董事會(huì)議案的有序、高效進(jìn)行,提高決策質(zhì)量,明確會(huì)議管理制度,根據(jù)公司章程及相關(guān)法律法規(guī),特制定本管理制度。
一、目的與原則
1.本管理制度旨在規(guī)范董事會(huì)議案的提交、討論、決策及跟蹤落實(shí)流程,保障公司合法權(quán)益,提高董事會(huì)決策效率。
2.董事會(huì)議案管理應(yīng)遵循公開、公平、公正、民主、集中的原則。
二、適用范圍
1.本管理制度適用于公司董事會(huì)及其下屬專業(yè)委員會(huì)的議案管理工作。
2.本管理制度所稱議案,包括但不限于公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大投資、財(cái)務(wù)預(yù)算、人事調(diào)整等事項(xiàng)。
三、議案提交
1.議案提交人應(yīng)為董事會(huì)成員、高級(jí)管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或董事會(huì)秘書。
2.議案提交需遵循以下程序:
(1)議案提交人需在董事會(huì)會(huì)議召開前規(guī)定的時(shí)間內(nèi),向董事會(huì)秘書提交書面議案。
(2)議案提交人應(yīng)對(duì)議案內(nèi)容的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。
(3)董事會(huì)秘書收到議案后,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給董事長(zhǎng)。
四、議案審議
1.董事長(zhǎng)應(yīng)在收到議案后,及時(shí)組織召開董事會(huì)會(huì)議進(jìn)行審議。
2.董事會(huì)會(huì)議應(yīng)充分討論議案,確保每位董事充分表達(dá)意見。
3.議案審議采取記名投票方式進(jìn)行,表決結(jié)果當(dāng)場(chǎng)公布。
五、議案決策
1.議案經(jīng)董事會(huì)表決通過(guò)后,形成董事會(huì)決議。
2.董事會(huì)決議應(yīng)明確議案的執(zhí)行主體、執(zhí)行期限、預(yù)期目標(biāo)等。
3.董事長(zhǎng)應(yīng)對(duì)董事會(huì)決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。
六、會(huì)議保密
1.董事會(huì)議案及會(huì)議內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密的,參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。
2.泄露會(huì)議秘密的,依法承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。
本管理制度自董事會(huì)審議通過(guò)之日起實(shí)施,解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。后續(xù)章節(jié)內(nèi)容根據(jù)公司實(shí)際情況及需求進(jìn)行補(bǔ)充。
第二章會(huì)議流程
為確保董事會(huì)議案的高效、有序進(jìn)行,明確會(huì)議流程各環(huán)節(jié),提高決策質(zhì)量,本章將詳細(xì)闡述會(huì)議流程的各個(gè)階段。
一、會(huì)議籌備
1.會(huì)議通知:董事會(huì)秘書應(yīng)在董事會(huì)召開前規(guī)定的時(shí)間,向各位董事發(fā)送會(huì)議通知,明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。
2.議案征集:董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)收集、整理各位董事及相關(guān)部門提交的議案,確保議案內(nèi)容符合規(guī)定要求。
3.議案篩選與排序:董事長(zhǎng)或董事會(huì)秘書根據(jù)議案的緊急程度、重要性等因素,對(duì)議案進(jìn)行篩選與排序。
二、會(huì)議召開
1.會(huì)議簽到:董事應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到,確保會(huì)議的正式召開。
2.會(huì)議主持:董事長(zhǎng)擔(dān)任會(huì)議主持人,負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。
3.議案匯報(bào):議案提交人應(yīng)對(duì)提交的議案進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào),包括議案背景、目的、預(yù)期效果等。
三、議案討論與決策
1.議案討論:董事會(huì)對(duì)議案進(jìn)行充分討論,各位董事可就議案內(nèi)容發(fā)表意見、提出建議。
2.投票表決:議案討論結(jié)束后,董事會(huì)進(jìn)行記名投票表決。
3.決策結(jié)果:表決結(jié)果當(dāng)場(chǎng)公布,形成董事會(huì)決議。
四、會(huì)議總結(jié)
1.會(huì)議紀(jì)要:董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容,編寫會(huì)議紀(jì)要。
2.決議通知:董事會(huì)決議應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi),通知公司相關(guān)部門及人員。
3.董事反饋:董事可在會(huì)議紀(jì)要中提出對(duì)會(huì)議決策的反饋意見。
五、議案跟蹤落實(shí)
1.執(zhí)行主體:董事會(huì)決議中應(yīng)明確議案的執(zhí)行主體,確保責(zé)任到人。
2.執(zhí)行期限:根據(jù)議案緊急程度和實(shí)際需求,明確執(zhí)行期限。
3.監(jiān)督與評(píng)估:董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)董事會(huì)決議的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行評(píng)估。
第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
為確保董事會(huì)決策的有效執(zhí)行,加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的管理,本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程。
一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布
1.董事會(huì)秘書應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄,編制會(huì)議紀(jì)要。
