access2003職業(yè)應(yīng)用教程 第01章 Access 2003概述及基礎(chǔ)

1、第1章 Access 2003概述及基礎(chǔ),在學(xué)習(xí)Access 2003前，首先要了解什么是數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫有什么作用，以及Access的功能特色、操作環(huán)境與數(shù)據(jù)庫對象、文件管理等，以便為后續(xù)的學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)。 數(shù)據(jù)庫的相關(guān)概念 Access 2003的功能特色 Access 2003的操作環(huán)境 數(shù)據(jù)庫對象的概念 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.1 Access 2003的功能特色,Access 2003是一個典型的開放式數(shù)據(jù)庫管理程序，它比以往版本的Access賦予用戶更佳的體驗(yàn)。通過使用Access 2003，用戶可以輕松地跟蹤和報(bào)告信息，并使用預(yù)制的應(yīng)用程序快速開始工作，也可以修改或改編這些應(yīng)用程序以適

2、應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需要。 同時，用戶可以通過多種途徑或從外部應(yīng)用程序?qū)霐?shù)據(jù)，創(chuàng)建和編輯詳細(xì)報(bào)表（報(bào)表中可對信息進(jìn)行排序、篩選和分組顯示），有助于用戶了解數(shù)據(jù)的意義從而作出明智的決策。,1.1 Access 2003的功能特色,1.1.1 數(shù)據(jù)管理對象 數(shù)據(jù)庫是信息的集合，這種集合與特定的主題或目標(biāo)相聯(lián)系，為此Access為用戶提供了多種對象保存數(shù)據(jù)，并通過管理構(gòu)成各種信息集合，如圖1所示。 用表存儲數(shù)據(jù)。 用查詢查找和檢索所需的數(shù)據(jù)。 用窗體查看、添加和更新表中的數(shù)據(jù)。 用報(bào)表以特定的版式分析或打印數(shù)據(jù)。 用數(shù)據(jù)訪問頁查看、更新或分析來自Internet或Intranet數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。 通過不

3、同對象對數(shù)據(jù)的管理，可以幫助用戶真正掌握各種數(shù)據(jù)，并能快速地對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、分析、匯總并報(bào)告結(jié)果。,1,1.1 Access 2003的功能特色,關(guān)系可以將各個表的數(shù)據(jù)鏈接起來，以提高其有用性。Access所創(chuàng)建的是關(guān)系數(shù)據(jù)庫，它表示數(shù)據(jù)可以按照不同的主題或任務(wù)保存在各個獨(dú)立的表中，同時又可以按照用戶指定的方式進(jìn)行關(guān)聯(lián)和組合。 例如在聯(lián)系人管理數(shù)據(jù)庫中，用戶可以將聯(lián)系人和聯(lián)系類型的數(shù)據(jù)分開保存，當(dāng)需要將匹配的數(shù)據(jù)互相引用時，則可以將數(shù)據(jù)庫中此類信息組合在一起。如圖1所示的兩組數(shù)據(jù)是關(guān)聯(lián)的，因此“聯(lián)系人”表與“聯(lián)系類型”表中的【聯(lián)系類型 ID】字段就匹配起來。,1.1.2 數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián) 在

4、Access數(shù)據(jù)庫中，為每個主題都設(shè)置了不同的表后，必須告訴Access如何將這些信息組合到一起。此時，用戶可以定義表之間的關(guān)系來標(biāo)識表，以便將表關(guān)聯(lián)起來，然后利用表關(guān)系創(chuàng)建查詢、窗體及報(bào)表，以同時顯示來自多個表的信息。,1,1.1 Access 2003的功能特色,1.1.3 通過向?qū)?chuàng)建對象 Access為用戶在創(chuàng)建窗體數(shù)據(jù)庫對象時提供了向?qū)Чδ?，通過向?qū)У闹敢?，用戶在短時間內(nèi)即可完成復(fù)雜的操作。如圖1所示為“報(bào)表”向?qū)В诖讼驅(qū)е?，用戶只需指定?shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)字段、報(bào)表布局、窗體樣式以及報(bào)表名稱，即可創(chuàng)建一個窗體。如圖1所示為通過“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建的報(bào)表。,1,1.1 Access 2003

