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1GECProgram

目錄第一部分公文及公文處理第二部分公文標識規(guī)則介紹第三部分常用文體介紹第四部分公文常見“病癥”處理2GECProgram第一部分公文及公文處理3GECProgram

公文，又稱公務(wù)文書，是公司在經(jīng)營管理中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是公司開展經(jīng)營管理活動的重要工具。１.什么是公文？什么是應(yīng)用文？

應(yīng)用文是國家行政機關(guān)、企事業(yè)單位、民主黨派，社會團體以及廣大人民群眾在日常工作、生產(chǎn)、學習、生活中辦理公務(wù)或個人事務(wù)時，所常使用的具有直接實用價值和某種慣用體式的一類文章的總稱。一、概述4GECProgram通知請示批復函會議紀要命令決定公告通告通報議案報告意見、計劃總結(jié)書信條據(jù)請柬聘書海報條例合同廣告啟示文憑證明電報大家記住噢，首先這些文體都屬于應(yīng)用文．這些是一般應(yīng)用文公文！?。。玻畱?yīng)用文與公文的關(guān)系5GECProgram３.公文種類

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定，國家行政機關(guān)公文種類有通知、報告.請示、批復、函、會議紀要、命令、決定、公告、通告、通報、議案、意見、等13種。根據(jù)公司實際，公司公文種類一般不包括命令、公告、通告、議案四種，即公司公文種類為上面斜體字標出的9種，紅色標示的文種公司沒有。第一部分公文及公文處理上行文平行文下行文請示.報告函.答復.命令.意見.會議記要.批復6GECProgram寫公文的準備１.不斷提高自己的政治思想水平、認識問題和分析問題的能力。２、具備掌握情況、調(diào)查研究、收集材料的能力３、要精通本部門和本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)４、具有一定的寫作知識和寫作能力怎么寫好公文呢？7GECProgram４、公文特點

具有法定效力具有規(guī)范體式

５、公文處理

指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。8GECProgram原則一：貫徹黨政分開原則原則二：堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全原則三：堅持保密原則，保守國家秘密和公司商業(yè)秘密的安全。６.公文處理原則第一部分公文及公文處理9GECProgram７.公文管理機構(gòu)

辦公室（人事行政部）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機構(gòu)公文處理工作，同時指導各部門及下級單位公文處理工作.各部門（各機構(gòu)）應(yīng)當配備文件管理員負責本部門（本機構(gòu)）公文處理工作。

第一部分公文及公文處理10GECProgram８.公文組成秘密等級、秘密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期第一部分公文及公文處理11GECProgram機密★半年XXXX財產(chǎn)保險股份有限公司永保新發(fā)[200７]999號關(guān)于××的通知分公司各部門，各二級機構(gòu)：正文附件：1?！痢炼稹鹌吣炅露?急件主題詞：財險業(yè)務(wù)管理通知

抄送：新疆保監(jiān)局。打?。篨XX共打印7份承辦：XXXX聯(lián)系電話：（０９９１）２８２８２０２

永安財產(chǎn)保險股份有限公司200７年６月2日印發(fā)第一部分公文及公文處理12GECProgram二.公文組成（一）秘密等級和保密期限：涉及國家和公司秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。（二）緊急程度：“特急”、“急件”、“普通”三種。緊急公文，應(yīng)當根據(jù)公文的時間要求注明緊急程度，必要時可注明公文的送出時間。第一部分公文及公文處理13GECProgram（三）發(fā)文機關(guān)標識：用發(fā)文單位的全稱或者規(guī)范化簡稱，后面可以加、也可以不加“文件”字樣。

聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。如“永保新發(fā)〔200７〕1號”。（五）簽發(fā)人：上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名?！罢埵尽边€應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話；分公司所有的對外文件一律由總經(jīng)理簽發(fā)。下行文無須注明簽發(fā)人。第一部分公文及公文處理14GECProgram（六）公文標題：由介詞“關(guān)于”、公文主題和文種三部分組成。要求：

1.準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容；

2.標明公文種類；

3.除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。

第一部分公文及公文處理15GECProgram（七）主送單位：公文主要受理單位，即需要按照公文內(nèi)容答復事項、辦理工作的單位，其名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）正文：（九）附件：公文如有附件，應(yīng)注明附件順序和名稱。但一份文件僅僅是下發(fā)一項制度或規(guī)定，那么該制度或規(guī)定可不視為附件，如《關(guān)于下發(fā)

〈員工休假制度〉的通知》,《員工休假制度》即不屬附件。第一部分公文及公文處理16GECProgram（十）印章：公文除會議紀要外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦單位蓋章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當加蓋印章。

