印章使用管理制度

第第頁印章使用管理制度1.0目的公司印章是我公司企業(yè)在職范圍內(nèi)進行公務活動，行使權(quán)利和承擔責任的象征。為了保證公司印章的合法性、嚴肅性、權(quán)威性，維護企業(yè)形象和合法權(quán)益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，規(guī)范公司印章的刻制、保管、使用，以及停用和作廢，實現(xiàn)印章規(guī)范化管理，特制定本規(guī)定。2.0適用范圍適用于公司各類印章及所使用印章的部門管理。3.0管理職責3.1印章的使用和管理應堅持部門負責、專人管理、責權(quán)一致的原則。3.2公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理，負責行政公章的使用審批工作3.3各部門（項目）負責人負責各部門專用章的審批工作。公章管理員，負責公章的保管、設(shè)立公章使用登記臺賬、做好公章使用審核工作和制定所保管公章的使用程序。4.0管理細則4.1公司印章的刻制4.1.1公司印章的刻制均須報公司總經(jīng)理審批。4.1.2法人個人名章、公司公章、財務章、合同章、項目章，由行政管理部開具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)XX市公安局備案。4.1.3未經(jīng)公司總經(jīng)理批準，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。4.2公司印章的啟用4.2.1新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政管理部留樣保存，以便備查。4.2.2新印章啟用前應由行政管理部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。4.3公司印章的使用范圍、審批權(quán)限及保管部門：4.3.1公司的印章主要包括公司行政公章、專項業(yè)務章（合同章、財務章、項目章等）、董事長（法人）專用個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。4.4印章的使用：4.4.1各印章保管人員應建立《印章使用臺賬》，詳細載明印章的使用時間、使用部門、使用人、加蓋份數(shù)、審批人等內(nèi)容，并定期歸檔。4.4.2公司行政公章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后方可用章。（詳見：《印章使用申請表》）4.4.3對已蓋印章的文件內(nèi)容更改時，印章使用人應將原文件交回保管人銷毀并記錄之后，重新辦理加蓋印章手續(xù)。4.4.4印章保管人在加蓋印章時要嚴格審查有關(guān)文件、合同、協(xié)議、資料是否與審批內(nèi)容相符，不得有涂改部分；對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊蓋月、字跡端正，圖形清晰。4.4.5印章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán)。4.4.6印章保管人不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況，相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導無法簽字，需在電話通知授權(quán)領(lǐng)導認可的情況下蓋章，并督促使用人事后補齊簽字手續(xù)。4.4.7審批手續(xù)不符合規(guī)定時，印章保管人用印的，印章保管人承擔一切責任；手續(xù)齊全，出現(xiàn)問題由申請用印人及審批人承擔相應責任。4.4.8印章保管人應將加蓋印章文本的重要文件復印件備存一份（財務報表除外），并連同《用印申請表》一并歸檔，以月為單位按照時間順序?qū)⒂糜∮涗洿鏅n。4.4.9公司合同章需根據(jù)簽批完成合同評審表并由行政管理部對合同內(nèi)容進行核實后，方可使用。4.4.10公司法人個人名章由法人簽字或總經(jīng)理簽批后方可使用。4.4.11財務專用章、支票專用章、法人個人名章由財務部門按崗位職責權(quán)限使用。4.4.12人力資源部專用章由行政人事總監(jiān)本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。4.4.13嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫《攜帶公章外出申請》后，由分管領(lǐng)導及總經(jīng)理簽批后，由印章保管員攜印章一同前往辦事，印章外出期間，印章保管員須監(jiān)督印章的使用范圍，只可用于申請事由的加印，并對印章的使用后果承擔一切責任。4.4.14任何印章管理員禁止在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。4.4.15對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)人力資源部核準，分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批后，方可蓋章。4.4.16對于合同類文件和財務類文件，可憑相關(guān)已通過審批的手續(xù)直接蓋章，相關(guān)審批手續(xù)留存復印件，印章管理員做好登記。4.5印章違規(guī)行為的處理辦法4.5.1未經(jīng)審批，任何部門和個人不得擅自刻制公司印章，擅自私刻印章或有意隱瞞、拒絕登記者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須追究其法律責任，由此造成的民事、行政、刑事責任，由當事人本人承擔。4.5.2違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責任人的民事、行政、刑事責任。4.5.3印章管理員因使用公章不當而造成損失的，視情節(jié)和后果追究其相應責任。非印章管理人員違法公司印章管理制度，不當使用印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應與印章管理員承擔同等的責任。4.6印章的保管4.6.1印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。4.6.2印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管，印章保管人員需與公司簽訂保密協(xié)議。4.6.3印章管理員如遇工作調(diào)崗，應及時上繳印章，并做好交接工作。交接時，應嚴格辦理交接手續(xù)，填寫本辦法的《印章交接單》，登記交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認可后備存。并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。4.6.4印章管理員如遇請假或1天以上的外出、出差，應提前做好印章授權(quán)工作，并將授權(quán)周期及在此期間的印章管理人在OA進行公示，以免貽誤工作。4.6.5非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。4.6.6印章應及時維護、確保其清晰、端正。4.6.7印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向行政管理部及分管領(lǐng)導報告，并備案，配合查處。4.7公司印章的停用4.7.1有下列情況，印章須停用：4.7.2公司名稱變動。4.7.2.1印章使用損壞。4.7.2.2印章遺失或被竊，聲明