好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1好又多超市（祁東縣店）簡介..........................................1

2好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀..........................1

2.1好又多超市（祁東縣店）采購方式................................1

2.2好又多超市（祁東縣店）采購業(yè)務(wù)流程............................1

3好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題....................2

3.1供應(yīng)商選擇不合理..............................................2

3.2采購崗位設(shè)置不科學(xué)............................................2

3.3采購計(jì)劃制定不完善............................................2

3.4驗(yàn)收制度不合理................................................2

4好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..................3

4.1合理選擇供應(yīng)商優(yōu)化設(shè)計(jì)方案....................................3

4.2采購崗位設(shè)置優(yōu)化設(shè)計(jì)方案......................................5

4.3制定采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案......................................6

4.4驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案..........................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1好又多超市（祁東縣店）簡介

好又多超市（祁東縣店）成立于2018年08月24日，注冊資本為5000元。

注冊地位于湖南省衡陽市祁東縣磚塘鎮(zhèn)龍溪村6組，法定代表人為管志貴。其

所屬的企業(yè)類型為個(gè)體工商戶，所屬的行業(yè)為零售業(yè)。超市經(jīng)營范圍包括煙草

制品、營養(yǎng)和保健品、酒、飲料及茶葉的零售;預(yù)包裝食品、散裝食品、乳制品、

家用電器、卷煙、雪茄煙、日用百貨零售;冷飲食品等。

2好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1好又多超市（祁東縣店）采購方式

好又多超市（祁東縣店）的物資采購方式有三種，第一種采購方式為：采

購物資基本由供應(yīng)商送貨到店（供應(yīng)商不固定）。第二種采購方位為：當(dāng)采購

物資較多時(shí)，超市可派車幫忙裝貨但運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)。第三種采購方式為：

對于小件、需求量不大的物資由采購人員自采。各采購方式占超市采購方式的

比例情況如表1所示：

表1：各采購方式占超市采購方式的比例

采購方式類型供應(yīng)商送貨上門超市派車采購采購人員自采

占比情況（%）80155

2.2好又多超市（祁東縣店）采購業(yè)務(wù)流程

好又多超市（祁東縣店）的整個(gè)采購業(yè)務(wù)由采購部獨(dú)立完成，其具體的采

購業(yè)務(wù)流程為：采購部將超市每天所需要的物資進(jìn)行整合，由采購主管編制采

購計(jì)劃并審核物資請購單。采購人員則按照采購主管編制的采購計(jì)劃填寫物資

請購單并根據(jù)審核過后的請購單通過對物價(jià)的詢問、對比的方式來選擇合適的

供應(yīng)商，然后與其選擇的供應(yīng)商簽訂采購合同并在所采購的物資到達(dá)倉庫后進(jìn)

行收貨和驗(yàn)收入庫并填寫入庫單。財(cái)務(wù)部則根據(jù)入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票和

采購合同支付超市所需支付的采購款項(xiàng)。

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3好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1供應(yīng)商選擇不合理

好又多超市（祁東縣店）在供應(yīng)商的選擇中存在以下兩個(gè)問題：第一，采

購人員沒有搜集供應(yīng)商的相關(guān)信息并建立數(shù)據(jù)庫，缺乏對市場的整體認(rèn)知，導(dǎo)

致可供選擇的供應(yīng)商范圍太小也不能夠及時(shí)找到最合適的供應(yīng)商。第二，選擇

供應(yīng)商所參與的人員只是負(fù)責(zé)該項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的采購人員，導(dǎo)致采購的物資無法

體現(xiàn)超市的真正需求，還可能導(dǎo)致采購員對選擇的供應(yīng)商有徇私舞弊的現(xiàn)象產(chǎn)

生，這也違反了不相容職務(wù)相分離原則。

3.2采購崗位設(shè)置不科學(xué)

當(dāng)采購人員所采購的物資到達(dá)好又多超市（祁東縣店）的倉庫后，由執(zhí)行

這項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的采購人員直接進(jìn)行收貨并驗(yàn)收入庫，而不是設(shè)立專門的驗(yàn)收人

員，這違反了不相容職務(wù)相分離原則。由一個(gè)人擔(dān)任兩項(xiàng)不相容職務(wù)使得采購

人員可以隨意地更改實(shí)際所采購的物資數(shù)量，也容易導(dǎo)致在物資驗(yàn)收過程中產(chǎn)

