《行政秘書學(xué)》 課件 第5章 行政秘書的綜合能力

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第5章行政秘書的綜合能力5.1執(zhí)行能力

執(zhí)行能力是執(zhí)行者貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預(yù)定目標(biāo)的操作能力，是把組織戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的能力，同時(shí)也包含完成任務(wù)的意愿、技能、效果和程度。執(zhí)行能力可以用來(lái)衡量執(zhí)行水平高低、執(zhí)行者能力大小、執(zhí)行效果好壞。5.1.1執(zhí)行能力的含義第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)1.端正的工作態(tài)度；2.高效的行動(dòng)能力；3.獨(dú)立的處理能力。

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)1.端正的工作態(tài)度（1）敬業(yè)（2）勤業(yè)（3）精業(yè)（4）樂(lè)業(yè)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)

2.高效的行動(dòng)能力

（1）分清工作的主次（2）工作具備條理化、有序性（3）辦事不拖拉，立即行動(dòng)（4）變被動(dòng)為主動(dòng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.2執(zhí)行能力的表現(xiàn)

3.獨(dú)立的處理能力

（1）熟悉辦公環(huán)境和設(shè)備，能夠獨(dú)立完成工作（2）行政秘書具備獨(dú)立思考的能力，領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)后不盲目出擊，而是深謀遠(yuǎn)慮，做事有創(chuàng)造力

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法1.良好的工作作風(fēng)是保證；2.過(guò)硬的職業(yè)技能是基礎(chǔ)；3.系統(tǒng)思考是必要條件。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

1.良好的工作作風(fēng)是保證行政秘書的工作作風(fēng)主要包括（1）工作有責(zé)任感（2）工作要細(xì)致（3）工作要有效率（4）工作要主動(dòng)

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

2.過(guò)硬的職業(yè)技能是基礎(chǔ)行政秘書的職業(yè)技能主要包含（1）公文寫作技能（2）會(huì)議管理技能（3）事務(wù)性項(xiàng)目組織技能（4）溝通協(xié)調(diào)技能

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.1.3提高行政執(zhí)行能力的方法

3.系統(tǒng)思考是必要條件

提高系統(tǒng)思考能力需要注意以下三個(gè)方面：（1）把握全局（2）換位思考（3）明確自由裁量權(quán)

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵1.統(tǒng)籌管理的原則2.統(tǒng)籌管理的內(nèi)容5.2統(tǒng)籌能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵統(tǒng)籌管理能力是指管理者面臨復(fù)雜的問(wèn)題和眾多的部署，把問(wèn)題分出輕重緩急，把人員分出長(zhǎng)短強(qiáng)弱，合理排序，制定目標(biāo)和計(jì)劃，做到統(tǒng)籌安排。統(tǒng)籌既包含了對(duì)人際關(guān)系的統(tǒng)籌，也包含了對(duì)基本業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌；既包含了單位內(nèi)部關(guān)系的統(tǒng)籌，也包含了單位外部關(guān)系的統(tǒng)籌；既包含了統(tǒng)籌后勤保障服務(wù)性的工作，也包含了統(tǒng)籌參謀與助手事務(wù)工作。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵

1.統(tǒng)籌管理的原則（1）立足自身，在強(qiáng)化內(nèi)功上提高統(tǒng)籌能力（2）把握全局，在服務(wù)決策上提高統(tǒng)籌能力（3）著眼當(dāng)前，在行政實(shí)踐上錘煉統(tǒng)籌能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.1統(tǒng)籌管理的內(nèi)涵

2.統(tǒng)籌管理的內(nèi)容（1）內(nèi)部設(shè)施的統(tǒng)籌（2）領(lǐng)導(dǎo)工作的統(tǒng)籌

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求1.合理部署常規(guī)性工作2.明確工作的重要性排序3.妥善處理突擊性工作4.善于分工與合作5.適度監(jiān)督6.有效控制第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求1.合理部署常規(guī)性工作合理部署常規(guī)性工作需要行政秘書著重從以下三個(gè)方面入手：（1）熟悉行政秘書的工作，辦文、辦會(huì)、辦事的效率和效果，都與是否熟悉情況密切相關(guān)；（2）規(guī)范運(yùn)行程序，行政秘書的運(yùn)行流程需要掌握兩項(xiàng)基本原則，一是嚴(yán)密，二是有序。在科室設(shè)置、事權(quán)劃分、人員配置等方面嚴(yán)格按程序辦事，不能越權(quán)越位，做到既各司其職，又相互銜接；（3）做好協(xié)調(diào)工作，特別是遇到重大活動(dòng)，辦公室要提前與有關(guān)部門協(xié)調(diào)研究，對(duì)活動(dòng)方案和具體計(jì)劃進(jìn)行全面審查，周密部署，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，安排好活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和出席的領(lǐng)導(dǎo)，例如全局性的會(huì)議什么時(shí)間開、怎樣開、參加人員范圍、研究的議題等，都要進(jìn)行大量協(xié)調(diào)，拿出初步意見，然后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求2.明確工作的重要性排序

