大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

大型會(huì)議承辦工作手冊(cè)

目錄

一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備.................................-1-

（一）會(huì)議的發(fā)起：..................................-1-

（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：..............................-1-

（三）會(huì)議分工和責(zé)任：..............................-1-

二、會(huì)議承辦主體流程...................................-2-

1參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。................-2-

2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。................................-3-

3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。..........-3-

4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。............-4-

5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。............-4-

6參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。..........-4-

7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。............-4-

8擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排方案。..............-5-

9會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。............................-5-

10會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。...........................-7-

H公司人員的儀容儀表要求。.......................-7-

（二）會(huì)議中工作.................................-8-

1檢查工作。.....................................-8-

2迎接工作。........................................-8-

3公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。................................-9-

5散會(huì)后工作。.....................................-11-

〔三〕會(huì)后工作.....................................-12-

1送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。....................-12-

2賓館門口迎送參會(huì)客人的安排。....................-12-

3結(jié)賬工作。.......................................-12-

4聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。......................-13-

5會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。.............................-13-

6會(huì)后資料的整理。.................................-13-

7制作參會(huì)人員名冊(cè)。...............................-14-

8資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。........................-14-

三、會(huì)議期間宣傳工作

四、會(huì)議期間禮儀工作

一、會(huì)議前組織工作準(zhǔn)備

（一）會(huì)議的發(fā)起：

由會(huì)議發(fā)起人在會(huì)議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會(huì)議的

目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、要求等書面申請(qǐng)。

（二）會(huì)議組織和機(jī)構(gòu)：

由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)，并明確會(huì)議的主責(zé)

領(lǐng)導(dǎo)、組織機(jī)構(gòu)和公司參加會(huì)議的人員。

會(huì)議組織機(jī)構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會(huì)務(wù)內(nèi)勤組、會(huì)務(wù)外勤組、資料組。

各組成員一般由會(huì)議主題相關(guān)單位派出，必要時(shí)在全公司選調(diào)，一經(jīng)

明確，除特殊情況，會(huì)議期間各組成員應(yīng)以會(huì)議工作為第一首要工作。

（三）會(huì)議分工和責(zé)任：

由總指揮組織召開會(huì)議籌備工作分工會(huì)，明確各組職責(zé)和要求，

指定各組負(fù)責(zé)人（組長(zhǎng)），各組組長(zhǎng)召開本組分工會(huì)，把每項(xiàng)工作落實(shí)

到人。

二、會(huì)議承辦主體流程

（一）會(huì)議前期工作：

依照會(huì)議的整體流程對(duì)以下工作的進(jìn)行落實(shí)，每天將各個(gè)小組工

作情況及時(shí)準(zhǔn)確的向會(huì)議總指揮匯報(bào)。

1參會(huì)客人的聯(lián)系、函達(dá)及情況落實(shí)。

1.1參會(huì)客人的函文格式的起草、且提前五天函達(dá)給參會(huì)客人。

L2會(huì)議前兩天落實(shí)來參會(huì)客人情況。

1.2.1來客人數(shù)。

L2.2來客身份。

L2.3來客性別。

1.2.4重要客人的習(xí)俗。

1.2.5來客聯(lián)系方式。

1.2.6參會(huì)來客的對(duì)方協(xié)調(diào)人。

按照來客身份整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。

1.3會(huì)議前兩天落實(shí)參會(huì)來客到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站的具體情況。

L3.1乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員。

L3.2乘坐火車到達(dá)的的車次、時(shí)間、人員。

L3.3乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員。

L3.4有無自行開車來的人員情況。

按照來客到達(dá)時(shí)間整理順序并正式報(bào)告會(huì)議總指揮。

1.4由會(huì)議總指揮指定專人負(fù)責(zé)和參會(huì)客人保持聯(lián)絡(luò)，落實(shí)路途情況

且每半天匯報(bào)給總指揮，重要參會(huì)客人需及時(shí)匯報(bào)。

2參會(huì)資料的準(zhǔn)備。

2.1依據(jù)落實(shí)的來客情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作好秩序冊(cè)