生對供應(yīng)商的舞弊行為，采購人員有可能將不合格的物資也驗(yàn)收入庫，進(jìn)而損

害超市的經(jīng)濟(jì)利益。而且在所采購的物資到達(dá)倉庫后，倉庫保管員沒有通知質(zhì)

檢人員和驗(yàn)收人員而是由負(fù)責(zé)這項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的采購人員直接驗(yàn)收入庫，這容易

造成超市經(jīng)濟(jì)利益的損失。待貨物驗(yàn)收入庫后應(yīng)由采購人員將蓋章齊全的入庫

單、驗(yàn)收單、采購合同和采購發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬。

3.3采購計(jì)劃制定不完善

好又多超市（祁東縣店）的采購主管編制的采購計(jì)劃僅依靠每日需求所得，

而不與銷售部的成員進(jìn)行溝通交流，這使得采購主管并不能完全準(zhǔn)確的將所有

所需物資都計(jì)劃在內(nèi)。另外，好又多超市（祁東縣店）的采購主管僅根據(jù)每日

需求編制采購計(jì)劃而且由采購人員是根據(jù)采購計(jì)劃去采購超市所需物資的，這

會(huì)容易出現(xiàn)因?yàn)椴少徣藛T采購物資不及時(shí)而導(dǎo)致缺貨現(xiàn)象的發(fā)生，這也不利于

控制采購成本，還會(huì)降低采購環(huán)節(jié)的效率。而對物資進(jìn)行提前采購可以讓超市

避免多頭采購或分散采購，也可以避免因?yàn)槿必浂枰o急補(bǔ)貨其有可能導(dǎo)致

采購費(fèi)用的增加，從而有利于提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本。

3.4驗(yàn)收制度不合理

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首先，當(dāng)供應(yīng)商將好又多超市（祁東縣店）所訂購的物資送達(dá)至好又多超

市時(shí)，好又多超市并沒有安排專門人員對物資進(jìn)行驗(yàn)收。其次，好又多超市沒

有規(guī)定：在驗(yàn)收過程中如果有配送單或訂貨單上的數(shù)量與實(shí)物不符的情況發(fā)生

時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)該如何處理該問題，也沒有規(guī)定:在驗(yàn)收過程中如果好又多超市

所采購的物資發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)該如何處理該問題。此外，好又多

超市也沒有明確在驗(yàn)收流程中所涉及的相關(guān)內(nèi)部人員以及供應(yīng)商的責(zé)任。這些

問題都容易導(dǎo)致好又多超市（祁東縣店）蒙受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

4好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

4.1合理選擇供應(yīng)商優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

因?yàn)楹糜侄喑校ㄆ顤|縣店）在選擇供應(yīng)商方面沒有按照規(guī)定的流程執(zhí)行，

進(jìn)而導(dǎo)致采購人員在選擇供應(yīng)商時(shí)，往往會(huì)為了一些蠅頭小利而去選擇那些不

合規(guī)定的供應(yīng)商，從而造成其所采購的物資存在質(zhì)量問題，在儲(chǔ)存的過程中也

很容易會(huì)發(fā)生腐爛、變質(zhì)等問題。而且將不合格的物資銷售出去會(huì)對好又多超

市（祁東縣店）的形象造成很大的影響，還不利于超市的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，好

又多超市（祁東縣店）可以建立相關(guān)供應(yīng)商的管理系統(tǒng)，其具體操作過程為：

首先由采購主管先對于那些可供好又多超市（祁東縣店）選擇的供應(yīng)商的相關(guān)

財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析，如：該供應(yīng)商的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、成本控制表、信用