目前，分公司發(fā)文一律加蓋分公司公章（各部門無發(fā)文權(quán)）。（十一）成文日期：以負責人最終簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。第一部分公文及公文處理17GECProgram（十二）附注：公文如有附注（需說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。（十三）主題詞：除會議紀要外，公文應(yīng)標注主題詞。主題詞一般為3至5個，包括公文內(nèi)容和文種。上行文應(yīng)當按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。第一部分公文及公文處理18GECProgram（十四）抄送單位：除主送單位外需知曉公文的其他單位，使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十五）承辦：公司內(nèi)下發(fā)的公文，在版記中抄送單位之下加“承辦：×××”及承辦人聯(lián)系電話，以方便聯(lián)系工作。對外發(fā)文不加。第一部分公文及公文處理19GECProgram（十六）文字：從左至右橫寫、橫排。民族自治地方,

可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。（十七）公文用紙：國際標準A4（210×297mm)，左側(cè)裝訂。（十八）標識規(guī)則：公文各組成部分標識規(guī)則，參照

《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。稍后具體介紹。第一部分公文及公文處理20GECProgram主送抄送報送抄報內(nèi)部發(fā)送以下五個詞有什么區(qū)別？主送機關(guān)是指主辦與答復公文的機關(guān)；抄送機關(guān)是指需知道的有關(guān)機關(guān)；報送公文擬稿機關(guān)；抄報機關(guān)是指發(fā)文單位的上級機關(guān)。內(nèi)部發(fā)送公司內(nèi)除主送外需知會的相關(guān)部門21GECProgram三、行文及報送要求（一）行文應(yīng)當確有必要，注重效用。凡能通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的問題，不要行文。（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍定，原則上實行逐級行文，一般不得越級請示和報告?？偣竟闹话l(fā)送二級機構(gòu)，不直接發(fā)送三、四級機構(gòu)；三、四級機構(gòu)一般不得直接向總公司行文。第一部分公文及公文處理22GECProgram（三）分公司公文一律以分公司名義行文，由人事行政辦公室統(tǒng)一編號、用印。各部門無發(fā)文權(quán)，

各部門不得向二級機構(gòu)正式行文，只能就相關(guān)工作向三級機構(gòu)對口部門發(fā)工作聯(lián)系函（工作通知書）。（四）各下級機構(gòu)必須以單位名義向上級公司報送文件，一般不得直接向上級公司各部門行文。各二級機構(gòu)的部門不得向總公司行文。第一部分公文及公文處理23GECProgram（五）二級機構(gòu)向下級單位重要行文，應(yīng)當同時抄送總公司。（六）部門間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級單位應(yīng)當責令糾正或撤消。（七）“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送單位，需同時送其他單位的，應(yīng)當用抄送形式，不得抄送其下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。第一部分公文及公文處理24GECProgram（八）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。（九）受雙重領(lǐng)導的單位向上級單位行文，應(yīng)寫明主送單位和抄送單位。上級單位向受雙重領(lǐng)導的下級單位行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級單位。第一部分公文及公文處理25GECProgram四、報送文件的具體要求（一）下級單位向上級單位行文一律采用“請示”和“報告”兩種公文形式。如分公司向保監(jiān)局行文，二級機構(gòu)向總公司（三級機構(gòu)向二級機構(gòu)）行文.（二）公司報送保監(jiān)局的請示，凡涉及機構(gòu)設(shè)立、高級管理人員任職資格審查（包括各種申報材料）和任命、保險條款費率審批和備案、申請擴大業(yè)務(wù)范圍等方面的，一律報送3份。其他事項的“請示”報送1份。“報告”一律報送3份。（三）二級機構(gòu)應(yīng)向保監(jiān)局派出機構(gòu)行文，不得向保監(jiān)會行文。第一部分公文及公文處理26GECProgram（四）三級機構(gòu)各單位、各部門不得擅自向保監(jiān)局及個人寄送和傳遞公文。除正常的工作溝通聯(lián)絡(luò)外，也不得擅自通過電話等方式向保監(jiān)局有關(guān)公文的批辦情況。第一部分公文及公文處理27GECProgram五、發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本單位的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第一部分公文及公文處理28GECProgram（一）草擬公文注意事項1．符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。2．情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點準確，篇幅力求簡短。3．公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。4．擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。第一部分公文及公文處理29GECProgram5．人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后用圓括號引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日，不能寫“去年”、“上月”、“昨天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“1999年”不能寫成“99年”，正文中一般也不寫成“一九九九年”?！冻霭嫖锷蠑?shù)字用法的規(guī)定》（國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布）第一部分公文及公文處理30GECProgram6．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。常見錯誤有：“（一）、”，“1、”，“（1）、”。7．應(yīng)當使用法定計量單位。8．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。第一部分公文及公文處理31GECProgram一、中華人民共和國是我們的祖國，我們愛我們的祖國。（一）山西省是我的故鄉(xiāng)。

