房地產(chǎn)文件管理程序制度規(guī)范標準手冊

房地產(chǎn)文件管理程序

1.目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保

公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)

部門及個人。

2.職責：

2.1總經(jīng)理室負責公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文件延誤的投

訴；

2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸

檔和銷毀等。

3.工作流程：

3.1文件分類：

3.1.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、

外來文件和外送文件。

A.內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請示單、報告、工作聯(lián)系

函、通知、會議文件、周記、制度文件等

B.外來文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來

文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等

C.外送文件：即公司制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業(yè)單

位發(fā)出的文件等

3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業(yè)務范圍內(nèi)使用的專門文件。分為技術(shù)

文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料

等。

A.技術(shù)文件：即以圖紙為核心的T程建設專用文件.如報批文件、標準圖集、內(nèi)業(yè)

資料、圖紙等。

B.財務文件：即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業(yè)材料。如會計憑證、

帳簿、報表及相關(guān)的財務報告等。

C.人事資料：即公司員工在應聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情

況、工作表現(xiàn)的個人資料。

D.合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各

類工程合同、設計合同、售樓合同等。

E.簽價單：即審計核算部在簽價認價時專用的文件。

F.決算資料：即審計核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。

3.1.3記錄：即公司各項質(zhì)量活動留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應

商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

3.2總要求：

3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。

3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格

式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見第三層次文件《融

僑集團文件處理辦法》之第二章“文件格式”）

3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進出口，文件不允許由擬寫人直接送領導者個

人，因特殊情況必須越過傳遞的，應于事后按程序補辦登記。

3.2.4各部室資料員要做好文書立卷，作。每年年初，根據(jù)以往本部門文件的運轉(zhuǎn)情

況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。

3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目，將空

白的文件清單置于該類目的最前面；隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸

入卷內(nèi)，并按文件收進順序填寫文件清單。

3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下兒個環(huán)節(jié)：

A.編制：文件由相關(guān)部門或個人擬寫，所在部室資料員進行編號登記；若以公司名

義對外行文則由總經(jīng)理秘書編號。

B.批準：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應的批準人審核簽發(fā)；需要多個部門批準的，須

進行會簽，簽發(fā)時須注明簽發(fā)時間；應用軟件的使用權(quán)限需報送總經(jīng)理批準。

C.登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應登記在相應的收文發(fā)文登記本上或

直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發(fā)號。

D.用?。汗居≌掠煽偨?jīng)理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應

以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。

E.發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準的發(fā)放范圍進行分發(fā)。制度文件換版時，由總經(jīng)理

室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。

F.傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在

公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需

要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。

G.更改：技術(shù)文件需要更改時，應由發(fā)布該文件的個人或部門提出，并填寫《文件

更改申請單》，通過資料員報原審批人批準，并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍

下發(fā)，同時作好登記。

H.版本公布：制度文件換版時，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號；總經(jīng)理室于每年

6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。

I.回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動不再符合持有資格時，所在部門資料員負責

及時收回。

J.歸卷：各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發(fā)放完

畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個較長時間段后，對手

頭的所有文件進行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯(lián)合辦

理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單

原件由財務計統(tǒng)部保存。

K.借閱：文件需要借閱或復印時，借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱

登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經(jīng)部門經(jīng)理批準。

L.保護：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸

卷時，復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。

M.歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移

交，無歸檔或存查價值的文件，經(jīng)鑒別和主管部門領導確認后銷毀。

3.2.7在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日（加急文件可

加蓋加急章）。若超過時限，必須先通知文件發(fā)出部門，井說明原因和預計文件

處理完結(jié)時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統(tǒng)部等控制

性部門的處理時間可根據(jù)實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發(fā)出

部門。部門之間也應加強橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

3.2.8在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應進行合理分工。在正職經(jīng)理出

差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發(fā)文件職責時，由副經(jīng)理替代，必

要時可通過電話向正職經(jīng)理請示，有若干個副經(jīng)理的部門應明確指定常務副經(jīng)

理C

3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認，以省略各部室

二次重復會簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見《合同管理制度》）。

3.2.10總經(jīng)理室負責對文件的傳遞、執(zhí)行情況進行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投

