材料合同審批管理制度VIP

材料合同審批管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料合同管理，規(guī)范合同審批流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及材料采購(gòu)、租賃、加工等相關(guān)合同的審批管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以防范和控制。3.職責(zé)明確原則：明確各部門在合同審批過(guò)程中的職責(zé)，確保審批流程順暢。4.效率優(yōu)先原則：在確保合同質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，提高審批效率，保障業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。二、合同審批流程（一）合同發(fā)起1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《材料合同審批申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本信息、標(biāo)的內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)資料提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門初審1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)資料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的必要性、合規(guī)性、合同條款的合理性等。2.如初審?fù)ㄟ^(guò)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字，然后將申請(qǐng)表及資料提交至法務(wù)部門審核。（三）法務(wù)審核1.法務(wù)部門收到申請(qǐng)表及資料后，對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等。2.對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款，及時(shí)與需求部門溝通并提出修改建議。3.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署法律意見(jiàn)并簽字，將申請(qǐng)表及資料提交至財(cái)務(wù)部門審核。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、付款期限、預(yù)算安排等進(jìn)行審核，評(píng)估合同對(duì)公司資金流的影響。2.審核合同價(jià)格的合理性，是否符合公司成本控制要求。3.如涉及預(yù)付款或保證金等，審核相關(guān)條款是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署財(cái)務(wù)意見(jiàn)并簽字，將申請(qǐng)表及資料提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行全面審批，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)狀況等因素。2.根據(jù)審批結(jié)果，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)并簽字。3.如合同金額較大或涉及重大事項(xiàng)，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（六）總經(jīng)理辦公會(huì)審議（如需）1.對(duì)于金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）或涉及重大事項(xiàng)的合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。2.總經(jīng)理辦公會(huì)成員對(duì)合同進(jìn)行充分討論，發(fā)表意見(jiàn)和建議。3.根據(jù)討論結(jié)果，由總經(jīng)理做出最終決策。（七）合同簽訂1.經(jīng)審批通過(guò)的合同，由需求部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂正式合同。2.簽訂合同前，仔細(xì)核對(duì)合同條款與審批通過(guò)的內(nèi)容是否一致，確保合同的準(zhǔn)確性和完整性。3.合同簽訂后，將合同副本一份交至法務(wù)部門備案，一份交至財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)，一份由需求部門留存歸檔。三、各部門職責(zé)（一）需求部門1.負(fù)責(zé)提出材料合同需求，填寫(xiě)《材料合同審批申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。2.配合法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門對(duì)合同進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同條款進(jìn)行修改和完善。3.負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，跟蹤合同履行情況，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.按照公司規(guī)定，妥善保管合同相關(guān)資料，建立合同臺(tái)賬。（二）部門負(fù)責(zé)人1.對(duì)本部門提出的合同申請(qǐng)進(jìn)行初審，確保業(yè)務(wù)的必要性、合規(guī)性和合同條款的合理性。2.簽署初審意見(jiàn)，對(duì)初審結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性、完整性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款的有效性。2.提出法律意見(jiàn)和建議，協(xié)助需求部門修改和完善合同條款。3.對(duì)合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題提供咨詢和支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律程序。（四）財(cái)務(wù)部門1.審核合同的付款方式、付款期限、預(yù)算安排等財(cái)務(wù)條款，評(píng)估合同對(duì)公司資金流的影響。2.審核合同價(jià)格的合理性，是否符合公司成本控制要求。3.對(duì)涉及預(yù)付款、保證金等條款進(jìn)行審核，確保符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時(shí)與需求部門溝通合同付款情況。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)1.對(duì)合同進(jìn)行全面審批，綜合考慮業(yè)務(wù)需求、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)狀況等因素。2.簽署審批意見(jiàn)，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。（六）總經(jīng)理1.對(duì)于需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議的合同，做出最終決策。2.對(duì)重大合同的簽訂和履行情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。四、合同變更與解除（一）變更1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，由需求部門填寫(xiě)《材料合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容及原因。2.按照合同審批流程，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，簽訂合同變更協(xié)議。3.變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）解除1.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，由需求部門填寫(xiě)《材料合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除合同的原因及依據(jù)。2.按照合同審批流程，對(duì)解除申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，簽訂合同解除協(xié)議。3.合同解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定進(jìn)行結(jié)算和清理，妥善處理相關(guān)事宜。五、合同檔案管理（一）歸檔范圍1.合同審批過(guò)程中形成的所有文件，包括《材料合同審批申請(qǐng)表》、相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料、部門初審意見(jiàn)、法務(wù)審核意見(jiàn)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、總經(jīng)理辦公會(huì)審議記錄（如需）等。2.正式簽訂的合同文本及附件。3.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件。4.與合同有關(guān)的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.需求部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同檔案整理齊全，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)材料合同審批管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同審批流程的執(zhí)行情況、各部門職責(zé)履行情況、合同檔案管理情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將材料合同審批管理工作納入各部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，對(duì)在合同審批管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致合同出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或給公司造成損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)