1．我的故鄉(xiāng)很美麗；（1）我的故鄉(xiāng)有條河；

……

二、……第一條中國是我的祖國（一）中國歷史悠久結(jié)構(gòu)層次例子：32GECProgram9．公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。10．會議紀要中，姓名職務(wù)并用時，一般姓名在前，職務(wù)在后。姓名職務(wù)之后不再加“同志”字樣。第一部分公文及公文處理33GECProgram

11．草擬公文，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的公文擬稿紙，并按規(guī)定填寫有關(guān)內(nèi)容。

12．擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門負責人應(yīng)當主動出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。第一部分公文及公文處理34GECProgram（二）草擬公文1．根據(jù)工作需要或領(lǐng)導指示，起草人草擬文件，然后交室主任審閱、修改，再送部門領(lǐng)導審簽。2．分公司各部門的文件，主辦部門擬稿、審核后應(yīng)將文稿交人事行政部審核，確定需要會簽的其它部門并送簽，然后報相應(yīng)的領(lǐng)導會簽后再總經(jīng)理簽批。３.

發(fā)文部門領(lǐng)導、總經(jīng)理室及終審簽發(fā)人有權(quán)退回文件修改或否決。第一部分公文及公文處理35GECProgram（三）公文審核1．文件呈領(lǐng)導簽發(fā)前，必須進行審核。2．文件“一審”：由各部門文件管理員、部門負責人、分管總一審。3．文件“二審”：文件送分公司總經(jīng)理簽發(fā)前，秘書進行“二審”。第一部分公文及公文處理36GECProgram4．文件審核的主要內(nèi)容（9項）

----是否確需行文，行文級別、方式是否妥當；

----是否符合法律、法規(guī)和方針、政策及相關(guān)規(guī)定；

----與當前工作和其他已發(fā)布文件有無矛盾、脫節(jié)；

----解決問題的意見、辦法、措施是否可行；

----涉及其他部門的問題是否協(xié)商一致；

----是否符合行文規(guī)則和處理程序（文種、格式）；

----文字表達包括標點符號是否正確；

----發(fā)送范圍、密級是否合適，附件和資料是否齊全；

----發(fā)文稿紙及版面是否整潔。第一部分公文及公文處理37GECProgram5．審核人員對內(nèi)容雜亂、文字冗長的公文，應(yīng)要求主辦部門加工修改；對涂改勾劃較多的公文，應(yīng)先退主辦部門清稿。辦公室對公文文稿作大的改動，應(yīng)征求主辦部門意見。如不能協(xié)商一致，由辦公室向簽發(fā)文件的總經(jīng)理室領(lǐng)導寫出說明。6．辦公室對文稿改動較多時，應(yīng)退回主辦部門謄清，主辦部門應(yīng)在1個工作日內(nèi)謄清并交辦公室。對退回改寫的公文，主辦部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)將改好的文稿送辦公室。7．謄清或改寫的原稿不得銷毀，應(yīng)附在謄清稿或改寫稿之后。第一部分公文及公文處理38GECProgram(四)公文會簽1．文件經(jīng)審核、清稿后，即可送領(lǐng)導簽批。2．辦公室文管人員負責所有文件的送簽工作。送簽后，非急件在正常交辦期內(nèi)不得催簽，以免影響領(lǐng)導正常工作。3．公司辦文的時間規(guī)定：普通件----３天之內(nèi)完成；急件----1-２天之內(nèi)完成；特急件----隨時辦理，1小時之內(nèi)完成。第一部分公文及公文處理39GECProgram（五）公文簽發(fā)