確定什么事情優(yōu)先做的原則，有三種方案：一是按出現(xiàn)或到達(dá)的先后次序，先來(lái)先做；二是根據(jù)緩急的程度，先急后緩；三是根據(jù)事情的重要性和貢獻(xiàn)大小。有效的管理者，通常首先專注于最重要、貢獻(xiàn)最大的事情上，其次是考慮緩急程度，一般不按出現(xiàn)的次序。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求2.明確工作的重要性排序

具體來(lái)說(shuō)，辦事前要先對(duì)手頭工作作出判斷：（1）評(píng)估重要性，根據(jù)重要程度，將工作大致分為三類：非常重要、重要、不重要；（2）明確處理時(shí)限，根據(jù)上級(jí)的要求及自己的計(jì)劃，將工作大致分為三類：眼前就要完成的工作、可推遲幾天完成的工作、可在一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)段內(nèi)完成的工作；（3）判斷有無(wú)可取舍的工作，主要判斷是否有重復(fù)性的瑣碎工作，或是否有可做可不做的一些細(xì)小工作?；谝陨吓袛啵涂上燃芯k最重要、最緊急的事，后辦其他事情。切忌先辦輕的、后辦重的，先辦緩的、后辦急的，或者不分主次、機(jī)械地按領(lǐng)導(dǎo)交辦的次序辦事。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求3.妥善處理突擊性工作

突擊性工作，既指事先未預(yù)計(jì)到的、突然發(fā)生的、需要秘書突擊處理的事項(xiàng)，如重大災(zāi)情、社情、重大事故等偶發(fā)事件，必須刻不容緩地突擊處理，又指秘書臨時(shí)接到某項(xiàng)突擊性任務(wù)，如臨時(shí)受命調(diào)查某一事件，為臨時(shí)決定召開的會(huì)議準(zhǔn)備材料，向突然到來(lái)的上級(jí)視察人員提供有關(guān)資料等。應(yīng)對(duì)突擊性工作，首先，行政秘書要具備良好的心態(tài)，能夠沉著冷靜，積極面對(duì)。其次，要求行政秘書具備過(guò)硬的能力素質(zhì)，善于應(yīng)變，反應(yīng)迅速敏捷，同時(shí)有吃苦的精神、頑強(qiáng)的作風(fēng)。再次，做好突擊工作與日常工作的統(tǒng)籌。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求4.善于分工與合作在一般情況下，秘書部門要按照群體工作任務(wù)和行政秘書個(gè)人專長(zhǎng)，進(jìn)行合理分工，做到職責(zé)明確，各司其職。在應(yīng)對(duì)突擊性任務(wù)時(shí)，要強(qiáng)調(diào)機(jī)動(dòng)性，加強(qiáng)配合，發(fā)揮整體效能。辦公室主任要協(xié)調(diào)好各秘書之間的工作，通過(guò)秘書會(huì)議制度等形式溝通各秘書工作情況，協(xié)調(diào)相互的工作。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求5.適度監(jiān)督

監(jiān)督的內(nèi)容主要包括：（1）各部門辦公用品的監(jiān)督（2）監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)（3）領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)監(jiān)督其他部門或組織第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制

行政秘書的統(tǒng)籌管理需要能夠有效地控制事件的發(fā)生和控制日常工作。常用的手段包括目標(biāo)管理與時(shí)間管理。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制（1）目標(biāo)管理能力目標(biāo)管理是指參與者管理制定目標(biāo)，并經(jīng)過(guò)自我管理和自我控制等管理方式，建立各級(jí)人員的責(zé)任心與榮譽(yù)感，最終實(shí)現(xiàn)組織績(jī)效的一套管理系統(tǒng)。行政秘書提高目標(biāo)管理能力時(shí)需要注意以下三點(diǎn)：1）掌握制定目標(biāo)的原則；2）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖；3）遵循目標(biāo)管理的過(guò)程。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.2.2統(tǒng)籌管理的工作要求6.有效控制（2）時(shí)間管理能力成功的行政秘書必須掌握合理管理時(shí)間的能力。在實(shí)際工作中，個(gè)人業(yè)務(wù)能力大體相當(dāng)?shù)那闆r下，利用時(shí)間的差別可能會(huì)導(dǎo)致工作績(jī)效的不同。下面提供三種時(shí)間管理的方法：1）計(jì)劃管理法；2）工作分類法；3）工作內(nèi)容交錯(cuò)安排。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求1.形象塑造的含義2.形象塑造的重要性

3.形象塑造的要求5.3公關(guān)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求1.形象塑造的含義