等級(jí)等判斷是否選擇該供應(yīng)商。此外采購主管還需要搜集可供好又多超市（祁

東縣店）選擇的供應(yīng)商的相關(guān)非財(cái)務(wù)信息，如：供應(yīng)商售后服務(wù)和交貨能力等，

然后根據(jù)這些相關(guān)非財(cái)務(wù)信息編制出供應(yīng)商評分表，供應(yīng)商評分表的模板如表

2所示：

表2：供應(yīng)商評分表

測評項(xiàng)目項(xiàng)目分解測評分值

交貨期按時(shí)足量交貨10

偶爾推遲交貨6

經(jīng)常不按時(shí)交貨4

供貨質(zhì)量質(zhì)量好且通過質(zhì)量體系8

認(rèn)證

產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到合同標(biāo)準(zhǔn)，6

且通過質(zhì)量體系認(rèn)證，偶

爾會(huì)出現(xiàn)一些一般性的

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質(zhì)量問題

質(zhì)量問題較多且無質(zhì)量4

體系認(rèn)證

質(zhì)量較差，換貨率、退貨2

率高

售后服務(wù)定期跟蹤產(chǎn)品使用情況，8

積極解決潛在問題，保證

客戶滿意度

對存在的問題，主動(dòng)分析6

原因，及時(shí)處理

能夠協(xié)同解決產(chǎn)品在使4

用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問

題

對客戶反映的產(chǎn)品質(zhì)量2

問題不予解決

產(chǎn)品依賴性有專門物資，我方對該物10

資具有很強(qiáng)依賴性，短時(shí)

間內(nèi)不可替換

對物資有一定依賴性，短6

時(shí)間內(nèi)替換有一定困難

屬于同用產(chǎn)品，國家名優(yōu)4

產(chǎn)品

供貨價(jià)格在同等條件下，供貨價(jià)格8

最低

在同等條件下，供貨價(jià)格6

處于平均水平

在同等條件下，供貨價(jià)格4

波動(dòng)大

在同等條件下，供貨價(jià)格2

最高

環(huán)保健康具有環(huán)境職業(yè)健康認(rèn)證，8

確保產(chǎn)品包裝完好無損、

運(yùn)輸安全快捷。

4

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該產(chǎn)品的包裝質(zhì)量一般，6

未能通過環(huán)境職業(yè)健康

認(rèn)證，但不影響運(yùn)輸

該產(chǎn)品的包裝質(zhì)量一般，4

未能通過環(huán)境職業(yè)健康

認(rèn)證，可能存在運(yùn)輸方面

的隱患

沒有環(huán)境職業(yè)健康認(rèn)證，2

產(chǎn)品包裝較差，裝卸困難

最后采購主管便可以根據(jù)這張供應(yīng)商評分表（滿分120分）來確定最終的

供應(yīng)商以及選擇出不同類型的物資所適合的供應(yīng)商并將適合的供應(yīng)商記錄在該

管理系統(tǒng)中。建立相關(guān)供應(yīng)商的管理系統(tǒng)可以為好又多超市（祁東縣店）以后

的采購業(yè)務(wù)提前做好準(zhǔn)備，也為超市的物資需求和物資更新提供了市場信息，

還可以避免超市因選擇不合規(guī)的供應(yīng)商而造成的名譽(yù)受損以及經(jīng)濟(jì)利益的損失，

這也有助于采購主管在采購管理上進(jìn)行分類分級(jí)管理，可以節(jié)省每次采購人員

選擇供應(yīng)商的時(shí)間，讓采購人員可以更高效快速的擇優(yōu)選擇不同物資采購需求

所合適的供應(yīng)商。

4.2采購崗位設(shè)置優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

好又多超市（祁東縣店）應(yīng)該規(guī)定在采購環(huán)節(jié)中不同崗位的人員設(shè)置以及

明確相關(guān)的崗位要求。好又多超市（祁東縣店）采購環(huán)節(jié)中可以設(shè)置的人員應(yīng)

該包括：采購主管、采購人員、質(zhì)檢人員、驗(yàn)收人員、倉庫保管員。其中各相

關(guān)崗位的人員的職責(zé)如下：第一，好又多超市（祁東縣店）的采購主管根據(jù)上

月銷售情況和銷售人員反饋的物資銷售信息編制采購計(jì)劃，并在供應(yīng)商將物資

送到好又多超市時(shí)開具入庫通知單和驗(yàn)收單。采購主管還應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢人員和驗(yàn)

收人員在對好又多超市所采購的物資進(jìn)行驗(yàn)收入庫時(shí)反映的質(zhì)量或數(shù)量問題與

供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商溝通。第二，好又多超市（祁東縣店）的采購人員根據(jù)采購計(jì)

劃去采購物資，并在物資到達(dá)好又多超市后向采購主管申請開具入庫通知單和

驗(yàn)收單。在完成驗(yàn)收后，由采購人員把蓋章齊全的入庫單、采購合同、以及采

購發(fā)票送到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬。第三，當(dāng)供應(yīng)商將好又多超市（祁東縣店）所

采購的物資送至超市時(shí)，質(zhì)檢人員應(yīng)該根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、超市標(biāo)準(zhǔn)對