1．分公司文件統(tǒng)一由總經(jīng)理簽發(fā)。

2．任何人不得簽發(fā)自己起草的文件。３．簽批文件應(yīng)當使用鋼筆或黑色簽字筆。

第一部分公文及公文處理40GECProgram（六）公文復核1．公文正式印制前，文秘人員應(yīng)當進行復核。2．復核的重點包括：

----審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；

----附件材料是否齊全；

----格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。3．經(jīng)復核需對文稿繼續(xù)進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序重新審批。第一部分公文及公文處理41GECProgram（七）繕印1．簽發(fā)的文件統(tǒng)一由人事行政辦公室編號。2．繕印文件，必須符合公文規(guī)定格式，排列整齊，清晰美觀，份數(shù)準確。3．繕印文件應(yīng)根據(jù)先急后平、先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相同，應(yīng)按照先上報后下發(fā)的順序安排。4．兩次校對，校對要準確無誤?！耙恍！庇蓴M稿人負責，“二?！庇蓴M文部門的分管領(lǐng)導秘書負責。5．校對中發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動（不涉及內(nèi)容的技術(shù)性問題除外）。第一部分公文及公文處理42GECProgram（八）用印、登記和分發(fā)1．分公司文件統(tǒng)一由分公司人事行政部加蓋分公司公章。2．公文傳遞要準確、迅速、安全、保密，并要有嚴格縝密的登記手續(xù)。帶密級的公文要通過機要通信傳遞，絕密件要在封皮上加蓋密封戳。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。3．除秘密公文外，公司下發(fā)文件一般采用網(wǎng)上發(fā)布方式，文件上網(wǎng)由人事行政部統(tǒng)一進行。第一部分公文及公文處理43GECProgram六、收文辦理收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第一部分公文及公文處理44GECProgram（一）簽收和登記1．封皮上標有負責人“親啟”、“親收”字樣的信函應(yīng)直接送交本人開啟，他人不得擅自啟拆。2．收到文件信函后，負責處理文件信函的文秘人員應(yīng)當進行登記，填寫收文日期（特急件要填明時間）、來文單位、內(nèi)容、密級、時限要求等，并做到隨收、隨登。第一部分公文及公文處理45GECProgram（二）審核1．收到下級單位來文，文秘部門應(yīng)當進行審核。

----否應(yīng)由本單位處理；

----是否符合行文規(guī)則；

----涉及其他單位的事項是否已協(xié)商、會簽；

----內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他規(guī)定；

----文種使用、公文格式是否規(guī)范等。2．經(jīng)審核，對不符合規(guī)定的公文，經(jīng)集團辦公室負責人批準后，應(yīng)及時退回呈報單位并說明理由。第一部分公文及公文處理46GECProgram（三）擬辦、批辦1．經(jīng)審核，需要辦理的公文，人事行政辦公室文秘人員應(yīng)當填寫“公文處理單”，提出擬辦意見，送辦公室負責人審核后，呈公司領(lǐng)導批示后辦理。2．辦公室批辦文件，要寫明承辦部門。需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當明確主辦部門。緊急和重要公文，要提出辦理要求，限定辦結(jié)時間。第一部分公文及公文處理47GECProgram（四）承辦1．承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推委。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時退回辦公室并說明理由。2．公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，應(yīng)及時報請公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)或裁定。3．公文辦理過程匯總，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第一部分公文及公文處理48GECProgram（五）催辦1．送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重點公文重點催辦，一般公文定期催辦，不積壓，不誤傳，防止漏辦和延誤。催辦方法多種多樣，可以電話督查、發(fā)函催辦、實地督辦。2．承辦人員對不能及時辦理或答復的公文，應(yīng)先以電話、便函等形式答復對方；需延時處理的必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導批準，不得無故拖延。3．對重要文件應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。第一部分公文及公文處理49GECProgram六、公文歸檔（一）公文辦理完畢后，應(yīng)當及時整理（立卷）、歸檔。（二）個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。（三）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。（四）聯(lián)合辦理公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。（五）歸檔范圍內(nèi)公文應(yīng)當確定保管期限，按照公司公文管理規(guī)定定期向人事行政部門移交。第一部分公文及公文處理50GECProgram七、公文管理（一）人事行政部門負責公文的統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。（二）上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，下一級單位經(jīng)負責人或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當著名翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。（三）公文復印件作為正式公文使用時，應(yīng)加蓋復印單位證明章。（四）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第一部分公文及公文處理51GECProgram（五）不具歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負責人批準，可以銷毀。（六）銷毀秘密公文應(yīng)當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當進行登記。（七）單位合并時，公文應(yīng)隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。（八）員工調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第一部分公文及公文處理52GECProgram第二部分公文標識規(guī)則介紹第二部分公文標識規(guī)則介紹53GECProgram一、公文用紙(一)采用國際標準A4型(二)尺寸：210mm×297mm第二部分公文標識規(guī)則介紹54GECProgram二、排版規(guī)格(一)正文用3號仿宋體(二)每頁排22行(三)每行排28字(四)行間距固定值31磅第二部分公文標識規(guī)則介紹55GECProgram三、裝訂要求(一)公文應(yīng)左側(cè)裝訂(二)兩釘釘位上下各1/4處(三)釘鋸與書脊間的距離為5-10mm(四)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固第二部分公文標識規(guī)則介紹56GECProgram四、公文中各要素標識規(guī)則

將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。(一)眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素(二)主體置于公文首頁紅色反線以下至主題詞之間的各要素(三)版記置于主題詞以下的各要素第二部分公文標識規(guī)則介紹57GECProgramXXXX財產(chǎn)保險股份有限公司XXXX財人〔2003〕1號關(guān)于XXXXX的通知分公司各部門：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

