物業(yè)管理會議管理制度

物業(yè)管理會議管理制度第一章總則

為確保物業(yè)管理工作的高效與規(guī)范化，提高會議的質(zhì)量與效果，制定本會議管理制度。本制度適用于物業(yè)公司各類會議的組織與管理，旨在明確會議流程、職責分工、會議紀要的跟蹤落實及會議室管理規(guī)定，以實現(xiàn)決策的科學化、民主化，保障公司各項工作的順利進行。

一、會議目的

1.傳達上級指示，研究貫徹措施；

2.分析公司現(xiàn)狀，解決存在問題；

3.交流工作經(jīng)驗，提高管理水平；

4.部署工作任務(wù)，確保工作落實。

二、會議種類

1.定期會議：包括年度會議、季度會議、月度會議等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要隨時召開。

三、參會人員

1.公司領(lǐng)導(dǎo)；

2.各部門負責人及有關(guān)人員；

3.特邀嘉賓或?qū)＜摇?/p>

四、會議組織

1.會議籌備：由會議主持人或指定人員負責，包括確定會議主題、議程、參會人員、時間、地點等；

2.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等；

3.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，確保會議的出勤情況；

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，確保會議內(nèi)容的完整性。

五、會議紀律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意離場；

2.會議內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員；

3.參會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見；

4.會議主持人負責維護會議秩序，確保會議高效進行。

六、本制度自頒布之日起實施，如有未盡事宜，由公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作步驟，現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下：

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作計劃及實際需要，明確會議主題，確保會議的針對性和實效性；

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論的時間安排；

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門負責人及有關(guān)人員參會；

4.選擇會議時間：避開參會人員工作高峰期，確保參會人員能夠按時參加；

5.確定會議地點：選擇適宜的會議室，確保會議場地符合會議需求。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：通過郵件、短信、電話等方式，提前向參會人員發(fā)送會議通知；

2.通知內(nèi)容：包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員、會議主持人等；

3.通知時間：確保會議通知在會議召開前足夠的時間內(nèi)發(fā)送，以便參會人員提前做好準備。

三、會議簽到

1.設(shè)立會議簽到臺，配備簽到表；

2.參會人員應(yīng)在會議開始前到達會議室，進行簽到；

3.會議組織者應(yīng)統(tǒng)計簽到情況，及時通知未簽到人員。

四、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員；

2.各議題負責人按照議程順序，對議題進行匯報和討論；

3.參會人員針對議題發(fā)表意見，展開討論；

4.會議主持人總結(jié)討論成果，形成決策。

五、會議記錄

1.指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整；

2.記錄內(nèi)容包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果和決策進行總結(jié)；

2.強調(diào)會議紀要的跟蹤落實，明確責任人和完成時限；

3.對參會人員的積極參與表示感謝。

七、散會

會議結(jié)束后，參會人員按照會議記錄和會議紀要，開展相關(guān)工作。會議組織者負責整理會議室，確保場地干凈整潔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的落實，加強對會議紀要的跟蹤與管理，制定以下規(guī)定：

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由指定的會議記錄人負責整理會議紀要，確保內(nèi)容準確、完整；

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等；

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，及時發(fā)布給參會人員及相關(guān)責任人；

4.會議紀要發(fā)布形式包括但不限于郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等。

二、會議決策的落實與跟進

1.會議紀要中明確的決策事項，應(yīng)明確責任部門及責任人；

2.責任部門及責任人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)，制定具體實施方案，并報會議主持人審批；

3.實施過程中，責任人應(yīng)定期匯報工作進展，確保決策事項按計劃推進；

4.會議組織者應(yīng)跟蹤監(jiān)督?jīng)Q策事項的落實，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

三、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查閱；

2.歸檔形式包括電子版和紙質(zhì)版，確保資料的安全與完整；

3.公司員工有權(quán)查閱相關(guān)會議紀要，了解公司決策及工作動態(tài)；

4.會議紀要的查閱需遵循保密原則，不得隨意泄露給無關(guān)人員。

四、會議決策的評估與反饋

1.對于已完成的決策事項，責任部門應(yīng)進行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；

2.會議組織者應(yīng)收集評估結(jié)果，為今后的決策提供參考；

3.對于未完成的決策事項，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在下一次會議上匯報；

4.建立反饋機制，鼓勵員工對會議決策的落實提出意見和建議。

五、會議紀要的更新與調(diào)整

1.如會議決策在實際執(zhí)行過程中發(fā)生變化，應(yīng)及時更新會議紀要；

2.更新后的會議紀要需重新發(fā)布，確保相關(guān)人員了解最新決策；

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注決策實施過程中的調(diào)整，及時進行會議紀要的修訂；

4.修訂后的會議紀要應(yīng)重新審批，確保內(nèi)容的準確性和有效性。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門提出申請；

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會議室；

3.行政部門有權(quán)根據(jù)會議室使用情況，對預(yù)訂申請進行審核和調(diào)整；

4.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)遵守預(yù)定時間，不得隨意更改或取消。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理安排，確保舒適、實用；

2.會議桌椅、音響設(shè)備、投影儀等設(shè)施應(yīng)保持整潔、完好，如有損壞應(yīng)及時報修；

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備足夠的垃圾桶，保持環(huán)境衛(wèi)生；

4.會議組織者應(yīng)根據(jù)需要，提前布置會議室，并在會議結(jié)束后恢復(fù)原狀。

三、會議室使用

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急情況，請在會場外接聽電話；

3.會議室內(nèi)不得大聲喧嘩，保持安靜，以免影響其他會議室的使用；

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責清理會議室，確保場地干凈整潔。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責維護和管理，確保設(shè)備正常運行；

2.使用會議室設(shè)備前，相關(guān)人員應(yīng)接受培訓(xùn)，掌握設(shè)備操作方法；

3.會議室設(shè)備使用過程中，如遇故障，應(yīng)及時報修，不得擅自拆卸或更改設(shè)置；

4.會議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉會議室設(shè)備電源，節(jié)約能源。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全規(guī)定；

2.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險物品；

3.會議涉及商業(yè)秘密或敏感信息時，參會人員應(yīng)遵守保密原則，不得泄露；

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保文件、資料等不遺漏，防止信息泄露。

六、會議室的維護與更新

1.定期對會議室進行維護，包括設(shè)施維修、環(huán)境衛(wèi)生整治等；

2.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時更新會議室設(shè)備，提升會議室功能；

3.鼓勵員工對會議室管理提出建議和意見，不斷優(yōu)化會議室使用體驗；

4.定期評估會議室使用效果，完善管理規(guī)定，提高會議室利用率。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實施，特制定