（初稿）。

2.2依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天起草完成開幕辭。

2.3依據(jù)會(huì)議安排在會(huì)議前三天起草完成各會(huì)議講話。

2.4依據(jù)會(huì)議內(nèi)容安排在會(huì)議前三天制作完成會(huì)議演示資料。

2.5依據(jù)會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議前三天準(zhǔn)備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽

署）。

2.6由會(huì)議總指揮組織人員對(duì)上述材料進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門審定。

2.7由會(huì)議資料組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。

3會(huì)議場(chǎng)所的考察、落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

3.1依據(jù)會(huì)議規(guī)模要求，對(duì)預(yù)選的賓館入住條件進(jìn)行考察，并在會(huì)議

前三天書面匯報(bào)會(huì)議總指揮。

3.2依據(jù)會(huì)議要求，對(duì)預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察，并在會(huì)議前三天

書面匯報(bào)會(huì)議總指揮。

3.3在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其效勞情況進(jìn)

行落實(shí)。

3.4在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)其周圍環(huán)境進(jìn)

行考察。

3.5在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行考察時(shí)對(duì)交通情況進(jìn)行

考察。

4參會(huì)資料的制作落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

依據(jù)貨比三家原那么在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：

4.1資料制作周期。

4.2資料制作樣式。

4.3資料制作費(fèi)用。

5參會(huì)物品的情況落實(shí)，并作出預(yù)算報(bào)告。

依據(jù)貨比三家原那么在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：

5.1制作橫幅樣式、費(fèi)用、時(shí)間。

5.2酒水、飲料等價(jià)格。

5.3參會(huì)客人禮品的樣式、價(jià)格。

5.4會(huì)議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價(jià)格。

5.5相應(yīng)的發(fā)票情況。

6參會(huì)人員用車情況落實(shí)，并作出費(fèi)用報(bào)告。

依照會(huì)議的日程安排，在會(huì)議前三天書面匯報(bào)：

6.1車型、車況。

6.2租用費(fèi)用。

7進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算整理，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.1由會(huì)議總指揮組織、評(píng)定各匯報(bào)的情況。

7.2由會(huì)議總指揮指定會(huì)議財(cái)務(wù)專人，對(duì)評(píng)定下來的情況進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)

算整理。

7.3在會(huì)議前三天報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

7.4在公司領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審?fù)ㄟ^后，由指定的專人和財(cái)務(wù)部協(xié)商及時(shí)領(lǐng)出會(huì)

議?？睢?/p>

7.5由會(huì)議總指揮制定會(huì)議財(cái)務(wù)用款制度。

8擬定參會(huì)客人的詳細(xì)接待、安排方案。

在會(huì)議前兩日，由會(huì)議總指揮組織會(huì)議，依照時(shí)間順序?qū)ο旅婀?/p>

作進(jìn)行詳細(xì)方案：

8.1參會(huì)客人及陪同人員住宿安排。

8.2參會(huì)客人餐飲安排。

8.3參會(huì)客人行程安排。

8.4會(huì)議結(jié)束后活動(dòng)安排。

8.5會(huì)議前、中、后陪同人員的安排。

8.6參會(huì)客人的接站工作安排。

8.7會(huì)議期間與客人協(xié)調(diào)工作。

8.8突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。

9會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的工作安排。

在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，由會(huì)場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。并

將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。

9?1參會(huì)客人、陪同人員、工作人員房間。

9.1.1所有房間內(nèi)情況的落實(shí)。

9.1.2所有房間鑰匙統(tǒng)一領(lǐng)取，并做出相應(yīng)標(biāo)示。

9.1.3制作好房間人員入住空表格。

9.L4會(huì)議秩序冊(cè)的送到參會(huì)客戶房間。

9.L5水果、鮮花的送到參會(huì)客戶房間。

9.2會(huì)場(chǎng)的布置，會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。

9.2.3會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無誤。

9.2.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無誤。（保密會(huì)議不能用無

線麥克風(fēng)）

9.2.5會(huì)議講演用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。

9.2.6會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開關(guān)、電源及插板的落實(shí)。

9.2.7會(huì)場(chǎng)用打印機(jī)和紙張落實(shí)，聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤。

