大學(xué)學(xué)院檔案管理辦法

XXXX學(xué)院檔案管理辦法

第一章總則第一條

為規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條

XXXX學(xué)院檔案是指XXXX學(xué)院（包括其前身）在各個(gè)辦學(xué)時(shí)期從事教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的有價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的歷史記錄。第三條

學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全與合理開發(fā)利用。第四條

學(xué)院檔案工作是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，應(yīng)納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，與學(xué)院其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。第五條

學(xué)院檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”管理，即學(xué)院各級黨政管理部門和教學(xué)、科研、生產(chǎn)等單位均要把檔案工作納入工作計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同步布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第二章管理體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置第六條

學(xué)院檔案工作接受上級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第七條

學(xué)院檔案工作在院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，并確定一名副院長分管檔案工作。第八條

學(xué)院成立檔案工作委員會，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、研究解決檔案工作中的重大問題。成員由主管院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位負(fù)責(zé)人組成，委員辦公室設(shè)在黨政辦檔案館。第九條

學(xué)院各二級單位、機(jī)關(guān)各處室和直屬單位確定一名負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并要配備適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)本單位文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作。第十條

學(xué)院檔案館是學(xué)院檔案工作的職能管理部門，同時(shí)也是永久保存和提供利用學(xué)院檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。學(xué)院檔案館的基本任務(wù)是：(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、法規(guī)、政策，規(guī)劃全院檔案工作；(二)制訂學(xué)院關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；(三)負(fù)責(zé)收集(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案和有關(guān)資料：(四)開展檔案的開發(fā)和利用工作;(五)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料、編制檢索工具、積極開發(fā)檔案信息資源；(六)負(fù)責(zé)對全院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)兼職檔案人員的立卷歸檔工作；(七)開展檔案宣傳工作和利用教育活動；(八)開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動；(九)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。第三章人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備第十一條

檔案室的人員編制，根據(jù)學(xué)院發(fā)展規(guī)模、每年檔案遞增的數(shù)量和庫藏檔案總量等實(shí)際需要確定。檔案專職人員應(yīng)配備政治上可靠，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并具有大專以上文化水平和檔案業(yè)務(wù)知識、符合機(jī)要人員條件的干部。其中負(fù)責(zé)黨群類檔案管理的干部必須是中共黨員。第十二條

學(xué)院檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識。第十三條

學(xué)院檔案工作人員(包括專職檔案工作人員和以做檔案工作為主的兼職檔案工作人員)屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按照上級和學(xué)院的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。學(xué)院對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案館工作人員，按相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施，并可以給予適當(dāng)補(bǔ)助。第十四條

學(xué)院檔案工作所需經(jīng)費(fèi)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。院屬各單位有關(guān)檔案工作經(jīng)費(fèi)，應(yīng)在本單位經(jīng)費(fèi)中解決。第十五條

學(xué)院檔案工作所需設(shè)備、裝具和柜架，學(xué)院有計(jì)劃地予以配置。第十六條

學(xué)院應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用以推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化提供必要的經(jīng)費(fèi)保障。第四章檔案的管理第十七條

學(xué)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，對學(xué)院規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按規(guī)定向檔案館移交，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。第十八條

學(xué)院檔案按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《XXXX學(xué)院檔案分類編號方案》進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排架。第十九條

學(xué)院檔案庫房要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，設(shè)專人管理，并具有“八防措施”。第二十條

檔案館要定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。對已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)在征得有關(guān)部門的同意，并造冊報(bào)經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)、銷毀檔案的程序和辦法，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。第二十一條

檔案館要建立統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定及時(shí)上報(bào)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。第二十二條

逐步推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)，提升檔案工作現(xiàn)代化水平。第五章文件材料的形成與歸檔第二十三條

學(xué)院各單位應(yīng)建立、健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，確保重要的教學(xué)、科研、黨政管理活動，均有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第二十四條

學(xué)院實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷歸檔制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷或裝盒，交本部門負(fù)責(zé)人或課題負(fù)責(zé)人檢查、簽字后，向檔案館移交，并履行交接手續(xù)，填寫移交清冊。第二十五條

各立卷部門應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中錄入案卷信息，同時(shí)上傳相應(yīng)電子檔案。第二十六條

學(xué)院對科研成果、基建工程和儀器設(shè)備開箱等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)需有檔案館參與。第二十七條

歸檔的文件材料應(yīng)做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、裝訂整潔、案卷質(zhì)量符合《文書檔案案卷格式》的規(guī)定。第二十八條

歸檔時(shí)間要求(一)學(xué)院各黨政部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次年暑假前前歸檔；(二)各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔；(三)科研、基建部門的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔：第六章檔案的利用第二十九條

學(xué)院檔案館應(yīng)積極創(chuàng)造條件，按國家規(guī)定和批準(zhǔn)程序，分期分批向全校和社會開放檔案。第三十條

凡持有合法證明的校內(nèi)外單位或個(gè)人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱、摘抄和復(fù)制屬開放范圍的檔案。第三十一條

院內(nèi)外單位或個(gè)人要求利用屬尚未開放的檔案，須經(jīng)黨政辦相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，涉及國家秘密的報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十二條

港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，國外機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。第三十三條

學(xué)院檔案館是學(xué)院出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。加蓋學(xué)院檔案館公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。第三十四條

學(xué)院檔案館要有計(jì)劃地開展編研工作，編制必要的檢索工具，編輯檔案史料匯集和各種參考資料。檔案館應(yīng)設(shè)立閱覽室、制定檔案借閱辦法，積極主動為利用者提供服務(wù)。第七章考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第三十五條

學(xué)院對各部門檔案工作進(jìn)行定期檢查與考評，對工作成績突出的集體與個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。第三十六條

有下列表現(xiàn)之一者，學(xué)院給予獎(jiǎng)勵(lì)：(一)立卷歸檔工作完整、及時(shí)、符合規(guī)范；(二)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；(三)對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的

;(四)對檔案學(xué)術(shù)研究做出重要貢獻(xiàn)的;(五)將重要或者珍貴檔案捐贈給學(xué)校的；(六)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。第三十七條

有下列行為之一者，根據(jù)情節(jié)輕重，學(xué)院給予行政處分；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。(一)損毀