湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄241401湖南廣聯(lián)飼料公司簡介 湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程設(shè)計(jì)湖南廣聯(lián)飼料公司簡介湖南廣聯(lián)飼料公司成立于2013年，位于寧鄉(xiāng)縣歷經(jīng)鋪鄉(xiāng)南太湖村十二組，是湖南一家高科技型的飼料制造企業(yè)，主營水產(chǎn)飼料、畜禽飼料和水產(chǎn)飼料預(yù)混料以及健康養(yǎng)殖業(yè)務(wù)。湖南廣聯(lián)飼料公司于2017年入選湖南飼料行業(yè)10強(qiáng)。湖南廣聯(lián)飼料公司近年來取得行業(yè)內(nèi)令人矚目的業(yè)績，主要得益于戰(zhàn)略定位的敏銳性、市場策略的準(zhǔn)確性和產(chǎn)品研發(fā)的高投資性。從2016年起，公司主營業(yè)務(wù)收入和凈利潤的增速均達(dá)到了60%以上，營業(yè)收入從2016年560萬元持續(xù)增長至2019年829萬元，凈利潤率遠(yuǎn)高于行業(yè)平均水平，公司盈利能力和成長速度遠(yuǎn)超行業(yè)優(yōu)秀企業(yè)。總經(jīng)理總經(jīng)理行政人事部財(cái)務(wù)部采購部技術(shù)研發(fā)部生產(chǎn)部行政人事部財(cái)務(wù)部采購部技術(shù)研發(fā)部生產(chǎn)部圖1湖南廣聯(lián)飼料公司組織架構(gòu)圖湖南廣聯(lián)飼料公司經(jīng)過多年的發(fā)展，形成了有一套專業(yè)的措施，保證采購能力的持續(xù)提高、有效控制采購風(fēng)險(xiǎn)。（1）實(shí)行集中采購模式：對大宗原料的采購實(shí)行集中采購，統(tǒng)籌原料采購需求，統(tǒng)一向供應(yīng)商購貨，以獲得規(guī)模效益；（2）組建專業(yè)化采購團(tuán)隊(duì)：根據(jù)原料種類、及市場地理位置，細(xì)分市場，各專業(yè)采購隊(duì)伍負(fù)責(zé)對應(yīng)市場且相互合作；（3）建立市場信息研究部門：借助信息技術(shù)及多年采購方案，實(shí)時(shí)追蹤、研究、判斷國內(nèi)外大宗原料的走勢，持續(xù)改進(jìn)采購策略；（4）構(gòu)建戰(zhàn)略合作關(guān)系。與長期合作、供貨水平高、原料質(zhì)量穩(wěn)定的上游供貨商結(jié)成戰(zhàn)略合作關(guān)系。此外，湖南廣聯(lián)飼料公司將原材料采購工作定位于“信息化專業(yè)采購”，借助全面的信息研究和風(fēng)險(xiǎn)管控，以期在采購管理上取得卓越成效。湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程存在的問題采購合同簽訂流程不完善雖然湖南廣聯(lián)飼料公司在飼料行業(yè)內(nèi)實(shí)力雄厚，但是至今未形成統(tǒng)一的采購合同模板，而且采購合同簽訂過程的管理較為混亂，審批環(huán)節(jié)多，某些審核環(huán)節(jié)基本上只是形式，造成合同審批期過長，效率較低；采購物資分類不清晰，不能夠及時(shí)、準(zhǔn)確追溯合同的執(zhí)行情況，難以對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和追溯。湖南廣聯(lián)飼料公司現(xiàn)行采購合同簽訂流程如圖2所示：提交審定提交起草合同談判提交審定提交起草合同談判執(zhí)行簽訂合同審閱授權(quán)簽訂各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核執(zhí)行簽訂合同審閱授權(quán)簽訂各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核圖2湖南廣聯(lián)飼料公司現(xiàn)行采購合同簽訂流程圖采購合同條款欠缺嚴(yán)謹(jǐn)性部分采購合同條款中出現(xiàn)合同雙方權(quán)利和責(zé)任不對等，或是雙方的尺度不一致；出現(xiàn)商務(wù)合同中條款和附件技術(shù)協(xié)議中條款不一致；或者合同條款簽訂的不全面、有欠缺、不嚴(yán)謹(jǐn)，就會(huì)存在法律風(fēng)險(xiǎn)，不利于保護(hù)公司權(quán)益。