5、的功能特色,1.1.4 對象中的錯誤檢查 在Access 2003中，用戶可以啟用自動錯誤檢查以檢查窗體和報(bào)表的常見錯誤。錯誤檢查功能可指出各種錯誤，例如兩個控件使用了同一鍵盤快捷方式，報(bào)表的寬度大于打印頁面的寬度，或者在窗體/報(bào)表中的一個控件沒有設(shè)置關(guān)聯(lián)，都可以使用錯誤檢查功能幫助識別錯誤并更正。,1.1 Access 2003的功能特色,1.1.5 數(shù)據(jù)圖表的應(yīng)用 Access 2003內(nèi)置了圖形應(yīng)用程序，以滿足商業(yè)圖表制作的需要。Access 2003可創(chuàng)建數(shù)百種數(shù)據(jù)透視圖和圖，例如二維或三維的柱形圖、條形圖、折線圖，以及餅圖、面積圖、氣泡圖、XY散點(diǎn)圖、圓環(huán)圖等等。 對于不善于制作商業(yè)

6、圖表的用戶而言，可以通過“圖表向?qū)А惫δ芸焖賱?chuàng)建圖表，在該向?qū)е?，用戶可以選擇各種圖表類型 對于比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析，則可以通過數(shù)據(jù)透視圖（如圖1所示）或數(shù)據(jù)透視表（如圖2所示）呈現(xiàn)各類數(shù)據(jù)。,1,2,1.2 認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,Access 2003是Office 2003辦公套件的其中一款應(yīng)用程序，它簡易的操作環(huán)境，方便用戶創(chuàng)建與設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫對象，并可以快速進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理、分析、發(fā)布。如圖1所示為Access 2003的操作界面。,1,1.2認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,1.2.1菜單欄 菜單欄顯示了Access 2003的所有功能和命令選項(xiàng)，在默認(rèn)情況下，有“文件、編輯

7、、視圖、插入、工具、窗口、幫助”菜單，用戶只需單擊功能名稱，就可以打開菜單，然后選擇某個命令項(xiàng)，即可執(zhí)行相應(yīng)的功能。 在Access中，菜單是一種下拉式列表。為了方便使用者操作，Access將命令分成常用命令和非常用命令。常用命令顯示在初始菜單上，當(dāng)鼠標(biāo)停留在菜單名稱上約35秒，或者單擊菜單下方的按鈕，即可打開完整的菜單列表。,1.2 認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,1.2.2 工具欄 工具欄其實(shí)是菜單中常用功能指令的集合，通過工具欄與菜單來執(zhí)行某個功能時，兩者的結(jié)果是一樣的。不同的是，工具欄可以直接顯示在工作窗口上，讓用戶更快速、方便地選擇，從而提高工作效率。 如果用戶需要打開或關(guān)閉工具

8、欄，可以打開【視圖】菜單，再打開【工具欄】命令項(xiàng)的子菜單，然后選擇工具欄命令，即可打開或關(guān)閉指定的工具欄。 在默認(rèn)狀態(tài)下，Access窗口顯示了【數(shù)據(jù)庫】工具欄，當(dāng)用戶將鼠標(biāo)移至按鈕上時，鼠標(biāo)下方會顯示該按鈕的名稱，此時單擊該按鈕，即可執(zhí)行相應(yīng)的功能。 當(dāng)窗口被縮小時，可能導(dǎo)致工具欄無法完全顯示所有的功能按鈕，此時可單擊工具欄右邊的【工具欄選項(xiàng)】按鈕，即可從打開的菜單中選擇未顯示的功能按鈕。,1.2 認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,1.2.3 數(shù)據(jù)庫窗口 【數(shù)據(jù)庫】窗口就是在打開Access數(shù)據(jù)庫或Access項(xiàng)目時出現(xiàn)的窗口，它顯示了用于新建數(shù)據(jù)庫對象和打開現(xiàn)有對象的快捷方式，如圖1-1

9、3所示為打開數(shù)據(jù)庫時的【數(shù)據(jù)庫】窗口。 在【數(shù)據(jù)庫】窗口中，用戶可以設(shè)置不同的圖標(biāo)顯示方式，圖標(biāo)顯示方式如下：大圖標(biāo)、小圖標(biāo)、列表、詳細(xì)信息。 另外，如果用戶要對數(shù)據(jù)庫對象進(jìn)行排序，可以打開【視圖】菜單的【排列圖標(biāo)】子菜單，然后選擇排列類型的命令即可。,1.2 認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,1.2.4 任務(wù)窗格 在Access 2003中，執(zhí)行某些命令時會自動打開任務(wù)窗格，里面包含了提供給用戶設(shè)置的參數(shù)和選項(xiàng)，幫助用戶快速完成設(shè)計(jì)任務(wù)。例如選擇【文件】【新建】命令后，立即在窗口右邊打開【新建文件】任務(wù)窗格，用戶通過此窗格可以創(chuàng)建各種文檔，或使用各種模板。如圖1-15所示為Access的【

