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文檔簡介
1、.一、 會前準(zhǔn)備(書面會務(wù)通知)1、 落實會議的時間、地點、接送辦法(附車站、機(jī)場附近交通辦法)、會務(wù)組負(fù)責(zé)人。2、 會議主要議題:會場地點、時間安排、參會要求(著裝、會場紀(jì)律)。3、 證件準(zhǔn)備:身份證/護(hù)照。4、 會務(wù)酒店服務(wù)內(nèi)容及注意事項介紹:會務(wù)接待聯(lián)系人、會務(wù)酒店位置、工作電話;餐宿安排概況;客房內(nèi)酒水洗衣消費(fèi)辦法;國際、國內(nèi)長途接打方法及資費(fèi),貴重物品存放;酒店附屬設(shè)施使用辦法等等注意事項。5、 行李準(zhǔn)備: 手機(jī),相機(jī),旅行充電器,刮胡刀。 換洗衣物,化妝品,防曬,墨鏡,正裝,毛巾,牙膏牙刷,拖鞋。 個人必備藥品。 零用金。 會務(wù)用演示/匯報資料、軟件和硬件設(shè)備。6、 會議住宿及餐飲
2、的特殊要求:如民族飲食差異、調(diào)單人間等等。7、 如需約定返程票務(wù),特殊說明。二、 前期工作人員工作1、 會務(wù)組會議用品采買準(zhǔn)備: 制作報到及簽到處用桁架、水牌、會場各處的指示牌和標(biāo)識。 會議用紙筆、資料袋。 礦泉水、鮮花、杯具壺具、茶餐(小餐點)、飲品(茶葉、咖啡)、紙巾。 筆記本電腦,便攜式打印機(jī)(紙),攝錄設(shè)備,演出用多媒體資料。 會議用禮品。 會議酒店入住報到、簽到表;會場簽到表;參會人員工牌、文件袋(如需要)。 備用工牌、簽字筆(黑色、紅色)、各色標(biāo)記筆、剪刀、手電、不干膠紙、別針、膠水等各類文具。 餐券、會務(wù)用桌牌、VIP名牌。 會場用條幅、背板(詳細(xì)尺寸)。 音響,麥克風(fēng)、投影儀及
3、連線、接口設(shè)備。 會場平面圖。 參會通知書發(fā)放及回函。 會務(wù)組聯(lián)系用對講機(jī)、充電器。 定制通知發(fā)布信息用短信平臺。 應(yīng)急常用藥品、針線、常用五金工具。2、 會務(wù)組會前會: 討論會務(wù)計劃書:確認(rèn)會議流程、人數(shù)、集散方法、交通安排、報到登記、入住、票務(wù)預(yù)訂、會議起始時間段、會議室地點、餐食時間地點菜品安排、各分會議銜接程序、茶歇數(shù)量、以及可能的變更內(nèi)容。 會務(wù)組/服務(wù)商人員數(shù)量、分工分組名單、聯(lián)系辦法。 會務(wù)組內(nèi)書面確定和會務(wù)酒店/服務(wù)商對接的調(diào)度交通車輛、前臺、餐飲、客房、會場設(shè)備、銷售部門的各項工作負(fù)責(zé)人和計劃、聯(lián)系辦法。(注意:回民餐的安排) 確認(rèn)會務(wù)用品準(zhǔn)備結(jié)果,發(fā)生特殊費(fèi)用的批準(zhǔn)人員、權(quán)
4、限和簽單辦法。 參會通知書發(fā)放及回函結(jié)果,確定參會人數(shù)、批次、到達(dá)時間,編寫分房名單。 與會務(wù)酒店/服務(wù)商確定和前臺、餐飲、客房、銷售部門的工作對接負(fù)責(zé)人。 設(shè)備連接、轉(zhuǎn)換插頭及會場電源布設(shè)情況。 會務(wù)人員集合時間地點再確認(rèn)。 自由提問回答;應(yīng)急狀況設(shè)置和預(yù)案討論。 編號、分發(fā)通訊設(shè)備。 會場實地驗收考察,參照會務(wù)計劃,模擬會務(wù)流程,記錄情況。 預(yù)定返程票務(wù)(如需要)。三、 會務(wù)現(xiàn)場準(zhǔn)備期間工作1、確認(rèn)會場前臺接待、餐廳、客房、綜合設(shè)施(設(shè)備)的面積、位置、指示牌擺放,洗手間位置指引,鮮花綠植擺放。2、協(xié)調(diào)與酒店各部門(停車場、大堂門迎行李、餐飲部、商務(wù)部、會議部、客房部、銷售部)負(fù)責(zé)人了解該
5、部門服務(wù)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)能力;講解對會務(wù)團(tuán)組的服務(wù)注意事項和要求,留存聯(lián)系辦法。餐券形式使用辦法和菜單得到酒店餐廳的確認(rèn),了解酒水服務(wù)辦法和及時供應(yīng)菜品的能力。(注意:回民餐的安排)3、確認(rèn)商務(wù)中心工作情況,應(yīng)急能力;主要會場背景布置、桌位(名牌)擺放;飲品、茶歇的安排位置;調(diào)試燈光、多媒體影像音響的效果;了解設(shè)備連接轉(zhuǎn)換的方法。確認(rèn)會場設(shè)備工程師的服務(wù)時間、服務(wù)內(nèi)容和聯(lián)系辦法。4、索取酒店平面圖,確認(rèn)所有娛樂設(shè)施的對參會人員的收費(fèi)情況。5、參會人員抵達(dá)前盡可能提前拿到所有房卡,根據(jù)分房名單分配住宿。6、確認(rèn)VIP房間鮮花水果放置。7、歡迎儀式的檢查。8、檢查并落實酒店安全、消防設(shè)備、應(yīng)急出口;取得會場附近醫(yī)院、公安設(shè)施的位置和聯(lián)系辦法。9、每日叫早服務(wù)的確認(rèn)。10、會場桌椅的擺放,各項會議使用儀器的調(diào)試,茶歇數(shù)量的確認(rèn)。11、特殊發(fā)生費(fèi)用的批準(zhǔn)權(quán)限和簽單辦法。12、返程
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