9.2.8會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無誤。

9.2.9會(huì)議場(chǎng)所各指引標(biāo)示的落實(shí)；

9.3會(huì)議所有物品、資料的到場(chǎng)、分裝整理。

9.3.1會(huì)議所有物品指定規(guī)放位置。

9.3.2會(huì)議用各物品及時(shí)購(gòu)置，分裝整理好。

9.3.3會(huì)議用所有資料進(jìn)行標(biāo)示、并蓋好圖章；

9.3.4會(huì)議用的物品（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤分裝入袋。

9.3.5會(huì)議用產(chǎn)品資料分裝入袋，并做好發(fā)放人員編號(hào)表格。

9.4參會(huì)客人的桌牌、會(huì)議牌制作。

9.4.1由會(huì)議總指揮對(duì)參會(huì)客人座次進(jìn)行排定。

9.4.2核實(shí)所有桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊。

9.4.3依照參會(huì)人員數(shù)量制作相應(yīng)會(huì)議牌。（藍(lán)底黑字無人員姓

名）

9.4.4按照公司會(huì)議人員制作相應(yīng)會(huì)議牌。（黃底黑字有人員姓

名）

9.5會(huì)議過程的攝影、照相安排。

9.5.1人員確實(shí)定。

9.5.2各重要時(shí)刻的攝影、照相確定。

9.5.3合影留念的場(chǎng)地確認(rèn)。

9.6會(huì)議用車的安排。

9.6.1確定好參會(huì)客人車輛到場(chǎng)時(shí)間。

9.6.2確定好參會(huì)客人車輛行走路線。

9.6.3確認(rèn)好接機(jī)、接站車輛、時(shí)間、人員。

10會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)外工作安排。

在會(huì)議前一日對(duì)下面工作完成，并由外場(chǎng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查。

并將結(jié)果及時(shí)匯總匯報(bào)給總指揮。

10.1試驗(yàn)設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的布置工作。

10.2參觀期間路線制定、講解人員、試驗(yàn)人員準(zhǔn)備工作。

10.3會(huì)議用各物品的采購(gòu)工作。

10.4公司人員、設(shè)備、資料和物品的運(yùn)送到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。

10.5會(huì)議期間天氣情況及物品的準(zhǔn)備。

10.6藥品準(zhǔn)備。

10.7會(huì)議期間道路通行情況。

11公司人員的儀容儀表要求。

〔二）會(huì)議中工作

會(huì)議期間每天晚上各會(huì)議小組組長(zhǎng)將情況向會(huì)議總指揮進(jìn)行匯

報(bào)，并按照會(huì)議總指揮要求做出第2天工作安排。

1檢查工作。

由會(huì)場(chǎng)工作組組長(zhǎng)隨時(shí)對(duì)下面工作進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安

排：

1.1公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況。

1.2會(huì)議用水果、酒水、物品、禮品的購(gòu)置、分裝、整理情況。

1.3會(huì)議室情況。

1.3.1會(huì)議用煙、煙灰缸、打火機(jī)的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺

放到位。

1.3.2會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位。

1.3.3會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好。

1.4會(huì)議用車、攝影、照相人員的落實(shí)和通知情況。

1.5參會(huì)客人的接機(jī)、接站工作安排情況。

2迎接工作。

2.1接機(jī)、接站參會(huì)客戶工作安排。

2.L1將參會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車站進(jìn)行時(shí)間排序。

2.1.2落實(shí)好接客的司機(jī)和車輛。

2.1.3定好到達(dá)賓館門口迎接的準(zhǔn)確時(shí)間。

2.2賓館門口迎接參會(huì)客人的安排。

2.2.1由司機(jī)將接到客人的情況及時(shí)通知會(huì)議總指揮。

2.2.2由總指揮根據(jù)參會(huì)客人到達(dá)賓館時(shí)間，指定負(fù)責(zé)人安排公司

人員在門口迎接。

2.2.3負(fù)責(zé)人對(duì)公司人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎接客人人員、