特此通知二○○七年二月二日主題詞：高級管理人員任免通知

抄送：新疆保監(jiān)局打?。汗鶑V超共打印7份承辦：宋燕聯(lián)系電話：（０９９１）２８２８２０２XXXX財產(chǎn)保險股份有限公司200７年2月2日印發(fā)眉首主體版記第二部分公文標識規(guī)則介紹58GECProgram(一)眉首1．公文份數(shù)序號定義：將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號并不是所有的文件都需標識，只有絕密、機密等文件才標識如需標識，用阿拉伯數(shù)碼頂格標在左上角第一行頂格：每行第一個字第二部分公文標識規(guī)則介紹59GECProgram1機密★半年（黑體3號字）XXXX財產(chǎn)保險股份有限公司文號（仿宋3號字）標題（方正小標宋2號簡體字）分公司各部門：（仿宋3號）正文（仿宋3號）二○○七年八月二日第二部分公文標識規(guī)則介紹份數(shù)序號60GECProgram2．秘密等級和保密期限如需標識，用3號黑體字，頂格標在右上角第一行、兩字之間空一字如需同時標識秘密等級和保密期限，它們之間用★隔開第二部分公文標識規(guī)則介紹61GECProgram1機密★半年（黑體3號字）XXXX保險股份有限公司文號（仿宋3號字）標題（方正小標宋2號簡體字）分公司各部門：（仿宋3號）正文（仿宋3號）二○○七年六月二日第二部分公文標識規(guī)則介紹62GECProgram3．緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在左上角第1行，兩字之間空1字。第二部分公文標識規(guī)則介紹63GECProgram急件（黑體3號字）機密★半年（黑體3號字）XXXX保險股份有限公司文號（仿宋3號字）標題（方正小標宋2號簡體字）分公司各部門：（仿宋3號）正文（仿宋3號）二○○七年六月二日第二部分公文標識規(guī)則介紹64GECProgram4．發(fā)文單位標識

使用發(fā)文單位的全稱或者規(guī)范化簡稱。總公司公文目前加“文件”字樣。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。5．發(fā)文字號發(fā)文字號發(fā)文機關(guān)標識下空兩行。用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號〔〕括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。第二部分公文標識規(guī)則介紹65GECProgram急件（黑體3號字）XXXX保險股份有限公司XXXXx發(fā)[2001]1號(仿宋3號字)標題（方正小標宋2號簡體字）分公司各部門：（仿宋3號）正文（仿宋3號）二○○三年二月二日第二部分公文標識規(guī)則介紹66GECProgram6．簽發(fā)人上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。“請示”還應(yīng)當注明聯(lián)系人姓名和電話；總公司所有的對外文件一律由總經(jīng)理簽發(fā)。下行文無須注明簽發(fā)人。發(fā)文字號（不居中而是）居左空1字（從第2個字開始），簽發(fā)姓名居右空1字；簽發(fā)人(這3

個字）用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)姓名。第二部分公文標識規(guī)則介紹67GECProgramXXXX保險股份有限公司XXXX發(fā)〔2001〕194號關(guān)于XXX的請示新疆保監(jiān)局：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。委否，請批示聯(lián)系人：XXXXX

聯(lián)系電話：XXXXXXXXX

附件：1.XXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXX簽發(fā)人：二○○三年八月二日第二部分公文標識規(guī)則介紹68GECProgram(二)主體1．公文標題由相關(guān)介詞“關(guān)于”、公文主題和文種三部分組成。要求：準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容；標明公文種類；除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號其位置在紅色線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布69GECProgram2．主送單位標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格3．公文正文主送機關(guān)名稱下一行每自然段左空2字，回行頂格第二部分公文標識規(guī)則介紹70GECProgram4．附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”（這2個字)，后標全角冒號和名稱附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1．

XXXX”）；附件名稱后不加標點符號附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。第二部分公文標識規(guī)則介紹71GECProgram5．成文時間成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準。其中，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準年月日標全，零寫為“○”第二部分公文標識規(guī)則介紹72GECProgram6．公文生效標識單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。（有個特殊情況要說明）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決(不要把印章單獨放在另一頁)。第二部分公文標識規(guī)則介紹73GECProgram7．附注定義：需要說明的其他事項，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行第二部分公文標識規(guī)則介紹74GECProgram(三)版記1．主題詞除會議紀要外，公文應(yīng)表明主題詞，一般為3至

5個，包括公文內(nèi)容和文種主題詞這3個字用3號黑體字，居左頂格標識，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字第二部分公文標識規(guī)則介紹75GECProgram主題詞：高級管理人員任免通知

抄送：xxxxxxxx。打印：共打印xx份承辦：xxxxxxx聯(lián)系電話：xxxxxxxxxxxxxxxx保險股份有限公司200７年６月21日印發(fā)第二部分公文標識規(guī)則介紹76GECProgram2．抄送抄送位于在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。第二部分公文標識規(guī)則介紹77GECProgram3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。78GECProgram4．版記的位置應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。第二部分公文標識規(guī)則介紹79GECProgram五、頁碼頁碼采用居中標識第二部分公文標識規(guī)則介紹80GECProgram第三部分常用文體介紹81GECProgram1.