所采購的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，各類物資都必須具備各種規(guī)定資證才算質(zhì)檢合格，

質(zhì)檢人員在測定質(zhì)檢合格后便在驗(yàn)收單上加蓋“質(zhì)檢合格”章。如質(zhì)檢不合格

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則查明原因并向采購主管進(jìn)行書面報(bào)告。第四，好又多超市（祁東縣店）的驗(yàn)

收人員則根據(jù)入庫通知單、驗(yàn)收單及所附有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、裝箱單和

發(fā)貨明細(xì)對所采購的物資進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收無誤則在驗(yàn)收單加蓋“驗(yàn)

訖”章。在驗(yàn)收過程中如果發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或數(shù)量短缺、損壞、無質(zhì)量證

明和技術(shù)資料等無法驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)向采購主管進(jìn)行書面報(bào)告。在完

成驗(yàn)收后,驗(yàn)收人員將所采購的物資交由倉庫保管員，并編制預(yù)先已經(jīng)連續(xù)編號(hào)

的驗(yàn)收單交由倉庫保管員簽字以確認(rèn)完成驗(yàn)收。第五，好又多超市（祁東縣店）

的倉庫保管員將完成驗(yàn)收完成的采購物資按要求整理好并存入庫房中。采購崗

位設(shè)置的具體流程如圖1所示：

圖1：采購崗位優(yōu)化流程圖

4.3制定采購計(jì)劃優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

首先，好又多超市（祁東縣店）的采購主管可以根據(jù)“以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)訂

購”的采購模式去制定好采購計(jì)劃。但是由于好又多超市（祁東縣店）從屬于

零售行業(yè)，其不用自己購買原材料去生產(chǎn)所需銷售的產(chǎn)品，而是直接向供應(yīng)商

購買相應(yīng)的物資再對其所購買的物資進(jìn)行銷售即可。所以，好又多超市（祁東

縣店）的采購主管可以根據(jù)好又多超市的銷售人員反饋的各類物資的銷售額占

總體物資銷售額的比例來確定好又多超市的哪些物資是熱銷的，哪些物資是比

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較冷門的，并且以此為依據(jù)制定合理的采購計(jì)劃。好又多超市可以制定的采購

計(jì)劃流程圖如圖2所示：

圖2：制定采購計(jì)劃流程圖

好又多超市（祁東縣店）從2019年度至2021年度所采購的各類物資的銷

售額占總體物資銷售總額的比例情況如表3所示：

表3：各類物資銷售額占總體物資銷售額的比例情況

物資類型2019年度2020年度2021年度

銷售總額（萬元）111518

零食和生活必需71013

品（萬元）

其他物資（萬元）455

銷售額占比（%）63.6466.6772.22

由上表可知：好又多超市（祁東縣店）在2019年度至2021年度中的各類

物資銷售總額中零食、生活必需品的銷售額占比較重：都超過了百分之六十，

而且占比越來越重。因此，采購主管在制定采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對食品物資以及

生活必需品的的采購。另外，采購計(jì)劃中制定的物資買入時(shí)機(jī)不宜過早或過遲。

過早造成庫存堆積，占用堆存區(qū)；過晚則造成斷貨、客源流失，對好又多超市(祁

東縣城店)的形象也會(huì)造成影響。因此，編制采購計(jì)劃應(yīng)該在“零庫存”的觀念

下，確保物資能夠適時(shí)采購以及供應(yīng)商可以及時(shí)交貨。

4.4驗(yàn)收制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

將好又多超市（祁東縣店）采購物資的驗(yàn)收制度進(jìn)行優(yōu)化，不僅可以滿足

采購環(huán)節(jié)中經(jīng)濟(jì)管理的需要，而且可以對供應(yīng)商、采購人員和驗(yàn)收人員的工作

進(jìn)行三維度的評估和監(jiān)督。因此，做好采購物資驗(yàn)收工作是加強(qiáng)物資采購管理

的重要環(huán)節(jié)。好又多超市（祁東縣店）可以設(shè)立專門人員對其所采購的物資進(jìn)

行全面的驗(yàn)收，其具體流程可以為：首先，對于涉及同一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的采購人

員、質(zhì)檢人員、驗(yàn)收人員和倉庫保管員，好又多超市（祁東縣店）應(yīng)該規(guī)定這

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四人應(yīng)由不同的人來擔(dān)任。其次，好又多超市（祁