門口效勞人員，登記效勞人員。

2.2.4負(fù)責(zé)人隨時(shí)保持與會(huì)議總指揮的聯(lián)系，在得知客人到達(dá)賓館

前十五分鐘通知公司人員到門口等侯，并準(zhǔn)備好迎客的工

作。

2.2.5準(zhǔn)備好客人房間鑰匙；房間人員入住表格；各車輛內(nèi)的客人

情況落實(shí)工作。

2.2.6司機(jī)將車開到賓館門口，由門口效勞人員將車門拉開并站立

一旁。客人下車時(shí)，主要迎送人員上前迎接問候，并引領(lǐng)

客人到登記效勞人員處。

2.2.7由登記效勞人員進(jìn)行來客身份確認(rèn)，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)

客人到房間。

2.3與對(duì)方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實(shí)到客情況。

2.3.1實(shí)到參會(huì)人數(shù)。

2.3.2參會(huì)來客情況。

2.3.3參會(huì)客人身體狀況。

2.3.4參會(huì)客人有無其它要求。

3公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面工作。

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)與參會(huì)客人的會(huì)面安排。

3.2參會(huì)客人入住后走訪、交流工作。

4會(huì)場(chǎng)工作。

4.1會(huì)議資料的到位檢查。

4.1.1會(huì)議演示資料。

4.1.2產(chǎn)品資料。

4.1.3秩序冊(cè)中會(huì)議議程表。

4.L4各發(fā)言辭稿。

4.1.5投影指示激光筆。

4.2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序及人員工作的安排。

4.2.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)總調(diào)度的人員指定。

4.2.2會(huì)議主持人的安排。

4.2.3會(huì)議發(fā)言人及順序安排。

4.2.4會(huì)議辯論人員及順序的安排。

4.2.5會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)效勞人員的安排。

4.3會(huì)議場(chǎng)外人員工作的安排。

4.3.1會(huì)議用水的準(zhǔn)備。

4.3.2會(huì)議用物品的準(zhǔn)備。

4.3.3與會(huì)場(chǎng)效勞人員溝通、協(xié)調(diào)工作。

4.3.4會(huì)場(chǎng)內(nèi)交待的任務(wù)。

4.3.5其它偶發(fā)事件。

4.4資料協(xié)助人員的安排。

4.4.1投影資料的協(xié)助。

4.4.2文件修改及打印工作協(xié)助。

4.5會(huì)議全程記錄人員的安排。

4.5.1會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的文字書記人員。

4.5.2會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的錄音記錄人員。

4.6會(huì)議全程攝影、照相人員安排。

5散會(huì)后工作。

5.1參會(huì)客人就餐的準(zhǔn)備、安排。

5.1.1依照會(huì)議前制定的會(huì)餐安排對(duì)就餐地點(diǎn)進(jìn)行落實(shí)。

5.1.2對(duì)菜單進(jìn)行落實(shí)。

5.1.3就餐客人座位、排序的落實(shí)。

5.1.4在會(huì)議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)情況。

5.L5在會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到

位。

5.2安排落實(shí)引領(lǐng)客人到餐廳的人員。

5.3引領(lǐng)客人到餐廳。

5.4與對(duì)方協(xié)調(diào)人員進(jìn)行溝通確認(rèn)。

5.4.1參會(huì)客人返程時(shí)間、方式。

5.4.2參會(huì)客人其它要求。

5.5餐后休息安排。

5.6其它安排。

5.6.1參會(huì)客人返程票務(wù)的落實(shí)。

5.6.2參會(huì)客人是否有旅游活動(dòng)及安排。

5.6.3晚餐及晚上活動(dòng)的安排。

〔三〕會(huì)后工作

1送機(jī)、送站參會(huì)客戶工作安排。

1.1將參會(huì)客戶的去機(jī)場(chǎng)、火車站地進(jìn)行時(shí)間排序。

1.2將離開的客人進(jìn)行合理安排，并落實(shí)好送客的司機(jī)和車輛。

L3定好到達(dá)賓館門口迎等的準(zhǔn)確時(shí)間。

2賓館門口迎送參會(huì)客人的安排。

2.1由總指揮根據(jù)參會(huì)客人離開時(shí)間安排公司人員在門口迎送，指定

負(fù)責(zé)人。

2.2負(fù)責(zé)人對(duì)人員進(jìn)行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口效勞