怎樣寫通知-----傳達事項的通知?

傳達事項是公司以文件(函.通知書)的形式向下級機關(guān)或個人傳達公司已經(jīng)確定了的事項并提出讓其貫徹執(zhí)行的一種應(yīng)用文樣式。

注意事項第一部分

標題（單位名稱、主要內(nèi)容、文種）第二部分（1）前言

什么機關(guān)什么時間決定什么事情？討論并明確了什么事項？

（2）會議確定的事項

為了某種目的，確定辦某種事項，提出相應(yīng)的要求.1.2.3.---------第三部分發(fā)出通知的上級機關(guān)名稱及發(fā)通知的日期多用敘述方式，文字簡潔。主要部分，要逐條來寫82GECProgram1.

怎樣寫通知-----批示性通知？

批示是針對下級機關(guān)的來文，就其問題所作指示性意見.批示性通知主要用于發(fā)布某些行政法規(guī)，批轉(zhuǎn)下級機構(gòu)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文時所采取的通知樣式

頒發(fā)注意事項

批轉(zhuǎn)

轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā).發(fā)布上級批示轉(zhuǎn)給下級轉(zhuǎn)發(fā)上級的公文特點：1.均有附件

2.其標題都由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三方面組成，缺一不可；而且被頒發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件標題都夾在標題中間。3.正文由三層意思組成：（1）對頒發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件表明發(fā)通知單位的意見、評價和必要時作出的決定；（2）指明通知事項的意見.（3）向被通知單位提希望與要求。83GECProgram2.

怎樣寫會議紀要?會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、有關(guān)文件、會議記錄以及到會人員提供報來的材料，用準確而精練的語言，概括地綜合地反映會議概況和要點的一種文件。

（1）會議紀要的種類：A、工作會議紀要B、辦公會和例會紀要（2）會議紀要的特點A、對與會者和有關(guān)單位有約束力，必須貫徹執(zhí)行；B、必須忠實會議情況，不能加以個人分析、評論；C、篇幅不受限制，根據(jù)需要可長可短。（3）會議紀要的組成部分A、標題B、正文醒目，明確，概括目的：1.向上級報告

2.向下級傳達并貫徹執(zhí)行明確任務(wù)指導工作處理日常行政工作事物１.固定的時間.２.固定的出席人84GECProgram會議紀要與會議記錄有什么區(qū)別呢？紀要１.根據(jù)會議材料加工提煉；２.是文章２.可改動記錄１.是原始材料．２.不是文章３.不可改動85GECProgram３.怎樣寫請示?

請示是下級機關(guān)對某項工作、某項事情作出的決定，需要上級審核和批準時，所常使用的一種公文樣式。

1、請示的特點（1）都是上行文；（2）請示中的事情務(wù)必是在自己職權(quán)范圍內(nèi)無法肯定和處理的事情；（3）請示都要求上級或業(yè)務(wù)主觀部門批復，表明態(tài)度。2、請示的組成（1）標題（請示的內(nèi)容與文種）（2）稱呼（3）正文（4）署名和日期

請示什么？目的是什么？有什么要求？86GECProgram４.怎樣寫報告?

又稱工作匯報，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報某項工作的進展情況時常用的文體．類型：1、總結(jié)性報告

2、匯報性報告

1、報告的特點：（１）下級向上級匯報；（２）反映工作進展情況；（３）對于執(zhí)行政策法令，指示的貫徹執(zhí)行情況；（４）上級交辦事項的完成情況．2、報告的目的：是為了讓上級機關(guān)和領(lǐng)導了解工作進展程度，求得領(lǐng)導的及時指導。3、寫報告的要求：標題、稱呼、正文、署名和日期

前段工作狀況，取得的主要成績和經(jīng)驗，存在的主要問題，下步的工作計劃87GECProgram怎么寫調(diào)查報告呢？調(diào)查報告前期準備：1、深入實際，系統(tǒng)周密調(diào)查研究；2、認真分析材料，確定主題；3、鮮明的觀點，恰當?shù)牟牧希⑶矣^點和材料要統(tǒng)一起來；4、精心布局，認真組織好結(jié)構(gòu)。具體的情況，具體的做法，具體的數(shù)據(jù)，具體的問題，具體的經(jīng)驗?！皺M式結(jié)構(gòu)”一、總提（1）對調(diào)查對象做概括介紹，對全文起引領(lǐng)作用（2）對調(diào)查的目的、時間、地點、對象、范圍作說明和交待，點名報告主題二、主體三、結(jié)尾總結(jié)全文，突出主題。88GECProgram５.怎樣寫工作總結(jié)?