10、新建文件】任務(wù)窗格。 如果用戶想要直接打開或關(guān)閉任務(wù)窗格，可以選擇【視圖】【任務(wù)窗格】命令，或按下Ctrl+F1快捷鍵即可。,1.2 認(rèn)識Access 2003操作環(huán)境,1.2.5 狀態(tài)欄 狀態(tài)欄顯示了文件的一些狀態(tài)和幫助信息，例如在Access的設(shè)計(jì)視圖中打開表時，就會在狀態(tài)欄上顯示狀態(tài)和某些功能的快捷鍵信息 如果想要隱藏所有Access文件的狀態(tài)欄，可以選擇【工具】【選項(xiàng)】命令，并在打開的【選項(xiàng)】對話框中選擇【視圖】選項(xiàng)卡，然后取消選擇【狀態(tài)欄】復(fù)選框即可。 如果想要隱藏特定Access文件的狀態(tài)欄，可以先打開該文件，然后選擇【工具】【啟動】命令，接著在【啟動】對話框中取消選擇【顯示狀態(tài)欄

11、】復(fù)選框即可。當(dāng)下次打開數(shù)據(jù)庫文件時，狀態(tài)欄就不會顯示了。,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,Microsoft Access 2003提供了“表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏、模塊”七種數(shù)據(jù)庫對象，用戶可以依照數(shù)據(jù)管理的需要利用不同的對象管理數(shù)據(jù)。,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,1.3.1 表 表是與特定主題有關(guān)，并以行和列的形式組織起來的數(shù)據(jù)的集合，一個數(shù)據(jù)庫包括一個或多個表，而且每個表會說明一個特定的主題。如圖1所示為表在數(shù)據(jù)視圖顯示的效果。 在Access中，用戶可以通過數(shù)據(jù)視圖和設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建表。在表的數(shù)據(jù)視圖中，用戶只需更改字段名稱并輸入數(shù)據(jù)即可，而在表的設(shè)計(jì)視圖中，用戶既可以從頭開始創(chuàng)建整個表，也可以

12、添加、刪除或自定義現(xiàn)有表中的字段。,1,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,1.3.2 查詢 查詢可以用于對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分析、計(jì)算、篩選，也可以用作窗體、報(bào)表和數(shù)據(jù)訪問頁的記錄源。查詢將有限的數(shù)據(jù)發(fā)揮最大的效用，是Access表現(xiàn)出對數(shù)據(jù)強(qiáng)大控制能力的主要對象。 在查詢設(shè)計(jì)視圖中，用戶可以將記錄來源的表或查詢添加到查詢窗口上，然后設(shè)置表和數(shù)據(jù)，再設(shè)置查詢條件即可，如圖1所示。,1,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,1.3.3 窗體 窗體是一種用于在數(shù)據(jù)庫中輸入和顯示數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象，它也可以將窗體用作切換面板來打開數(shù)據(jù)庫中的其他窗體和報(bào)表，或者用作自定義對話框來接受用戶的輸入及根據(jù)輸入執(zhí)行操作。 窗體有多種設(shè)計(jì)視

13、圖，其中包括設(shè)計(jì)視圖、窗體視圖、數(shù)據(jù)表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖，如圖1、圖2、圖3、圖4、圖5所示。,1,2,3,4,5,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,1.3.4 報(bào)表 報(bào)表是一種以只讀格式（例如打印的文檔）呈現(xiàn)信息的有效方法，它通常用于打印其他Access對象的數(shù)據(jù)（例如窗體和數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)）。另外，因?yàn)閳?bào)表能夠很好地控制信息的顯示方式，所以報(bào)表還可以用于處理數(shù)據(jù)匯總信息。如圖1所示為“羅斯文商務(wù)”數(shù)據(jù)庫的發(fā)貨單報(bào)表。,1,1.3 認(rèn)識數(shù)據(jù)庫對象,1.3.5 頁 頁對象就是數(shù)據(jù)訪問頁，它是一種特殊類型的網(wǎng)頁，用于查看和處理來自Internet或Intranet的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)存儲在Acc