形象塑造是指行政秘書在公眾面前樹立的形象，它是通過(guò)衣著打扮、言談舉止反映出行政秘書的專業(yè)態(tài)度、知識(shí)、技能等。其構(gòu)成體現(xiàn)主要包括儀表、表情、舉止動(dòng)作、服飾、談吐及待人接物等，這是行政秘書常態(tài)公關(guān)的核心內(nèi)容。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求2.形象塑造的重要性良好的形象塑造不僅能夠提升個(gè)人品牌價(jià)值，而且還能提高自己的職業(yè)自信心。具體而言，行政秘書的形象塑造的重要性體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）行政秘書的良好形象能夠給賓客留下良好的第一印象（2）行政秘書的良好形象是自尊自愛的體現(xiàn)（3）行政秘書的良好形象是單位管理水平和服務(wù)水平的反映

第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.1常態(tài)公關(guān)能力的意義與要求3.形象塑造的要求

從常態(tài)公關(guān)的角度來(lái)看，行政秘書的形象塑造需要注意以下五點(diǎn)：（1）行政秘書應(yīng)儀容干凈、整潔（2）行政秘書應(yīng)儀態(tài)優(yōu)雅、舉止大方（3）秘書應(yīng)儀表端莊、著裝規(guī)范（4）行政秘書應(yīng)掌握握手的禮節(jié)（5）行政秘書應(yīng)注意對(duì)外接待時(shí)的舉止儀表第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.2危機(jī)公關(guān)的原則與要求1.危機(jī)公關(guān)的含義2.危機(jī)公關(guān)的原則3.危機(jī)公關(guān)對(duì)秘書的要求第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.2危機(jī)公關(guān)的原則與要求1.危機(jī)公關(guān)的含義危機(jī)公關(guān)也稱為危機(jī)公關(guān)管理，它有廣義和狹義之分。廣義的危機(jī)公關(guān)是指在公共關(guān)系理論指導(dǎo)下，對(duì)可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的公關(guān)危機(jī)事件進(jìn)行預(yù)測(cè)、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)處理的全過(guò)程。狹義的危機(jī)公關(guān)，是指領(lǐng)導(dǎo)和公關(guān)人員在公共關(guān)系理論、原則的指導(dǎo)下，運(yùn)用公共關(guān)系的策略、措施和技巧處理因突發(fā)事件而造成的公共關(guān)系主體所面臨的危機(jī)局面的過(guò)程。本節(jié)將重點(diǎn)探討的是行政秘書在危機(jī)公關(guān)中對(duì)可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的公關(guān)危機(jī)事件進(jìn)行預(yù)測(cè)、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)處理的全過(guò)程。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.2危機(jī)公關(guān)的原則與要求2.危機(jī)公關(guān)的原則（1）承擔(dān)責(zé)任原則（2）速度第一原則（3）真誠(chéng)溝通原則（4）系統(tǒng)運(yùn)行原則（5）權(quán)威證實(shí)原則第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.3.2危機(jī)公關(guān)的原則與要求3.危機(jī)公關(guān)對(duì)秘書的要求秘書部門處在單位的樞紐位置，面對(duì)危機(jī)事件，行政秘書應(yīng)該承擔(dān)的危機(jī)公關(guān)責(zé)任如下：（1）預(yù)警危機(jī)的能力（2）科學(xué)決策支持的能力（3）有效執(zhí)行公關(guān)方案的能力（4）協(xié)助單位開展常態(tài)形象工作的能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性1.含義2.必要性5.4學(xué)習(xí)能力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性1.含義行政秘書的學(xué)習(xí)能力是指行政秘書通過(guò)多種渠道、運(yùn)用多種形式、采取多種手段獲取知識(shí)、提升自己的能力。學(xué)習(xí)能力是行政秘書最核心、最本質(zhì)的能力，學(xué)習(xí)能力的強(qiáng)弱取決于其學(xué)習(xí)的動(dòng)力是否強(qiáng)勁、學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)是否厚實(shí)、對(duì)學(xué)習(xí)的運(yùn)用是否自如。行政秘書的學(xué)習(xí)一般分三種，第一種是基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，第二種是專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，第三種是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，三者相互區(qū)別又相互聯(lián)系。第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.4.1學(xué)習(xí)能力的含義及必要性2.必要性（1）學(xué)習(xí)能力是行政秘書能力的綜合反映（2）學(xué)習(xí)能力是動(dòng)態(tài)衡量行政秘書能力的真正尺度（3）學(xué)習(xí)能力是行政秘書職業(yè)發(fā)展的重要因素（4）學(xué)習(xí)能力決定著創(chuàng)新力第2編第5章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材5.4.2學(xué)習(xí)型行政秘書的特征1.為未來(lái)學(xué)習(xí)2.為創(chuàng)造學(xué)習(xí)3.終身學(xué)習(xí)4.把學(xué)習(xí)作為一種生存狀態(tài)和生活方式5.不斷改善心智模式并超越自我6.善于駕馭時(shí)間第2編第5章行政秘書學(xué)