2024年企業(yè)協(xié)議歸檔管理細(xì)則要點(diǎn)

2024年企業(yè)協(xié)議歸檔管理細(xì)則要點(diǎn)版A版本合同目錄一覽1.協(xié)議概述1.1協(xié)議類型1.2協(xié)議雙方1.3協(xié)議目的與范圍2.歸檔管理規(guī)范2.1歸檔材料范圍2.2歸檔材料要求2.3歸檔流程與時(shí)間3.歸檔材料保管3.1保管環(huán)境要求3.2保管安全措施3.3材料調(diào)用與歸還4.歸檔材料查閱4.1查閱權(quán)限4.2查閱流程4.3查閱記錄5.歸檔材料銷毀5.1銷毀條件5.2銷毀流程5.3銷毀記錄6.違規(guī)處理6.1違規(guī)類型6.2處理措施6.3處理記錄7.協(xié)議變更與終止7.1變更條件7.2終止條件7.3變更與終止流程8.爭(zhēng)議解決8.1爭(zhēng)議類型8.2解決方式8.3爭(zhēng)議處理流程9.保密條款9.1保密內(nèi)容9.2保密期限9.3保密泄露處理10.法律適用與爭(zhēng)議解決10.1法律適用10.2爭(zhēng)議解決方式10.3管轄法院11.其他條款11.1雙方約定的其他事項(xiàng)11.2附加條款12.簽約主體信息12.1甲方信息12.2乙方信息13.簽約日期與地點(diǎn)13.1簽約日期13.2簽約地點(diǎn)14.附件14.1附件列表14.2附件內(nèi)容說明第一部分：合同如下：第一條協(xié)議概述1.1協(xié)議類型1.2協(xié)議雙方甲方：（企業(yè)名稱）乙方：（歸檔管理服務(wù)提供商名稱）1.3協(xié)議目的與范圍本細(xì)則旨在明確甲方與乙方在企業(yè)協(xié)議歸檔管理方面的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，確保協(xié)議歸檔的高效、安全與合規(guī)。本細(xì)則適用于甲方與乙方之間所有協(xié)議的歸檔管理。第二條歸檔管理規(guī)范2.1歸檔材料范圍歸檔材料包括但不限于：合同文件、協(xié)議草案、往來函件、審批文件、履行報(bào)告等。2.2歸檔材料要求歸檔材料應(yīng)確保內(nèi)容完整、真實(shí)、有效，需包括：協(xié)議、附件、相關(guān)審批文件、修改記錄等。2.3歸檔流程與時(shí)間歸檔材料應(yīng)在協(xié)議簽訂后七個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔流程如下：（1）乙方將歸檔材料提交給甲方；（2）甲方對(duì)歸檔材料進(jìn)行審核；（3）甲方對(duì)審核無誤的歸檔材料進(jìn)行歸檔；（4）乙方保留歸檔材料的電子副本。第三條歸檔材料保管3.1保管環(huán)境要求歸檔材料應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)、恒溫的環(huán)境中，確保材料不受損壞。3.2保管安全措施乙方應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如加鎖、監(jiān)控等，確保歸檔材料的安全。3.3材料調(diào)用與歸還調(diào)用歸檔材料時(shí)，需經(jīng)過甲方審批。調(diào)用結(jié)束后，乙方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還歸檔材料。第四條歸檔材料查閱4.1查閱權(quán)限僅限于甲方授權(quán)的人員可查閱歸檔材料。4.2查閱流程查閱歸檔材料時(shí)，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)甲方審批后，由乙方提供歸檔材料。4.3查閱記錄查閱歸檔材料時(shí)，應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。第五條歸檔材料銷毀5.1銷毀條件歸檔材料銷毀需符合國(guó)家法律法規(guī)及甲方規(guī)定。5.2銷毀流程銷毀歸檔材料前，需經(jīng)甲方審批。銷毀流程如下：（1）乙方將擬銷毀的歸檔材料清單提交給甲方；（2）甲方對(duì)銷毀清單進(jìn)行審批；（3）甲方確認(rèn)無誤后，乙方進(jìn)行銷毀。5.3銷毀記錄銷毀歸檔材料時(shí)，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀人、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。第六條違規(guī)處理6.1違規(guī)類型違規(guī)行為包括但不限于：泄露歸檔材料、私自復(fù)制歸檔材料、不按規(guī)定歸檔等。6.2處理措施對(duì)于違規(guī)行為，甲方有權(quán)要求乙方停止違規(guī)行為，并要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。6.3處理記錄對(duì)違規(guī)行為的處理過程中，應(yīng)做好處理記錄，包括處理人、處理時(shí)間、處理結(jié)果等。第八條協(xié)議變更與終止8.1變更條件除非法律法規(guī)或甲方規(guī)定發(fā)生變化，否則本細(xì)則一經(jīng)簽訂，未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得單方面變更本細(xì)則。8.2終止條件（1）雙方協(xié)商一致解除本細(xì)則；（2）甲方違反本細(xì)則規(guī)定，嚴(yán)重?fù)p害乙方合法權(quán)益，乙方無法繼續(xù)履行本細(xì)則；（3）因不可抗力導(dǎo)致本細(xì)則無法履行。8.3變更與終止流程（1）雙方協(xié)商一致，簽訂變更或終止協(xié)議；（2）乙方將變更或終止協(xié)議提交給甲方；（3）甲方對(duì)變更或終止協(xié)議進(jìn)行審批；（4）甲方確認(rèn)無誤后，本細(xì)則按照變更或終止內(nèi)容執(zhí)行。第九條爭(zhēng)議解決9.1爭(zhēng)議類型本細(xì)則履行過程中發(fā)生的爭(zhēng)議包括但不限于：歸檔材料管理、保密、違約責(zé)任等。