14、ess數(shù)據(jù)庫或SQL Server數(shù)據(jù)庫中。,1.3.6 宏 宏是由一些操作組成的集合，通過創(chuàng)建操作組合，可以幫助用戶快速自動完成常規(guī)任務(wù)。當(dāng)共同存儲在一個宏名下的相關(guān)宏的集合，就稱為宏組，它通常只作為一個宏引用。 在Access 2003中，用戶可以通過宏設(shè)計(jì)視圖定義宏。當(dāng)創(chuàng)建宏時，可以在設(shè)計(jì)視圖的“宏操作”區(qū)域輸入要執(zhí)行的操作，然后在【操作參數(shù)】窗格中指定操作參數(shù)即可 。 1.3.7 模塊 模塊基本上是由聲明、語句和過程組成的集合，它們作為一個已命名的單元存儲在一起，對Microsoft Visual Basic代碼進(jìn)行組織（關(guān)于模塊的詳細(xì)介紹，請翻閱本書7.3節(jié)的內(nèi)容）。,1.4 數(shù)據(jù)庫

15、文件的管理,在學(xué)習(xí)利用Access 2003開發(fā)數(shù)據(jù)庫前，首先要學(xué)會管理數(shù)據(jù)庫文件的基本方法，例如新建數(shù)據(jù)庫文件、保存與另存數(shù)據(jù)庫、使用數(shù)據(jù)庫模板等，這樣才可以在后續(xù)的應(yīng)用中，做到事半功倍。,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.4.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件 Access 2003包括了多種類型的數(shù)據(jù)庫對象，在應(yīng)用這些數(shù)據(jù)庫對象前，必須先創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件。本小節(jié)將介紹創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件的方法。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫文件的操作步驟如下。 （1）通過【開始】菜單啟動Access 2003應(yīng)用程序，然后選擇【文件】【新建】命令（或按下Ctrl+N快捷鍵），打開【新建文件】任務(wù)窗格，接著單擊【空數(shù)據(jù)庫】鏈接項(xiàng)目，如圖1所示。 （2

16、）打開【文件新建數(shù)據(jù)庫】對話框后，指定文件保存位置，然后設(shè)置文件名，并單擊【創(chuàng)建】按鈕即可，如圖3所示。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫文件如圖2所示。,1,2,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.4.2 打開數(shù)據(jù)庫文件 當(dāng)需要編輯已有的數(shù)據(jù)庫時，就可以在Access 2003應(yīng)用程序中打開數(shù)據(jù)庫文件。 1.打開數(shù)據(jù)庫文件 在Access 2003中，打開數(shù)據(jù)庫文件的操作很簡單，首先啟動Access 2003應(yīng)用程序，然后單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄的【打開】按鈕（如圖1所示），或者選擇【文件】【打開】命令（或者按下Ctrl+O快捷鍵），當(dāng)打開【打開】對話框后，選擇需要打開的數(shù)據(jù)庫文件，然后單擊【打開】按鈕即可，如圖2所示

17、 當(dāng)用戶在【打開】對話框中單擊【打開】按鈕右邊的倒三角形按鈕，可以打開一個快捷菜單，里面提供多種打開數(shù)據(jù)庫文件的方式，如圖3所示,1,2,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,2.打開最近使用的數(shù)據(jù)庫文件 在默認(rèn)狀態(tài)下，Access 2003將用戶最近編輯的數(shù)據(jù)庫文件顯示在菜單和初始的應(yīng)用程序界面上，用戶可以直接選擇打開這些文件，如圖1所示。 但需要注意，Access 2003顯示最近使用的數(shù)據(jù)庫文件數(shù)目最大為9，用戶可以通過設(shè)置Access選項(xiàng)來更改顯示最近使用的數(shù)據(jù)庫文件的數(shù)目（0-9之間）。操作步驟如下。 （1）首先啟動Access 2003應(yīng)用程序，并打開任意一個數(shù)據(jù)庫文件。 （2）選擇【工具

18、】【選項(xiàng)】命令，打開【選項(xiàng)】對話框后，選擇【常規(guī)】選項(xiàng)卡，然后在【最近使用的文件列表】列表框中選擇需要顯示數(shù)據(jù)庫文件的數(shù)據(jù)，如圖2所示。 （3）如果不要顯示最近編輯的文件，則可以取消選擇【最近使用的文件列表】復(fù)選框，最后單擊【確定】按鈕即可。,1,2,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.4.3 保存與另存數(shù)據(jù)庫對象 在Access 2003中，數(shù)據(jù)庫文件是自動保存的，即保存的數(shù)據(jù)庫對象的更改會保存在數(shù)據(jù)庫文件中，用戶無需再保存數(shù)據(jù)庫文件。所以，在編輯完對象后，就要保存或另存，以便數(shù)據(jù)庫可以保存對象的設(shè)計(jì)更改。 1.直接保存對象 當(dāng)數(shù)據(jù)庫對象處于編輯狀態(tài)時，用戶可以選擇進(jìn)行保存。例如打開并編輯表的數(shù)據(jù)