訴，并定期向總經(jīng)理匯報；

3.2.11各部室可根據(jù)實際需要制定各類表單，但必須根據(jù)本程序提供的相應表單樣式及

要素進行調(diào)整；若需要增設程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審

批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報總經(jīng)室。

3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時應進行登記和存盤，如需要電話確認的應在備注欄做好確

認記錄。

3.3分類管理：

3.3.1通用文件：

A.內(nèi)部文件：

a.請示單：即各部室請求總經(jīng)理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件，以固定

的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時限要求的需在文中注明，各級審批人無法實現(xiàn)的需

及時向經(jīng)辦人反饋。

部室

經(jīng)理

工作

情況時使用的陳述性文件，在我司，可視為請示單的補充形式。

a）知曉性報告：

相關(guān)部門或該部室經(jīng)該部室資總經(jīng)理秘總經(jīng)理b)

行

執(zhí)

通

相關(guān)部門或一該部室經(jīng)該部室資總經(jīng)理秘總經(jīng)理

即總經(jīng)理室或人力資源部要求

辦理

全公司或相關(guān)部室了解或

公司

事項時使用的文件，一般

由總

層面的、指示性質(zhì)的通知

經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。

a）總經(jīng)理室發(fā)文:

總經(jīng)理委托相關(guān)總經(jīng)理或辦總經(jīng)理秘總經(jīng)理秘書

b）人力資源部發(fā)文:

人力資源部經(jīng)理人力資源人力資源部人力資源部d.土

_______________________________________作聯(lián)

系函：即公司部門之間進行的一般日常工作聯(lián)系時使用的告知性函件。有反饋需求

的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應同時將反饋情

況函告抄送部門。

會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制

度》。

f.周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計劃、存在問題的文字記錄。

部門資料員自

部門經(jīng)理擬寫或委部門經(jīng)理簽部門資料

-------------------------右一.八出出行行.

制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準、發(fā)放、評

審、更改、換版等均須嚴格受控。如質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準，管理制度和程序文

B.

爾業(yè)、I口drUUorZ/X

b.相關(guān)個人收到外來文交所在部各部室于每年6月份向

受儂必?m

八粉二晶，#、4匚/士

文：如政府來文、供方來文、顧客來文等

a.圖紙：具體管理詳見《設計過程管理程序》

b.施工專用文件：具體管理詳見《施工管理程序》

B.財務文件：具體管理詳見《財務管理制度》

C.人事資料：具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

D.合同文件：具體管理詳見《合同管理制度》

E.簽價單：具體管理詳見《工程造價管理程序》

F.決算資料：具體管理詳見《工程造價管理程序》

3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

4.相關(guān)文件：

4.1《融僑集團文件處理辦法》（見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處

理辦法》）

4.2《設計過程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《財務管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造價管理程序》

5.相關(guān)表單：

5.1發(fā)文登記表

5.2收文登記表

5.3文件清單/移交清單

5.4請示單登記表

5.5文件借閱登記表

5.6工作請示單

5.7工作聯(lián)系函

5.8工作周記

5.9蓋章聯(lián)系單

5.10圖紙收發(fā)登記表（見《設計過程管理程序》）

5.11圖紙作廢通知單（見《設計過程管理程序》）

5.12圖紙借閱登記表（見《設計過程管理程序》）

5.13文件更改申請表

編制：包秋霞審核：林立強、陳衛(wèi)斌批準：林權(quán)

日期：2014.4.22日期：2014.4.28日期：2014.4.30

融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司

發(fā)文登記表

類目名稱:頁號,

頁號文件編號責任者日期文件名稱簽收

融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司

收文登記表

類目名稱;頁號;

頁號文件編文件名稱

責任者收到日期來件部門備注

號

融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件清單/移交清單

部門名稱；

類目名稱：頁號:

頁號文件編號責任者文件名稱日期金注

移交人,移交時間,接收入f

接收時間:

融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司

請示單登記表

頁

D:

頁號來件編號日期請示內(nèi)容簽收部門經(jīng)辦人簽收備注

融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司文件借閱登記表

頁號:

借閱日期借閱部門借閱人名稱文件名稱份數(shù)用途歸還日期簽收入備注

工作請示單

請示