目前湖南廣聯(lián)飼料公司的采購業(yè)務(wù)越來越廣泛，采購項(xiàng)目的類型各異，公司制定有部分項(xiàng)目的采購模板，但是模版并不能覆蓋目前的業(yè)務(wù)類型。例如付款條款，很多飼料的供應(yīng)商為全國獨(dú)家公司或是唯一指定經(jīng)銷商，其在購銷合同中均要求：合同簽訂后預(yù)付合同總金額的100%。對于這種百分之百預(yù)付的情況，飼料購入后的驗(yàn)收和后續(xù)的服務(wù)質(zhì)量無法保障，需要合同中設(shè)置有相應(yīng)的賠償條款進(jìn)行制約，否則對于工作的順利開展會(huì)帶來潛在的隱患，增加管理上的風(fēng)險(xiǎn)。諸如此類的情況不斷在新項(xiàng)目中發(fā)生，雖然問題不是完全相同，但在大致方向上可以有所分類，湖南廣聯(lián)飼料公司未對這些合同類型進(jìn)行模版的制定，現(xiàn)有模版較為泛泛。存在同類合同反復(fù)審核現(xiàn)象同類合同反復(fù)審核問題，公司目前有部分類型項(xiàng)目的合同模版，盡管此類項(xiàng)目的合同是律師制定的版本，除了不需要再經(jīng)由律師審核之外仍需要與其他非制式模版類合同走相同的審核流程，消耗采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門大量工時(shí)。另外，除了制式模版合同，有些項(xiàng)目由于上條中提到的采購合同有效期問題，每年需要重新簽署一次，使用的合同模版每年都一樣，但是審核流程也都是需要重新走一遍，重復(fù)性的工作占用工時(shí)。湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程設(shè)計(jì)生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃采購部主管審核采購計(jì)劃 不通過采購部主管審核采購計(jì)劃采購部門擬定采購合同通過采購部門擬定采購合同采購部主管審批采購合同不通過采購部主管審批采購合同 總經(jīng)理審批采購合同并簽字通過總經(jīng)理審批采購合同并簽字 不通過采購人員與供應(yīng)商簽訂合同通過采購人員與供應(yīng)商簽訂合同合同歸檔保管合同歸檔保管圖3湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程設(shè)計(jì)圖生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單優(yōu)化后的湖南廣聯(lián)飼料公司采購合同簽訂流程首先從生產(chǎn)部門開始，由生產(chǎn)部門向采購部提交物資需求單。一般情況下，湖南廣聯(lián)飼料公司生產(chǎn)部會(huì)每月發(fā)起一次原材料采購申請，由生產(chǎn)部門工作人員對所需的物資進(jìn)行整理，并填寫物資需求單，生產(chǎn)部主管按照本月的生產(chǎn)計(jì)劃審批物資需求單，并進(jìn)行相應(yīng)的修改，然后上交到采購部。如果在當(dāng)月已經(jīng)完成了采購物資采購后，發(fā)現(xiàn)所采購的物資不足以滿足生產(chǎn)需求，則需要生產(chǎn)部首先向總經(jīng)理發(fā)送生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)告，總經(jīng)理同意后再向采購部提交物資需求單，采購部再按照正常的流程進(jìn)行采購物資。采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃生產(chǎn)部向采購部提交物資需求單采購部主管審核采購計(jì)劃采購部主管審核采購計(jì)劃 接收到生產(chǎn)部門提交的物資需求單后，采購人員需要在物資需求清單的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購計(jì)劃的制定。采購計(jì)劃不僅僅是價(jià)格，質(zhì)量等方面的內(nèi)容都在采購計(jì)劃的范圍以內(nèi)，采購計(jì)劃應(yīng)當(dāng)是為了配合生產(chǎn)計(jì)劃所制訂出來的，應(yīng)當(dāng)能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)所需，冰下其基礎(chǔ)上不會(huì)因?yàn)椴少彅?shù)量過高而導(dǎo)致存貨大量積壓，最終占用企業(yè)的企業(yè)流動(dòng)資金，并影響企業(yè)的資金使用效率。