是某一部門、單位在全面檢查、評價以往一段工作得失、總結(jié)經(jīng)驗教訓時常用的一種應(yīng)用文。

種類：（１）全面工作總結(jié)：全面對工作回顧、檢查。（２）專題性總結(jié)：對具體情況進行回顧、檢查

1、怎樣寫好工作總結(jié)用途：（１）向上級單位匯報本單位工作情況；（２）對前段工作進行檢查回顧，肯定成績、表揚先進，找出問題或差距，提出下一階段工作任務(wù)。２、寫工作總結(jié)的要求：標題、稱呼、正文、署名和日期。工作總結(jié)的目的：總結(jié)成績、經(jīng)驗教訓；表揚先進、發(fā)揚成績；發(fā)現(xiàn)缺點、找出原因，指明方向，推動工作。實事求是正文由工作基本情況、主要成績、突出體會或經(jīng)驗、存在主要問題、今后打算五個方面組成。89GECProgram第四部分公文常見“病癥”處理第三部分公文常見“病癥”處理90GECProgram一、常見病癥（一）文體格式不對癥狀：請示、報告顛倒，常出現(xiàn)“申請”類的文體。還有自行制造文體，如“請示報告”、“關(guān)于××申請的請示”、“關(guān)于××請求核準的報告”等。

例：關(guān)于申請解決宿舍問題的請示代理人管理暫行辦法（二）行文關(guān)系混亂癥狀：上下行文不分，直接對外行文，采取命令口吻讓不相隸屬的單位辦事。第三部分公文常見“病癥”處理91GECProgram（三）呈送主體錯位癥狀：“抄送”、“主送”對象顛倒；多頭主送，對無關(guān)部門文件濫發(fā)。（四）層次重疊凌亂癥狀：文件中經(jīng)常出現(xiàn)的是跳躍式層次或混亂層次，特別是在規(guī)章類文件起草過程中出現(xiàn)，

如一、1、（一）、（1）。正確層次應(yīng)該為一、（一）、1、（1）梯次展開。第三部分公文常見“病癥”處理92GECProgram（五）語言冗長繁瑣癥狀：“下筆千言，離題萬里”是這種癥狀的寫照。

要求簡短，開門見山，直述不曲，盡量采取“倒金字塔”原則。例：

少數(shù)單位領(lǐng)導對防火工作不夠重視，存在著管理十分混亂，制度也不夠健全，并且存在著違章操作等問題。（六）文字化數(shù)字癥狀：對于數(shù)字多用文字表示，讓人眼暈，很難確定主題。建議多用表格來體現(xiàn)前后變化和因果關(guān)系。第三部分公文常見“病癥”處理93GECProgram公文寫作詞語小貼士文字技巧一、多使用無主句。“XXX日函件收悉，現(xiàn)答復如下”、“禁止吸煙”二、多用單音節(jié)字。“茲”、“業(yè)經(jīng)”、“查”、“悉”、“即”、“予”、“擬予”三、多使用縮略語。“三個代表”、“永安保險”（先全稱，后縮略）語言規(guī)范忌口語：爸——父親；幫忙——承蒙協(xié)助、支持；商量——協(xié)商；給——給予；馬上——立即。角度區(qū)別：布置——上級對下級；安排——用于本單位；指示——上級對下級；意見——上級對下級；也可對本單位；第三部分公文常見“病癥”處理94GECProgram稱謂詞指自己：我、本。指對方：貴、你。第三人稱：該領(lǐng)序詞依據(jù)、按照、接承轉(zhuǎn)詞據(jù)此、為此、有鑒于此、鑒此、綜上所述、由此可見、總之、總而言之時態(tài)詞茲——現(xiàn)在；傾——剛才；現(xiàn)、將、行將、時值、值此、按時、準時、屆時、如期、先期、逾期、立即、曾經(jīng)、當即、在即、著即、暫、暫作第三部分公文常見“病癥”處理95GECProgram結(jié)尾詞結(jié)束上文：特此報告、特此通知、此復、此據(jù)、此致、請遵照執(zhí)行、妥否，請批示（特此請示）希望：為盼（對領(lǐng)導或懇求）（例：請上級解決為盼）為要（對下級）（例：請執(zhí)行為要）為荷（對平級）（例：請貴單位考慮為荷）慣用語聽取、認為、同意時間表述——具體：不得“今年”、“明天”、“下個月”準確：不得用“去年以后”、上個月前”全數(shù)：“2002年”不得寫成“02”、“1999年”不得寫成“99