19、視圖后，即可選擇【文件】【保存】命令，或者按下Ctrl+S快捷鍵保存對象，如圖1所示。 2.另存對象 當(dāng)用戶需要另存數(shù)據(jù)庫對象時，可以在【數(shù)據(jù)庫】窗口中選擇該對象，然后在對象上單擊右鍵，并從打開的菜單中選擇【另存為】命令，如圖2所示。打開【另存為】對話框后，設(shè)置對象名稱和保存類型，并單擊【確定】按鈕即可，如圖3所示。,1,2,1,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.4.4 使用數(shù)據(jù)庫模板 為了方便用戶創(chuàng)建不同類型的數(shù)據(jù)庫，Access 2003為用戶提供了10種本地?cái)?shù)據(jù)庫模板，包括資產(chǎn)追蹤數(shù)據(jù)庫、聯(lián)系人管理數(shù)據(jù)庫、資源調(diào)度管理數(shù)據(jù)庫、講座管理數(shù)據(jù)庫等。用戶可以通過這些模板快速創(chuàng)建復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

20、。 下面將以創(chuàng)建“訂單”數(shù)據(jù)庫模板為例，介紹使用本地模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法，具體操作步驟如下。 （1）啟動Access 2003應(yīng)用程序，然后選擇【文件】【新建】命令，打開【新建文件】任務(wù)窗格，接著單擊【本機(jī)上的模板】鏈接項(xiàng)目，如圖1所示。 （2）打開【模板】對話框后，選擇【數(shù)據(jù)庫】選項(xiàng)卡，然后選擇【訂單】模板，并單擊【確定】按鈕，如圖2所示。 （3）打開【文件新建數(shù)據(jù)庫】對話框后，指定數(shù)據(jù)庫文件的保存位置，然后設(shè)置數(shù)據(jù)庫文件名稱和保存類型，接著單擊【創(chuàng)建】按鈕，如圖3所示。,2,1,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,（4）此時將打開【數(shù)據(jù)庫向?qū)А繉υ捒颍脩艨梢栽趯υ捒蛑胁榭聪嚓P(guān)的信息，單擊【下一

21、步】按鈕可進(jìn)入下一設(shè)置，如圖1所示。 （5）進(jìn)入下一設(shè)置后，在【表中的字段】列表框中選定數(shù)據(jù)庫需要的字段，然后單擊【下一步】按鈕，如圖2所示。 （6）進(jìn)入下一設(shè)置后，選擇一種合適的樣式，然后單擊【下一步】按鈕，如圖3所示。 （7）進(jìn)入下一設(shè)置后，為數(shù)據(jù)庫的報(bào)表選擇一種樣式，完成后單擊【下一步】按鈕，如圖4所示。 （8）進(jìn)入下一設(shè)置后，指定數(shù)據(jù)庫的標(biāo)題，然后單擊【下一步】按鈕，如圖5所示。,2,4,1,5,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,（9）進(jìn)入下一設(shè)置后，選擇【是的，啟動該數(shù)據(jù)庫】復(fù)選項(xiàng)，然后單擊【完成】按鈕，啟動數(shù)據(jù)庫，如圖1所示。 （10）啟動數(shù)據(jù)庫后，將彈出一個對話框，提示用戶輸入公司名稱、地址等相關(guān)信息，如圖12所示，單擊【確定】按鈕。 （11）當(dāng)打開【我的公司信息】窗體后，用戶可以在該窗體輸入公司的相關(guān)信息，完成后單擊右上角的【關(guān)閉】按鈕，如圖3所示 （12）關(guān)閉【我的公司信息】窗體后，數(shù)據(jù)庫即打開主切換面板，顯示數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目，如圖4所示。,2,4,1,3,1.4 數(shù)據(jù)庫文件的管理,1.4.5 備份數(shù)據(jù)庫 為了避免數(shù)據(jù)庫在意外發(fā)生時丟失數(shù)據(jù)，或者經(jīng)過錯誤操作后