并提交采購部主管審核。采購部主管在審核過程中首先會(huì)核實(shí)生產(chǎn)部門下月的生產(chǎn)計(jì)劃，并核對物資需求單，再對采購人員制定的采購計(jì)劃進(jìn)行審核，主要是對采購計(jì)劃中的物資數(shù)量、價(jià)格、日期等信息進(jìn)行審核，通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。如果采購部主管對采購人員所制定的采購計(jì)劃存在疑惑或?qū)Υ瞬少徲?jì)劃認(rèn)為不合理，則退回采購人員重新制定，并重新審批，通過這樣的流程來控制公司采購計(jì)劃科學(xué)合理，降低物資浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃采購部主管審核采購計(jì)劃采購部主管審核采購計(jì)劃采購部按照物資需求單制定采購計(jì)劃采購部主管審核采購計(jì)劃不通過通過采購部門擬定采購合同 采購部門擬定采購合同采購部按照物資需求單制定好采購計(jì)劃后，提交給公司采購部主管審核采購計(jì)劃。采購部主管在審核過程中首先會(huì)核實(shí)生產(chǎn)部門下月的生產(chǎn)計(jì)劃，并核對物資需求單，再對采購人員制定的采購計(jì)劃進(jìn)行審核，主要是對采購計(jì)劃中的物資數(shù)量、價(jià)格、日期等信息進(jìn)行審核，通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。如果采購部主管對采購人員所制定的采購計(jì)劃存在疑惑或?qū)Υ瞬少徲?jì)劃認(rèn)為不合理，則退回采購人員重新制定，并重新審批，通過這樣的流程來控制公司采購計(jì)劃科學(xué)合理，降低物資浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。通過采購部門擬定采購合同采購部主管審核采購計(jì)劃采購部門擬定采購合同通過采購部門擬定采購合同采購部主管審核采購計(jì)劃 采購部主管審批采購合同采購部主管審批采購合同采購部主管審核采購計(jì)劃通過后，就可以讓采購人員擬定采購合同了，就合同相關(guān)條款與供應(yīng)商進(jìn)行談判，規(guī)定價(jià)格條款、付款條件、運(yùn)輸方式、品質(zhì)要求、包裝方式等相關(guān)交易內(nèi)容。然后采購人員按照要求擬定采購合同。在擬定合同時(shí)，除了常規(guī)的條款之外，合同內(nèi)容是否包含稅金，稅率的比例，稅負(fù)繳納的那方式等等都在合同的范圍以內(nèi)。因此，在擬定合同時(shí)，必須將合同的價(jià)格和稅金分別標(biāo)識(shí)。采購部主管審批采購合同采購部門擬定采購合同采購部主管審批采購合同采購部門擬定采購合同采購部主管審批采購合同 不通過通過總經(jīng)理審批采購合同并簽字 總經(jīng)理審批采購合同并簽字采購人員擬定好采購合同后，首先上交采購部主管進(jìn)行審批，采購部主管首先要核對采購合同上的數(shù)量、規(guī)格等項(xiàng)目是否與生產(chǎn)部所提交的物資需求單相對應(yīng)，采購合同中的各方面內(nèi)容是否能勾起和企業(yè)的要求和需要，是否科學(xué)，合理，公平公正，符合雙方利益要求，采購部主管審批通過后，最終由企業(yè)的總經(jīng)理對于整個(gè)合同進(jìn)行審批和簽訂；如果采購部主管審批未通過，則需求退回到采購人員處對合同中存在的問題進(jìn)行修改，并重新擬定采購合同。采購部主管審批采購合同總經(jīng)理審批采購合同并簽字總經(jīng)理審批采購合同并簽字采購部主管審批采購合同總經(jīng)理審批采購合同并簽字不通過采購人員與供應(yīng)商簽訂合同通過不通過采購人員與供應(yīng)商簽訂合同 采購部主管審批采購合同并通過后，總經(jīng)理在審批過程中，確定此次物資采購是否能夠滿足公司本月的生產(chǎn)需求，確定是否需要重新詢價(jià)議價(jià)或擬定合同，并決定合同是否簽訂，如確認(rèn)無誤則簽字審批并在系統(tǒng)中審批；如果總經(jīng)理審批未通過，則退回到采購部主管處，向采購部主管說明采購合同中的問題，由采購部主管進(jìn)行處理，采購部主管需要退回到擬定采購合同的工作人員處，并按照總經(jīng)理的反饋進(jìn)行修改，然后再次上交。