2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、表決結(jié)果等內(nèi)容。
3.董事長(zhǎng)應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審核,確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)布。
二、會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與傳閱
1.董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)至各位董事、高級(jí)管理人員及相關(guān)人員。
2.各接收人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會(huì)議紀(jì)要,了解董事會(huì)決策內(nèi)容,確保決策的貫徹執(zhí)行。
三、議案執(zhí)行情況的跟蹤
1.董事會(huì)決議的執(zhí)行主體應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求,制定具體的執(zhí)行計(jì)劃。
2.董事長(zhǎng)或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查議案的執(zhí)行進(jìn)度,確保按期完成。
3.如執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào),尋求解決方案。
四、執(zhí)行結(jié)果的反饋與評(píng)估
1.議案執(zhí)行結(jié)束后,執(zhí)行主體應(yīng)向董事長(zhǎng)提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。
2.董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)整理執(zhí)行結(jié)果報(bào)告,并在下一次董事會(huì)會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)。
3.董事會(huì)根據(jù)執(zhí)行結(jié)果,對(duì)議案的實(shí)際效果進(jìn)行評(píng)估,為今后決策提供參考。
五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱
1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔,確保資料齊全、便于查閱。
2.各相關(guān)人員如有需要查閱會(huì)議紀(jì)要,應(yīng)向董事會(huì)秘書提出申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。
第四章會(huì)議室管理規(guī)定
為確保董事會(huì)會(huì)議的順利進(jìn)行,提供良好的會(huì)議環(huán)境,本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。
一、會(huì)議室預(yù)訂與安排
1.董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂工作,確保會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地合理安排。
2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí),需提前告知參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等,以便安排合適的會(huì)議室及設(shè)施。
3.會(huì)議室使用優(yōu)先保證董事會(huì)及其下屬專業(yè)委員會(huì)的會(huì)議需求。
二、會(huì)議室設(shè)施與布置
1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施,如投影儀、音響設(shè)備、白板等。
2.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方,符合公司形象。
3.董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施,確保設(shè)備正常運(yùn)行。
三、會(huì)議室使用規(guī)范
1.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)保持安靜,自覺(jué)遵守會(huì)議紀(jì)律。
2.禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食,保持會(huì)議室衛(wèi)生。
3.會(huì)議室內(nèi)禁止隨意擺放私人物品,以免影響會(huì)議正常進(jìn)行。
四、會(huì)議室安全與保密
1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置專門的安全通道,確保參會(huì)人員的安全。
2.會(huì)議室內(nèi)外應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備,保障會(huì)議安全。
3.會(huì)議室使用過(guò)程中,參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露會(huì)議內(nèi)容。
五、會(huì)議室維護(hù)與保潔
1.董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的日常維護(hù)工作,確保設(shè)施完好。
2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保潔,保持室內(nèi)環(huán)境整潔。
3.會(huì)議結(jié)束后,參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位,關(guān)閉電源,確保會(huì)議室整潔有序。
六、會(huì)議室管理責(zé)任
1.董事會(huì)秘書作為會(huì)議室管理責(zé)任人,應(yīng)確保會(huì)議室管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。
2.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為,應(yīng)予以制止,并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理。
3.定期對(duì)會(huì)議室管理工作進(jìn)行總結(jié),持續(xù)改進(jìn)管理措施。
第五章附則
為確保本管理制度的實(shí)施效果,明確相關(guān)事項(xiàng),特制定以下附則:
一、本管理制度自董事會(huì)審議通過(guò)之日起實(shí)施,原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不
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