9.2解決方式雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決爭(zhēng)議。協(xié)商不成的，任何一方均可向甲方所在地的人民法院提起訴訟。9.3爭(zhēng)議處理流程爭(zhēng)議處理流程如下：（1）爭(zhēng)議雙方協(xié)商解決；（2）協(xié)商不成，提交甲方所在地仲裁委員會(huì)進(jìn)行仲裁；（3）仲裁結(jié)果為最終結(jié)果，雙方均應(yīng)遵守。第十條保密條款10.1保密內(nèi)容雙方在履行本細(xì)則過程中所獲悉的對(duì)方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、市場(chǎng)信息等，均應(yīng)予以保密。10.2保密期限保密期限自本細(xì)則簽訂之日起算，至本細(xì)則終止或履行完畢之日止。10.3保密泄露處理如發(fā)生保密信息泄露，泄露方應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第十一條法律適用與爭(zhēng)議解決11.1法律適用本細(xì)則的簽訂、履行、解釋及爭(zhēng)議解決均適用中華人民共和國(guó)法律。11.2爭(zhēng)議解決方式如雙方就本細(xì)則的簽訂、履行、解釋及爭(zhēng)議解決發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均可向甲方所在地的人民法院提起訴訟。11.3管轄法院本細(xì)則引起的訴訟，應(yīng)提交甲方所在地的人民法院管轄。第十二條其他條款12.1雙方約定的其他事項(xiàng)雙方可以在本細(xì)則基礎(chǔ)上，通過協(xié)商約定其他事項(xiàng)，并以附件形式附加在本細(xì)則之后。12.2附加條款附加條款應(yīng)由雙方共同簽署，并與本細(xì)則具有同等法律效力。第十三條簽約主體信息13.1甲方信息甲方名稱：（填寫甲方全稱）甲方地址：（填寫甲方地址）聯(lián)系人：（填寫聯(lián)系人姓名）聯(lián)系方式：（填寫聯(lián)系人電話）13.2乙方信息乙方名稱：（填寫乙方全稱）乙方地址：（填寫乙方地址）聯(lián)系人：（填寫聯(lián)系人姓名）聯(lián)系方式：（填寫聯(lián)系人電話）第十四條簽約日期與地點(diǎn)14.1簽約日期本細(xì)則簽署日期為2024年。14.2簽約地點(diǎn)本細(xì)則簽署地點(diǎn)為甲方所在地。第十五條附件15.1附件列表附件列表包括：（1）歸檔材料清單；（2）歸檔材料管理規(guī)范；（3）保密協(xié)議；（4）其他雙方約定的附件。15.2附件內(nèi)容說明附件內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)說明附件的名稱、內(nèi)容、份數(shù)等相關(guān)信息。第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：歸檔材料清單內(nèi)容說明：本附件詳細(xì)列出需歸檔的所有材料類型，包括但不限于合同文件、協(xié)議草案、往來函件、審批文件、履行報(bào)告等。附件二：歸檔材料管理規(guī)范內(nèi)容說明：本附件詳細(xì)規(guī)定歸檔材料的管理流程、保管環(huán)境、查閱權(quán)限、銷毀條件等要求。附件三：保密協(xié)議內(nèi)容說明：本附件詳細(xì)列出雙方在履行本細(xì)則過程中所獲悉的對(duì)方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、市場(chǎng)信息等，并規(guī)定保密期限及保密泄露處理方式。附件四：其他雙方約定的附件內(nèi)容說明：如有其他雙方約定的事項(xiàng)，可在此附件中詳細(xì)列出，包括但不限于額外保密信息、特定歸檔要求等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：1.泄露歸檔材料：未經(jīng)許可，私自泄露歸檔材料給第三方。2.私自復(fù)制歸檔材料：未經(jīng)許可，私自復(fù)制歸檔材料。3.不按規(guī)定歸檔：未按照歸檔流程和時(shí)間要求歸檔。4.未按時(shí)提供歸檔材料：未在協(xié)議簽訂后七個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。5.未按要求保管歸檔材料：未采取適當(dāng)?shù)陌踩胧瑢?dǎo)致歸檔材料損壞或遺失。違約責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：1.泄露歸檔材料：按照泄露信息的嚴(yán)重性和對(duì)甲方的損失程度進(jìn)行認(rèn)定。2.私自復(fù)制歸檔材料：按照復(fù)制的數(shù)量和影響范圍進(jìn)行認(rèn)定。3.不按規(guī)定歸檔：每次未按規(guī)定歸檔，需支付一定金額的違約金。4.未按時(shí)提供歸檔材料：按照延遲提供歸檔材料的時(shí)間長(zhǎng)度進(jìn)行認(rèn)定。5.未按要求保管歸檔材料：按照歸檔材料損壞或遺失的數(shù)量和重要性進(jìn)行認(rèn)定。示例說明：假設(shè)乙方未按規(guī)定歸檔，導(dǎo)致部分歸檔材料遺失，甲方因此遭受了10萬元的損失。根據(jù)違約責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，乙方需支付甲方向第三方支付的賠償金10萬元。說明三：法律名詞及解釋：1.企業(yè)協(xié)議：指甲方與乙方之間簽訂的、與企業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)相關(guān)的各類協(xié)議、合同、文件等。2.歸檔管理：指將企業(yè)協(xié)議等文件按照一定的要求進(jìn)行分類、整理、歸檔、保管和查閱的過程。3.歸檔材料：指需要進(jìn)行歸檔管理的企業(yè)協(xié)議、合同、文件等。4.保密信息：指在履行本細(xì)則過程中所獲悉的對(duì)方