采購人員與供應(yīng)商簽訂合同采購人員與供應(yīng)商簽訂合同總經(jīng)理審批并簽字 通過采購人員與供應(yīng)商簽訂合同總經(jīng)理審批并簽字合同歸檔保管合同歸檔保管當(dāng)決定要與該供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，湖南廣聯(lián)飼料公司的采購人員需要提前準(zhǔn)備好完整的《湖南廣聯(lián)飼料公司采購合同》，合同中貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)貨規(guī)則、交貨日期、遲延交貨的罰則、交貨地點(diǎn)、交貨方式、定金的支付等主要條款，必須明確而詳盡。于合同書中約定，供應(yīng)商須配合企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度，物料最遲在幾月幾日以前，全部送達(dá)交驗(yàn)。除因天災(zāi)及不抗力的事故外，倘逾期，每天供應(yīng)商應(yīng)賠償企業(yè)采購金額千分之幾的違約金。在簽訂合同過程中，應(yīng)當(dāng)以湖南廣聯(lián)飼料公司提供的合同文本為準(zhǔn)，如果供應(yīng)商有修改要求的，則要審查其所修改的內(nèi)容是否不利于我方，如果所修改的內(nèi)容不利于我方，尤其是免除或者減輕供應(yīng)商責(zé)任的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決不同意。合同歸檔保管采購人員與供應(yīng)商簽訂合同合同歸檔保管采購人員與供應(yīng)商簽訂合同合同歸檔保管采購合同簽訂完成后，廣聯(lián)飼料公司需要將采購合同交由財(cái)務(wù)部存檔處理。合同存檔管理可以按照“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進(jìn)行分類編號。保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。合同管理人員要加強(qiáng)對合同檔案的登記、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。湖南廣聯(lián)飼料公司簽訂采購合同流程設(shè)計(jì)總結(jié)采購是一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)所有業(yè)務(wù)的最終也是最初的開始。本設(shè)計(jì)以湖南廣聯(lián)飼料公司為案例。通過對公司的實(shí)地調(diào)查，針對公司簽訂采購合同的時(shí)候所存在的一系列不足和缺陷進(jìn)行了深入的了解，發(fā)現(xiàn)湖南廣聯(lián)飼料公司采購合同簽訂流程方面存在很多問題，現(xiàn)對其流程進(jìn)行優(yōu)化。在本設(shè)計(jì)中，優(yōu)化的流程首先優(yōu)化了公司制定采購訂單的環(huán)節(jié)，由于采購人員與生產(chǎn)人員之間的交流不會(huì)很頻繁，采購人員也不懂生產(chǎn)上的專業(yè)需要，因此在采購時(shí)難免會(huì)在物資質(zhì)量、價(jià)格上出現(xiàn)誤差，通過制定采購計(jì)劃能夠使公司的采購計(jì)劃會(huì)更加科學(xué)合理，并且能夠降低物資浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。在簽訂采購合同流程中，采購人員所擬定的采購合同需要先由采購主管審批，再由總經(jīng)理審批，從而加強(qiáng)在簽訂采購合同流程中的監(jiān)督力度，杜絕采購人員從中貪污的行為。同時(shí)在原采購合同簽訂流程基礎(chǔ)上增加了合同歸檔環(huán)節(jié)，能夠完善湖南廣聯(lián)飼料公司的采購合同簽訂流程。同時(shí)希望能對湖南廣聯(lián)飼料公司以及同類民營制造型企業(yè)的簽訂采購合同流程優(yōu)化或者再造起到一定借鑒作用。

參考資料[1]孫景怡.公共采購合同管理研究[J].中央財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào),2020(05):106-117.[2]楊東紅.強(qiáng)化電力物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)部控制[J].廣東科技,2020,2