人員，門外效勞人員。

2.3負(fù)責(zé)人在客人離開前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，

并準(zhǔn)備好送客的禮物。

2.4客人下來時(shí)，由主要迎送人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由

門口的迎送人員拉開門等候，司機(jī)將車開到門口，由門外人員將

車門拉開等候。

2.5當(dāng)客人到門口時(shí)，所有人員齊聲說“歡送再來！〃，當(dāng)客人坐上

車后集體揮手道別。

3結(jié)賬工作。

3.1由會(huì)議財(cái)務(wù)專人對(duì)會(huì)議期間的費(fèi)用進(jìn)行記賬。

3.2在客人離開房間前對(duì)房卡、其它費(fèi)用進(jìn)行核實(shí)。

3.3和賓館、餐館等的人員進(jìn)行對(duì)賬。

3.4結(jié)清費(fèi)用并審核票面。

4聯(lián)系參會(huì)客人平安到否工作。

4.1對(duì)參加會(huì)議的客人進(jìn)行分類，并細(xì)分落實(shí)到每個(gè)和客戶聯(lián)系的人

員。

4.2根據(jù)客戶離開的時(shí)間，乘坐的交通工具。在參會(huì)客戶到達(dá)目的地1

個(gè)小時(shí)內(nèi)進(jìn)行聯(lián)系確認(rèn)平安與否。

4.3將聯(lián)系結(jié)果及時(shí)向會(huì)議總指揮匯報(bào)。

5會(huì)后公司內(nèi)部總結(jié)會(huì)。

5.1由會(huì)議總指揮指定時(shí)間對(duì)會(huì)議的情況組織開總結(jié)會(huì)。

5.2由會(huì)議總指揮主持，邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席。

5.3由會(huì)議總指揮對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行書面匯報(bào)。

5.4由會(huì)議記錄人對(duì)會(huì)議中參會(huì)客人提出的問題進(jìn)行書面匯報(bào)。

5.5各小組負(fù)責(zé)人書面匯報(bào)本小組在會(huì)議期間的工作情況。

5.6由會(huì)議期間負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議期間所有的費(fèi)用情況對(duì)公司

領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行書面匯報(bào)。

5.7由會(huì)議中各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并進(jìn)行工作安排。

5.8由公司文員進(jìn)行總結(jié)會(huì)議的會(huì)議記錄。

6會(huì)后資料的整理。

6.1現(xiàn)將會(huì)議的所有資料包括總結(jié)會(huì)議記錄進(jìn)行分類。

6.2對(duì)整理好的會(huì)議資料進(jìn)行編號(hào)。

6.3對(duì)于答復(fù)客戶提出來的問題按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。

7制作參會(huì)人員名冊(cè)。

依據(jù)此次參加會(huì)議的客人，對(duì)所有來客資料做成名冊(cè)。

8資料、名冊(cè)的存檔與送達(dá)。

8.1對(duì)所有會(huì)議資料進(jìn)行存檔管理。

8.2對(duì)于客戶要求的回復(fù)的資料，在時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成，經(jīng)審核沒有問

題，及時(shí)發(fā)給客戶。

大型會(huì)議流程圖

大型活動(dòng)流程說明：

1、接受活動(dòng)邀請(qǐng)

?得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；

?如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程；

2、活動(dòng)前三星期

?參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)

化落實(shí)；

如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；

?幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；

定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；

.參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練；

3、活動(dòng)當(dāng)天

?參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)

間要佩帶胸卡；

?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激

光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；

?活動(dòng)中配合演示PPT,做好錄音；

?活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在

關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；

?在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情

況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作；

4、活動(dòng)后

整理業(yè)務(wù)資料和名片;

?根據(jù)錄音整理講話稿；

?總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書

參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。

三、會(huì)議宣傳流程

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安

排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解;

應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

?從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

?對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排

在一起；

對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要

時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）

?落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；

?配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)

于常見問題的回容許該有所備份并及時(shí)更新；

?了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：

對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該

注意；

有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者

提供；

對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；

3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）

.幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；

?對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

?如果是采訪要向行政后勤部通訊處事先借好會(huì)議設(shè)備;

如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車：

如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源;

4、采訪當(dāng)天

?采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；

?如果是采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；

到采訪時(shí)間后接入記者打來的或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾撸?/p>

?如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；

?如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地；

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)