年”第三部分公文常見“病癥”處理96GECProgram看到下面的作業(yè)批改千萬別生氣喔！呵呵！第三部分公文常見“病癥”處理97GECProgram關(guān)于下發(fā)《》的通知

分公司各部門、各三級機構(gòu)：會議紀要主要是對會議結(jié)果進行概述，因此，在紀要中不必每言必記，它不等同于會議記錄。

特此通知！附件1：會議名單附件2：會議紀要具體要求二○○七年六月九日ＸＸ保險股份有限公司人事行政部不加“！”二字格式不符合不加此名稱，更不可以部門來注98GECProgram特此通知附件：1.會議名單

2.會議紀要具體要求二○○三年九月九日正確格式：99GECProgram

關(guān)于更新廣告牌的請示

人事行政部：按照公司統(tǒng)一CI標準，更好地樹立公司的形象，我營業(yè)部需對原有廣告牌進行更改，廣告牌位置不變，整個廣告牌長30米，高8米，采用噴繪畫面（帶射燈），費用預算為10萬元。附：廣告牌設(shè)計方案。

可否，請批示。

保險股份有限公司奎屯支2營業(yè)部 ２００７年６月３日對公司不要對部門拜托，空格內(nèi)部不用全稱第三部分公文常見“病癥”處理不要用標點!!!不要用口語千萬不能用小寫！?。?00GECProgram

關(guān)于吐魯番中支公司申請更改營業(yè)部廣告牌所需費用的請示

分公司人事行政部：吐魯番中支于ＸＸＸＸ年開業(yè)，幾年來我部一直沿用初始廣告牌。由于時間歷時較久，其外部材料已損壞及模糊，且廣告牌內(nèi)容和相關(guān)電話也已有所改變。為保持公司良好的對外形象，我公司現(xiàn)特向分公司申請更改營業(yè)部廣告牌。經(jīng)我部實地考察及核算，預計需要十萬元費用。懇望總部予以支持！以上請示妥否，請領(lǐng)導批示！

xxxxxxxxx營業(yè)部（印章）

二OO七年二月五日

直接用“分公司即可”用句號即可自己為主體時可省略機構(gòu)名稱與“請示”文種重復用簡稱即可第三部分公文常見“病癥”處理刪掉用阿拉伯數(shù)字“10”直接用“請批示”不用“領(lǐng)導”二字101GECProgram

關(guān)于更換廣告牌的請示

總公司：我營業(yè)部現(xiàn)有廣告牌是1999年底投放使用的，由于長期地風吹雨淋，已銹跡斑斑，顏色暗淡。為了彰顯公司品牌，促進我營業(yè)部業(yè)務(wù)發(fā)展，特向總公司申請更換廣告牌，所需費用為人民幣10萬元。妥否，請批示

二○○二年十二月三日

（聯(lián)系人：孫雪梅，電話：xxxxxxxxxxxxx）

省略口語化“的”口語化嚴重請示類文種結(jié)束用句號。起行空兩格聯(lián)系人置于成文日期和印章之后，版記之上。第三部分公文常見“病癥”處理102GECProgram會

議

紀

要

xxxxxxxx會議紀要【200７】023號

時間：200７年1月18日16：00地點：九樓會議室召集人：李××總參加人員：王××

、張××

、湯××公出：戴××、劉××

、張××

、陶××

、王××記錄：劉××議題：如何做好客服工作紀要：一、各部門情況匯報：（一）、財務(wù)部王××匯報上周工作：去總公司學習200６年財務(wù)年終決算會議本周工作：貫徹會議精神，做好年終財務(wù)決算的準備工作

示例分析用最簡單簡稱“永安保險會紀”括號為六角形“〔〕”領(lǐng)導的名字不必加粗在公文中可以不加“總”字在文件序號排列中不加空位“0”第三部分公文常見“病癥”處理103GECProgram（三）、服務(wù)部甘××匯報上周工作：1.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：上周首期保費收入900萬元。2.加強對職場客戶的服務(wù)。本周工作：1.繼續(xù)挖掘客戶，開拓業(yè)務(wù)。2.做好營銷員的招聘工作。3.聯(lián)系新房源，做好職場縮減面積的工作。

二、王總的工作總結(jié)1.介紹來自中國人壽的ＸＸＸ經(jīng)理，工作之間要相互支持，相互團結(jié)，把工作做好。2.行情不好，現(xiàn)在開戶數(shù)、交易量均創(chuàng)地量，客服工作